龔明 王麗 江悅

四川省中醫(yī)藥科學院中醫(yī)研究所（四川省第二中醫(yī)醫(yī)院）始建于1966年，為國家三級甲等綜合性中醫(yī)醫(yī)院，編制床位2300張，設有老年病科、腎病科、婦科等40余個臨床科室，主辦有醫(yī)養(yǎng)中心和省老干部活動中心“福德診所”等。醫(yī)院綜合學科門類齊全，中醫(yī)藥優(yōu)勢突出，科研能力雄厚，專科特色明顯。醫(yī)院是四川省干部保健基地，為成都體育學院附屬中醫(yī)醫(yī)院，華西醫(yī)院聯(lián)盟醫(yī)院，四川省人民醫(yī)院急救分中心（急救創(chuàng)傷聯(lián)盟），是成都中醫(yī)藥大學、西南醫(yī)科大學研究生培訓基地;是四川省針灸質(zhì)量控制中心，四川省首批互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院。醫(yī)院網(wǎng)站是單位的一個門面，可以很好地對外宣傳醫(yī)院形象，同時拉近與就診者間的距離。但是醫(yī)院舊的官網(wǎng)設計已經(jīng)不能適應醫(yī)院當前的需求，舊的網(wǎng)站存在如下問題：網(wǎng)站設計與醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀有一定的差距;不能體現(xiàn)出醫(yī)院的專業(yè)化;創(chuàng)新的市場定位以及與就診者的互動性較低;網(wǎng)站主頁的設計比較呆板，不能突出醫(yī)院形象;排版不夠清晰、重點不突出;排版比較單一，字體過小、風格呆版、顏色單一，瀏覽起來很難吸引瀏覽者的興趣;缺乏特色，所提供信息對訪問者粘性較低，未迎合訪問習慣，未將訪問者需求內(nèi)容置于顯著位置。無法達到很好地為就診者服務、對外提升醫(yī)院形象的效果，因此，搭建一個現(xiàn)代化且具有中醫(yī)特色的網(wǎng)站，成為了醫(yī)院當前的迫切需求。經(jīng)過院領導班子審批，同意重新建設新網(wǎng)站，并制訂了以整體美觀大氣、具有中國傳統(tǒng)文化元素，符合醫(yī)院中西醫(yī)結合特色，界面友好，布局合理，體現(xiàn)醫(yī)院的嚴謹性、權威性為整體要求的新網(wǎng)站建設方針。 網(wǎng)站建成上線運行后，得到良好的應用效果，獲得院領導的一致好評。筆者以該項目建設和管理經(jīng)驗為例，探索信息化項目管理中的全過程管理，主要從制定項目章程、制定項目管理計劃、指導和管理項目工作、監(jiān)控項目工作、實施整體變更控制、結束項目或階段等方面進行了闡述，最后對醫(yī)院信息化項目全過程管理工作進行了展望。

一、制定項目章程

項目章程是批準項目建設的文件，標志著項目的正式啟動，對項目的目標、范圍、概要里程碑、概要預算等作出明確要求，授予項目經(jīng)理可以調(diào)配與項目有關的資源權限。我們依據(jù)項目工作說明書、結合前期有效商業(yè)論證，通過專家判斷的方式，制定了網(wǎng)站建設項目的項目章程。主要內(nèi)容包括：網(wǎng)站建設的目的、批準該項目的原因;可以測量的項目目標及相關成功標準;網(wǎng)站建設過程中可能存在的主要風險;網(wǎng)站建設的總體預算;委派的項目經(jīng)理相關信息及其權利和義務等。

