玉敏圓

摘要：隨著社會(huì)發(fā)展水平的提高，以信息化技術(shù)為首的現(xiàn)代化技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，其中包括教育事業(yè)?；诖?，檔案管理作為開(kāi)展高質(zhì)量教學(xué)管理、支持中學(xué)院校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，本文分析信息化背景下數(shù)字化檔案管理先進(jìn)意義，探究當(dāng)前管理現(xiàn)狀，重點(diǎn)分析有效應(yīng)對(duì)策略，以期為相關(guān)工作提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;信息化;數(shù)字化管理

引言：

數(shù)字化檔案管理是指以數(shù)字化的方式將檔案資料存儲(chǔ)于電腦和虛擬云端上，以此改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、光盤存儲(chǔ)等方式存在的弊端，節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間的同時(shí)降低管理人員工作壓力。但是在信息化背景下，數(shù)字化檔案管理仍存在專業(yè)人員不足、理念未革新等現(xiàn)狀，因此，分析應(yīng)對(duì)策略是必要的。

一、分析信息化背景下數(shù)字化檔案管理先進(jìn)意義

（一）節(jié)約資源

以往傳統(tǒng)檔案管理工作需要開(kāi)展大量資料收集、分析、匯總歸檔工作，不僅容易出現(xiàn)檔案整理不完全等現(xiàn)象，資料利用效率也不高。但是在信息化背景下，數(shù)字化檔案管理的開(kāi)展主要以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，相較于以往的使用專業(yè)設(shè)備整理和打印檔案，以及專門存儲(chǔ)空間場(chǎng)地等，整個(gè)流程得到有效簡(jiǎn)化，而且，不需要較大的存儲(chǔ)空間，直接以電子資料的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或者虛擬云空間等，有效減少占地資源。另外，對(duì)于檔案資料的使用，只需存儲(chǔ)、上傳和拷貝，即一次投入多次使用，無(wú)需重復(fù)復(fù)印紙質(zhì)檔案，有效節(jié)約紙張資源和人力資源，且減少對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的永久保存。

（二）便于存儲(chǔ)，具有較高檔案管理效果

紙質(zhì)檔案是以往中學(xué)檔案管理的主要載體，但是在環(huán)境等多種因素的影響下，極易出現(xiàn)丟失或者損壞等情況，不利于長(zhǎng)遠(yuǎn)保存與使用，這對(duì)中學(xué)歷史的積淀以及日常管理發(fā)展具有重要不良影響。但是在信息化環(huán)境下，數(shù)字化中學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展能夠最大化降低環(huán)境對(duì)檔案資料造成的不良影響，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、云端等進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，有助于資料完善保存的同時(shí)還能夠降低檔案存儲(chǔ)成本，延長(zhǎng)保存年限。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高資料利用率

調(diào)檔難度大、工作量大、管理時(shí)間成本高是以往檔案管理中，使用檔案資料時(shí)出現(xiàn)的主要難題，但在數(shù)字化檔案管理下，能夠在網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)的使用下，通過(guò)檢索關(guān)鍵詞等方式，瞬時(shí)獲得相關(guān)檔案資料。同時(shí)，統(tǒng)一系統(tǒng)平臺(tái)這一基礎(chǔ)也實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的高效共享，資料利用率得到有效提高。

二、探究中學(xué)檔案數(shù)字化管理在信息化背景下的現(xiàn)狀

（一）信息化管理思維不穩(wěn)定

缺乏信息化檔案管理意識(shí)，未能形成信息化檔案管理思維是當(dāng)前信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)存的主要不足。意識(shí)思維決定行為行動(dòng)，許多管理人員在完成檔案資料整理工作后直接歸檔、保存，與以往檔案管理方式差異不大，只是在某些環(huán)節(jié)使用了信息技術(shù)，沒(méi)有充分利用數(shù)字化技術(shù)，且部分中學(xué)院校缺乏對(duì)檔案管理的重視，導(dǎo)致管理環(huán)境較差。

