李忠芝，王成名

（1.長春大學文學院，吉林長春130000；2.吉林省教育考試院高招部，吉林長春130000）

高校院級教學管理是高校管理工作的重要內容之一，包括一線教學運行的正常運轉，教學質量控制，教學方式的設計和改革，教師教學能力和科研能力的發(fā)揮和提升，學生學風塑造和素質培養(yǎng)等工作在內，是各高校維持正常教學秩序、實現(xiàn)人才培養(yǎng)目標、提高教學質量的基本保證。從中可知，院級教學管理隊伍是高校教學管理團隊的基層組織，是高校教學管理工作的重要組成部分。他們擔負著重要職責，負責連通學校各職能部門和一線師生，是教學管理工作得以貫徹實施、教學目標得以實現(xiàn)的中堅力量。高校日常教學運行以及深化教育改革等工作都需要各院系擁有一支人員穩(wěn)定、結構合理、素質達標、管理科學的教學管理隊伍。院級教學管理隊伍通常由各學院相關副院長、系主任、辦公室主任、科研秘書、教學秘書等組成，其中的學院辦公室工作人員是院級教學管理的中樞，本文主要以他們?yōu)檠芯繉ο蟆?/p>

一、高校院級辦公室隊伍基本狀況

首先，從院級辦公室的地位和職責來看，院級辦公室隊伍直接面對一線師生，一線教師的教學、教研、科研工作及個人發(fā)展等諸多事務都需通過院級教學管理人員統(tǒng)籌安排、統(tǒng)計上報等，廣大學生的學習安排、考試成績、能力培養(yǎng)、畢業(yè)審查等都需院級教學管理者參與其中。從這個角度來說，院級辦公室是面對一線師生的服務窗口。

其次，院級辦公室負責為學院聯(lián)絡學校其他部門，接收各種文件通知，事關學生培養(yǎng)、教學運行、教師引進和發(fā)展及后勤、資產財務、工會等各類事宜，幾乎都會經過院級辦公室。在這個層面上，院級辦公室是高校各項事務得以順利運行的重要基層組織。

再者，院級領導往往是本院骨干教師，身兼數(shù)職，很多工作需要院級辦公室組織材料、通知匯報、統(tǒng)籌安排，所以院級辦公室人員往往又是院級領導們的得力助手。

如此多角色，自然就會有諸多龐雜的業(yè)務，也會對從業(yè)者的素質水平有較高的要求。有學者對院級教學管理人員的素質、能力要求進行過探討。如曲倩劼《高校二級院系辦公室工作的當下性思考》認為應該“明確職責，落實責任，充分發(fā)揮辦公室應有的作用”，要“探索規(guī)律，求真務實，實現(xiàn)科學化、規(guī)范化的管理”，應“提高素質，鍛煉能力，切實加強辦公室的隊伍建設”等。郭永《高校二級院系教務管理員素質初探》認為“教務管理員要愛崗敬業(yè)，具有服務意識”、“具備良好的業(yè)務和能力素質”、“要塑造較高的政治理論素養(yǎng)”、“要具備良好的身心素質”等。

而目前不少高校的教學管理隊伍現(xiàn)狀不容樂觀，往往存在著諸多問題，院級教學管理隊伍更是如此。學界就此問題有一些相關研究，如朱云飛《高校二級院系教務管理人員素質現(xiàn)狀及其提升途徑》指出“高校二級院系教務管理人員專業(yè)、學歷結構、年齡結構不合理”等問題，指出“必須著力提升普通高校教務管理人員素質”。陳馨《高校二級院系教學管理隊伍建設研究》指出，“高校二級院系教學管理隊伍在結構完備性與穩(wěn)定性、教學管理人員素質、管理模式以及管理理念上存在諸多問題亟需得到重視。解決高校二級院系教學管理隊伍建設問題的核心是轉變管理理念，實現(xiàn)‘以人為本’。通過協(xié)作管理與賦權管理模式，并建立相應的管理制度與激勵措施”等。高校院級教學管理隊伍建設仍任重道遠。

