劉方元

摘要：隨著我國信息技術的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術已在諸多領域實現(xiàn)了深入的應用，其推動了檔案管理形式、手段和理念的轉變，提升其服務水平和管理質量，相關工作人員需給予大數(shù)據(jù)技術以高度重視，并積極轉變和更新思維方式，在檔案管理中不斷發(fā)展和完善大數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)我國檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;思維方式

一、大數(shù)據(jù)技術對檔案管理的作用

首先，體現(xiàn)檔案價值，隨著檔案館積極推進信息化以及數(shù)字化建設，電子檔案數(shù)量持續(xù)增加，利用大數(shù)據(jù)技術對檔案潛存價值進行分析和利用，可以為社會和用戶提供優(yōu)質服務;其次，實現(xiàn)檔案共享，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源公開程度和共享程度不斷提升，不僅可以為使用者提供查閱便捷，還能夠提升檔案利用效率;最后，優(yōu)化服務能力，檔案具有較強的借鑒和參考價值，通過利用和挖掘檔案資源，能夠為社會穩(wěn)定和經(jīng)濟建設提供服務。

二、大數(shù)據(jù)檔案管理思維方式創(chuàng)新措施

（一）積極轉變管理思維方式

1.網(wǎng)絡思維。該思維是在信息技術的基礎上產(chǎn)生的，具有發(fā)散性、整體性、動態(tài)性等特征。在檔案管理中樹立網(wǎng)絡思維，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術功能，可為社會和用戶提供更多優(yōu)質的服務，例如，數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析技術，可針對存儲的數(shù)據(jù)進行整理和分析，與分析結果相結合為用戶提供所需信息。這將要求管理部門靈活利用大數(shù)據(jù)技術，對檔案資源進行研究和分析，挖掘其中蘊含的深層價值，為檔案服務提供更大助力。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案服務的寬度和廣度得以延伸，為了滿足人們的多樣化需求，為其提供更加智慧化的服務，管理者思維應積極朝著網(wǎng)絡化轉變，將更加真實、有效的信息呈現(xiàn)給用戶，滿足用戶的個性化需求;2.共享思維。大數(shù)據(jù)的主要特征之一便是資源共享，在檔案管理中，管理者應積極樹立共享思維，對地區(qū)信息資源進行整合，使其成為一個有機整體，促進各個檔案室間的相互合作，使數(shù)據(jù)庫能夠得到不斷地豐富和完善。目前，信息資源種類眾多，建立共享檔案數(shù)據(jù)庫能夠有效滿足各個檔案部門的資源需求，提高服務能力，改變以往檔案資源獨立、分散的狀態(tài)，變分散為聯(lián)合，提高檔案資源開放度，以此來提高服務質量、促進社會發(fā)展;3.技術性思維。該思維由西方現(xiàn)代化中衍生而來，通過對外部自然的控制，達到提高效率的目標，從而獲得最佳物質利益。在大數(shù)據(jù)背景下，管理者應積極樹立技術性管理，加強檔案室與新技術間的聯(lián)合，根據(jù)標準統(tǒng)一存儲，借助數(shù)據(jù)分析技術對檔案資源進行分析，從中提取有價值的信息，并以恰當?shù)姆绞綄⒔Y果展示給用戶。檔案部門還應注重大數(shù)據(jù)技術的引入，依靠新技術提高信息化、技術化水平，做到雙向理想控制，不但可以對檔案資源進行控制，還可掌控用戶的需求，例如，在檔案資源挖掘時，要想創(chuàng)新自身服務體系，則需要進行數(shù)據(jù)分析。隨著用戶需求的日漸多元，應從深度、廣度等多個方面進行，挖掘潛在的資源并進行處理，使該項工作成為檔案室的主要工作之一，使檔案工作做到與時俱進。

（二）創(chuàng)新檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)背景下，應積極轉變檔案管理思維，在數(shù)字資源生命周期基礎上建立健全管理制度，才能夠為數(shù)字檔案館建設打下堅實的資源共享基礎。為了打破“信息孤島”現(xiàn)象，促進各類檔案資源之間的互聯(lián)互通，應堅持“互聯(lián)、開發(fā)、共享原則”，從檔案資源創(chuàng)建、組織、服務到儲存有機串聯(lián)起來，形成一個高效可行的數(shù)據(jù)標準規(guī)范體系。同時，還應與各個環(huán)節(jié)特征相結合，制定出與之相對應的操作規(guī)范，使各個環(huán)節(jié)均可實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化轉變，加深大數(shù)據(jù)與檔案管理間的聯(lián)系。規(guī)范體系的建立可堅持“開發(fā)、參與、互聯(lián)”等方式，促進工作模式的順利轉型和創(chuàng)新，使服務能力得到顯著提升。

