李正兵

歷史學(xué)家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，是歷史發(fā)展的足跡。學(xué)校檔案亦是如此，它真實記錄了一所學(xué)校的發(fā)展軌跡，是學(xué)校教育教學(xué)、科研創(chuàng)新、過程管理等活動中形成的信息集合體。在現(xiàn)代學(xué)校管理中，檔案不僅是學(xué)校特有的重要信息資源、文化資源和寶貴的無形資產(chǎn)，還是各級各類檢查、考核評估的主要痕跡佐證材料，更是學(xué)校提高管理質(zhì)量的重要依據(jù)和未來發(fā)展的決策基礎(chǔ)，即重要的管理資源。從科學(xué)的角度看，檔案管理過程實質(zhì)上是對各類信息吸收、加工、處理、反饋的過程，是對歷史和現(xiàn)實、經(jīng)驗和教訓(xùn)多方面情報進(jìn)行綜合、再生的過程。通過檔案，我們的管理得以借鑒、傳承和發(fā)展，少走彎路。高質(zhì)量的學(xué)校管理需要高質(zhì)量的檔案管理，如何提高檔案管理質(zhì)量呢？這就需要先找到主要問題的切入點，然后借助學(xué)校現(xiàn)有資源來解決。

一、學(xué)校檔案管理的主要問題及原因分析

俗語說“鐵打的衙門流水的官”，用在學(xué)校檔案管理上也很貼切，結(jié)合學(xué)校檔案管理“流動大”“人治為主”“雞肋”“歸檔隨心”“管檔隨意”“查檔不易”等特點分析，主要問題如下：第一，檔案管理工作基本由年紀(jì)大或承擔(dān)學(xué)科教學(xué)效果不太好的教師兼任，業(yè)務(wù)水平不高。第二，隨著辦學(xué)時間的推移，內(nèi)容越來越多，收集、整理難度越來越大，管理負(fù)擔(dān)越來越重。第三，檔案臺賬是上級評估檢查學(xué)校的必查佐證材料和依據(jù)，評估檢查不僅種類繁多，且各類評估標(biāo)準(zhǔn)差異大，每次迎檢都需要對檔案進(jìn)行重新整理歸檔成冊成盒，耗時耗力不說，多次迎檢后，東拉西扯，檔案丟失嚴(yán)重。第四，隨著無紙化辦公的推進(jìn)，紙質(zhì)檔案逐漸無人問津，占絕大比例的電子檔案零散分布在各科室各部門甚至個人手中，檔案成為私有財產(chǎn)，檔案隨人走，調(diào)用時靠“刷臉卡”成為管理中的一大痼疾，不僅檔案格式不規(guī)范、延續(xù)性差、容易流失，而且阻礙了學(xué)校管理工作的效率和延續(xù)性。結(jié)合學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)現(xiàn)狀和學(xué)校管理需要，自2014年開始，東川二小借助現(xiàn)代信息技術(shù)，大膽探索、反復(fù)實踐和不斷完善，搭建起“共建共享電子化檔案平臺”（后簡稱“平臺”），基本解決了以上問題，并促進(jìn)了學(xué)校管理提質(zhì)增效。

二、“平臺”建設(shè)的整體構(gòu)想

利用“紙質(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案、應(yīng)用軟件能對文檔進(jìn)行加密防編輯、通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程共享”等功能，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，將學(xué)校所有檔案全部實行電子化管理。全體教職工共用一個容量足夠大的數(shù)據(jù)存儲器，每位教職工都能按照崗位職責(zé)要求，使用個人電腦或手機(jī)作為收集和備份的終端，隨時隨地將原始的第一手資料放入指定的檔案庫，及時建檔歸檔。需要時，無論何時何地，都能通過網(wǎng)絡(luò)快捷方便地調(diào)閱所需檔案。該“平臺”主要由硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)體系、管理制度三個部分組成，檔案的維護(hù)更新、讀寫調(diào)閱、訪問等都設(shè)有不同的權(quán)限。

三、“平臺”的特點和目標(biāo)要求

1.方便安全。這是“平臺”建設(shè)的核心問題。首先，選派品行端正的專業(yè)人員維護(hù)局域網(wǎng)絡(luò)安全，為每位教職工設(shè)置登錄帳號和密碼、分配與崗位職責(zé)相匹配的讀寫權(quán)限。其次，定期不定期地做好備份。第三，建立健全檔案管理制度，責(zé)任到人，樹立“檔案是學(xué)校公共財產(chǎn)”的意識，形成涉檔人員之間相互合作又相互制約的監(jiān)督機(jī)制。

2.規(guī)范有序。檔案的規(guī)范性是指存檔項目、文檔格式、分類標(biāo)準(zhǔn)等有相對統(tǒng)一的要求，有規(guī)律可循，建檔目錄和框架一目了然，無論什么文件，全校教職工都能弄得清來龍去脈，取放自如。例如：存放的文檔必須以通用公務(wù)文書檔案格式為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編輯;諸如“制度”“會議決定”“年度考核成績”一類重要的檔案統(tǒng)一制作成PDF格式或加密存檔;簽字類文件掃描成圖片存檔，確?！霸丁?活動類的檔案須有方案、剪影、總結(jié)或簡訊等痕跡材料;目錄和文件名須翔實標(biāo)注“時間+事件概述+負(fù)責(zé)人”……

