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        精細(xì)化管理在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

        2021-12-02 14:23:32周曉龍
        民族文匯 2021年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工作精細(xì)化管理事業(yè)單位

        周曉龍

        摘要:精細(xì)化管理是創(chuàng)新檔案管理工作的重要舉措,可以整改傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端,構(gòu)建現(xiàn)代化、精細(xì)化的管理模式。在落實精細(xì)化管理前,事業(yè)單位要分析檔案管理的現(xiàn)狀,要著重整改制度不完善、檔案利用率低下的問題。同時,檔案部門要引進(jìn)信息技術(shù),為精細(xì)化管理提供有力支撐,通過完善精細(xì)化制度、強(qiáng)化檔案服務(wù)功能,全方位落實精細(xì)化管理模式,增強(qiáng)檔案管理效能。

        關(guān)鍵詞:精細(xì)化管理;事業(yè)單位;檔案管理工作

        現(xiàn)階段,實現(xiàn)精細(xì)化檔案管理,是事業(yè)單位面臨的重要任務(wù),更是檔案工作的必然發(fā)展趨勢。對此,檔案部門要遵循精細(xì)化管理要求,結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀,細(xì)致分析工作弊端,結(jié)合實際情況加以優(yōu)化。其中,檔案部門要健全精細(xì)化制度,確保檔案管理有章可依。同時,檔案部門要加強(qiáng)信息化建設(shè),持續(xù)提升檔案服務(wù)功能,通過此種方式,助力事業(yè)單位檔案管理高效開展。

        一、事業(yè)單位精細(xì)化檔案管理的開展現(xiàn)狀

        (一)缺乏健全的規(guī)章制度

        現(xiàn)階段,部分事業(yè)單位未樹立新型工作理念,缺乏健全的制度保障精細(xì)化管理有效落實。同時,部分檔案部門的管理制度流于形式,即便設(shè)置了精細(xì)化的管理制度,但并未落到實處。例如,針對檔案的標(biāo)準(zhǔn)、注解等工作,未制定針對性的規(guī)章制度,也沒有細(xì)致分析檔案管理實例,缺乏豐富扎實的檔案管理經(jīng)驗,影響了精細(xì)化管理模式的落實。

        (二)未高效應(yīng)用信息技術(shù)

        除了制度不健全,未積極引進(jìn)信息技術(shù),管理模式不符合精細(xì)化管理需求,也是阻礙精細(xì)化管理的重要因素。其中,部分事業(yè)單位缺乏充足資金,或領(lǐng)導(dǎo)層未高度重視精細(xì)化管理,沒有加快引進(jìn)管理設(shè)備與管理人才,導(dǎo)致精細(xì)化管理質(zhì)量平平[1]。同時,在引進(jìn)檔案管理人員后,事業(yè)單位未定期開展培訓(xùn),沒有科學(xué)制定全面的培訓(xùn)計劃,缺乏對后續(xù)發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃,影響了精細(xì)化管理效率。

        (三)檔案利用率有待提升

        受到設(shè)備不完善、制度不健全等因素的影響,檔案管理人員無法充分發(fā)揮各項服務(wù)功能,使得檔案利用效率較低,無法應(yīng)對事業(yè)單位的檔案應(yīng)用需求。同時,落后的檔案管理模式,影響了管理人員工作職能的發(fā)揮,導(dǎo)致檔案服務(wù)效率低下。此外,傳統(tǒng)的管理模式更加繁瑣,更耗時耗力,通常需要人力查詢、傳達(dá)資料,影響了檔案應(yīng)用效率,且容易出現(xiàn)工作失誤。

