趙恒斌 袁霞 劉方 金春萍 張笑笑 張雙 上海民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院

引言

隨著高等教育的普及和近年來對高校教育的深化改革，增加了各地區(qū)高校財務(wù)管理工作的內(nèi)容，財務(wù)人員的管理壓力也在增加，管理難度也在上升。高校傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的市場需要，所以必須要將信息化建設(shè)作為建設(shè)基礎(chǔ)，通過完善信息化平臺、信息系統(tǒng)的共享功能來解決財務(wù)管理信息的不對稱問題，進(jìn)而保證高校財務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該積極從自身管理意識優(yōu)化開始，完善制度措施，統(tǒng)籌規(guī)劃信息化建設(shè)方案。

一、財務(wù)信息化建設(shè)的意義及風(fēng)險

適合企業(yè)自身發(fā)展的財務(wù)信息化建設(shè)往往都是一個系統(tǒng)化工程，而不只是簡單的將管理的方法、工具轉(zhuǎn)換成為計算機(jī)和財務(wù)軟件。從整體工程建設(shè)來看，大致可以分為規(guī)劃、決策、實施、使用、優(yōu)化等階段。在全工程的建設(shè)中，需要投入較多的人力、技術(shù)、財力等，而且可能無法在短期內(nèi)產(chǎn)生良好的效益。加之我國高校的財務(wù)信息化建設(shè)，總體還處于起步探索階段，缺乏政策制度的保障和實施的細(xì)則。因此，在高校全面信息化建設(shè)工程中，高校還承擔(dān)著較大的風(fēng)險，信息化建設(shè)實施的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，都會面臨諸多不確定因素。比如技術(shù)支持、人員管理、資金不足，信息系統(tǒng)上線使用后還可能面臨運行不暢、操作不符合實際需求、流程不完善等諸多問題，此類風(fēng)險都為高校的信息化建設(shè)埋下了隱患[1]。所以，在推廣高校信息化建設(shè)中，只有充分地了解信息化建設(shè)的作用，評估預(yù)測可能出現(xiàn)的管理風(fēng)險等因素，并且針對必要的應(yīng)對措施，才能將信息化建設(shè)的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

不過，在互聯(lián)網(wǎng)時代，財務(wù)信息化建設(shè)是每一個企事業(yè)單位都必須經(jīng)歷的路程。當(dāng)前的市場中所需要的精細(xì)化、高效化、全過程化管理都需要依托于大數(shù)據(jù)、計算機(jī)、信息平臺等，傳統(tǒng)的會計做賬和管理辦法顯然已經(jīng)無法跟上時代的腳步，最終還是會被信息化管理所替代。高校的財務(wù)信息化管理在考慮到外界環(huán)境變化和內(nèi)容管理需求的基礎(chǔ)上，信息化建設(shè)是必然的趨勢。

二、財務(wù)信息化建設(shè)中的風(fēng)險因素分析

（一）在規(guī)劃和決策階段所面臨的風(fēng)險

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃不力，資源整合不足。在推廣信息化建設(shè)的過程中，管理人員可能會忽視財務(wù)信息化是全面建設(shè)校園信息工程的重要組成內(nèi)容，其不僅僅只是一個單獨的信息管理系統(tǒng)，因此在建設(shè)規(guī)劃中需要全盤考慮到校園整體的信息化建設(shè)狀況。如果只是單純從財務(wù)部門的需求角度出發(fā)，缺乏與其他部門和系統(tǒng)之間的聯(lián)系，勢必會形成信息孤島，導(dǎo)致財務(wù)信息系統(tǒng)無法發(fā)揮出有效的管理作用。而從財務(wù)部門內(nèi)部建設(shè)來看，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模塊由于業(yè)務(wù)需求的不同，常常也會出現(xiàn)各自為政的情況，各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間過于獨立，忽視了信息交流和系統(tǒng)之間的銜接。缺乏整體規(guī)劃的情況下，可能會導(dǎo)致子系統(tǒng)中的功能重疊、硬件浪費、信息交互轉(zhuǎn)換不暢等問題，形成了資源的浪費。