二、制定項目管理計劃

項目管理計劃是項目具體執(zhí)行的前提，制定一份科學合理的項目計劃，是保障項目成功的關鍵。因此，我們十分重視項目管理計劃的制定。制定項目管理計劃就是將項目范圍、進度、成本、質(zhì)量、風險等子計劃整合為一份整體項目管理計劃的過程，亦是其他各項子計劃制定的依據(jù)和基礎。我們以項目章程、事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)以及其他各管理領域輸出的分項管理計劃為依據(jù)，制定了初步的網(wǎng)站建設項目管理計劃，對項目的總體目標、進度安排、約束條件等進行了規(guī)劃。比如，在網(wǎng)站建設的需求管理計劃制定過程中，我們征求各科室意見，確定了網(wǎng)站各一二級欄目，并根據(jù)各行政科室相關職能，擬在網(wǎng)站建成后，將各版塊權限下放到科室，由各科室根據(jù)業(yè)務開展情況上傳更新相關信息，以確保網(wǎng)站信息的及時性、豐富性。隨后，我們組織宣傳部、院辦、黨辦等相關干系人召開會議，對項目管理計劃進行評審，促使相關關系人對項目的全過程管理計劃達成一致。由于在初期制訂項目管理計劃時，各方面的信息尚不明確，因此我們往往只是從宏觀上把控項目的全過程管理思路，隨著項目的推進，再對項目管理計劃作相應的更新。

三、指導和管理項目工作

指導與管理項目工作是根據(jù)項目管理計劃對項目的具體執(zhí)行進行指導，并對經(jīng)過變更控制委員會批準的變更進行實施的過程。在項目實施過程中，項目團隊要對項目中的各種技術、活動進行管理，協(xié)調(diào)項目內(nèi)外的各種關系，包括項目團隊成員與項目其他干系人之間的關系，滿足項目的合理需求，達到項目的總體目的。為了將計劃落于實處，我們以項目管理計劃為依據(jù)，規(guī)定每周一召開周例會，會議總結上周工作情況，明確本周工作任務與重點，同時也讓項目成員了解項目當前的工作目標與進展情況。每月召開一次各干系人參與的會議，將網(wǎng)站建設進度情況、成本支出情況等進行匯報，并聽取他們的反饋意見，及時對項目進行合理并正式地變更，形成有效可供參考的工作績效信息和一些必要的變更請求。

四、監(jiān)控項目工作

監(jiān)控項目工作貫穿整個項目生命周期，時時監(jiān)督項目，掌控項目，防止項目行為偏離計劃，進而預防項目失敗的過程。我們依據(jù)項目管理計劃、進度預測、成本預測、工作績效信息，結合事業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產(chǎn)對項目進行監(jiān)控，并采用專家判斷和會議的方式進行分析，最終形成工作績效報告和變更請求，并根據(jù)相關變動及信息對項目管理計劃和項目文件作相應更新。在網(wǎng)站建設過程中，我們對進度和質(zhì)量進行了重點監(jiān)控。在進度方面，由于2020年年初的新冠疫情影響，部分關鍵團隊成員不能及時到崗，進度嚴重滯后，為了追趕進度，我們采用了虛擬團隊的形式，讓處于各個地域的成員在家辦公，通過視頻會議、電話等方式增強溝通，減少工作失誤，提高工作效率。在質(zhì)量方面，嚴格按照招投標文件、合同等有關文件執(zhí)行，確保項目成果與需求一致。在質(zhì)量控制方面，我們通常會用到質(zhì)量成本和新老七工具。

五、實施整體變更控制

以往項目的實踐告訴我，一個項目的成功與否，與項目的變更控制是否合理有效至關重要。項目從啟動到結束，不可避免存在變更的情況，可能是范圍變更，也可能是進度調(diào)整等等。因此變更控制過程也是貫穿于項目始終的。網(wǎng)站項目建設初期我們就成立了包括甲乙雙方重要項目干系人的變更控制委員會CCB，并制定了相關變更控制流程。項目中的所有變更在實施前都要向變更控制委員會提出申請并獲得其批準方能執(zhí)行。在網(wǎng)站建設中期，院團委的老師提出需要在一級欄目“團旗飄飄”中增加二級欄目“青年風采”，我們嚴格按照變更流程執(zhí)行：首先由院團委相關干系人提出變更申請;再由項目經(jīng)理對變更申請進行初步審查及對變更方案進行論證;隨后將變更方案提交變更控制委員會審批，經(jīng)變更控制委員會批準;由項目經(jīng)理發(fā)出變更通知，同時組織團隊成員進行變更實施;實施過程中需對變更實施進行監(jiān)控、評估，以確保實施的正確性;最后我們要判斷變更后的項目是否已納入正常軌道，同時確定相應文檔、配置管理是否已做相應調(diào)整，避免版本錯亂等情況的發(fā)生。通過以上流程，有效預防了項目范圍蔓延等情況的發(fā)生。

