董志媛

摘 要：政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議已經(jīng)成為各級(jí)黨政部門(mén)召開(kāi)會(huì)議的重要方式之一，各地都加快系統(tǒng)建設(shè)步伐。電視會(huì)議系統(tǒng)覆蓋越來(lái)越廣，規(guī)模越來(lái)越大，工作人員對(duì)其運(yùn)行維護(hù)和管理的工作也越加繁重。有效提升系統(tǒng)安全性能，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，使電視會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，成了業(yè)界新課題。文章重點(diǎn)從會(huì)議服務(wù)保障、應(yīng)急服務(wù)保障、系統(tǒng)維護(hù)、規(guī)范管理等方面予以探析。

關(guān)鍵詞：電視會(huì)議;運(yùn)行維護(hù);規(guī)范管理

0 引言

隨著各級(jí)黨政部門(mén)工作節(jié)奏加快，電視會(huì)議逐漸成為提高會(huì)議效率、降低行政成本的有效手段。近幾年來(lái)，各地加快了電視會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)步伐，系統(tǒng)覆蓋越來(lái)越廣，系統(tǒng)規(guī)模越來(lái)越大，對(duì)系統(tǒng)的安全性和可靠性也提出了更高的要求，積極開(kāi)展政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與規(guī)范管理工作，使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提升電視會(huì)議系統(tǒng)的安全性能，進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

1 現(xiàn)狀

1.1 發(fā)展現(xiàn)狀

政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議系統(tǒng)具有通信穩(wěn)定、安全可靠、及時(shí)暢通等特點(diǎn)，在節(jié)約成本、提高工作效率方面相對(duì)于傳統(tǒng)會(huì)議優(yōu)勢(shì)顯著。電視會(huì)議逐漸成為政府各職能部門(mén)、系統(tǒng)內(nèi)部召開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議的重要工具。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，標(biāo)清電視會(huì)議系統(tǒng)已退出服務(wù)保障體系，取而代之的高清電視會(huì)議系統(tǒng)得到普遍認(rèn)可。在建設(shè)高效、節(jié)約型政府和常態(tài)化疫情防控的要求影響下，政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議業(yè)務(wù)需求量將進(jìn)一步擴(kuò)大，發(fā)展空間巨大。

1.2 系統(tǒng)現(xiàn)狀

系統(tǒng)建設(shè)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、可控可管、安全可靠的原則，建設(shè)主、備兩套高清分級(jí)電視會(huì)議系統(tǒng)。兩套系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)雙向傳輸，同時(shí)運(yùn)行，互為備份，確保安全可靠。電視會(huì)議會(huì)場(chǎng)根據(jù)會(huì)場(chǎng)級(jí)別不同配置不同硬件，一般包含終端設(shè)備、光端機(jī)、視頻采集設(shè)備、音頻輸入設(shè)備、視頻輸出設(shè)備、音頻輸出設(shè)備、切換設(shè)備、顯示設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。

2 ? 運(yùn)行維護(hù)

2.1 會(huì)議服務(wù)保障

電視會(huì)議服務(wù)保障工作遵循統(tǒng)一指揮、集中調(diào)度、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)原則。主要工作有確定會(huì)議范圍、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議議程、會(huì)場(chǎng)布置要求、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)、資料登記等。電視會(huì)議服務(wù)保障是一個(gè)整體運(yùn)行、管理的過(guò)程，需要會(huì)議主辦方、會(huì)議保障部門(mén)、相關(guān)維護(hù)部門(mén)、會(huì)場(chǎng)管理部門(mén)、其他保障部門(mén)統(tǒng)籌指揮、協(xié)調(diào)，聯(lián)動(dòng)作業(yè)。

電視會(huì)議的服務(wù)包括會(huì)前服務(wù)、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后服務(wù)3個(gè)部分。

會(huì)前準(zhǔn)備：與相關(guān)部門(mén)或單位聯(lián)系核對(duì)會(huì)議信息，落實(shí)會(huì)場(chǎng)、責(zé)任人、會(huì)議要求等內(nèi)容，通知協(xié)作單位，明確開(kāi)機(jī)和調(diào)測(cè)時(shí)間。提前調(diào)通電路、安裝設(shè)備，通知傳輸部門(mén)做好會(huì)前和會(huì)議期間的線路巡視，重要會(huì)議通知相關(guān)長(zhǎng)途傳輸保障單位;根據(jù)會(huì)議時(shí)間提前開(kāi)機(jī)進(jìn)行電路和設(shè)備檢測(cè)，對(duì)主備系統(tǒng)的視頻、音頻進(jìn)行測(cè)試，按照會(huì)議主辦方要求對(duì)視頻和音頻提前調(diào)試，確保上傳畫(huà)面質(zhì)量，如果為主會(huì)場(chǎng)或發(fā)言會(huì)場(chǎng)，還應(yīng)調(diào)試好各個(gè)話筒以及攝像機(jī)的轉(zhuǎn)場(chǎng)，確保本會(huì)場(chǎng)和發(fā)給控制中心視音頻信號(hào)的效果;做好會(huì)前預(yù)演預(yù)練，其他保障單位協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，認(rèn)真做好或配合會(huì)前點(diǎn)名。

