四川大學錦城學院 袁雪霽

一、企業(yè)費用報銷系統(tǒng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷工作繁瑣而低效，對于員工而言，報銷非常困難，要把所有的票據(jù)一張紙粘貼好，填好報銷單據(jù)，找到相關(guān)領(lǐng)導簽字，拿給財務(wù)，等著記賬、付款，等著回答財務(wù)的若干問題。紙面的信息傳遞方式以及效率低下的人工審批操作為基本特征，導致財務(wù)僅僅是簡單的記錄數(shù)據(jù)，而無法實時、全面地采集和處理數(shù)據(jù)，無法實現(xiàn)對風險的有效控制，也不能向管理者提供決策支持。

在新的大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時代，財務(wù)部門要完成傳統(tǒng)的數(shù)字記錄向財務(wù)共享服務(wù)中心進行轉(zhuǎn)型，必須完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型，越來越多的高科技企業(yè)意識到數(shù)字化的財務(wù)管理對企業(yè)的重要性，手動輸入票據(jù)信息容易出錯，而出錯就意味著浪費成本。差旅和費用管理系統(tǒng)若能夠自動導入供應(yīng)商和商業(yè)信用卡的消費明細以及收據(jù)中的詳細信息，就可以避免數(shù)據(jù)輸入出現(xiàn)遺漏或錯誤的風險。這種準確性能夠幫助企業(yè)實實在在地節(jié)約成本。確保準確性只是第 一步，如果能夠更快速地完成費用報表，就可以實時了解開支的情況，加強對現(xiàn)金流的控制。因此企業(yè)的費用報銷系統(tǒng)是財務(wù)共享服務(wù)中心最重要的部分，無紙化報銷流程才能突破報賬時間與空間的限制，擺脫冗長的流程，才能夠及時獲取企業(yè)數(shù)據(jù)，并將企業(yè)的數(shù)據(jù)集合一起轉(zhuǎn)化成大數(shù)據(jù)中心，同時借助經(jīng)營預測、風險預測的模型和工具，為管理者提供數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策支持和更有效的風險控制。

二、企業(yè)費用報銷系統(tǒng)數(shù)字化的流程建設(shè)

（一）企業(yè)費用報銷系統(tǒng)的數(shù)字化

企業(yè)費用報銷系統(tǒng)的數(shù)字化是企業(yè)員工、領(lǐng)導審核和財務(wù)報銷在財務(wù)共享服務(wù)中心的一體化處理平臺。要實現(xiàn)報銷系統(tǒng)的數(shù)字化，需要財務(wù)相關(guān)信息的財務(wù)的標準化、流程化和信息化。數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要完成兩個階段的任務(wù)，第一階段任務(wù)整合企業(yè)搭建的商旅系統(tǒng)，辦公系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)，報賬系統(tǒng)等，把原來分散的財務(wù)標準化的工作集中在一起，實現(xiàn)企業(yè)費用報銷系統(tǒng)的數(shù)字化初步轉(zhuǎn)型；第二階段搭建財務(wù)共享中心，引入財務(wù)機器人等自動化，完成企業(yè)費用報銷系統(tǒng)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（二）企業(yè)費用報銷系統(tǒng)的具體流程

企業(yè)費用報銷系統(tǒng)流程需要報賬系統(tǒng)需要完成前端智能采集，通過數(shù)字化平臺，根據(jù)預設(shè)的審批權(quán)限和規(guī)則，自動推送報賬單給相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)導審批，并在后端進行會計核算和資金核算，完成相應(yīng)的入賬和付款，而員工只需要在搭建的報銷系統(tǒng)中根據(jù)單據(jù)類型進行報銷填單，領(lǐng)導只需要在審批環(huán)節(jié)完成審批，報銷的付款將會自動轉(zhuǎn)入員工賬戶，實現(xiàn)“無紙化報銷-無見面審批-無接觸審核-電子化檔案”的全流程線上費用報銷。企業(yè)費用報銷系統(tǒng)分為員工端、領(lǐng)導端和財務(wù)端三大端口，以在線智能采集、共享核心系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)搭建企業(yè)費用報銷平臺，達到高效完成財務(wù)業(yè)務(wù)處理。

