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        創(chuàng)新信息化時代檔案管理工作策略

        2021-11-29 12:11:57高佳琦
        魅力中國 2021年8期

        高佳琦

        (昂昂溪區(qū)委機構(gòu)編制委員會辦公室,黑龍江 齊齊哈爾 161031)

        引言

        隨著時代的變遷,檔案管理部的管理方式也要跟隨著時代的改變而變化,整合信息技術(shù)與檔案管理模式,提高檔案管理效率。在具體實施過程中,資源開放進程的開放也要隨之被提上日程,不斷擴大檔案服務(wù)方式。建立檔案數(shù)據(jù)庫,通過一系列措施實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新,更好地滿足廣大群眾對檔案服務(wù)的多樣化需求,促進檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

        一、檔案管理信息化的優(yōu)勢

        (一)檔案信息收集

        在檔案信息收集領(lǐng)域更加便利,利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高效性、互動性和共享性,可以在短時間內(nèi)整理出大量檔案信息,保證檔案信息收集的及時性,有效提高檔案信息收集速度,減輕人員工作量,使檔案管理人員有更多的時間優(yōu)化檔案管理,提高檔案管理的有效性。

        (二)提高檔案管理水平

        利用計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理,不僅可以實現(xiàn)對分散的檔案信息的集中處理,而且可以將紙質(zhì)檔案整合到電子檔案中,還可以實現(xiàn)檔案的永久保存,隨時調(diào)用方便。在檔案管理過程中,專業(yè)的管理軟件和平臺可以有效地提高檔案信息分析和處理的速度,提高檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。

        二、檔案管理工作的發(fā)展趨勢

        (一)無紙化

        隨著時代的發(fā)展和信息數(shù)據(jù)量的增加,存檔工作任務(wù)也越來越難。紙質(zhì)載體已不能滿足時代的需要。數(shù)據(jù)存儲已逐漸取代紙質(zhì)形式,同時也將其在儲存空間的優(yōu)勢發(fā)揮的淋漓精致。

        (二)精細(xì)化

        目前,企事業(yè)單位以及政府擁有的檔案信息種類越來越多,類別越來越復(fù)雜,信息量也越來越大。因此,應(yīng)對各類信息進行分類和細(xì)分,建立獨立的、相關(guān)的檔案系統(tǒng),有效地收集獨立的檔案信息,縮短檔案信息傳遞和查詢的時間,解決傳統(tǒng)檔案查詢中存在的問題,提高檔案管理效率。

        (三)實時化

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式受到環(huán)境和載體的限制,不能實現(xiàn)傳輸和傳輸?shù)募皶r性,影響了其效率。在信息時代,通過信息技術(shù)的應(yīng)用,構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺,在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)了檔案信息的傳輸和交互,進一步提高了檔案管理的效率。

        三、信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)舉措

        (一)完善相關(guān)文件管理系統(tǒng)

        為了有效地保證檔案管理的質(zhì)量,首先必須完善現(xiàn)有的相應(yīng)管理體系。傳統(tǒng)檔案管理過程中存在一些規(guī)則和規(guī)定,難以適應(yīng)新的社會發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展。因此,僅依靠傳統(tǒng)規(guī)則和法規(guī)顯然已經(jīng)過時了。只有在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中制定適當(dāng)?shù)囊?guī)則和法規(guī),才能有效地管理檔案的分發(fā),并滿足網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)要求。此外,根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀,應(yīng)定期召開適當(dāng)?shù)墓ぷ鲿h,就檔案管理運作中遇到的問題得出適當(dāng)?shù)慕Y(jié)論,并采取合理的步驟以確保適當(dāng)?shù)臋n案管理系統(tǒng)滿足實際工作的需求。

        (二)完善網(wǎng)管平臺安全文件

        它是政府,企業(yè)和機構(gòu)工作中不可替代的助手。在管理檔案的過程中,保證檔案的真實性直接影響到后續(xù)工作的正常進行。因此,為了確保對相關(guān)檔案的有效管理,有必要改革相應(yīng)的檔案管理做法。文件管理平臺的安全性與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和員工的工作習(xí)慣緊密相關(guān)。作為適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門,請確保檔案管理員具有安全的工作環(huán)境。此外,處理文件的員工在工作過程中必須配合科學(xué)合理的系統(tǒng)中的文件管理,例如登錄文件管理帳戶并立即刪除帳戶信息;在開始工作之前,他們應(yīng)該對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行安全評估,以最大程度地降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險,以確保正確執(zhí)行文件安全管理工作。

        (三)改進文件管理信息的建設(shè)

        確保檔案管理的順利開展,加強檔案信息化的建設(shè)和管理,完善相應(yīng)的檔案管理機制,具有十分重要的意義。在信息時代,有必要明確檔案管理的目標(biāo)和方向,有效建立基于信息的檔案管理機制,確保檔案管理有序發(fā)展。許多部門對檔案信息化的管理沒有給予應(yīng)有的重視,信息化設(shè)計不充分導(dǎo)致檔案管理的隨意性,降低了檔案管理的效率。因此,有必要加快文件信息管理的建設(shè),加強文件信息管理系統(tǒng)的軟硬件配置,建立科學(xué)合理的文件管理系統(tǒng),有效保證文件管理的質(zhì)量和效率,避免文件管理混亂。此外,基于信息的存檔管理為不同級別的存檔數(shù)據(jù)設(shè)置了適當(dāng)?shù)臋?quán)限,并且存檔管理的結(jié)構(gòu)已明確計劃。

        (四)改善信息時代的信息管理

        明確規(guī)章制度,提高文件管理水平,有效規(guī)范和限制相關(guān)工作流程,有效保證文件管理效率和質(zhì)量。關(guān)于檔案管理,有必要建立適當(dāng)?shù)囊?guī)章制度來管理檔案。傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)則和規(guī)定已不能再滿足信息時代對檔案管理的新要求。必須根據(jù)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和社會需求并結(jié)合未來的發(fā)展趨勢來設(shè)計管理系統(tǒng)。改進當(dāng)前的文件管理規(guī)則和法規(guī),以確保健全的管理規(guī)則。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢,應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的需求和發(fā)展趨勢,對文件管理方式進行改革。按照文件網(wǎng)絡(luò)管理的需要和建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺的要求,科學(xué)分配管理責(zé)任,及時分析信息文件管理中的問題,及時糾正錯誤,確保后續(xù)的系統(tǒng)創(chuàng)新和改革。

        結(jié)語

        綜上所述,隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展,人們越來越傾向于通過網(wǎng)絡(luò)進行信息傳遞和數(shù)據(jù)處理,海量的數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)生成之后被人們所利用,而這些信息很多都成為了檔案資源,這對檔案管理工作也提出了更高要求。檔案資源對于推動經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要現(xiàn)實意義,特別是在信息化時代背景下,為了更好滿足經(jīng)濟社會發(fā)展需求,必須對檔案管理工作進行創(chuàng)新,更好適應(yīng)時代發(fā)展需求,更好的推動檔案事業(yè)發(fā)展。

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