曾千梅

（西華師范大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處，四川 南充 637009）

紙質(zhì)檔案作為一直沿用的檔案形式具有其優(yōu)勢(shì)，具有體現(xiàn)檔案原始記錄性和憑證作用的顯著特點(diǎn)。隨著高校網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的啟用以及財(cái)務(wù)機(jī)器人的出現(xiàn)等，許多會(huì)計(jì)資料都以電子資料形式存在，但保管仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)保管方式為主。隨著高校辦學(xué)規(guī)模以及各種項(xiàng)目資金額度的不斷增加，財(cái)務(wù)部門處理的財(cái)務(wù)項(xiàng)目越來(lái)越多，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案日益增多，同時(shí)也凸顯了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方式弊端，如打印成本較高；需要較大的存儲(chǔ)空間，使儲(chǔ)存成本及風(fēng)險(xiǎn)升高；共享程度很差，檔案檢索、查詢效率較低等。

為彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的弊端，加速電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展，提高高校財(cái)務(wù)管理水平，國(guó)家出臺(tái)了一系列政策。在2015年12月，國(guó)家財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，將電子檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，這也使電子檔案具有了法律效力；國(guó)家稅務(wù)局也于2015年12月1日起推行電子普通發(fā)票；財(cái)會(huì)[2020]6號(hào)文件規(guī)定來(lái)源合法、真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)憑證具有同等的法律效力；2020年3月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，從此檔案管理從紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。

雖然國(guó)家相關(guān)政策的實(shí)施也推動(dòng)了電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展，但目前在高校實(shí)施電子檔案管理過(guò)程中仍面臨許多難點(diǎn)和問(wèn)題，從而抑制了其實(shí)施步伐。

一、高校會(huì)計(jì)檔案實(shí)施難點(diǎn)

（一）電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施缺乏相關(guān)的技術(shù)人員。電子會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)（如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件與軟件維護(hù)技術(shù)）等方面的相關(guān)知識(shí)與技能。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員的培養(yǎng)主要以會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)方向?yàn)橹鳎狈﹄娮訒?huì)計(jì)檔案管理的技術(shù)支持，導(dǎo)致檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用維護(hù)能力較弱，從而使電子會(huì)計(jì)檔案的安全而有效的保管困難重重。此外，電子會(huì)計(jì)檔案查閱需要建立會(huì)計(jì)檔案共享平臺(tái)、查閱流程設(shè)計(jì)、權(quán)限設(shè)置、檔案?jìng)浞?、日常系統(tǒng)維護(hù)等，均需要具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員才能完成，若缺乏專業(yè)人員，一旦遇到系統(tǒng)故障、軟件升級(jí)、新型軟件設(shè)置等問(wèn)題，會(huì)計(jì)人員會(huì)束手無(wú)策，造成系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題。

（二）電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施缺乏相關(guān)制度保障。目前高校財(cái)務(wù)部門都會(huì)制定針對(duì)本單位的檔案管理辦法，如檔案管理年限、檔案移交制度、查閱制度、裝訂保管方式，但是現(xiàn)有檔案管理制度都是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理，尚缺乏電子會(huì)計(jì)檔案管理制度的具體實(shí)施細(xì)則。檔案管理部門要求會(huì)計(jì)檔案從形成到分類保管都完整、真實(shí)，而財(cái)務(wù)部門可能僅要求裝訂成冊(cè)、移交完成，兩者的矛盾缺乏相關(guān)制度保障。另外，大多數(shù)的檔案管理人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有深刻的了解和認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致其在電子會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程種極易出現(xiàn)各種問(wèn)題。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案資料的保存存在一定安全隱患。電子會(huì)計(jì)資料被記錄在磁盤、光盤等介質(zhì)中，依賴于計(jì)算機(jī)的軟件和硬件，對(duì)周圍環(huán)境要求較高，不僅要求防火、防水、防盜、還要防塵、防磁、防篡改。電子會(huì)計(jì)檔案以電子形式共享給檔案查閱者，還要防止相關(guān)人員對(duì)檔案的篡改，若安全防護(hù)措施不到位，就可能導(dǎo)致檔案的信息被修泄露。所以為了保持檔案的真實(shí)性、完整性，電子檔案管理的技術(shù)人員還要對(duì)檔案及時(shí)備份，防止檔案的損壞。同時(shí)，要加強(qiáng)單位管理人員電子會(huì)計(jì)檔案安全意識(shí)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理技術(shù)水平。

（四）紙質(zhì)發(fā)票的廣泛使用，增加了電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施的難度。電子會(huì)計(jì)檔案來(lái)源于也依賴于計(jì)算機(jī)等設(shè)備，雖然會(huì)計(jì)電算化、信息化、云計(jì)算等加速了電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施進(jìn)程，但目前紙質(zhì)發(fā)票仍廣泛使用，如火車票、汽車票、耗材發(fā)票以及各種增值稅專票等，若財(cái)務(wù)人員把紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)換成電子檔案則需要專門的設(shè)備和專業(yè)的人員，耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間去處理，所以說(shuō)從某種程度上紙質(zhì)發(fā)票廣泛使用抑制了實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案的積極性。