1.員工端

電子發(fā)票背景下，員工報銷將實現(xiàn)無實物流全線上操作。員工在消費后掃描微信、支付寶等App 生成的二維碼，填寫抬頭信息，即可實現(xiàn)快速開票。實際報銷時，以每刻報銷的數(shù)字化解決方案為例，員工只需要從微信卡包等終端直接調(diào)取電子發(fā)票，票聯(lián)系統(tǒng)集成增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺自動完成電子專票的驗真查重，并無縫對接報賬系統(tǒng)，員工簡單勾選即可進入報銷流程。系統(tǒng)可以根據(jù)單據(jù)類型，字段設(shè)定提示信息，輔助員工填單，對錯誤信息進行警示，減少出錯率，有效解決錯單填報風險，優(yōu)化報賬效率。

2.領(lǐng)導端

領(lǐng)導隨時隨地可通過移動端查看單據(jù)，根據(jù)系統(tǒng)提示風險，直接進行費用報銷審批。在企業(yè)報銷系統(tǒng)目前主要采用的是系統(tǒng)內(nèi)嵌規(guī)則完成自動審核或者人工審核，人工借助相關(guān)經(jīng)驗處理，沒有真正實現(xiàn)審核系統(tǒng)的智能化，屬于企業(yè)費用報銷系統(tǒng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一階段；在根據(jù)大量的人工處理規(guī)則后，系統(tǒng)后臺搭建可以將這部分規(guī)則重新寫入平臺的數(shù)據(jù)庫中，引入機器人，由機器人進行學習，進行自動審核，真正實現(xiàn)人工智能下的企業(yè)費用報銷。

3.財務(wù)端

財務(wù)不再需要查看實物進行核驗，只需查閱電子影像，同時進入會計核算后端系統(tǒng)，進行會計處理和資金付款。特別在報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，以前是報銷人員挨個拿著單據(jù)送到財務(wù)部，現(xiàn)在只需要線上系統(tǒng)進行審批報銷，同時在付款環(huán)節(jié)，系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款，現(xiàn)在系統(tǒng)能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等信息，與網(wǎng)銀對接后可批量轉(zhuǎn)賬，大幅減少出納的工作量；在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用，會計就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯?，F(xiàn)在，通過費用報銷系統(tǒng)與財務(wù)軟件對接可直接生成會計憑證。

（三）企業(yè)費用報銷系統(tǒng)的內(nèi)部監(jiān)管

企業(yè)費用報銷系統(tǒng)能夠幫助實現(xiàn)員工出差便捷、領(lǐng)導審批簡單，財務(wù)流程簡化，提供公司的效率，但在企業(yè)費用報銷中，若出現(xiàn)虛假報賬，如何有效發(fā)現(xiàn)和監(jiān)管成為關(guān)鍵。

1.優(yōu)化報賬流程，加強內(nèi)部控制

不斷規(guī)范報賬流程，加強內(nèi)部控制，實現(xiàn)前端系統(tǒng)和后端系統(tǒng)的互聯(lián)互通，減少信息的遺漏，能夠?qū)崿F(xiàn)進行數(shù)據(jù)監(jiān)控和共享，能夠及時進行數(shù)據(jù)平臺預警的，達到風險監(jiān)管，助力企業(yè)更好的發(fā)展。

2.對員工費用報銷的監(jiān)督

審計抽查是一種事后監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現(xiàn)有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

員工費用報銷原則上要在費用發(fā)生后三個月內(nèi)進行。如超過三個月，但未超過六個月，需說

明未及時報銷的原因申請?zhí)嘏?。超過六個月的，不能報銷。報銷系統(tǒng)可以為每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