（三）構建智慧檔案云平臺

在大數(shù)據(jù)背景下，只有引入先進的管理技術才能使檔案管理做到與時俱進。在提高管理技術時，可通過構建智慧檔案云平臺的方式來實現(xiàn)，該平臺主要分為四個層次：第一，底層。作為該平臺的基礎設施層，主要功能在于整合物理資源，該層屬于虛擬的資源池，可為智慧檔案館提供信息存儲、傳輸服務以及網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)資源;第二，平臺層。該層用戶無需對底層基礎設施進行管理和控制，但可對核心應用程序進行控制和部署;第三，應用層。該層能夠提供綜合業(yè)務服務，主要包括檔案查詢、數(shù)字資源利用、檔案政務服務、電子檔案身份查詢等相關服務;第四，終端用戶層，該層可提供端到端的流程服務，且流程較為靈活，可與用戶實際需求相結合進行跟蹤、修改和執(zhí)行。在智慧云平臺中，頂層設計十分關鍵，只有做好頂層設計，才可使云平臺真正為用戶提供更多高效便捷的檔案信息服務。

（四）信息化建設與服務水平提升

現(xiàn)如今，檔案管理部門對信息化建設的重視程度逐漸提升，在大數(shù)據(jù)背景下，縮短與發(fā)達國家間的距離，使其更加規(guī)范化、智慧化發(fā)展，離不開信息化建設。企業(yè)應將該項工作納入到整體規(guī)劃之中，提高電子檔案與文件的管理力度，特別是對于數(shù)據(jù)資源的利用，更應借助智慧云平臺來實現(xiàn)管理。對于紙質檔案來說，管理部門應對其進行電子化備份，借助網(wǎng)絡可隨時查閱，在保障質量的基礎上促進數(shù)字化查詢服務開展。例如，設置身份認證模式，使檔案傳輸更加安全，避免資料泄露等造成不必要損失，使服務質量得到顯著提升。具體來講，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)紙質檔案的載體應進行轉變，通過構建數(shù)據(jù)庫的方式使全部文件均得到合理的歸檔和保存。與紙質檔案相比，電子檔案更加清楚明了，可通圖像直接將其轉變?yōu)橛杏眯畔?。簡單來說，檔案資源從紙質化向電子化的轉變，可使數(shù)據(jù)分析更加深入。大數(shù)據(jù)的主要特征體現(xiàn)在數(shù)據(jù)處理工具的眾多方面，在日常工作中，檔案管理者也應具備信息化服務思維，以此思維指導工作，使檔案信息的內在價值得到深入挖掘。

（五）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務模式

在我國檔案發(fā)展“十三五”規(guī)劃中要求，檔案工作應樹立“創(chuàng)新、綠色、共享”的發(fā)展理念，企業(yè)檔案管理應以該理念為指導思想，提高服務意識，改變以往以保管為主的工作模式，轉變?yōu)橐蚤_放共享為主的服務模式。在實際工作中，在強化企業(yè)紙質檔案管理的過程中，應不斷提高檔案管理數(shù)字化層次，通過加強宣傳推廣等方式，對優(yōu)秀的企業(yè)檔案文化進行傳播，有助于增強企業(yè)檔案影響力，使檔案資源的作用和優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，促進企業(yè)的健康長遠發(fā)展。此外，組織結構決定功能，以往檔案管理制度采用自上而下的管理模式，忽視檔案信息在各個部門中的溝通共享。在新時期背景下，應積極借助大數(shù)據(jù)技術構建智慧檔案平臺，創(chuàng)建扁平化的企業(yè)組織結構，要求檔案部門與企業(yè)中的建設部門、產(chǎn)品銷售部門、員工管理等多個環(huán)節(jié)緊密結合，通過創(chuàng)新服務模式，促進檔案資源的交流共享。檔案管理者個人素質對管理效果具有一定影響，企業(yè)應定期開展培訓教育活動，使管理者掌握更多檔案管理知識和技能，提高計算機操作水平，深刻而清楚地認識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，樹立責任意識，在日常工作中做好自身的本職工作，提高檔案管理效率。

結語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來為企業(yè)檔案管理帶來了發(fā)展機遇，在日常管理中，檔案工作者應積極轉變思維方式，樹立網(wǎng)絡思維、共享思維、服務思維，在新思維的引導下拓展發(fā)展空間，提高檔案管理的整體效率和水平。

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