（2）需求不清晰、目標(biāo)不明確。高校管理人員在制定信息化建設(shè)時，沒有統(tǒng)籌考慮到學(xué)校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)部門擴(kuò)展需求，導(dǎo)致在信息平臺搭建中，要求不清晰，目標(biāo)不明確。盲目地投入資金開始建設(shè)，結(jié)果花費大量資金技術(shù)建設(shè)的信息平臺卻未能發(fā)揮出應(yīng)有的效果。主要問題體現(xiàn)在：沒有分析當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程，沒有考慮學(xué)校發(fā)展的需求，在沒有對信息化建設(shè)深入了解的情況下，只是劃撥預(yù)算購買先進(jìn)的軟硬件設(shè)施。沒有完全考慮到購買的設(shè)施是否符合學(xué)校的財務(wù)管理需求，結(jié)果只是將現(xiàn)有的一些業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)化，最常見的是以計算機(jī)和財務(wù)軟件來代替會計核算工作，忽視了財務(wù)信息化所蘊含的更大價值。當(dāng)前管理會計和財務(wù)信息系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合后，所開展的實時化、多元化的數(shù)據(jù)分析，通過建立信息模型來分析掌握更多有價值信息，從而來對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行事前的預(yù)測、事中管控、事后的評價利用[2]，并且將這些分析報告作為后續(xù)完善財務(wù)管理工作的重要依據(jù)。但是目前來看，多數(shù)高校的財務(wù)信息化工程功能還過于單薄。

（二）在實施階段所面臨的風(fēng)險

這里所提到的建設(shè)實施階段，主要是針對信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，包括硬件設(shè)備的采購、搭建、安裝，軟件設(shè)施的引入、開發(fā)、調(diào)試、試運行、優(yōu)化維護(hù)等。由于自主研發(fā)需要耗費的時間、技術(shù)、人力、資金等成本過于龐大，所以多數(shù)高校往往都是直接購買市場上較為成熟的財務(wù)軟件，或者直接將開發(fā)建設(shè)的工作外包出去。

在硬件設(shè)施的采購過程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險：沒有按照政府采購規(guī)定，來嚴(yán)格落實項目審批、集中采購和驗收的辦法；沒有根據(jù)業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的開發(fā)需求，來選擇適當(dāng)?shù)墓δ茉O(shè)備，導(dǎo)致功能過?；蛘吖δ懿环蠘I(yè)務(wù)需求，使用率不高造成了資金浪費。

而軟件設(shè)施在開發(fā)建設(shè)中，由于專業(yè)技術(shù)限制，或者在認(rèn)知不清晰的情況下，軟件開發(fā)方案無法對具體的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、流程設(shè)計等作以嚴(yán)格說明。在開發(fā)過程中與承包商發(fā)生理念和技術(shù)分歧，進(jìn)而影響了整體的工程建設(shè)。還有在軟件開發(fā)過程中，承包商團(tuán)隊由于自身技術(shù)能力和開發(fā)經(jīng)驗有限，或者是開發(fā)過程中經(jīng)常受到高校方面的干涉，出現(xiàn)邊提要求邊開發(fā)、改了又改的情況，導(dǎo)致項目工程開發(fā)周期過長，功能模塊也達(dá)不到預(yù)期效果，系統(tǒng)模塊之間也缺乏兼容性，后期延展性不強(qiáng)，無法在進(jìn)一步優(yōu)化開發(fā)，進(jìn)而導(dǎo)致二次優(yōu)化或者開發(fā)的成本增高[3]。在軟件系統(tǒng)的驗收環(huán)節(jié)，高校方面由于缺乏專業(yè)技術(shù)人員驗收，沒有嚴(yán)格的把關(guān)，導(dǎo)致系統(tǒng)中的很多問題沒有被審核出來，在上線投入使用后，問題頻發(fā)，增加了時間成本、經(jīng)濟(jì)維護(hù)成本等。

（三）高校管理人員缺乏對財務(wù)信息建設(shè)內(nèi)涵的認(rèn)知

雖然很多高校認(rèn)為開展財務(wù)信息化建設(shè)，是順應(yīng)市場發(fā)展要求，有其必要性，并且也同意高校開展信息化建設(shè)。但是在對于信息化平臺的內(nèi)涵理解方面，還缺乏充足的認(rèn)識。全面的認(rèn)識財務(wù)信息化建設(shè)，會直接影響到高校信息工程的開發(fā)深度，建設(shè)發(fā)展方向是否正確，實施的方案是否具有可行性等。管理人員的認(rèn)知不到位，最終可能會導(dǎo)致投入大量財務(wù)、物力，結(jié)構(gòu)卻得不償失，達(dá)不到應(yīng)有的效果。具體體現(xiàn)在以下方面：