3.對領(lǐng)導審批的監(jiān)督

為了保證費用報銷審批的及時性，首先需要在流程中限定領(lǐng)導電子審批的時間，自電子流轉(zhuǎn)到審批人之日起超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當然，默認審批通過出了問題的，仍需由該審批人承擔。另外，公司可以定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予警示。同時，若領(lǐng)導對下屬的費用報銷未能認真履責，就會導致很多不當費用報銷，如要求這位領(lǐng)導承擔連帶賠償責任，如不當報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當報銷金額。

三、展望和未來

（一）企業(yè)費用報銷平臺的構(gòu)建

目前，中國大多數(shù)企業(yè)差旅與報銷管理仍舊采用手動形式，流程冗余，審批時間長，報銷周期長等問題，數(shù)據(jù)前端平臺和后端平臺嚴重脫節(jié)，數(shù)據(jù)信息無法整合，導致財務(wù)信息共享無法發(fā)揮積極的效率，因此企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一步是要從財務(wù)管理開始，而財務(wù)的精細化管理和智能化費用管理是實現(xiàn)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵一環(huán)。在經(jīng)濟全球化的趨勢下，中國企業(yè)海外機構(gòu)逐年增長，但由于各地域或國家的法律法規(guī)的差異性，如何建立能夠滿足不同國家財務(wù)相關(guān)的合規(guī)性的企業(yè)費用報銷平臺太將成為財務(wù)共享服務(wù)的重要挑戰(zhàn)。突破財務(wù)信息之間的壁壘，智能實時形成財務(wù)報銷數(shù)據(jù)，并以此為基礎(chǔ)能夠?qū)崟r智能化生成財務(wù)報表，便于企業(yè)利用報表進行精細的財務(wù)分析，針對性地進行預算管理，開源節(jié)流，使企業(yè)不斷地發(fā)展成為真正的跨國信息化企業(yè)。

（二）加快財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型進程

在大數(shù)據(jù)和云計算時代，企業(yè)面臨的競爭是如何將專業(yè)領(lǐng)域的創(chuàng)新與技術(shù)的創(chuàng)新充分地結(jié)合起來，不僅僅開拓新的市場，而且要從存量市場挖掘出新的機會。企業(yè)決策者越來越依賴有價值的數(shù)據(jù)作分析，決策和控制企業(yè)風險，而這些都需要將精細化管理中的過程數(shù)字化和業(yè)務(wù)與財務(wù)融合化，并站在管理會計的角度對所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行進一步加工和處理。財務(wù)會計的模式已經(jīng)很難適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟時代的發(fā)展需求，而管理會計的發(fā)展更加適合數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展形勢。管理會計是以整個企業(yè)為工作主體，為企業(yè)的決策和發(fā)展提供相應(yīng)的信息，能夠?qū)⒇攧?wù)會計的事后預測轉(zhuǎn)化為事前預測、事中控制和事后監(jiān)管，并且能夠利用財務(wù)共享平臺信息及時做出相應(yīng)的調(diào)整，為企業(yè)運行管理和成本開支提供更多的參考和依據(jù)，并且能將財務(wù)信息和內(nèi)部控制相結(jié)合，有效防控財務(wù)風險?；诖?，企業(yè)在進行財務(wù)會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，需要逐步推動財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型，且逐漸推動會計業(yè)務(wù)的過渡與拓展，在實踐中逐漸構(gòu)建起科學、完善、規(guī)范的管理會計體系。

企業(yè)的財務(wù)管理部門需要承擔大數(shù)據(jù)分析職能，以提高對企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)獲取、分析和整合的能力；各項財務(wù)工作亦需要以智能化、技術(shù)化的手段開展，以提升財務(wù)管理水平、效率和質(zhì)量。未來的財務(wù)是智能財務(wù)時代，在大數(shù)據(jù)的推動下，要把公司的數(shù)據(jù)和外部的數(shù)據(jù)聯(lián)合在一起，要建立企業(yè)以業(yè)務(wù)財務(wù)為基礎(chǔ)，利用各種管理會計的方法進行決策，大型企業(yè)唯有積極擁抱科技，擁抱數(shù)字化，才能在財務(wù)管理轉(zhuǎn)型的過程中穩(wěn)步前行。