        二、事業(yè)單位精細(xì)化檔案管理的開展策略

        (一)健全精細(xì)化的管理制度

        在落實精細(xì)化管理時,事業(yè)單位要明確改革重點,應(yīng)立足完善制度入手,結(jié)合本單位情況與檔案使用需求,制定完善的精細(xì)化策略。其一,應(yīng)在法律范圍內(nèi),結(jié)合本單位實際情況,制定科學(xué)、長遠(yuǎn)的管理制度,應(yīng)匹配本單位的管理需求與制度要求[2]。其二,事業(yè)單位要避免隨意制定、盲目跟風(fēng)的問題,不能全盤照搬其他單位的管理模式,應(yīng)總結(jié)其管理經(jīng)驗,選擇適合本單位管理需求的內(nèi)容,以此構(gòu)建針對性、高效的制度規(guī)章。同時,在完善制度時,要保障檔案信息的完整性,應(yīng)立足檔案使用流程,構(gòu)建有效的管理制度。其三,在健全檔案管理制度時,必須遵循法律法規(guī)要求,應(yīng)逐步提升檔案管理水平,確保檔案管理有據(jù)可依。只有這樣,才能有序落實管理工作,高效應(yīng)對檔案使用需求。

        (二)完善信息化管理建設(shè)

        只有落實信息化建設(shè),才能為精細(xì)化管理提供有力保障。同時,在現(xiàn)代化管理模式下,精細(xì)化管理離不開各種先進(jìn)設(shè)備的支撐,如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。對此,檔案部門要積極開展信息化建設(shè),配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。其中,檔案部門要重新規(guī)劃工作方案,形成新的認(rèn)知,精準(zhǔn)定位工作方向。同時,事業(yè)單位要加強(qiáng)資金投入,引進(jìn)各類新型技術(shù),如管理設(shè)備、檔案存儲設(shè)備等,通過加強(qiáng)信息化管理,提升檔案管理與服務(wù)水平。其二,檔案部門要借助信息化管理模式,充分發(fā)揮此模式的安全性與便捷性,以此全過程落實精細(xì)化管理。最后,在日常檔案管理中,檔案部門要借助信息化設(shè)備,做好檔案傳輸、檔案存儲等工作,在應(yīng)用檔案的同時還要加強(qiáng)檔案的安全性,嚴(yán)格避免檔案泄露、損毀等問題。

        (三)強(qiáng)化檔案服務(wù)功能與應(yīng)用效率

        之所以開展精細(xì)化管理,就是為了提升檔案應(yīng)用效率,充分發(fā)揮檔案管理效能。在落實精細(xì)化管理的過程中,工作人員除了做好日常工作,維護(hù)檔案安全,還要細(xì)致分析檔案服務(wù)功能,在多方面提升檔案服務(wù)效率。對此,在優(yōu)化管理模式時,還要提升服務(wù)質(zhì)量,不斷強(qiáng)化服務(wù)職能,堅持貫徹精細(xì)化服務(wù)理念。在日常工作中,檔案管理人員要以提升服務(wù)水平為先,遵循精細(xì)化管理制度落實服務(wù)工作。同時,檔案部門要定期總結(jié)精細(xì)化管理進(jìn)程,結(jié)合管理現(xiàn)狀找出其中存在的問題,與檔案管理人員細(xì)致商討,持續(xù)優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。最后,檔案部門要結(jié)合制度要求,分析現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)能力、工作水平,要完善人員培訓(xùn)制度,持續(xù)提升檔案管理人員的工作技能與綜合素養(yǎng),使其高效落實檔案管理任務(wù)。期間,要結(jié)合長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)制定培訓(xùn)計劃,還要定期引進(jìn)先進(jìn)的管理方法,供管理人員學(xué)習(xí)[3]。

        三、結(jié)束語

        總結(jié)上文所述,事業(yè)單位檔案管理要與時俱進(jìn),結(jié)合工作需求創(chuàng)新管理模式。其中,在落實精細(xì)化管理時,應(yīng)結(jié)合本單位實際情況,從完善制度入手,逐步優(yōu)化管理模式。同時,檔案部門要細(xì)化服務(wù)流程,提升服務(wù)質(zhì)量,通過充分發(fā)揮檔案服務(wù)的各項功能,助力事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]楊冬美.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略探究[J].城建檔案,2021(10):33-34.

        [2]鄧方.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(20):124-125.

        [3]陳浩.新時期加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位會計檔案管理的策略探究[J].蘭臺內(nèi)外,2021(28):41-43.

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