人員對建設(shè)目標(biāo)的整體認(rèn)識不到位，僅僅認(rèn)為要提高財務(wù)管理水平，就需要使用到信息系統(tǒng)，片面地將財務(wù)信息管理認(rèn)為是會計電算化，缺乏對信息管理的深刻認(rèn)知。高校所推行的信息化建設(shè)，應(yīng)該是一個集中軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理方法流程、數(shù)據(jù)庫等多種元素的有機(jī)整體，這樣才能全方位的對工作進(jìn)行升級改造，拓寬財務(wù)管理的范圍，提高管理效率和質(zhì)量，獲取更多有價值的財務(wù)數(shù)據(jù)，從而來完善財務(wù)管理工作。如果高效管理人員不能清晰地認(rèn)識到信息化管理的優(yōu)勢所在，可能會導(dǎo)致建設(shè)工程中盲目追求成本效益，或者單一化的功能，最終造成信息資源的浪費；此外，對于信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)過程認(rèn)識不到位，還會存在購買一批計算機(jī)設(shè)備、使用一套財務(wù)軟件就行。但是全面有效的財務(wù)信息化建設(shè)，是需要涵蓋方案設(shè)計、軟件開發(fā)、硬件設(shè)施采購、平臺搭建、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)優(yōu)化等多個環(huán)節(jié)，是一個長期的系統(tǒng)化工程，也是一個循序漸進(jìn)的動態(tài)上升過程。

三、高校財務(wù)信息化建設(shè)的優(yōu)化對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)化建設(shè)

高校要實現(xiàn)信息化的轉(zhuǎn)變，決不能僅僅是傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式和計算機(jī)系統(tǒng)的配合，而是需要對傳統(tǒng)財務(wù)管理理念的轉(zhuǎn)變，深入認(rèn)識到信息化建設(shè)的內(nèi)涵作用，革新財務(wù)管理的理念和方法。要進(jìn)一步推進(jìn)高校的財務(wù)信息化建設(shè)，需要先考慮到學(xué)校的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，以全面提升高校的財務(wù)管理水平為目標(biāo)，投入足夠的人力、技術(shù)、財力來作為支撐，同時在開發(fā)的過程中還需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，并研究相應(yīng)的管理對策、建立專項管理工作組來為后續(xù)的信息化管理打下基礎(chǔ)；而且為了避免后續(xù)財務(wù)信息化管理出現(xiàn)信息孤島問題，還需要進(jìn)一步完善內(nèi)部控制機(jī)制，落實好崗位責(zé)任的劃分，避免在后續(xù)工作中出現(xiàn)管理職責(zé)和任務(wù)混亂的問題。通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)來提升財務(wù)人員的專業(yè)能力。

（二）信息化建設(shè)需要立足于需求

充分發(fā)揮財務(wù)信息化平臺的作用，首先需要在前期的統(tǒng)籌規(guī)劃階段，明確建設(shè)工作的重點，分清其中的主次需要，作出適當(dāng)?shù)娜∩?，不能一味地追求“大而全”而忽視了實用性。建設(shè)工作要循序漸進(jìn)，規(guī)劃好整體布局的基礎(chǔ)上，再開始分階段地進(jìn)行，由淺入深一步步實現(xiàn)財務(wù)信息化發(fā)展的目標(biāo)，同時還要滿足學(xué)校的長期發(fā)展目標(biāo)，將信息化工程服務(wù)于學(xué)校發(fā)展的計劃當(dāng)中。高校發(fā)展建設(shè)中，要明確信息技術(shù)只是一種手段而不是目的。在全面鋪設(shè)信息工程的同時，還要根據(jù)學(xué)校生存發(fā)展的基礎(chǔ)需要，滿足適用、適度的標(biāo)準(zhǔn)。信息系統(tǒng)不能盲目地追求高端、新奇，更加重要的是關(guān)注到信息技術(shù)和學(xué)校發(fā)展的融合銜接[4]，從實際的財務(wù)管理需要出發(fā)，考慮到現(xiàn)有的實際狀況以及學(xué)校資金實力的承受能力，考慮到學(xué)?，F(xiàn)有的組織領(lǐng)導(dǎo)觀念、人才數(shù)量、基礎(chǔ)管理等方面是否可以滿足全面實現(xiàn)信息化的要求。促進(jìn)高校的信息化建設(shè)，最主要的目的是提高學(xué)校的管理效率、優(yōu)化管理水平，降低管理成本，而對信息化建設(shè)的技術(shù)追求必須要建立在滿足學(xué)校發(fā)展管理的效益需求之上。