六、結束項目或階段

結束項目或階段就是完結項目所有工作，對項目進行收尾，包括行政收尾和合同收尾。行政收尾是對項目工作進行完工后評價，作全面回顧，思考“如果我們重新做該項目哪些地方可以改進？如何改進？”，總結經(jīng)驗教訓并形成文檔，使它成為單位的“組織過程資產(chǎn)”，以供今后項目借鑒參考。而合同收尾是指工作完成后產(chǎn)品驗收和移交以及項目款結算等事宜。本項目中，在試運行一個月后，我們組織驗收小組召開了網(wǎng)站建設項目驗收會，會上對網(wǎng)站建設項目實施情況作了匯報，并正式驗收項目，移交了項目相關資料。該項目驗收交付后，我們評估了項目完成的整體情況和質(zhì)量，總結了網(wǎng)站建設項目管理活動中的經(jīng)驗教訓，妥善安排遣散了項目組成員，并整理了項目相關文件。對于合同收尾方面，結清了合同尾款，最后將合同和項目文件一并存檔，形成組織過程資產(chǎn)。網(wǎng)站的建成投入使用，助力提升醫(yī)院形象，增強了與就診者之間的交流，同時為醫(yī)院各業(yè)務科室提供了學習、展示的平臺，得到院內(nèi)領導的一致好評。該項目的成功得益于我們有效的全過程管理，也使對全過程管理有了更加深刻認識，為今后的項目管理積累了經(jīng)驗，打好了基礎。

七、醫(yī)院信息化項目全過程管理工作展望

隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展及5G時代的到來，信息化項目建設的全過程管理也將迎來更大的風險及機遇，不能跟進時代的腳步將面臨被淘汰。

1.應在項目全過程管理中明確管理職責，優(yōu)化整個管理組織結構。這要求上層管理者以及具體從事項目管理的工作者樹立大數(shù)據(jù)意識，明確各組織構架的職責，做好頂層設計分層管理，才能更好地推動并指導全院的信息化建設全過程管理。

2.加強信息化全過程管理內(nèi)容的宣傳教育，提升全院全員的綜合能力。信息化全過程管理不僅僅是項目管理者的事，也是關系著全院共同進步的事。一方面，需要在全院經(jīng)常性的組織相關培訓，讓全院了解什么是現(xiàn)代化的信息全過程管理，這種管理模式對全院及自身有什么好處，當大家真切了解后，才能在信息化全過程管理中積極參與，積極配合。另一方面，項目管理者更應結合工作實際，圍繞自身“缺什么，學什么”的原則，本著項目管理先人一步，采取“走出去，請進來”的方式，不斷拓寬視野，提升綜合能力，這樣才能引領全院在信息化全過程管理中不斷進步、創(chuàng)新。

3.建立信息化管理平臺，統(tǒng)一渠道的管理。5G與大數(shù)據(jù)相結合在所有的項目全過程管理中，都發(fā)揮著重要的作用，項目各過程數(shù)據(jù)結構的不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)雜亂無章，導致整個項目管理困難，這就要求項目管理需構建統(tǒng)一的信息化管理平臺。

4.應健全整個運營體系的信息安全建設，加強互聯(lián)網(wǎng)安全防控。5G及大數(shù)據(jù)時代，整個管理體系面臨更多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，健全運營體系的安全防護能力，守好信息化建設的大門至關重要。

（作者單位：四川省第二中醫(yī)醫(yī)院）