楊 玙，嚴(yán)定友，曾 群

(華中師范大學(xué) 學(xué)報(bào)編輯部， 湖北 武漢 430079)

2020年1月以來，受新型冠狀病毒肺炎疫情的持續(xù)影響，各行各業(yè)為打破傳統(tǒng)辦公模式的空間局限性，紛紛引入移動辦公模式。高?？萍计诳芾碚吲c編輯人員也充分意識到移動辦公的必要性，為應(yīng)對工作環(huán)境的制約，積極探尋各類新型移動辦公辦刊模式，擔(dān)負(fù)起期刊人的重大社會責(zé)任，為抗疫提供大量的科技和學(xué)術(shù)支撐?，F(xiàn)今，在疫情防控常態(tài)化背景下，隨著新冠疫苗的廣泛接種，我國已率先步入“后疫情時(shí)代”，本文基于高?？萍计诳苿愚k公應(yīng)用現(xiàn)狀，分析其應(yīng)用優(yōu)勢與不足，探討推廣的可行性與局限性，并提出相應(yīng)策略。

1 高?？萍计诳苿愚k公應(yīng)用現(xiàn)狀

總體上，移動辦公依賴移動設(shè)備與移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是其最重要的特征，因此業(yè)務(wù)內(nèi)容與人員的信息化程度是決定移動辦公效率的重要因素，對高?？萍计诳庉嫸?，這也是一個(gè)較為新興的概念，移動辦公在高?？萍计诳木唧w實(shí)施過程中既具有一定的優(yōu)勢，也面臨很多問題。

1.1 移動辦公在高?？萍计诳袘?yīng)用優(yōu)勢

(1)“后疫情時(shí)代”移動辦公軟件的飛速發(fā)展為高校科技期刊業(yè)務(wù)工作提供了良好的技術(shù)基礎(chǔ)。當(dāng)前，高?？萍计诳疽丫邆渚W(wǎng)絡(luò)稿件管理系統(tǒng)，稿件日常審理流程均可在線上進(jìn)行操作。期刊編輯與作者、審稿專家、讀者之間的各類事宜，現(xiàn)在基本通過郵件或移動端即時(shí)通訊軟件如微信、QQ等實(shí)現(xiàn)。Office、iWorks、WPS與騰訊文檔均可支持PC端與移動端的共享，移動端各類PDF文件閱讀器則可用于對排版文件無紙化校對，結(jié)合云筆記軟件、手寫筆、寫字板等輔助工具，已成為高校科技期刊編輯提升移動辦公效率的有效手段[1-3]。騰訊會議、企業(yè)微信等遠(yuǎn)程辦公場景的應(yīng)用，以及各類網(wǎng)絡(luò)在線教育平臺的發(fā)展也為編輯人員遠(yuǎn)程參與編輯部日常會議、業(yè)務(wù)交流以及參加繼續(xù)教育培訓(xùn)和外部學(xué)術(shù)研討提供了便利。此外，期刊出版云平臺，智能審校軟件，如善鋒軟件、方正云出版平臺等也已逐步被高校科技期刊引入日常工作流程中，并取得了較好的實(shí)踐效果[4]。

(2)移動辦公模式較傳統(tǒng)辦公模式更能適應(yīng)“后疫情時(shí)代”的防控常態(tài)化管理。得益于有效的防控措施與廣泛的疫苗接種，我國已率先邁入“后疫情時(shí)代”。但全球范圍內(nèi)新冠病毒的持續(xù)變化與疫情的反復(fù)出現(xiàn)，使得在未來很長一段時(shí)間內(nèi)仍需保持疫情防控常態(tài)化管理。高?？萍计诳蠖酁殡p月刊或月刊，編輯工作具備一定的周期性，需要嚴(yán)格遵循“三審三?！敝贫?。傳統(tǒng)模式下，編輯部成員間的溝通與協(xié)作往往受到較多的地域限制，如在編輯加工狀態(tài)時(shí)，編輯往往需要反復(fù)與作者和排版技術(shù)人員進(jìn)行溝通，一旦遇到疫情突發(fā)，防控措施升級，受到地域限制，則容易將時(shí)間浪費(fèi)在等待反饋的過程中，影響稿件的正常流轉(zhuǎn)。移動辦公模式下，即時(shí)通訊軟件與多元化數(shù)字出版技術(shù)的融合，消除了協(xié)同辦公地域和空間的限制，可顯著提升期刊編輯之間信息流轉(zhuǎn)效率，避免出現(xiàn)信息孤島問題，且不受突發(fā)情況局限。