（二）缺乏綜合素質(zhì)管理人才

綜合素質(zhì)管理人才指向?qū)I(yè)管理能力以及信息技術(shù)運(yùn)用能力，就目前現(xiàn)狀來(lái)看，數(shù)字化檔案管理人員整體素質(zhì)良莠不齊，在欠缺專業(yè)管理知識(shí)技能的同時(shí)，由于信息化平臺(tái)技術(shù)難度較高，導(dǎo)致其數(shù)字化技術(shù)使用效果有限。而檔案管理人員作為管理工作主要開(kāi)展者，其專業(yè)能力無(wú)法適應(yīng)不斷更新的檔案管理工作要求，在該情況下，數(shù)字化檔案管理工作效果與效率無(wú)法得到有效保證。

（三）信息化建設(shè)的軟硬件投入不足

即便大多數(shù)中學(xué)院校認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的先進(jìn)意義，但是部分中學(xué)院校過(guò)于注重教學(xué)水平的提高，有關(guān)檔案管理數(shù)字化方面的建設(shè)力度不夠大，所使用的技術(shù)設(shè)備存在一定滯后性。在基礎(chǔ)設(shè)施薄弱的情況下，檔案管理數(shù)字化發(fā)展速度緩慢，且不利于促進(jìn)管理人員形成對(duì)檔案管理數(shù)字化的正確認(rèn)知，影響檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

三、分析應(yīng)對(duì)信息化背景挑戰(zhàn)的中學(xué)檔案數(shù)字化管理策略

（一）革新理念，培養(yǎng)信息化管理意識(shí)思維

在當(dāng)前信息化背景下，要想充分發(fā)揮信息化技術(shù)的先進(jìn)作用，推進(jìn)中學(xué)檔案數(shù)字化管理發(fā)展，中學(xué)院校內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分發(fā)揮帶頭引領(lǐng)作用，積極轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)理念，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)建設(shè)重要性的同時(shí)，明確了解數(shù)字化技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)融合的正確渠道與意義，從而營(yíng)造良好數(shù)字化管理環(huán)境，促進(jìn)管理人員信息化管理意識(shí)思維的形成與鞏固。具體而言，日常工作中加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化的宣傳，使中學(xué)院校內(nèi)部上下師生都明確檔案管理發(fā)展進(jìn)程，提高數(shù)字化管理影響力與滲透力。與此同時(shí)，利用完善的數(shù)字化管理工作體系規(guī)范各項(xiàng)管理工作的開(kāi)展，進(jìn)而在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中深化管理者的信息化管理思維，從而緊跟時(shí)代與技術(shù)的發(fā)展步伐。其中，在落實(shí)健全檔案數(shù)字化管理工作體系時(shí)，先要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化與優(yōu)化，省去不必要的繁瑣步驟，將重復(fù)性大、基礎(chǔ)性強(qiáng)的工作交給計(jì)算機(jī)完成，利用完善的工作流程創(chuàng)新檔案數(shù)字化資料采集、整理分析以及歸檔等各個(gè)工序。與此同時(shí)，做好數(shù)字化檔案資料和設(shè)備的管理工作，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相關(guān)權(quán)限，為后續(xù)檔案資料使用有序性的實(shí)現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)。通過(guò)健全檔案管理工作體系的落實(shí)以及宣傳工作的開(kāi)展，切實(shí)將信息化技術(shù)融入到檔案管理工作中，促進(jìn)管理人員逐漸形成高水平的數(shù)字化管理思維，以此保證信息化技術(shù)的充分發(fā)揮，以及檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的有序推進(jìn)，提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，打造綜合管理隊(duì)伍

管理工作人員作為檔案數(shù)字化管理工作的主要開(kāi)展人員，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)直接關(guān)系到最終的工作質(zhì)量，因此，為有效應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展背景對(duì)檔案管理提出的要求與挑戰(zhàn)，中學(xué)院校應(yīng)加強(qiáng)綜合人才培養(yǎng)力度，逐漸打造一支具有較高綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，從而為各項(xiàng)數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好人才基礎(chǔ)，保證檔案管理水平穩(wěn)步提升。具體而言，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與部門應(yīng)定期開(kāi)展面向檔案管理工作人員的專業(yè)教育與培訓(xùn)工作，圍繞專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)開(kāi)展培訓(xùn)教育，使其掌握最新的管理理論與專業(yè)技巧。同時(shí)，以信息技術(shù)為核心開(kāi)展培訓(xùn)工作，尤其是信息化平臺(tái)系統(tǒng)的使用、計(jì)算機(jī)軟件的操作等，不斷提高檔案管理人員資料信息采集能力與信息價(jià)值挖掘能力，使其更好適應(yīng)信息化背景對(duì)檔案管理人才提出的要求。