3.及時歸檔。堅守“雁過留痕”“邊工作邊歸檔”原則，明確歸檔范圍，養(yǎng)成良好習(xí)慣，將工作過程中形成的文稿、圖片等痕跡文檔，及時放入“平臺”。

4.超前預(yù)設(shè)。學(xué)校文體活動、教學(xué)、管理中許多常規(guī)工作有重復(fù)性和規(guī)律性，利用電子檔的可復(fù)制和可修改性提前建檔。每次活動結(jié)束時及時總結(jié)反思，在最佳時機(jī)，針對遺憾或不足，在剛實施完成的《方案》上進(jìn)行修訂、增刪形成新《方案》，放入下一年的檔案夾，次年再次開展同樣活動時，結(jié)合實情微調(diào)就可以順利組織實施。這種“邊做邊總結(jié)邊修訂形成新方案”的超前建檔模式和工作模式，不僅能快速健全“痕跡檔案”，而且讓組織者省時省力，提高工作效率，工作質(zhì)量呈“螺旋式上升”，無論組織者是否變動，工作都有延續(xù)性。

5.共建共享?！叭巳藚⑴c，共建共享”是“平臺”的核心優(yōu)勢，通過明確分工，責(zé)任到人，每個人都有職責(zé)范圍內(nèi)收集、整理檔案的義務(wù)，全體教職工不僅是檔案的建設(shè)者、管理者、維護(hù)者，還是受益者，檔案管理成本隨之大幅度降低，并提高檔案的使用價值。

6.彰顯個性。任何一所學(xué)校都有自己的管理模式和辦學(xué)風(fēng)格，學(xué)校不同，檔案管理的建?？蚣芙Y(jié)構(gòu)不同。檔案建模可因校制宜，選取大家都容易接受，并體現(xiàn)辦學(xué)特色的指標(biāo)進(jìn)行建模。

7.服務(wù)全體。各級領(lǐng)導(dǎo)可以通過“平臺”隨時查閱相關(guān)工作痕跡材料，對相關(guān)工作進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)，既督導(dǎo)檢查檔案建設(shè)情況，又可督導(dǎo)檢查相關(guān)工作進(jìn)展情況，二者有機(jī)結(jié)合，“一舉兩得”，檔案管理隨之變成了提高管理效率的一種手段，這是“平臺”最有價值的亮點。

四、“平臺”建設(shè)的操作步驟

（一）平臺的前期建設(shè)

第一步，選拔管理人員。挑選一名愛崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的中青年骨干教師兼職做檔案管理員，并納入中層干部管理。

第二步，硬件準(zhǔn)備。購置容量足夠大的NAS網(wǎng)絡(luò)存儲服務(wù)器2份（其中1份做同步備份），借助Windows的“映射網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器”功能，安裝NAS網(wǎng)絡(luò)存儲服務(wù)器。同時完善校園網(wǎng)，確保全校所有辦公室、教室、功能室都能實現(xiàn)共享。

第三步，遵循“實用簡便”“個性化”原則建模。以昆明市東川區(qū)第二小學(xué)的“兩分區(qū)四目錄”檔案建模為例：首先，把NAS網(wǎng)絡(luò)存儲服務(wù)器劃分為共享1和共享2兩大分區(qū)。共享2設(shè)“教學(xué)資源庫、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)資源庫、學(xué)科教研組、教師個人檔案和臨時使用”五大目錄，主要為教師的教育教學(xué)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)服務(wù)。其次，共享1專門放置學(xué)校歷史檔案，選取“東川二小管理機(jī)構(gòu)設(shè)置結(jié)構(gòu)示意圖”為建模指標(biāo)，對應(yīng)建立一級目錄，目錄名標(biāo)注出分管領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人姓名，與學(xué)校管理機(jī)構(gòu)一一對應(yīng)，二者相輔相成，互相明晰，容易記憶。

再次，根據(jù)歷史檔案和現(xiàn)有工作情況深入細(xì)致梳理各部門的崗位職責(zé)，明確具體的崗位職責(zé)，根據(jù)崗位職責(zé)建立二級目錄。崗位職責(zé)分工和檔案目錄同樣一一對應(yīng)。以“教學(xué)副校長分管的教導(dǎo)處”二級目錄為例，分管部門負(fù)責(zé)人通過該級目錄對自己和他人的崗位職責(zé)一目了然，避免工作安排推諉扯皮。最后，對應(yīng)“學(xué)年管理”的特點，分秋季和春季學(xué)期建立三級目錄，按實際活動內(nèi)容和項目建立四級目錄。通過二、三、四級目錄，可以直觀清晰地反映出該部門責(zé)任人的工作情況，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能有針對性地指導(dǎo)相關(guān)工作。

