霍燃

摘要：當(dāng)代社會正處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，形成的各類信息眾多，需要采用檔案管理存儲的方式來強化信息管理。數(shù)字檔案是數(shù)字技術(shù)發(fā)展過程中衍生出的一種檔案管理方式，數(shù)字檔案可以存儲重要的信息資源，不僅能夠規(guī)避紙質(zhì)檔案存儲帶來的易污染、不易保存且不易檢索的弊端，還能強化檔案原件的保護(hù)效果，降低檔案管理的人力成本。本文站在數(shù)字技術(shù)發(fā)展的角度，分析數(shù)字檔案在長期存儲信息資源方面的安全對策，通過強化防火墻設(shè)置、健全檔案管理系統(tǒng)以及提高數(shù)字檔案人員素養(yǎng)等方式，達(dá)成數(shù)字檔案長期安全存儲的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;長期存儲;信息安全;安全策略

前言：

檔案管理工作是信息整理存儲的主要方式，也是人事管理工作重點。信息技術(shù)與各個行業(yè)融合以后，檔案管理工作也呈現(xiàn)出信息化特征，形成數(shù)字檔案管理模式，構(gòu)建有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案管理信息庫。交通運輸行業(yè)當(dāng)中的車輛人事工作比較復(fù)雜，需要負(fù)責(zé)出租車、公交車等司機信息、車輛信息的整理與分類，因此需要耗費大量的工作時間與精力。采用數(shù)字檔案管理方式，能夠?qū)⑺緳C信息和車輛信息均錄入到數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，不僅可以維系數(shù)字檔案的長期安全，也能方便信息檢索，為人事調(diào)動工作提供方便。

一、數(shù)字檔案概述

數(shù)字檔案是相對于紙質(zhì)檔案所提出的概念，建立在數(shù)字化技術(shù)普及的基礎(chǔ)之上。信息時代，計算機技術(shù)被各個行業(yè)所運用，檔案管理工作也開始加強信息化建設(shè)，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫將更多的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，存儲到特定的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，該種檔案信息存儲方式規(guī)避紙質(zhì)檔案存儲需要空間大且檢索困難的問題。數(shù)字檔案可采用多種備份方式，且錄入檔案和管理檔案需要花費的人力資源較少，在檔案檢索方面只需要設(shè)定對應(yīng)的檢索入口，就能從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中獲取需求的檔案信息，十分便捷，能夠滿足對檔案信息保護(hù)的要求[1]。檔案信息數(shù)字化的有點在于便所便捷且比較容易備份，而將各類檔案信息錄入到計算機當(dāng)中并不需要花費過多的存儲空間，積極強化計算機安全防護(hù)工作，可有效保證檔案信息的安全。

二、數(shù)字檔案存儲信息存在的安全問題

（一）軟件技術(shù)安全問題

數(shù)字文檔的長久保留，與計算機硬件和軟件技術(shù)有著不可分割的關(guān)聯(lián)。當(dāng)不同的軟件技術(shù)和方式在電子文檔形成、轉(zhuǎn)移和恢復(fù)之時，就會形成不同的數(shù)字文檔類型。不過對人類目前的科技水平而言，過于高超的技術(shù)手段仍然是把雙刃劍，既為數(shù)碼文檔的長時間存儲提供了便利，又給數(shù)碼文檔的長久存儲造成了難以忽略的安全問題，計算機病毒、黑客入侵等電腦問題侵蝕了電腦的薄弱環(huán)節(jié)，甚至還能夠迅速傳染，造成了大量的安全問題[2]。由于現(xiàn)如今保存技術(shù)的缺乏完善性以及操作技術(shù)的缺乏穩(wěn)定性，因此數(shù)碼文檔在長時間安全存儲方面仍然存在著很大的挑戰(zhàn)。

