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        提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

        2021-12-06 20:25:00鄭剛
        科學與生活 2021年23期
        關鍵詞:信息化建設事業(yè)單位檔案管理

        鄭剛

        摘要:隨著社會發(fā)展不斷加快,經濟體制改革推動我國各項事業(yè)迅速發(fā)展,事業(yè)單位的檔案也與日俱增。實現有效的信息化檔案管理,能夠提高事業(yè)單位檔案管理的效率。本文針對檔案管理的信息化建設策略展開討論與研究,為事業(yè)單位的檔案管理獻言獻策。

        關鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

        我國事業(yè)單位正隨著社會發(fā)展和經濟的提升穩(wěn)步走向更加廣闊的未來,隨著事業(yè)單位規(guī)模的擴大和從業(yè)人數的增加,檔案的數量與規(guī)模也與日俱增,越來越多的檔案成為各個事業(yè)單位管理的難點與重點[1]。事業(yè)單位的檔案與領導者的決策有密不可分的關系,也與每個工作人員的規(guī)劃發(fā)展、升職考核緊密相連。近年來,科學技術的進步帶來了信息化產業(yè)的飛速發(fā)展,檔案管理也逐漸從紙質管理走向信息化建設的道路。因此通過有效的信息化檔案管理模式,能夠切實提高檔案管理的效率,本文將針對此展開討論與研究。

        一、事業(yè)單位檔案管理現狀

        檔案管理作為一項復雜、繁冗和枯燥的工作,往往容易被單位領導所忽視。目前,我國事業(yè)單位的檔案管理存在以下問題:

        1、重視程度不夠

        檔案管理雖然不是新鮮的課題,但是不少事業(yè)單位的領導對管理的重視程度不夠,沒有對檔案管理制度進行系統(tǒng)化地了解,將工作的重心放在人才的引進和培養(yǎng)上,沒有對檔案管理工作上心,而是將這一工作完全交給相關的工作人員全權處理。但實際上,事業(yè)單位每個員工的切身利益都離不開檔案的管理工作,因此單位領導必須轉變思路,認識檔案管理對整個事業(yè)單位的積極作用,才能保障每個工作人員的利益,激發(fā)單位員工為單位服務與奉獻的熱情,為國家事業(yè)單位的發(fā)展貢獻力量[2]。

        2、專業(yè)的檔案管理人才缺乏

        目前我國專業(yè)的檔案管理人員數量較少,事業(yè)單位的檔案管理人才更是鳳毛麟角,不少負責檔案管理的員工并沒有經過專業(yè)系統(tǒng)地培訓,并且安排在檔案資料室工作室的員工大多年紀較大,對新型的信息化檔案管理接受能力較差。由于檔案管理工作單一、重復、枯燥,不少工作人員并沒有認真地對待這一工作,并未負責任地、有耐心地開展檔案管理工作,甚至出現不能及時發(fā)現檔案數據遺漏的情況,嚴重影響了檔案在實際工作中的作用。為實現我國事業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展,推動信息化建設的腳步,必須培養(yǎng)專業(yè)性強、責任心強的檔案管理人才。

        3、信息化程度不足

        盡管進入新世紀以來,我國的信息化建設已經逐漸走上了正軌,但目前仍有不少事業(yè)單位的檔案管理未與信息化建設掛鉤,許多重要的檔案、資料仍采用紙質記錄的方式進行管理。紙質檔案雖然也能詳細記錄信息資料,但是極易受天氣的影響,尤其是在一些較為潮濕的地區(qū),非常容易被損壞。紙質檔案一旦出現破損,修復工作復雜,并且可能造成休息的丟失。除此之外,紙質檔案在進行信息檢索時工程巨大,耗時長,不利于工作效率的提高[3]。因此通過信息化建設,能夠有效實現快速檢索信息、提高工作效率、保護信息安全的效果。

        二、檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

        網絡技術的發(fā)展帶來了日新月異的軟件開發(fā)與信息檢索方式,這為檔案管理的信息化建設提供了有力的保障。

        1、檔案保存得到保障

        紙質檔案是傳統(tǒng)的檔案保存與管理途徑,但紙質檔案不僅容易因天氣出現發(fā)霉、破損的現象,還容易隨著時間的遷移逐漸脆化,會對紙質檔案中記錄的信息造成不可挽回的損壞,許多重要的資料信息因此丟失,難以找回,這就給事業(yè)單位帶來不可估量的損失。通過信息化建設后,事業(yè)單位的檔案利用電子磁盤儲存起來,并且可以實現對同一檔案的多次備份,不但能夠延長檔案保存的年限,也解決了天氣變化對檔案造成的不利影響。除此之外,通過信息化的檔案保存,改變了紙質檔案占地面積大、搬運困難的問題,將數以萬計的資料利用幾個小小的磁盤進行儲存,攜帶方便、占用空間小,有效地優(yōu)化了單位的利用空間。