二、某校院級辦公室隊伍發(fā)展現(xiàn)狀和問題分析

筆者以某大學院級辦公室工作人員的情況出發(fā)，進行了一項簡單的調查，受調查人員32人。從七個方面予以總結分析如下。

（一）年齡結構和從業(yè)時長

某大學院級辦公室從業(yè)人員以年輕人為主，35歲以下有 22 人，35～45 歲之間有 7 人，45 歲以上有 3人。從總體上看，年齡結構較為合理，新生力量足夠，對新事物新技術的接受能力相對較強；中堅力量接近25%，工作熟練度更好；年齡相對高者較少。但仍需注意，這些人員是否平均分布在各個院部。

此外，年輕人較多往往意味著相關工作人員從事此項工作的時間不長。根據(jù)調查情況顯示，從事院級教學管理工作時長在3 年以下者有20 人，占62.5%；3～5 年者有 1 人，占比 3.13%；5～10 年者有 5人，占比15.63%；10 年以上者有6 人，占比18.75%。在現(xiàn)今教育改革大局下，院級教學管理工作也在逐日更新，但本身性質決定，仍有許多具有一定重復性的工作，且往往會有很強的時效要求。有學者研究認為，“教學秘書要熟悉教務的各項工作至少需要兩年的時間，他們的工作經驗幾乎都靠自身積累的?！倍煜ふ麄€教學管理流程的工作人員，能夠提前協(xié)調安排，做好各項工作的平衡，使大家能及時完成各項任務。短期工作者在這些方面會顯得捉襟見肘，疲于奔命。

（二）專業(yè)經歷和學歷水平

院級辦公室工作人員需要參與學院專業(yè)建設、課程建設、培養(yǎng)方案修訂維護等事務管理，一般會負有解讀各類文件精神，初步核查收到的相關材料，協(xié)助領導安排相關教師修改材料等工作。這都要求他們要較好地理解和把握學院專業(yè)方向，理解和把握學校乃至國家的教育教學改革精神，深刻領會文件精神。因此需要對從業(yè)人員的學歷水平、認知水平有一定的要求。

經過調查發(fā)現(xiàn)，某大學院級辦公室從業(yè)者學歷以大學本科為主，有22 人，占比68.75%；碩士研究生有6 人，占比18.75%；博士或在讀博士4 人，占比12.5%。整體學歷水平以本科生為主，對專業(yè)建設等的理解和把握能力等仍有發(fā)展的需要。院級管理者的學歷應該有所提高，現(xiàn)任院級管理者認為該從業(yè)者應是碩士研究生學歷的就有21 人，占比65.63%；認同本科學歷即可者有8 人；認同博士學歷比較合適者只有1 人；認為本科以下也可者只有2 人。總體而言，這一崗位以碩士研究生為主是比較合適的。

再者，院級教學管理工作一定程度上要求工作人員具備本院部相關專業(yè)知識，以更好地了解和把握本院各專業(yè)的發(fā)展方向。經過調查，院級辦公室工作人員認為這個團隊的專業(yè)應是本學院所屬學科類者有10 人，占比31.25%；認為應是本學院內專業(yè)者有8 人，占比25%，兩者相加為56.25%，已超半數(shù)。認為可不限專業(yè)者有12 人，占比37.5%。認為可選管理學專業(yè)人員者有2人，占比6.25%。

（三）工作態(tài)度和個人素質要求

院級教學管理工作事務繁雜，頭緒繁多，事關教學運行、學生培養(yǎng)、教師發(fā)展等，都十分重要，出現(xiàn)差錯就可能帶來一系列問題，對從業(yè)者的工作態(tài)度和個人素質有較高的要求。

從調查看，關于工作態(tài)度，大家認為從業(yè)者踏實肯干和細心周全是最重要的，綜合得分分別是3.59和3.34。這正體現(xiàn)出院級辦公室工作繁多，且需要保證準確無誤的工作性質。如每學期都需落實下學期開課工作，這其中就需要調用課程庫資源（新課的話需重新錄入課程相關信息如編碼、學分、學時、考核方式、上課學期、周學時等），補充完善課程資料，錄入專業(yè)培養(yǎng)方案并核對（教務處生成教學計劃），進行合班、授課教師、授課周次、教室等的錄入工作等，某一環(huán)節(jié)有疏忽就可能帶來后續(xù)一串錯誤，所以需要工作人員十分認真、細致地工作。

熱情真誠的得分是2.31，院級辦公室作為承上啟下、聯(lián)系一線師生的服務窗口，同時擔負著為師生服務的職能，熱情真誠、誠懇耐心是服務者需有的工作態(tài)度。

