馮曉玲

新時期事業(yè)單位工作內(nèi)容越來越多，工作量越來越大，對文書檔案管理工作提出了新的要求，新時期的文書檔案管理工作只有向著規(guī)范化方向進步，才能更好地適應新時期對檔案管理的需求。規(guī)范化管理檔案能夠讓檔案在整理、借閱和歸還等過程中更加有序和便捷，讓規(guī)范化的檔案管理成為促進事業(yè)單位發(fā)展的基礎和支撐。

一、新時期事業(yè)單位對文書檔案進行規(guī)范化管理的重要性

文書檔案管理是事業(yè)單位工作中最基礎的工作，但事業(yè)單位的檔案包含著事業(yè)單位所有的文書材料和工作資料，如果文書檔案管理混亂和無效，會降低整個事業(yè)單位的工作效率。事業(yè)單位開展工作和獲取信息的基礎就是檔案管理部門的資料，規(guī)范的管理能夠?qū)κ聵I(yè)單位其他工作起到很好的輔助作用，只有規(guī)范化的管理，才能在最快的時間內(nèi)找到單位人員需要的檔案材料，可見規(guī)范化管理可以極大提高其他部門工作的效率。文書檔案規(guī)范化管理在提高工作效率的同時也能提高事業(yè)單位各部門的工作質(zhì)量，事業(yè)單位在制定決策時會參考文書檔案資料，為決策的制定提供更加全面的信息，而規(guī)范化管理能夠保證文書檔案的完整性，在領導干部需要的時候，可以及時為其提供完整的資料，使事業(yè)單位的決策和各項工作更加科學。

二、新時期事業(yè)單位在管理文書檔案時的不足

1.管理人員對規(guī)范化管理不夠重視，缺乏規(guī)范性制度。事業(yè)單位文書檔案管理是否規(guī)范與管理人員的管理意識和工作態(tài)度有很大關系，很多管理人員在管理檔案的過程中并不具備規(guī)范意識，在管理中也缺乏有效的制度來保證管理工作的規(guī)范性，使文書檔案難以實現(xiàn)規(guī)范化管理。很多檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，并不具備創(chuàng)新意識和革新精神，沒有主動了解現(xiàn)金的管理方式，管理人員沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，文書檔案也得不到規(guī)范管理。事業(yè)單位檔案管理的相關制度不夠完善是檔案無法實現(xiàn)規(guī)范化管理的另一問題，很多事業(yè)單位本身對檔案管理的工作就不夠重視，自然也不會針對規(guī)范化管理制定完善的管理制度體系，管理工作沒有明確的制度約束，無法督促管理人員主動進行規(guī)范化管理。

2.文書檔案管理方式落后，缺少規(guī)范的管理隊伍和管理流程。新時期的檔案管理工作應當更加規(guī)范、更加信息化，但目前很多事業(yè)單位都因循傳統(tǒng)的管理方式，檔案管理的效率極其低下。檔案管理部門對信息技術的應用還處于開始階段，信息管理系統(tǒng)不夠完善，而且事業(yè)單位缺乏技術型的管理人才，文書檔案規(guī)范化管理工作遲遲不能推進。檔案管理隊伍在工作中缺少積極的開拓精神和創(chuàng)新意識，很多管理人員都固守著傳統(tǒng)低效的工作模式，使檔案管理工作很難向規(guī)范化發(fā)展。檔案管理之所以不夠規(guī)范，正是因為管理工作缺少科學的方法，檔案借出和歸還等管理流程沒有規(guī)范化的標準。

三、新時期事業(yè)單位對文書檔案進行規(guī)范化管理的措施

1.加強對文書檔案規(guī)范化管理的重視程度。事業(yè)單位的工作對促進社會發(fā)展有著重要的意義，各項事務的決策與制定都和文書檔案內(nèi)容的完整性關系密切。所謂文書檔案管理就是對事業(yè)單位和個人的信息、檔案有序的存放和管理，一般來說檔案管理就是對職工的工作經(jīng)歷和事業(yè)單位開展的活動進行記錄，從而反映事業(yè)單位發(fā)展狀態(tài)，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，從而更好的服務于事業(yè)單位。有必要讓文書檔案管理趨于規(guī)范化，以此帶動事業(yè)單位各項工作的穩(wěn)定進行。要求提高管理人員對文書檔案管理的規(guī)范化認識，強化其規(guī)范化管理意識，明確文書檔案管理工作的重要性，時刻關注文書檔案管理是否能達到規(guī)范化標準。引導工作人員了解檔案管理工作的社會價值，明確該項工作的社會屬性，為檔案管理制度的完善提供幫助。提升相關人員綜合素質(zhì)，健全獎勵激勵機制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性結(jié)合文書檔案管理工作情況，按照具體的工作內(nèi)容與崗位制作確定激勵措施，強化相關人員的綜合管理責任。要求管理人員堅守崗位職責，認真學習，嚴格按照《檔案法》中提出的要求展開各項工作，按照黨的規(guī)章制度辦事，秉公處理，嚴守黨的保密制度，防止泄露黨的秘密，兢兢業(yè)業(yè)做好文書檔案管理工作。只有健全的激勵機制才能提升人員競爭意識，有必要對事業(yè)單位檔案文書管理人員進行定期培訓，引入先進的信息化管理工作模式，以此提升管理人員技能水平，為今后的文書檔案管理工作改進提供幫助。

