關(guān)美琪

（通遼市新時(shí)代文明實(shí)踐指導(dǎo)中心，內(nèi)蒙古 通遼 028000）

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）轉(zhuǎn)變存儲(chǔ)環(huán)境

事業(yè)單位以往的檔案以紙質(zhì)媒介為載體，其管理也主要是面向收集、整理、歸檔紙質(zhì)檔案，但隨著時(shí)間的推移，紙張質(zhì)地會(huì)變得薄而脆，且容易受到周圍環(huán)境的影響，存在保管隱患，比如蟲蛀、潮濕等，這給獲取紙質(zhì)檔案上所記錄的信息帶來(lái)較大困難。然而信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作變得極為便捷，利用信息系統(tǒng)管理檔案信息，完好地規(guī)避了現(xiàn)實(shí)的保管環(huán)境帶給檔案管理的影響，使檔案儲(chǔ)存環(huán)境產(chǎn)生本質(zhì)改變。

（二）優(yōu)化檔案查閱利用

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案查閱工作，需由人工核對(duì)按規(guī)范整理完畢的紙質(zhì)檔案編制紙質(zhì)目錄，并完全依靠肉眼進(jìn)行信息檢索，易檢索錯(cuò)漏，查詢慢且效率低。而運(yùn)用信息系統(tǒng)管理檔案，僅需完成系統(tǒng)的檔案信息采集，檢索查詢及讀取原文信息均可由系統(tǒng)功能來(lái)完成，檢索準(zhǔn)確、效率極高。檔案信息化建設(shè)逐漸成為事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，逐步優(yōu)化對(duì)信息化建設(shè)有助于正確而高效地運(yùn)用檔案資源，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位對(duì)信息的優(yōu)化儲(chǔ)存與利用，提高資源的使用效率，從根本上推動(dòng)事業(yè)單位日常工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制度

盡管有的事業(yè)單位能夠順利地完成檔案管理工作，但往往不對(duì)其進(jìn)行分類，也不按照規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行整理，這類現(xiàn)象常常發(fā)生，也就導(dǎo)致了檔案混亂的問(wèn)題常常出現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)規(guī)章制度，確保工作能夠有序的展開(kāi)。有的單位自行銷毀文件，也有的單位不展開(kāi)檔案鑒定工作，這些都屬于相關(guān)法律知識(shí)的缺失，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)組織他們學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識(shí)，避免存在法律知識(shí)盲點(diǎn)，鑄成大錯(cuò)。

（二）檔案管理信息化水平較低

在信息化時(shí)代，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域積極開(kāi)展了信息化。大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，檔案管理工作受到的影響極大，必須快速實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型。但是當(dāng)前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在信息化水平滯后等問(wèn)題，管理模式也較為單一。雖然一些單位積極引入了大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理信息化發(fā)展起到了一定促進(jìn)作用，但是因?yàn)槲覈?guó)檔案管理領(lǐng)域信息化發(fā)展時(shí)間短、經(jīng)驗(yàn)少，還有很多環(huán)節(jié)需要不斷完善。很多檔案管理工作者并未認(rèn)識(shí)到信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型的重要性，并且缺乏一定信息化專業(yè)技術(shù)水平，導(dǎo)致檔案管理方式落后，無(wú)法展現(xiàn)出最大價(jià)值。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視

若想更好地提升事業(yè)單位的文書檔案管理質(zhì)量。首先要做的就是提升對(duì)文書檔案管理工作的重視程度。一方面，事業(yè)單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠?qū)罄m(xù)的管理工作提出正確的決策，進(jìn)而在新形勢(shì)下，結(jié)合外部環(huán)境的發(fā)展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關(guān)工作人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書管理工作的重視程度，在實(shí)際的工作過(guò)程中充分發(fā)揮自身的能動(dòng)性，不僅對(duì)事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行收集和管理，還要進(jìn)一步分析、歸類和利用等環(huán)節(jié)，讓文書檔案管理工作能夠在事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中發(fā)揮出最大價(jià)值。

（二）堅(jiān)持以人為本發(fā)展改革，全面完成人才隊(duì)伍建設(shè)任務(wù)

首先，明確人才培養(yǎng)目標(biāo)與規(guī)劃方向，通過(guò)基礎(chǔ)知識(shí)、現(xiàn)代化技術(shù)操作、職業(yè)能力、工作素養(yǎng)等方面的綜合培訓(xùn)，全面提升員工的技能水平與工作能力。可以利用崗位劃分培訓(xùn)等方式，針對(duì)性完成階段培訓(xùn)與工作任務(wù)調(diào)配，人性化的培訓(xùn)策略有利于一些工作年限、學(xué)習(xí)適應(yīng)能力差異性較大的員工共同適應(yīng)單位工作環(huán)境的創(chuàng)新與改革變化；其次，重點(diǎn)培養(yǎng)復(fù)合型工作人員與管理型指揮人才，相對(duì)于工作能力比較突出的員工，具有全局觀的管理人才培養(yǎng)需要單位付出的資源成本較多，在原有工作團(tuán)隊(duì)內(nèi)部培養(yǎng)具有發(fā)展?jié)摿Φ膯T工，能夠在不斷提升單位內(nèi)部員工向心力的同時(shí)，節(jié)省資源投入，多方位實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新改革，進(jìn)而在營(yíng)造良好工作環(huán)境氛圍的同時(shí)，快速引導(dǎo)員工適應(yīng)工作崗位的工作任務(wù)變化與相關(guān)提升需求；最后，注重創(chuàng)新改革各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。

（三）完善工作體系

事業(yè)單位在開(kāi)展工作的過(guò)程當(dāng)中需要構(gòu)建符合自身發(fā)展特色的檔案管理體系，不斷地對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。通過(guò)多種渠道以及多種方式，有效地提高維持檔案工作的相關(guān)資金投入，制定更加嚴(yán)格的檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)制度。檔案管理工作在整體開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，事業(yè)單位要設(shè)定專項(xiàng)的維護(hù)資金，貫徹落實(shí)?？顚Ｓ玫脑瓌t，對(duì)于一些重要的信息進(jìn)行更加嚴(yán)格的管理，確保檔案的收集以及后期的分析工作能夠得到正常的開(kāi)展，除此之外，還要確保虛擬重要信息的科學(xué)性和完整性。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息化技術(shù)發(fā)展的新時(shí)期，事業(yè)單位想要迎合現(xiàn)代化信息技術(shù)管理發(fā)展趨勢(shì)，需要清晰創(chuàng)新改革思路與發(fā)展目標(biāo)，掌握先進(jìn)的檔案管理升級(jí)技術(shù)，進(jìn)而在不斷提升人才技能水平與工作效率的同時(shí)，不斷提升事業(yè)單位管理發(fā)展效果，實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍的有效建設(shè)與拓展計(jì)劃，完成事業(yè)多方位管理優(yōu)化與建設(shè)轉(zhuǎn)型的發(fā)展目標(biāo)。