在具體工作中，檔案管理人員也應(yīng)該時(shí)刻要求自己，比如做好“兩勤一查”，并使用校報(bào)、中學(xué)院校內(nèi)的宣傳平臺(tái)等做好檔案保密的定期宣傳工作，開(kāi)展有關(guān)《保密法》、《檔案法》的宣傳，從而提高使用者使用檔案資料的科學(xué)性。不同于其他組織單位，中學(xué)檔案管理面向的檔案資料使用者包括校內(nèi)外人員，中學(xué)學(xué)生的檔案資料保存意識(shí)不夠強(qiáng)，所以還應(yīng)強(qiáng)化責(zé)任制度，通過(guò)細(xì)化責(zé)任內(nèi)容，保證管理者、使用者等均能夠合理使用資料文件，避免檔案資料健全性受到影響。在條件允許情況下，可以落實(shí)《檔案利用制度》、《工作責(zé)任》等，從規(guī)章制度方面提高學(xué)生檔案管理工作的有序性。最后，調(diào)整管理組織機(jī)構(gòu)，利用獎(jiǎng)懲制度、激勵(lì)制度以及與績(jī)效工資掛鉤的考核制度約束管理人員，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，從而促進(jìn)高素質(zhì)檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍的快速成形，通過(guò)復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的人才隊(duì)伍提高數(shù)字化檔案管理效率與質(zhì)量。

（三）加大建設(shè)投入，落實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

根據(jù)中學(xué)院校實(shí)際情況加大數(shù)字化技術(shù)投入，尤其是軟件設(shè)施和硬件設(shè)備，及時(shí)將具有一定滯后性的設(shè)備替換下來(lái)，提高基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的完善性，為檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)設(shè)施支持。除此之外，中學(xué)院校還應(yīng)積極引入最新檔案管理軟件以及信息數(shù)據(jù)的處理軟件，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，以此增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的追溯性。值得注意的是，信息化檔案管理存在一定脆弱性，比如病毒入侵或者網(wǎng)絡(luò)不良黑客攻擊等，極易造成檔案資料的丟失與篡改等，因此，還應(yīng)落實(shí)信息安全建設(shè)，以此保證檔案數(shù)字化管理工作有序展開(kāi)。

除此之外，還應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)向使用者提供檔案信息資源，并為中學(xué)中學(xué)院校歷史發(fā)展的順利積淀提供基礎(chǔ)支持。在建立該數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，首要任務(wù)是明確檔案數(shù)據(jù)來(lái)源，信息資料采集中要明確記錄數(shù)據(jù)來(lái)源，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)的完整輸入。其次，根據(jù)中學(xué)院校實(shí)際情況科學(xué)分類檔案資料，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)置，根據(jù)權(quán)限分類管理不同人員檔案，從而優(yōu)化檔案查詢效率與質(zhì)量。最后，以檔案資料實(shí)際內(nèi)容為基礎(chǔ)進(jìn)行主題設(shè)置，比如中學(xué)科研成果、學(xué)籍檔案、校史檔案等，便于查找的同時(shí)，也增強(qiáng)了檔案管理的有序性，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定、高效運(yùn)作。

結(jié)論：綜上所述，信息化發(fā)展背景要求中學(xué)檔案管理向數(shù)字化方向建設(shè)發(fā)展，中學(xué)院校應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)的重要性，加強(qiáng)人才培養(yǎng)、革新管理思維意識(shí)、落實(shí)管理工作體系以及搭建數(shù)據(jù)庫(kù)和信息安全保障等，從而提高管理質(zhì)量與效率。

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