這項工作對從業(yè)人員本身的能力和知識水平的要求要低一些，從調查結果看，能力突出得分只有1.81，知識豐富的認可度最低，綜合得分只有1.5。

從業(yè)者的個性特征對工作成效會存在一定的影響。經過調查發(fā)現(xiàn)，認為院級教學管理者不限性格者有16人，占半壁江山；認為慢性子、認真穩(wěn)妥的人更合適者居次，有13 人，占比40.63%；認為急性子、雷厲風行者適合這一工作者只有3 人，占比9.38%。人的個性特征各有特色，也會有各自的工作風格。但這項工作首先關注的是耐心、細致、周全，所以對性格的要求稍低，因此有人認為可不考慮性格限制。但從簡單的急性子、慢性子出發(fā)進行調查，則大家一致偏向于慢性子的人員更適合這項工作。

（四）職業(yè)興趣與工作滿意度

隊伍建設工作的一個關鍵點是能保證從業(yè)人員具有良好的工作滿意度。據(jù)調查，對現(xiàn)有工作的滿意程度看，非常滿意者有6 人，滿意者有19 人，不滿意者有7人，總體上滿意度不錯。但可能和此題設計簡單也有關聯(lián)，滿意與否亦可從其他相關方面予以反饋。

是否符合職業(yè)興趣是工作滿意度的一大著眼點?，F(xiàn)從事院級教學工作者認為這一工作符合個人職業(yè)興趣者有9 人，占比28.13%；基本符合個人職業(yè)興趣者有14 人，占比43.75%；認為本項工作不符合個人興趣、可作跳板者有3 人，占比9.38%；認為只是謀生而已者有6 人，占比18.75%。整體上看，這些選擇從事院級教學管理工作的人員多半還是較為認可此項工作的。

（五）工作感受與地位待遇

但滿意度問題也需結合大家具體的工作感受總體認識。從調查結果看，認為院級教學管理工作“深受重視，工作激情滿滿”的評分為2，“忙似領導，身處院校底層”的認同也頗高，有1.41 分；“身兼數(shù)職，工作開展困難”的評分在1.28 分；“擔驚受怕，責任重于泰山”的評分有0.88。從中可知，從事此項工作的人員被重視的時候還是不少的，大家普遍對繁忙的感受頗深。

為加深認識，我們再從另一個相近問題的調查結果看，從業(yè)者認為深受領導、師生重視者只有7人，占比21.88%；認為與普通教師相似者有13 人，占比40.63%；認為低于普通教師者有12 人，占比37.5%。從中可知，總體上認為自己的社會地位不低于一般老師者占多數(shù)，約為62.5%。但仍有近四成的工作人員認為自己的社會地位較之普通教師低一些。

（六）工作內容與培訓進修

工作人員對崗位職責、工作內容有更為深刻的了解對工作得以更好的完成意義重大，所以培訓在每項工作中都有其存在價值。

針對這一方向，我們設計了系列問題。

從工作內容角度看從業(yè)人員各項工作占時問題，“各項上交材料修改返工”度大，評分有4.56 分；“教師咨詢”工作也頗為繁多，評分在4.22；“接聽電話、傳達通知”和“學生咨詢”工作綜合得分分別是3.75 和 3.59；“接受各項檢查”工作評分在 3.38；其他工作評分在1.5。從中可知，占時最多的是對收取材料進行核查、返工修改工作，這是不太合理的，其他類型工作也需酌情協(xié)調安排。

從培訓情況看，據(jù)了解，接受過和教師相同培訓的管理工作者有6 人，占比18.75%；接受過和教師相區(qū)別的培訓者有14 人，占比43.75%；無培訓者有12 人，占比37.5%。大家都比較認可應該有培訓，認為無需培訓者只有2 人，占比6.25%。但對培訓方向大家也有不同的認知，認為應組織對學院相關專業(yè)知識培訓者有10 人，占比31.25%；認為應開展管理學、管理技術相關培訓者最多，有14 人，占比43.75%；認為應開展教育學、心理學相關培訓者有6人，占比18.75%。此外，對于從業(yè)者初接手工作時的狀況，據(jù)調查，經過“專門培訓，熟悉教學管理流程”的只有6 人，占比18.75%；“整學期老帶新，熟悉教學管理流程”者有5 人，占比15.63%；“短期老帶新，基本熟悉教學流程”者有13 人，占比“40.63%”；“基本獨自摸索，自學成才”者有8人，占比25%?？梢钥闯?，大家接受的培訓不太規(guī)范，不夠系統(tǒng)化。

