陳紅艷

（梨樹縣小城子鎮(zhèn)綜合服務中心 吉林省四平市 136500）

推進事業(yè)單位檔案管理改革的意義

提升信息化檔案管理水平。大數據時代下，事業(yè)單位可以運用科學技術提高檔案管理工作效率，這是檔案管理改革的重要路徑之一。信息技術的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理改革指明了方向，幫助工作人員更加便利地開展檔案管理工作，推動檔案管理朝向智能化、信息化、實時化方向發(fā)展，更加有效發(fā)揮檔案對于事業(yè)單位的重要作用，化解傳統檔案管理模式下的管理弊端，提高管理工作的科學性和有效性。

實現檔案管理工作現代化。做好事業(yè)單位檔案管理改革工作有利于提高檔案管理的整體效率，通過檔案管理改革，形成標準、系統、完備的檔案管理模式，將能夠大大降低人為因素對檔案管理工作的影響，形成規(guī)范有效的檔案管理運轉體系機制，促進檔案管理工作邁向現代化，推動管理順應時代發(fā)展需求。深入實行檔案管理改革，運用現代化檔案管理技術，能夠不斷強化事業(yè)單位檔案管理水平。

滿足檔案社會化服務需求。事業(yè)單位檔案不僅屬于事業(yè)單位，還屬于全社會共同所有，近年來，我國在不斷強化公共服務體系建設力度，事業(yè)單位公共服務能力日趨進步，社會公眾對公益事業(yè)相關信息資料的關注度在不斷提高，事業(yè)單位內部管理的日益公開透明化，需要其不斷提高自身價值，將大數據運用到檔案管理工作中，推動其公共服務能力全面改革深化。

事業(yè)單位檔案管理存在的問題

對檔案管理工作重視不足。長期以來，事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，具體表現為兩方面：一是單位領導對檔案資料的價值與作用缺乏充分的認識，沒有意識到檔案資料對事業(yè)單位各項工作的參考價值，因而對檔案管理工作缺乏重視，在這方面投入的資金及人力資源不足。二是檔案管理部門負責人以及工作人員對檔案管理工作不重視，在平時工作中過于懈怠，敷衍了事，在檔案整理、保管、轉出、轉入等環(huán)節(jié)缺乏責任心，對檔案資料的審核不嚴格、保存不妥善，導致部分檔案資料遺失、損壞。此外，檔案管理人員在平時工作中存在應付差事的心態(tài)，相互之間的配合不到位，沒有嚴格落實檔案管理的各項規(guī)章制度，導致事業(yè)單位整體檔案管理水平較低。

檔案管理機制不完善。檔案管理是一項系統化、復雜化的工作，必須要嚴格執(zhí)行相應的工作程序，遵守相應的規(guī)章制度，然而從當前事業(yè)單位檔案管理現狀來看，部分事業(yè)單位缺乏完善的檔案管理機制以及規(guī)范的工作程序，導致檔案管理人員在實際工作中缺乏相應的參考依據，隨意性較強。部分事業(yè)單位雖然檔案管理相關機制建設比較完善，但執(zhí)行力度不足，在實際工作過程中缺乏有效的監(jiān)管，違規(guī)操作，未能按照規(guī)章制度辦事，出現問題相互推諉，嚴重降低了事業(yè)單位檔案管理效率。

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。檔案管理是一項專業(yè)化的工作，檔案管理人員需要具備相應的專業(yè)知識技能，然而現階段事業(yè)單位的檔案管理人員普遍為非專業(yè)人士，缺乏專業(yè)知識基礎，而事業(yè)單位本身也缺乏相應的培訓體系，導致其專業(yè)素養(yǎng)難以得到提升。再加上檔案管理工作長期得不到重視，檔案管理自身缺乏積極性，沒有自主學習意識，在工作當中往往應付了事。

對檔案的利用程度不夠。事業(yè)單位檔案管理的最終目的是實現對數據資料的有效利用，而檔案的收集和管理只是實現目的的必要過程。一些工作人員對檔案管理存在片面認識，以為檔案管理工作只是單純做好檔案保存即可，這將導致管理人員無法充分發(fā)揮出檔案的作用。事業(yè)單位的檔案不僅可以查詢相關數據資料，其在一定程度上影響著事業(yè)單位重要事項決策，通過檔案可以了解單位過去的運行情況，在此基礎上進行工作經驗總結，為單位將來的發(fā)展提供建設性意見，所以來說，事業(yè)單位要科學的開發(fā)利用檔案，實現檔案管理效能最大化。

缺乏主觀能動性與積極性。首先，事業(yè)單位檔案在利用過程當中，多數通過傳統的資料借閱形式以及查閱等方式進行利用。而事業(yè)單位的外部人員在進行檔案利用時就會受到嚴格控制，進而造成事業(yè)單位檔案無法有效地進行信息資源共享與組合，從而限制了檔案的利用。其次，相對傳統的借閱方式，進一步限制了檔案的利用和保護。

缺乏對檔案利用的先進方式。隨著信息時代的不斷推進以及信息技術的發(fā)展，為事業(yè)單位檔案利用提供了新的方式與方法。由于事業(yè)單位缺乏對檔案工作的注重，以及人力、物力與財力等方面的支持，進而造成了事業(yè)單位的檔案利用缺少必要的硬件設備，以及相對先進的信息技術，從而無法滿足對檔案的利用，無法滿足當前時代發(fā)展的需求。