二、提高財(cái)務(wù)人員對(duì)電子檔案的管理水平

針對(duì)以上存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為要加速高校電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施進(jìn)程，提高財(cái)務(wù)人員對(duì)電子檔案的管理水平，可以從以下幾方面入手：

（一）建立健全高校財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)管理制度，尤其是針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)管理制度。制度是行為的保障，只有從制度上合法化，才能有效規(guī)范管理行為。高校人員眾多、資金規(guī)模龐大，種類繁雜，尤其是雙一流建設(shè)提出后，對(duì)高校的發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)也對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和保管帶來(lái)更高的要求。電子會(huì)計(jì)檔案的逐步實(shí)施，能改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的諸多不利方面，是財(cái)務(wù)信息化必然趨勢(shì)。建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案，必須從檔案的生成、移交、保管上入手，建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案制度，才能理清電子會(huì)計(jì)檔案流程，明確檔案管理人員與財(cái)務(wù)人員的職責(zé)。此外，還需要制定嚴(yán)格的電子會(huì)計(jì)檔案查閱審核制度，保證在未經(jīng)允許的情況下，任何無(wú)關(guān)人員無(wú)權(quán)查閱電子會(huì)計(jì)檔案。與此同時(shí)，做好相應(yīng)的查閱登記的有效記錄，保證時(shí)間準(zhǔn)確且責(zé)任明確。

（二）建立電子會(huì)計(jì)檔案共享平臺(tái)。電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案最大的區(qū)別就是檔案查閱的便捷程度。傳統(tǒng)的查閱紙質(zhì)檔案需要帶著授權(quán)的紙質(zhì)查閱文件去檔案保管部門或地區(qū)查閱相關(guān)需求檔案，如遇檔案保管人員開會(huì)、出差或者其他原因請(qǐng)假等情況，則導(dǎo)致查閱人無(wú)法及時(shí)查閱檔案，若對(duì)檔案需求很急，則會(huì)造成較嚴(yán)重的后果。電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)施后，可以建立會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，通過(guò)建立網(wǎng)上查閱流程，只需要檔案查閱人員在網(wǎng)上申請(qǐng)所要查詢的檔案，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)審批以及檔案管理人員的授權(quán)，即可查閱檔案。這種方式方便快捷，不用查詢?nèi)说教幦ズ炞稚w章甚至到其他地區(qū)去查詢檔案，省去很多不必要浪費(fèi)的時(shí)間。

（三）改變財(cái)務(wù)人員以及檔案管理人員的培養(yǎng)模式，加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，跟上電子檔案的保存和管理要求。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員培養(yǎng)方向主要以會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)為主，檔案人員培養(yǎng)主要以檔案學(xué)、管理學(xué)為主。隨著高校信息化的深入，會(huì)計(jì)檔案類別呈現(xiàn)多樣性，檔案的收集、整理、保管、借閱都需要技術(shù)支撐，傳統(tǒng)的培養(yǎng)方式已不能滿足檔案管理需求，檔案保管人員不僅需要具備檔案學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)，還需要具備計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)和技能，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理以及硬件和軟件的維護(hù)等必備技能。因此，只有改變?nèi)瞬排囵B(yǎng)方式，加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，才能提高檔案管理效率，提升高校財(cái)務(wù)管理水平。

（四）規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案形成、整理、保管、借閱流程。電子會(huì)計(jì)檔案有原始憑證、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，會(huì)計(jì)電算化實(shí)行后，會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證直接形成電子檔案。2015年12月1日起，國(guó)家推行電子普通發(fā)票，實(shí)現(xiàn)了發(fā)票電子化。近幾年財(cái)務(wù)機(jī)器人的出現(xiàn)，報(bào)賬人員可以利用手機(jī)掃描原始憑證上傳至系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票內(nèi)容自動(dòng)記賬，財(cái)務(wù)人員根據(jù)發(fā)票內(nèi)容復(fù)核原始憑證，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示財(cái)務(wù)機(jī)器人記賬準(zhǔn)確率已達(dá)90%以上。電子發(fā)票的推行、財(cái)務(wù)機(jī)器人的使用實(shí)現(xiàn)了原始憑證的電子化。電子會(huì)計(jì)檔案形成后，檔案保管人員在系統(tǒng)中根據(jù)要求進(jìn)行分類，然后以磁盤等形式保存，并定期備份。檔案保管單位根據(jù)檔案查閱相關(guān)制度，設(shè)置借閱流程。

三、結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，我國(guó)高校穩(wěn)步發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云時(shí)代已深入其中，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案不僅能提高檔案管理效率，也能快速提取數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，為日常工作提供便利，因此高校實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案夠勢(shì)不可阻?？傊訌?qiáng)高校電子會(huì)計(jì)檔案管是一項(xiàng)重要、艱巨且負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)性工作，需要與時(shí)俱進(jìn)，為推動(dòng)高校高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的電子會(huì)計(jì)檔案資源支撐。