（三）完善信息管理規(guī)范

管理部門應(yīng)該加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)工作的建設(shè)規(guī)范要求，統(tǒng)一規(guī)范信息化系統(tǒng)中的信息編碼和功能模塊，是保證高校財務(wù)信息化良好發(fā)展的基礎(chǔ)。統(tǒng)一信息系統(tǒng)的編碼、數(shù)據(jù)接口是為提升各個系統(tǒng)信息之間的互通和轉(zhuǎn)換，只有系統(tǒng)模塊可以相互兼容才能讓信息具有良好的交互性和可比性。比如以往各個業(yè)務(wù)部門所使用的財務(wù)軟件并不相同，錄入的信息無法轉(zhuǎn)化到財務(wù)部門所使用的財務(wù)軟件系統(tǒng)當(dāng)中，而且系統(tǒng)之間的不暢通也無法讓各部門之間的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行互通傳輸，進(jìn)而導(dǎo)致了信息壁壘的產(chǎn)生，單一的軟件系統(tǒng)只能作為一個數(shù)據(jù)錄入的工具，無法達(dá)到信息化工程的預(yù)期目標(biāo)。而保證各個業(yè)務(wù)部門之間信息系統(tǒng)的交互性、可轉(zhuǎn)化功能，可以使得各個業(yè)務(wù)部門只需要錄入一次原始數(shù)據(jù)，就能做到各部門之間數(shù)據(jù)的相互傳輸和轉(zhuǎn)換，也更加方便了財務(wù)部門全方位地對各個業(yè)務(wù)部門的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行統(tǒng)一化管理，減少了工作量，還能高校保證信息數(shù)據(jù)的共享互通。

當(dāng)然在制定統(tǒng)一的規(guī)劃方案時，要保證科學(xué)合理性，要堅持統(tǒng)一化的開發(fā)、規(guī)劃、編制和實施，盡量在信息建設(shè)時做到從實際需求出發(fā)，可以適當(dāng)?shù)爻耙?guī)劃，一方面后續(xù)的功能擴(kuò)展和優(yōu)化需要。另一方面，各個部門在建設(shè)過程當(dāng)中，還需要樹立統(tǒng)一合作、資源數(shù)據(jù)共享的觀念[5]。部門之間要加強(qiáng)信息合作的服務(wù)意識，要確立信息系統(tǒng)是幫助部門與部門之間打破交流障礙和信息壁壘的思想觀念，而不是單純?yōu)榱送瓿刹块T內(nèi)部工作的工具。學(xué)校的管理系統(tǒng)要做到協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，全面安排布局，部門的建設(shè)規(guī)劃也需要從全局角度來分析看待，支持校內(nèi)的相關(guān)管理系統(tǒng)和公共服務(wù)平臺的互通，從而來達(dá)到信息規(guī)則、數(shù)據(jù)口徑之間的統(tǒng)一。促進(jìn)部門之間的信息共享，不斷提高學(xué)校內(nèi)部的管理水平和信息服務(wù)質(zhì)量。

（四）要創(chuàng)新完善學(xué)校財務(wù)內(nèi)部控制體系

完善財務(wù)內(nèi)部控制體系，主要是為了進(jìn)一步消除高校內(nèi)部信息化管理中的隱患。因為在高校內(nèi)部全面鋪開信息化之后，財務(wù)管理工作涉及方方面面，而信息化管理范圍廣，隱患埋藏深，因此必須要完善和革新高校的財務(wù)內(nèi)部控制機(jī)制。

第一，管理人員要進(jìn)一步規(guī)范好內(nèi)部控制環(huán)境，營造良好的校園管理氛圍，加強(qiáng)員工對業(yè)務(wù)工作的管理意識，不斷優(yōu)化管理流程。第二，根據(jù)高校的業(yè)務(wù)流程和各個環(huán)節(jié)工作的管理需要來不斷完善內(nèi)部控制的細(xì)節(jié)措施，全面規(guī)劃財務(wù)內(nèi)控體系。管理部門通過不斷的優(yōu)化管理流程、工作流程等，并將這些控制活動的措施嵌入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，通過管理工作和信息系統(tǒng)的相互銜接配合，來實現(xiàn)更加高效的自動化業(yè)務(wù)管控。第三，健全高校的財務(wù)信息系統(tǒng)的安全管理制度，主要涉及崗位職責(zé)、財務(wù)網(wǎng)絡(luò)的操作權(quán)限、管理制度、數(shù)據(jù)庫信息管理權(quán)限、內(nèi)部審計監(jiān)督制度等。在明確了制度措施之后，要保證其可以有效地執(zhí)行落實，發(fā)揮其對工作的監(jiān)督制約和促進(jìn)作用。

結(jié)語

信息化建設(shè)是未來高校發(fā)展和管理的必經(jīng)之路，不斷推進(jìn)新時期下高校的財務(wù)管理工作理念、技術(shù)、制度、組織等方面的革新，不斷優(yōu)化管理的流程措施，進(jìn)一步提升財務(wù)管理工作的質(zhì)量。文章從信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)、人員管理的思想觀念轉(zhuǎn)變、制度規(guī)范等方面提出了優(yōu)化建議。高校方面還需要進(jìn)一步根據(jù)自身的經(jīng)營管理需求，深入落實信息管理平臺的完善，進(jìn)而促進(jìn)高校的進(jìn)步發(fā)展。