（二）信息管理安全問題

數(shù)字文檔與紙質(zhì)文件不同，由于數(shù)字文檔的主要變現(xiàn)方法為電子文檔，而電子文檔的主要應(yīng)用環(huán)境則為網(wǎng)絡(luò)，因此如果不刻意的采用預(yù)防措施，則人們在互聯(lián)網(wǎng)上就能夠隨時閱讀存在于特定終端或電子設(shè)備上的文檔。而且，在某個終端上的電子文檔也能夠同時傳給若干個收集終端[3]。此外，由于電子文檔還存在著可更改性，這也帶來了電子文檔認(rèn)定上的問題，如果沒有辦法及時找回原樣，會給人的日常生活、工作和學(xué)習(xí)造成很大的負(fù)面影響。由此可知，如果沒有對數(shù)字文檔合理規(guī)范的加以管理，將會使得電子文檔更加缺乏社會公信力和憑證價值。目前，由于人們還無法形成一種高度信息集中的生活模式，使得人們在現(xiàn)實工作中對數(shù)字檔案的長久保留，仍具有著巨大的挑戰(zhàn)[4]。

（三）載體材料安全問題

數(shù)字檔案的存儲需要載體，但這種載體材質(zhì)通常受外界影響較大，會由于保管不良引起破損，而且有一些數(shù)字檔案載體的破損無法被找到，可以由專用設(shè)備來檢測?，F(xiàn)如今，數(shù)碼檔案的主要載體有：聲像檔案、電子文檔和實體檔案等，和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔比較，數(shù)碼文檔的載體壽命要縮短了不少，其最實用的存儲方式就是光盤備份。

三、數(shù)字檔案存儲信息的安全對策

（一）強化信息流通加密技術(shù)

防火墻是一個軟件的防護(hù)裝置，防火墻有自己的防御條例，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的源頭和途徑進(jìn)行了檢查，而對危險的網(wǎng)絡(luò)或信號時，會自動防護(hù)，其防御效果也是比較良好的。但是從其防御方法上來看，也是一個相對被動的防護(hù)方法，有外而有內(nèi)進(jìn)攻時，它才能發(fā)揮作用。

（二）構(gòu)建文件檔案管理系統(tǒng)

首先，構(gòu)建文檔信息網(wǎng)絡(luò)與安全管理體系，完善與規(guī)范在使用電腦條件下文件歸檔保存工作過程，使其適應(yīng)檔案管理的需要;然后，按照文檔使用過程來制定文檔互聯(lián)網(wǎng)信息化系統(tǒng)功能設(shè)計;最后，在實踐工作中，從電子文檔的完善發(fā)展到歸檔貧乏規(guī)范化和程序化管理過程中，將建立了數(shù)據(jù)備份機制和數(shù)字檔案管理記錄體系等，以維護(hù)電子歷史信息的完整性，為更完善的數(shù)字歸檔工作提供了合理的資料依據(jù)，以確保了數(shù)字歸檔的真正實效性。

（三）提升檔案管理人才素質(zhì)

現(xiàn)代化的設(shè)備往往需要人來操作，而檔案信息化則需要人管理來完成，因此，培養(yǎng)一個具備現(xiàn)代科學(xué)知識和服務(wù)意識的專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊，是非常關(guān)鍵的。第一，檔案管理員專業(yè)知識技術(shù)水平一定要高，才可以準(zhǔn)確的對數(shù)字檔案進(jìn)行保存、傳遞和組織管理等工作;第二，全面了解檔案專業(yè)知識，檔案搜集與整理的工作夠完善，才可以從多角度對檔案進(jìn)行整合收集并通過電腦，實現(xiàn)更高效的管理工作。

結(jié)束語

數(shù)字檔案的進(jìn)一步發(fā)展也意味著科學(xué)技術(shù)的的不斷進(jìn)步，它的問世也為人們提供了很大的便利。但是，實現(xiàn)數(shù)字檔案長久安全的存儲需要我們每一個人的共同努力，只有通過不斷加強科技力量和管理，才能防止比信息出現(xiàn)問題，從而使其長久安全存儲的目標(biāo)得到實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]謝永憲，王巧玲，房小可，等.我國國家綜合檔案館數(shù)字檔案信息長期保存現(xiàn)狀調(diào)查[J].檔案學(xué)通訊，2019（4）：5.

[2]王霞.數(shù)字檔案長期保存的風(fēng)險應(yīng)對策略[J].中國勘察設(shè)計，2019（9）.

[3]王霞，吳東彪，李思思.基于風(fēng)險識別、分析的數(shù)字檔案長期保存風(fēng)險應(yīng)對策略[J].工程與建設(shè)，2019，33（4）：3.

[4]謝永憲，王巧玲，閆格.我國檔案形成機構(gòu)數(shù)字檔案信息長期保存現(xiàn)狀調(diào)查[J].北京檔案，2019（2）：4.