會(huì)議期間：密切監(jiān)控、精心操作，確保會(huì)場(chǎng)視音頻效果和發(fā)給控制中心信號(hào)穩(wěn)定。根據(jù)會(huì)議進(jìn)程及時(shí)調(diào)整話筒、攝像機(jī)位，精準(zhǔn)切換不同會(huì)場(chǎng)的視音頻信號(hào)或其他信號(hào)。時(shí)刻關(guān)注主備用視頻信號(hào)、監(jiān)聽(tīng)監(jiān)看備用音頻信號(hào)，發(fā)現(xiàn)在用視頻或者音頻信號(hào)有問(wèn)題時(shí)，第一時(shí)間將另一路信號(hào)（這路信號(hào)沒(méi)問(wèn)題前提下）切換給會(huì)場(chǎng)和控制中心，出現(xiàn)其他設(shè)備故障等問(wèn)題時(shí)，迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，按照將故障影響降到最低為原則搶通會(huì)議，保證會(huì)議正常召開(kāi)，認(rèn)真做好會(huì)議記錄。

會(huì)議結(jié)束：會(huì)后，設(shè)備設(shè)置復(fù)位，關(guān)閉電源，設(shè)備歸位，如有故障及時(shí)處理并做好記錄。未經(jīng)會(huì)議主辦方許可，嚴(yán)禁錄音錄像;有錄音錄像要求的，在將影音資料交至?xí)h主辦方后，要做到及時(shí)刪除，防止資料外傳泄密。做好跟蹤服務(wù)，及時(shí)了解用戶需求，發(fā)現(xiàn)核心問(wèn)題并改進(jìn)，提高用戶的滿意度。

2.2 應(yīng)急服務(wù)保障

應(yīng)急保障是電視會(huì)議服務(wù)保障的重要組成部分，政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議對(duì)安全性和穩(wěn)定性要求高，應(yīng)急保障必不可少[1]。因此，根據(jù)每場(chǎng)電視會(huì)議組會(huì)方式和會(huì)議議程制定配套的應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)急預(yù)案要高效、便捷，突發(fā)情況下能快速、有效地繞開(kāi)故障點(diǎn)，確保會(huì)議正常召開(kāi)。

應(yīng)急預(yù)案是指在會(huì)議服務(wù)保障過(guò)程中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況、故障等，保障人員提前預(yù)判并制訂的合理、有效的應(yīng)急反應(yīng)處理方法。應(yīng)急預(yù)案要確保方法迅速、便捷、有效，保障人員思路清晰，能夠準(zhǔn)確判斷故障類(lèi)型和故障點(diǎn)并迅速執(zhí)行相應(yīng)的應(yīng)急措施，按照將故障影響降到最低為原則，保證會(huì)議正常召開(kāi)。應(yīng)急服務(wù)保障是提升會(huì)議服務(wù)的有效補(bǔ)充，更是評(píng)判會(huì)議保障團(tuán)隊(duì)技術(shù)水平和綜合實(shí)力的重要內(nèi)容之一。

2.3 系統(tǒng)維護(hù)

2.3.1 日常維護(hù)

日常維護(hù)是系統(tǒng)維護(hù)的重要環(huán)節(jié)，是系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、可靠運(yùn)行的根本。維護(hù)人員制定維護(hù)計(jì)劃，并嚴(yán)格按照維護(hù)計(jì)劃開(kāi)展例行維護(hù)工作，對(duì)設(shè)備例行巡視、檢查，掌握設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、系統(tǒng)性能變化，對(duì)檢測(cè)指標(biāo)詳細(xì)記錄，全面分析系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，積極排查處理故障隱患，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全穩(wěn)定，并為系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)掌握一手資料。

2.3.2 優(yōu)化升級(jí)

電視會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備在安全、穩(wěn)定的前提下，也要緊跟信息技術(shù)發(fā)展步伐，滿足業(yè)務(wù)多樣性發(fā)展需求。高清數(shù)字技術(shù)發(fā)展迅速，電視會(huì)議系統(tǒng)逐漸由標(biāo)清系統(tǒng)過(guò)渡為數(shù)字高清系統(tǒng)，畫(huà)質(zhì)更清晰，視音頻同步性更強(qiáng)、傳輸更流暢。視音頻設(shè)備性能指標(biāo)越來(lái)越強(qiáng)，功能越來(lái)越豐富，信息交換的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和安全性均有提高。