第四步，初步歸檔并備份。按照“窮盡”和“分工合作”原則，由檔案管理員收集匯總檔案室、各部門和個人手中的全部歷史檔案，按照“平臺”搭建的四級目錄模塊，統(tǒng)一規(guī)范命名文件名和目錄名（部門領(lǐng)導(dǎo)不得私自修改文件內(nèi)容），分門別類歸檔。同時，要求每位教師收集整理個人檔案和任教學(xué)科教學(xué)資源。隨后安排專人負(fù)責(zé)，把紙質(zhì)歷史檔案全部掃描制作成電子檔，邊做邊歸檔，檔案室即可騰出另作他用。歷史檔案歸檔初步完成后，為了以防意外，用移動盤做1至2份備份。

（二）“平臺”中期建設(shè)

第一步，權(quán)限分配。根據(jù)檔案的安全管理需要，按照“屬地管理”原則，為共享1、共享2的各級目錄設(shè)置分配讀寫管理權(quán)限。校長、書記和管理員對所有檔案擁有最高權(quán)限，分管領(lǐng)導(dǎo)對自己分管的部門擁有最高權(quán)限，部門責(zé)任人只對自己所管理的目錄檔案有“增刪、讀寫”的權(quán)限，全體教職工對可以公開的所有文檔有瀏覽、下載、復(fù)制的權(quán)限。第二，為每位教職工登錄“平臺”設(shè)置不同權(quán)限的專屬登錄帳號和密碼。

第二步，完善制度。擬定《學(xué)校檔案管理制度》，征詢?nèi)w教職工意見，交由教代會通過執(zhí)行。

第三步，全員培訓(xùn)。一是組織“平臺”使用培訓(xùn)。讓全體職工熟悉“平臺”操作使用流程，明確各自的使用權(quán)限。二是組織“文檔格式規(guī)范”的培訓(xùn)，逐一過關(guān)考核，為規(guī)范建檔奠定基礎(chǔ)。三是組織對《檔案管理制度》的強(qiáng)化學(xué)習(xí)，幫助教職工樹立責(zé)任意識，嚴(yán)謹(jǐn)歸檔管檔。

第四步，放權(quán)運(yùn)行。按分級管理權(quán)限，把所有檔案目錄分步放權(quán)給各部門和教師個人，要求大家結(jié)合自己手中的檔案材料對初建檔案進(jìn)行限時補(bǔ)充完善，學(xué)校審核達(dá)標(biāo)后，由檔案管理員再次刻盤備份。這時“平臺”就初具規(guī)模，完成中期建設(shè)了。

（三）“平臺”的后續(xù)建設(shè)——共建共享

“平臺”后續(xù)維護(hù)管理，實質(zhì)上是幫助全體教職工養(yǎng)成自覺主動共建共享檔案習(xí)慣的管理過程。這是一個從被動到主動、從制度和紀(jì)律約束到積極主動的艱辛的過程?！捌脚_”交付教職工使用前期，主要依賴校領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)的常抓常促、帶頭示范和隨時隨地的檢查督導(dǎo)。只有當(dāng)大家都享受到“平臺”的強(qiáng)大功能帶來的工作便捷感和成就感，開始自覺主動地維護(hù)補(bǔ)充檔案，并對其產(chǎn)生依賴時，共建共享電子化檔案平臺才算真正建立起來。所以，“平臺”的后續(xù)建設(shè)還需要我們不折不扣地堅持做好以下幾點：

1.先強(qiáng)制，后依賴。校領(lǐng)導(dǎo)帶頭，統(tǒng)一認(rèn)識，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理制度》，用鐵的紀(jì)律加以約束和管制，加大獎罰力度，幫助大家養(yǎng)成習(xí)慣。

2.每年對新進(jìn)教師進(jìn)行“平臺”培訓(xùn)和過關(guān)考核，確保建檔歸檔的規(guī)范性和高質(zhì)量。

3.建立考核評價機(jī)制，獎優(yōu)罰劣，定期不定期地進(jìn)行歸檔建檔目標(biāo)考核，考核結(jié)果按學(xué)期納入教職工個人年度履職考核成績。

4.動態(tài)管理每位教職工的檔案權(quán)限，崗位變化檔案權(quán)限隨之更改。

總之，學(xué)校檔案管理是現(xiàn)代學(xué)校管理的重要組成部分，它能讓后人“站在前人的肩膀上前行”，檔案管理水平在一定程度上奠定了學(xué)校管理水平，提質(zhì)增效的管理離不開科學(xué)的檔案管理，二者相輔相成，相得益彰。我們只有與時俱進(jìn)，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，結(jié)合學(xué)校的辦學(xué)風(fēng)格和特點，才能真正發(fā)揮學(xué)校檔案的多元化服務(wù)功能，讓“檔案”這塊歷史鏡子照亮學(xué)校的過去、現(xiàn)在和未來。