（七）個人成果與發(fā)展困境

對院級教學工作者來說，他們有著諸多工作心結，“工作繁忙，無力科研教研”的評分有2.56；“不出成績，工作自豪性差”的評分在1.44；“出路狹窄，人員動力欠缺”的評分是1.25；“缺乏理解，面對諸多壓力”的評分為1。

這個問題也可結合從業(yè)者的科研工作成果進行考察，發(fā)表過 5 篇以上論文者只有 1 人，有 3～5 篇論文者有 3 人，1～2 篇論文者有 13 人，而從未有論文發(fā)表者有15 人，占據(jù)46.88%。其中，只有2 人有超過1 篇核心論文成果，有1 篇核心論文者有8 人。結合上題，他們個人的總論文數(shù)則并不多，沒有核心論文發(fā)表者有22 人，占比68.75%。本人曾主持過各級科研和教研項目者4 人，占比12.5%；只有教研項目而無科研項目者以及只有科研而無教研項目者分別有2 人，分別占比6.25%；本身未曾主持過教研或科研項目者居多，有24人，占比75%。

三、院級辦公室隊伍建設策略探討

（一）嚴控準入資格，吸收新鮮血液

對于隊伍建設來說，聘用制度是源頭，需從源頭控制準入資格，有針對性的選擇人員，使這一隊伍日益精化，更具活力。結合前文調查結果，在招聘工作人員時要從以下方面加以考量。首先，因工作性質需要，院級教學管理者“需要有堅定的政治立場、過硬的思想素質、崇高的職業(yè)道德”。這項工作含有很強的服務性質及教育本質，需要從業(yè)者居于政治、思想、道德高位，需要他們以身作則。在準入環(huán)節(jié)即應給予應聘者一定考察。其次，學歷學位一般應限制在碩士研究生以上，使得這些入職者對工作崗位和職責有更好的全局觀、整體觀，更好地應對平日的教學管理、理解和把握日漸發(fā)展的教育改革。再次，應注意核查本校缺崗的院系專業(yè)，適當考察應聘者的專業(yè)方向，一旦錄用盡量安排去專業(yè)相近的院系工作，因他們本人的學術思維、心理態(tài)勢優(yōu)勢，對本院系的學生培養(yǎng)、課程建設、專業(yè)建設、師資建設等方向能更好的理解和把握，方便為師生服務。若存在困難，則需要在培訓方面予以積極補充。第四，要極為關注應聘者的學習和工作態(tài)度。應聘者過去取得的成績成果固然重要，他們的學習和工作態(tài)度也十分重要。院級教學管理崗位需要工作人員極為耐心、細致、周全以及多方協(xié)調，所以“要考察應聘人員的溝通、協(xié)調能力，還要考驗他們的應變能力以及責任心?！笨捎谜{查問卷或心理測試題目等形式，考察應聘者對學習、對工作的耐心程度以及相應的工作能力，保證引入人員符合要求。第五，適當考察應聘者的個性特征職業(yè)興趣。因現(xiàn)實工作需要，這一崗位工作人員需更為細膩、周全，在個性特征上有相對的傾向性，需予以關注。再者，這一崗位符合應聘者的職業(yè)興趣，則更利于這一管理隊伍的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）增加培訓學習，提升隊伍素質

現(xiàn)今各方面都推崇可持續(xù)發(fā)展，高校院級管理隊伍也需關注這一點。人才引進來，工作擔起來，并不是結束，而是開始。每個人的成績都是過去，學習則要持續(xù)進行。所以，高校要建立高效的院級教學管理隊伍，肯定需要相應的培訓活動支持。

從培訓內容上看，結合崗位性質以及各院部的學科方向，首先，應關注院級教學管理活動，強化教學管理基本工作的培訓，使就職人員快速熟悉整個管理流程，保證教學管理的正常運行。其次，應關注學科專業(yè)培訓，使本學院教學管理人員對學院學科性質、培養(yǎng)目標、學科發(fā)展方向等有更深刻的認識，從而在處理各項工作時更懂取舍、更得心應手。第三，在目前“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校教學管理工作也面臨新環(huán)境，故還需關注相關管理學知識、新興管理技術等的培訓，“提升對新事物的學習能力……提高對新信息的分析與處理能力”，使院級教學管理隊伍能緊跟時代發(fā)展，積極應對新情況新要求。第四，因為院級教學管理承上啟下，聯(lián)絡高校相關職能部門，服務一線師生，有著鮮明的服務性質，需十分關注對在職者進行適當?shù)男睦砼嘤枴?/p>