(3)移動辦公模式有助于“后疫情時(shí)代”期刊學(xué)術(shù)圈的建立與維系。高校科技期刊學(xué)術(shù)圈的建立與維系，對于期刊內(nèi)容質(zhì)量和影響力的提升具有重要的意義。移動辦公平臺大多具有較好的私密性，為學(xué)術(shù)圈內(nèi)的審稿專家、作者和編輯提供了新的信息交流和溝通途徑。同時(shí)，參與和組織學(xué)術(shù)會議作為高?？萍计诳匾慕M約稿方式，也是期刊學(xué)術(shù)圈建立和維系的重要途徑之一?！昂笠咔闀r(shí)代”越來越多的專家學(xué)者采用騰訊會議、企業(yè)微信以及各類直播平臺開展線上研討。這類線上會議模式在遇到重大突發(fā)問題時(shí)，優(yōu)勢顯著，編輯部或編委會可第一時(shí)間召開會議，商議重大選題，優(yōu)化辦刊方向，避免措施良機(jī)，提升決策效率。移動辦公應(yīng)用也有助于編輯人員，尤其是英文科技期刊編輯，在國內(nèi)疫情防控常態(tài)化、國際疫情形勢仍然嚴(yán)峻的背景下，增進(jìn)與國內(nèi)外編委、審稿專家、作者的聯(lián)系，及時(shí)反饋信息。

1.2 移動辦公在高?？萍计诳袘?yīng)用的局限性

(1)應(yīng)用成本問題。完善的移動辦公應(yīng)用在一定程度上將提升高?？萍计诳男畔⒒ㄔO(shè)成本。盡管基本業(yè)務(wù)流程已可以通過移動端完成，但大多數(shù)高?？萍计诳庉嫴浚绕涫侵形目萍计诳囊苿愚k公硬件基礎(chǔ)尚較為薄弱，年長編輯的信息化水平較低，購置云存儲、云排版、智能審校、制作支持移動端閱讀的全文頁面、搭建稿件處理云平臺等，不僅會造成財(cái)力和物力成本的增加，也可能導(dǎo)致人力成本的增加，如可能需要專門招聘或臨時(shí)聘用相關(guān)信息技術(shù)人員，支持編輯人員外出學(xué)習(xí)相關(guān)信息技術(shù)等。除少數(shù)轉(zhuǎn)企改制的高?？萍计诳?，大多數(shù)高校科技期刊在這些成本的支出上往往受到高校財(cái)務(wù)與人事管理制度的限制而難以全面施行移動辦公。

(2)人員管理問題。移動辦公突破地域限制的同時(shí)，也意味著管理可控性的降低。面對面交流溝通的減少，在一定程度上可能影響編輯隊(duì)伍的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力與集體凝聚力，期刊管理者需要花費(fèi)更多的精力用于團(tuán)隊(duì)工作氛圍和編輯人員獨(dú)立工作能力的培養(yǎng)[5]。

(3)數(shù)據(jù)安全問題。移動辦公中涉及大量數(shù)據(jù)存取與傳輸，辦公系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性對辦公質(zhì)量極為重要。高校科技期刊大多人員緊缺，少有專業(yè)人員和技術(shù)保障移動端的網(wǎng)絡(luò)安全，更容易被病毒等惡意軟件入侵，導(dǎo)致賬號與數(shù)據(jù)庫資料被盜取。同時(shí)，移動終端隨便于攜帶，卻也容易丟失，甚至可能影響其他人員的移動終端與編輯部移動采編系統(tǒng)安全。

2 高校科技期刊移動辦公應(yīng)用推廣策略

2.1 結(jié)合傳統(tǒng)工作實(shí)際，選擇適宜形式

適用于高?？萍计诳瘶I(yè)務(wù)工作的移動辦公硬件設(shè)備通常包括移動PC、手機(jī)、平板、移動存儲設(shè)備、手寫筆(板)、翻譯筆、智能插座等(其他智能穿戴設(shè)備應(yīng)用成本較高，暫不適宜現(xiàn)階段推廣)。軟件除基本的稿件采編平臺外，主要可分為下述5大類。①云端文件編輯類：即各類具有云端功能的文檔編輯器，如有道云筆記、WPS、騰訊文檔、移動端PDF閱讀編輯器等。②即時(shí)通訊類，如QQ、微信、騰訊會議、企業(yè)微信、釘釘?shù)?。③知識管理類：用于存儲與整合編輯工作中各類數(shù)據(jù)資料，包括郵件管理軟件，同步云盤、遠(yuǎn)程桌面、云筆記與思維導(dǎo)圖軟件。如百度網(wǎng)盤、天翼網(wǎng)盤、騰訊微云、有道云筆記、Mindmaster等。④智能排版與自動審校類：主要指專業(yè)出版軟件供應(yīng)商研發(fā)的一體式大數(shù)據(jù)智能采編排云平臺，如方正云、善鋒智能審校、知網(wǎng)智能審校等。⑤其他期刊宣傳推廣類，大多基于網(wǎng)頁或移動端開發(fā)，適應(yīng)移動協(xié)同辦公場景，如微信公眾號、OSID開放科學(xué)二維碼、Aminer、TrendMD等。