        2、檢索信息效率提高

        傳統(tǒng)的檔案管理下,查詢紙質檔案的資料需要經過多道程序,并且要在浩如煙海的檔案室里查閱,耗費時間長,在查閱過程中也可能對其他檔案資料造成損傷。在完成檔案的信息化建設后,可以利用關鍵字詞快速實現檔案的檢索,準確地找到所需的檔案資料,操作簡單,耗時短,并且不會對其他檔案造成損傷,免去了繁復的檢索工作,不被空間與時間所束縛,有利于工作效率的提高。

        三、檔案管理信息化建設的策略

        事業(yè)單位通過對檔案的信息化管理,能夠有效提升單位的效益,保障單位人員的切身利益,促進國家社會經濟的穩(wěn)步發(fā)展,針對事業(yè)單位的檔案信息化建設,本文提出以下建議:

        1、單位領導加強對檔案管理的重視

        提高檔案管理的信息化建設成果,離不開單位領導對工作的關注與重視。黨委領導應該認識到事業(yè)單位發(fā)展過程中檔案管理的重要性,認識到檔案管理信息化建設的先進性與優(yōu)勢,堅持將檔案管理作為工作的重心之一。單位領導應首先關注檔案管理的保密與安全問題,合理選擇檔案管理的辦公室位置,確保工作人員在安全、隱蔽的環(huán)境下展開工作,并對辦公室的門窗進行加固保護,才能有效提高檔案信息的安全性。同時單位領導應該指派專人對檔案進行看管,禁止無關人員隨意進出檔案管理辦公室,需要調用檔案時應做好嚴格的登記工作。單位領導還應加強對檔案管理人員的培訓工作,提高工作人員的專業(yè)素質,以提高管理的效率[4]。

        2、結合信息化檔案管理與傳統(tǒng)管理方式

        目前,我國事業(yè)單位檔案管理中,傳統(tǒng)的檔案管理模式仍占據主導地位,全面實現信息化的管理與建設需要逐步逐層地展開。通過有效地結合傳統(tǒng)管理方式,能夠推動信息化檔案管理的覆蓋。盡管信息技術發(fā)展迅速,但是在實際運用中仍會出現各種各樣的管理問題,不少事業(yè)單位難以短時間內快速更新管理模式。因此事業(yè)單位應該對現有的檔案管理人員開展培訓工作,著重講解計算機技術的使用和檔案管理軟件的操作要點,訓練工作人員管理、維護信息化檔案的能力,學習掌握信息化檔案的管理方法,使管理人員能夠結合傳統(tǒng)管理模式,開創(chuàng)信息化檔案管理的新思路,逐漸達到完全的檔案信息化管理。

        3、完善檔案信息化管理制度

        任何工作的順利開展,離不開完善的制度幫助。只有建立科學合理的信息化檔案管理制度,才能夠保障信息化建設的順利推行。事業(yè)單位應該根據本單位的實際情況,制定符合單位管理模式的檔案管理制度,指導檔案信息化建設的工作??梢詫n案的信息化管理納入事業(yè)考核中,或者將評級、績效、責任追究等于信息化建設工作的內容掛鉤,調動單位人員工作的積極性,促進檔案信息化建設的開展。有了嚴格的規(guī)章制度,才能做到獎懲有度。

        4、加強基礎設施建設

        檔案信息化的管理離不開技術設施的完善,借助先進的信息技術構建事業(yè)單位的數字化檔案館,檔案館內應該做好檔案干部隊伍的建設工作,完善館內館藏與庫房建設,并創(chuàng)建便捷的檢索工具和服務工具,使檔案信息化的水平不斷提高。除了對文字與圖片類檔案加強管理外,還需要對視頻與音頻的管理與儲存,真正實現檔案的信息化管理與建設。

        結語:

        信息技術的發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理提供了便利,實現檔案管理的信息化建設,有利于領導決策水平的提高,有利于人才的引進與培養(yǎng),有利于員工的考核與評級。通過有效的信息化建設方法策略,提高檔案管理的效率,能夠推動事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展,為國家建設貢獻力量。

        參考文獻:

        [1]岳玉輝.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].環(huán)球市場,2020,000(001):202.

        [2]喻艷君.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業(yè)務,2020,No.330(01):69+71.

        [3]呂玉英.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].卷宗,2020,010(004):142.

        [4]唐曄.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略探析[J].卷宗,2019,009(036):113.

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