根據(jù)業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)實(shí)際情況，可對(duì)系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)，優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、完善系統(tǒng)功能、開(kāi)發(fā)系統(tǒng)新功能，強(qiáng)化系統(tǒng)安全性、穩(wěn)定性和可靠性，提高系統(tǒng)硬件配置，從而提升電視會(huì)議服務(wù)質(zhì)量。

3 規(guī)范管理

3.1 ?規(guī)范管理的總體要求

電視會(huì)議服務(wù)保障工作是多部門(mén)聯(lián)合作業(yè)，日常維護(hù)、系統(tǒng)運(yùn)行、會(huì)議保障等應(yīng)做到規(guī)范管理。規(guī)范管理需要制定電視會(huì)議服務(wù)保障工作機(jī)制，制定業(yè)務(wù)操作流程、明確職責(zé)分工、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí);細(xì)化工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，建立高效、規(guī)范的管理制度;加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，建立部門(mén)間的有效溝通機(jī)制。

3.2 ?建立完善的管理規(guī)章制度

政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議具有規(guī)格高、要求嚴(yán)、范圍廣等特點(diǎn)，需要建立完善的運(yùn)行工作機(jī)制和配套管理制度。尤其是當(dāng)系統(tǒng)覆蓋范圍廣，涉及全省范圍內(nèi)上百個(gè)會(huì)場(chǎng)和保障部門(mén)時(shí)，做好電視會(huì)議服務(wù)保障工作就必須統(tǒng)一指揮、集中調(diào)度、協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，電視會(huì)議保障部門(mén)需要積極建立電視會(huì)議系統(tǒng)操作維護(hù)規(guī)程、業(yè)務(wù)操作流程、會(huì)議操作流程、設(shè)備使用管理規(guī)定、電視會(huì)議崗位職責(zé)、會(huì)議室管理制度等相關(guān)制度，使電視會(huì)議保障業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3.3 ?建立設(shè)備管理檔案

為了更好地掌握電視會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行情況，可以積極建立設(shè)備管理檔案機(jī)制[2]，充分了解系統(tǒng)連接細(xì)節(jié)和設(shè)備特點(diǎn)及運(yùn)行情況，當(dāng)設(shè)備故障時(shí)便于準(zhǔn)確判斷和采取有效措施，提升故障解決效率，主要包括：（1）繪制各類(lèi)圖紙，圖紙要準(zhǔn)確、清晰，核心圖紙可印制兩個(gè)版本：一個(gè)為放大版本，置于方便維護(hù)人員查看的位置;另一個(gè)為常規(guī)版本，便于維護(hù)人員攜帶查看。（2）規(guī)范設(shè)備接線標(biāo)簽，標(biāo)簽要做到與圖紙保持一致，清晰且易于識(shí)別，便于日常維護(hù)管理。（3）建立設(shè)備檔案，主要包括設(shè)備操作指南、技術(shù)參數(shù)、設(shè)備故障類(lèi)型及處理方法等內(nèi)容。（4）制作詳細(xì)的系統(tǒng)操作手冊(cè)及系統(tǒng)基本故障診斷與處理。（5）建立維護(hù)作業(yè)計(jì)劃、保障工作日志和故障處理記錄等，做到工作有痕，便于查看和綜合分析。設(shè)備管理檔案是一個(gè)長(zhǎng)期、煩瑣、細(xì)致的工作，對(duì)于電視會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、優(yōu)化升級(jí)、規(guī)范管理等方面具有重要作用。

4 結(jié)語(yǔ)

政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議的保障工作有別于其他類(lèi)型的電視會(huì)議，其運(yùn)行維護(hù)和相關(guān)管理工作需要慎之又慎，本文只是在有限知悉范圍內(nèi)對(duì)相關(guān)方面加以概述和探討，內(nèi)容的深度和廣度還有待進(jìn)一步研究。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高清電視會(huì)議系統(tǒng)覆蓋范圍廣、使用頻率高，規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)高特點(diǎn)越發(fā)明顯，對(duì)電視會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)與管理工作也會(huì)越加繁重，相關(guān)工作人員還應(yīng)因地制宜地做好政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)與規(guī)范管理工作，并不斷優(yōu)化升級(jí)、創(chuàng)新管理，從而有力保障政務(wù)類(lèi)電視會(huì)議系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為用戶提高更加優(yōu)質(zhì)、便捷、高品質(zhì)的電視會(huì)議服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

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（編輯 王永超）