考慮到不同高?？萍计诳庉嫴康男畔⒒潭取⒕庉嬯?duì)伍組成、業(yè)務(wù)流程、運(yùn)營機(jī)制存在差異，而且編輯出版工作在很大程度上依賴于個(gè)人的知識背景，是個(gè)性化特點(diǎn)非常突出的工作類型，因此想要推廣移動辦公應(yīng)用，首先需要依據(jù)編輯部的工作實(shí)際，選擇合適的移動辦公軟硬件作為支撐。其次，應(yīng)依據(jù)期刊信息化發(fā)展路徑制定合理的移動辦公框架，在傳統(tǒng)工作基礎(chǔ)上循序漸進(jìn)、不斷創(chuàng)新。最后，應(yīng)充分考慮移動辦公建設(shè)人力、物力成本問題，及時(shí)修訂和完善移動辦公方案。依據(jù)不同高?？萍计诳庉嫴客茝V移動辦公難易程度，可分別采取下述3種方式。

(1) 封閉稿件采編系統(tǒng)結(jié)合單一類型移動辦公軟件。指在不具備云端功能的稿件采編系統(tǒng)基礎(chǔ)上，將某一種類型的移動辦公軟件作為編輯部對內(nèi)和對外業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)的數(shù)據(jù)中心，以云端形式存儲重要的文件資料，以供移動辦公使用。例如，可使用QQ、微信、企業(yè)微信、釘釘這類即時(shí)通訊類軟件作為主要的聯(lián)絡(luò)渠道，將相關(guān)文件資料及時(shí)轉(zhuǎn)化為軟件關(guān)聯(lián)的移動端文件如微云文件等，供云端數(shù)據(jù)存取與編輯。也可直接選擇知識管理類軟件如網(wǎng)絡(luò)云盤作為移動辦公的數(shù)據(jù)中心，整合編輯個(gè)人資料與編輯部公共資料，由編輯部全體成員共享和共同維護(hù)。還可選擇云端文件編輯類或智能審校類軟件，如使用移動端PDF編輯器結(jié)合手寫筆(板)實(shí)現(xiàn)無紙化校對，購買智能審校軟件提升審校效率，以減少在遭遇突發(fā)疫情時(shí)因傳統(tǒng)紙質(zhì)審校流程造成的協(xié)同辦公障礙。該方式只需編輯人員在傳統(tǒng)辦公模式基礎(chǔ)上，熟練掌握一種類型的移動辦公軟件，對編輯人員的信息化素養(yǎng)要求較低，相對操作簡便易于上手，適合在人員較少、經(jīng)費(fèi)匱乏、業(yè)務(wù)流程相對單一的期刊編輯部快速推廣。

(2)云端稿件采編系統(tǒng)結(jié)合多種類型移動辦公軟件。指在本身具有一定云端功能的稿件采編系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，依據(jù)編輯個(gè)人業(yè)務(wù)分類和信息化素養(yǎng)，聯(lián)合運(yùn)用多種類型移動辦公軟件，實(shí)現(xiàn)云端協(xié)同辦公，基本架構(gòu)如圖1所示。該方式對編輯部的運(yùn)營條件甚至經(jīng)費(fèi)保障有一定要求，要求編輯部使用具有云端功能的采編系統(tǒng)，可與智能審校和其他推廣融合對接，同時(shí)需要有信息技術(shù)水平較高的人員進(jìn)行定期的資料維護(hù)，適合規(guī)模與人員中等、業(yè)務(wù)流程相對復(fù)雜、經(jīng)費(fèi)相對充足的期刊編輯部，可有效保障突發(fā)疫情時(shí)全流程業(yè)務(wù)工作的可移動性，充分發(fā)揮移動辦公優(yōu)勢。

圖1 云端稿件采編系統(tǒng)結(jié)合多種類型移動辦公軟件的移動辦公模式基本架構(gòu)

(3)開發(fā)個(gè)性化移動辦公平臺。指利用已有的云端稿件采編平臺或自行開發(fā)搭建移動平臺，將編輯部所有的業(yè)務(wù)流程整合到一個(gè)移動辦公平臺中。這種方式對經(jīng)費(fèi)投入和編輯部專業(yè)信息技術(shù)人員數(shù)量要求均較多，適合規(guī)模較大、人員較多、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、經(jīng)費(fèi)充足的大型出版平臺或期刊集群。