2.建立文書檔案管理的規(guī)范性制度。有必要按照文書檔案管理工作目標制定相應的規(guī)范性制度內(nèi)容，同時注意以下兩點。一方面，豐富事業(yè)單位文書檔案管理內(nèi)容，詳細闡述各項管理的具體工作，制定管理細則。由于事業(yè)單位的性質(zhì)不同，文書檔案管理內(nèi)容也應與普通企業(yè)存在差異化。例如紅十字會單位不僅要對突發(fā)事件和自然災害展開救助，還要在日常開展公益活動，實際工作中所需資料較多，在管理此類文書檔案時應細化不同類別的活動，記錄活動開展后的效果，以便未來再開展相關活動時可提供相應資料。另一方面，制定文書檔案管理制度時應保持制度的引導性，完善原有的文書檔案管理制度，提高管理人員對文書檔案管理規(guī)范化的認識，明確自身的崗位職責，對于工作態(tài)度良好、考核成績優(yōu)異的管理人員給予一定的激勵，例如崗位獎金。針對文書檔案的分類管理，管理人員經(jīng)過培訓后采用多種分類方法，例如保管期限一年度分類法，先將歸檔文件按照保管期限進行分類，在每個保管期下按照年度分類文件檔案?；蛘呤褂脝栴}——年度——保管期限分類法，先將歸檔的文書檔案按照問題分類，每個問題之下按照年度分類，再在年度之下按照保管期限分類，確保自身工作細致化。

3.構建文書檔案信息化管理系統(tǒng)。新時代背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作應當與時俱進，不斷創(chuàng)新，依靠互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)技術，發(fā)揮技術的優(yōu)勢，通過建立信息化文書檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率。將信息技術融入管理行為，讓文書檔案管理工作內(nèi)容更加高效便捷，特別是對于一些格式和其他屬性不同的資料進行管理時，可通過信息技術對資料分類存儲，文書檔案資料存儲后，人們可以通過輸入關鍵詞索引查找相應的資料。實際操作中主要以電子檔案為主，將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式，系統(tǒng)將信息檔案定期存儲。在存儲與歸檔管理方面，系統(tǒng)操作簡便，安全系數(shù)高，支持檔案可視化應用，可對文書檔案條碼化管理，對重要信息存取和運行環(huán)境進行虛擬管理。事業(yè)單位文書管理系統(tǒng)共有三層體系架構，公共服務層包含后臺管理、前臺應用管理、文書檔案整理以及系統(tǒng)接口幾部分;核心業(yè)務層包含事業(yè)單位服務總線、統(tǒng)一組織結(jié)構服務、統(tǒng)一分析服務以及統(tǒng)一編碼服務;后臺數(shù)據(jù)層包含綜合數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)引擎服務兩方面。其中，系統(tǒng)接口可以與事業(yè)單位平臺應用相聯(lián)系，實現(xiàn)任務對接。

4.加強管理隊伍建設和存檔保存的規(guī)范性。事業(yè)單位文書檔案管理隊伍建設的規(guī)范性有利于促進檔案的規(guī)范化管理。文書檔案管理的規(guī)范化離不開專業(yè)能力強和職業(yè)水平高的管理人員，只有管理隊伍向規(guī)范化發(fā)展，提高管理人員的技術能力、管理水平、職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)，才能使檔案管理更加規(guī)范。為加強檔案管理隊伍建設，需要對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，使檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理能力，掌握信息化管理的操作方法，了解事業(yè)單位檔案管理的規(guī)定和相關法律要求，具備科學的、先進的、規(guī)范的管理方法。在建設檔案管理隊伍的過程中，還要加強檔案管理的交流和溝通，學習更加規(guī)范的檔案管理方法，讓規(guī)范化的檔案管理制度、管理模式、管理隊伍促進事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理。此外，文書檔案的規(guī)范化管理還需要在歸檔、存儲、查閱和歸還等工作中加強管理工作的規(guī)范性。規(guī)范管理檔案需要對檔案進行分類并劃分保密等級，按照檔案存儲規(guī)定和檔案編號進行歸檔，通過規(guī)范的檔案管理流程來保證檔案調(diào)用的高效和準確。在管理保密檔案時要嚴格按照保密規(guī)定進行保存，使保密檔案在規(guī)范化管理中更加安全。

新時期事業(yè)單位的檔案管理工作需要在方式上進行創(chuàng)新，通過規(guī)范化的管理來促進檔案管理工作模式的變革，推動事業(yè)單位快速發(fā)展。規(guī)范化管理需要加強管理人員對管理規(guī)范的重視程度，建立規(guī)范化的檔案管理制度，應用先進的技術來建立信息化檔案管理系統(tǒng)，通過管理隊伍的規(guī)范化建設和規(guī)范管理工作流程來提高管理工作的信息化水平和規(guī)范化程度。

（作者單位：福建省三明市第一醫(yī)院）