從培訓時間上看，主要可分為入職培訓和在崗培訓。入職培訓時間往往更為充裕，所以培訓內容應相對系統(tǒng)，可以兼顧多方面的知識和內容培訓。而在崗培訓，就需要注意統(tǒng)籌安排，或組織多場次培訓活動，相關工作人員輪流參與，以保障教學活動的正常運行；或采用假日集中培訓，但需注意時間安排，培訓時長需要予以限制。

另外，需十分關注培訓反饋和成效?？梢栽O定相關培訓獎勵或待遇，增強參與培訓的積極性，并設計相關考核或調研環(huán)節(jié)，保證培訓效果。

（三）重視個人發(fā)展，穩(wěn)定管理隊伍

高校以教學為第一位工作，教書育人是目的所在，學生和一線教師至關重要。但為了保證教學運行，則必須各部門配合、統(tǒng)籌安排。教學管理工作是重中之重，院級教學管理則是重要的聯(lián)絡和落實機構，必須予以重視。如前所述，院級教學管理者多工作繁雜，事務千頭萬緒，平時工作很多。限于日常工作的繁多，又往往難以有自己科研、教研的時間，很難見到具體成績。以至于工作士氣有時低落，社會地位相對較低。為了穩(wěn)定這一管理隊伍，提升工作人員的素質能力，必須要在地位待遇方面做出努力。首先，要堅持與教師基本同酬。無可否認，對個人來說，工作即需得到報酬，基層管理人員也需要解決養(yǎng)家糊口問題，必須在待遇上滿足他們，不能有所偏頗，失去人心。其次，更重要的是要增加發(fā)展途徑。據(jù)調查，工作時間較長的院級教學管理人員，長時間從事這一工作，缺少提升途徑，地位、待遇堪憂，需要個人、學院、學校等多方面努力，為院級教學管理人員創(chuàng)造提升空間和路徑，使得他們在這一崗位上更加盡心盡力。如有學者提出，要綜合考察基層教學管理者的具體情況，“打通優(yōu)秀教務員職業(yè)上升通道。為管理技能表現(xiàn)突出的教務員向實驗員、其他管理崗流動提供渠道；為專業(yè)技能表現(xiàn)突出的教務員向教師、教研專技崗流動提供渠道?！边@種提議也有一定的參考價值。當然，在本職崗位系列上，提升他們的職務、職稱，提高相應的待遇水平，是更為良好的發(fā)展渠道。再者，更需要學校、學院以及一線師生們給予院級教學管理工作者適當?shù)睦斫夂妥鹬?，使個人滿意度更高。

（四）制定保障機制，鼓勵全面發(fā)展

院級教學管理人員面臨著極為繁雜的工作任務，少有時間做個人進修、教研、科研等事宜，加上提升途徑狹窄，不利于個人發(fā)展，以至于會導致隊伍不穩(wěn)，人員流動性強。要解決這些問題，需要高校從各個角度做出相應的制度保障。首先，確定院級教學管理人員的崗位設置，隨著高校教育教學改革的推進，各項工作越來越多，應適當增補崗位名額，并且設定崗位職責，做好人員分工。這就使每人各有明確崗位和任務，使得他們在完成任務之余，還有必要的進修、培訓、總結教學管理各項問題的時間，以使他們的教學管理能力更進一步。其次，如上文論及的，要制定保證這些基層管理者有足夠的提升空間的相關政策、制度，“實行合理的薪酬制度和職稱評定政策，”保證他們個人的發(fā)展途徑，使他們安于這項工作，積極努力做好這項工作。再者，要適當引導其他各層管理工作者、一線師生等對院級教學管理者有足夠的理解和體諒，增加這一崗位工作者的認同感和自豪感，提升工作滿意度。

高校院級辦公室雖然位居基層，但它負責連通學校各部門與一線師生，是高校教書育人工作的極重要一環(huán)，我們需要極為關注這個部門的存在，極為關注這支管理隊伍的各項問題，積極尋求建設一支穩(wěn)定、高效、蓬勃發(fā)展的管理隊伍，以達到提升高校教學效果的目的。