2.2 加強(qiáng)編輯隊(duì)伍建設(shè)，提升移動辦公技能

移動辦公模式的推廣與高效應(yīng)用，依賴于編輯隊(duì)伍的整體信息化素養(yǎng)。編輯部應(yīng)重視編輯人員移動工作能力的培養(yǎng)，在條件允許的情況下，注重專業(yè)信息技術(shù)人才的引進(jìn)，同時(shí)定期開展內(nèi)部交流，并支持編輯人員參與相關(guān)培訓(xùn)或前往其他編輯部、數(shù)據(jù)庫機(jī)構(gòu)、出版相關(guān)企業(yè)學(xué)習(xí)研討，拓寬編輯人員移動辦公視野，為編輯部移動辦公的開拓創(chuàng)新提供更多的靈感。此外，也應(yīng)在日常工作中，通過舉辦線上會議等形式，鼓勵(lì)編輯多使用移動設(shè)備開展業(yè)務(wù)。編輯自身也應(yīng)主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識，增強(qiáng)移動辦公意識。在日常工作中，要有意識地借助各類云筆記、云存儲、思維導(dǎo)圖軟件整合與管理已有知識，養(yǎng)成在移動端備份重要數(shù)據(jù)資料的習(xí)慣，注意文件資料的可移動化轉(zhuǎn)換，借由遠(yuǎn)程桌面軟件連接辦公電腦與移動設(shè)備[6]，以便在疫情突發(fā)時(shí)能夠靈活調(diào)整工作模式，更好地服務(wù)審稿專家、作者，確保刊物工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)著重增強(qiáng)移動端審校能力，注意學(xué)習(xí)和使用移動端PDF校對、標(biāo)記功能，真正實(shí)現(xiàn)無紙化校對。還可通過組織策劃各類線上交流活動，進(jìn)一步提升獨(dú)立工作和移動辦公能力。有信息技術(shù)相關(guān)背景的編輯人員，也應(yīng)充分發(fā)揮帶頭作用，引領(lǐng)和幫助提升整體編輯隊(duì)伍的移動辦公素養(yǎng)。此外，“后疫情時(shí)代”不僅出版行業(yè)數(shù)字化與人工智能辦公平臺的發(fā)展勢頭迅猛，全球范圍的開放科學(xué)進(jìn)程對期刊出版界的影響也愈來愈大，國內(nèi)外頂尖期刊和大型出版商紛紛推出形式各樣的線上開放科學(xué)工具和軟件。編輯人員也應(yīng)當(dāng)主動學(xué)習(xí)和了解這些開放科學(xué)相關(guān)工具，積極運(yùn)用在建立和維系以刊物為中心的學(xué)術(shù)生態(tài)圈中，充分發(fā)揮科技期刊在促進(jìn)“后疫情時(shí)代”國際學(xué)術(shù)合作中重要功能。

2.3 注重網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，避免安全風(fēng)險(xiǎn)

移動辦公融合了移動通信、智能終端與信息技術(shù)[7]，在突破時(shí)空限制帶來便利的同時(shí)也將引入許多新的安全隱患。移動化的辦公終端，云端存儲設(shè)備本身就可能存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。因此，高校科技期刊編輯部應(yīng)就本單位具體移動辦公模式建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全保障制度，重視對編輯人員的網(wǎng)絡(luò)安全防范教育，督促編輯人員養(yǎng)成良好的互聯(lián)網(wǎng)使用習(xí)慣并保管好各自的編輯賬號與資料，指定專人定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)與管理。經(jīng)費(fèi)充足的編輯部宜采用商業(yè)安全防護(hù)服務(wù)，避免給個(gè)人、單位甚至國家?guī)聿槐匾膿p失。

伴隨著5G技術(shù)的廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對期刊出版業(yè)的工作方式的影響也日趨明顯。與傳統(tǒng)工作流程相比，移動辦公模式在高?？萍计诳粘I(yè)務(wù)中具有更大的應(yīng)用前景，有助于增強(qiáng)以期刊為中心的學(xué)術(shù)圈的建立與維系，既可有效減少通勤風(fēng)險(xiǎn)、降低通勤成本，又能夠提升編輯與編委會成員、審稿專家、作者、讀者的信息交換效率，從而提高刊物質(zhì)量與核心競爭力。但移動辦公在成本、人員管理和數(shù)據(jù)安全方面尚有一些不足之處，如何基于現(xiàn)有傳統(tǒng)辦公模式，探尋出符合刊物與編輯部特色的發(fā)展道路，更好地提升辦公效率，仍有待進(jìn)一步研究與探索。