加強事業(yè)單位檔案利用和保護的有效對策

堅持依法治檔，結合信息技術推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。想要進一步促進事業(yè)單位中的利用與保護，需要加強完善對檔案的依法監(jiān)管手段，推進依法治檔。并結合相關的事業(yè)單位完善其監(jiān)管機制。同時，還需要進一步貫徹落實《機關檔案工作管理方法》(國家檔案局第13號令)中的相關要求，對事業(yè)單位中的文書檔案歸檔以及保管期限進行修訂，進而促進事業(yè)單位檔案的完整保存。此外，還需要結合實際情況，通過合理的方法對事業(yè)單位的檔案價值進行充分挖掘，通過信息技術推進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

提升事業(yè)單位中檔案的利用效率。首先，要加強事業(yè)單位的檔案利用與保護，需要充分發(fā)掘事業(yè)單位中檔案所具備的潛能，將被動的服務形式轉變?yōu)橹鲃拥姆罩С?。比如信息資源查詢服務以及分發(fā)服務等等。并且在提供相應的服務過程中需要從專業(yè)的角度出發(fā)，這樣才可以有效地提升事業(yè)單位中檔案的利用效率。其次，事業(yè)單位可以結合自身的實際情況，建立相應的信息化檔案管理，以此來提升事業(yè)單位對檔案工作的效率。還可以結合互聯網技術，建立相應的檔案數據庫，對事業(yè)單位中的檔案進行科學的利用與保存。結合檔案信息管理系統，對事業(yè)單位的檔案實施信息化管理。同時，加強檔案工作人員的服務意識，結合檔案的利用與保護工作，來提升事業(yè)單位的服務水平與質量。最后，事業(yè)單位還可以從多方面對檔案的使用開發(fā)新的渠道，并深度研究檔案的潛在價值，從而促進檔案得到充分的利用。

加快建立數字化檔案，保障電子檔案的安全。首先，事業(yè)單位要想加強檔案的利用與保護工作，需要擴寬對檔案的收集以及接收力度，進而建立相應的檔案資源體系，并加速完成傳統檔案資源向數字化檔案的轉變，從而提高事業(yè)單位對檔案的綜合管理。其次，在實施檔案共享工作時，可以有效滿足客戶查詢檔案信息的需求，使得事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加規(guī)范、高效。此外，還需要結合事業(yè)單位的實際情況，加強對電力檔案的安全管理，防止檔案信息丟失或被盜，促進事業(yè)單位的檔案保密性得到提升。

提高檔案管理隊伍整體素質。事業(yè)單位檔案管理與檔案管理隊伍建設有著密切的聯系，需要不斷加強事業(yè)單位檔案管理隊伍建設，招聘并引進具備高素質、高質量的專業(yè)人才，為事業(yè)單位檔案管理隊伍增添相應的人才儲備，從而提升其檔案管理隊伍的質量，并保障事業(yè)單位的檔案管理工作能夠循序漸進。同時，在檔案隊伍建設過程中，事業(yè)單位需要提供相應的財力、人力支持，以及各個部門之間的協調與溝通，從而使得事業(yè)單位的檔案利用與保護能夠實現其相應的社會價值與經濟價值。

完善檔案管理機制。第一，事業(yè)單位內部要積極完善檔案管理機制，制定嚴格的工作流程，確保檔案管理人員在實際工作中有章可循、有據可依，包括檔案整理、歸檔、保存、轉出、轉遞以及轉入等環(huán)節(jié)都要明確具體的流程，并嚴格執(zhí)行。針對違規(guī)操作的檔案管理人員要給予相應的處分，以此規(guī)范工作人員的行為。第二，要加大監(jiān)管力度，完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發(fā)揮作用，否則只能浮于表面，流于形式，難以起到實質性的作用，對此，事業(yè)單位內部要加強監(jiān)管力度，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)實施監(jiān)管，加強審核，確保檔案管理人員嚴格遵守相關規(guī)章制度。

完善人才培養(yǎng)機制。事業(yè)單位檔案管理要向規(guī)范化、標準化以及專業(yè)化發(fā)展，必須要建立一支高素質、專業(yè)化的人才隊伍，針對當前事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低的問題，可以從兩方面著手：一是事業(yè)單位要在內部建立完善的培訓體系，為檔案管理工作人員提供必要的培訓平臺和機會，使其接受專業(yè)化的培訓，從而提升專業(yè)知識技能。同時事業(yè)單位要建立相應的激勵機制，鼓勵檔案管理人員自主學習深造，提高自身業(yè)務能力，并對取得相應資質的人員給予一定的獎勵。二是事業(yè)單位要重視檔案管理團隊建設，積極從外部吸納新鮮血液，可以引進高校檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，擴充檔案管理人才隊伍。

加強檔案建設的目標化管理。目標化的管理模式是以結果為導向或是以目標為導向的管理模式，其主要包括兩種形式，混合管理方法和目的管理方法。前者通過工作目標判斷工作成效，這種形式下要注重目標導向，即而通過目標的設定和完成推動檔案管理水平進步，目標在這個過程中發(fā)揮著重要作用。而后者是通過檔案管理中的激勵作用實現檔案管理目的。目的管理能夠廣泛地運用于事業(yè)單位檔案管理工作中，其通過建立檔案管理激勵機制培養(yǎng)員工積極主動的工作態(tài)度。目的管理更加注重管理效果，其核心是管理期望的結果。管理人員對管理期望要進行全面把握，時刻保持警惕性。社會發(fā)展的日新月異，對管理人員進行技能培訓時要更加多樣化，做好檔案管理策劃工作，在制定規(guī)劃時要注重對細節(jié)的把控。

加強信息化管理手段。隨著信息技術的日趨發(fā)展，在日常檔案管理過程中中，事業(yè)單位要強化信息技術運用能力，實現檔案智能化管理。提高檔案管理智能化水平，首先要設定檔案管理規(guī)劃，規(guī)劃的設定要結合事業(yè)單位具體發(fā)展情況以及相應檔案管理要求，實施方案要分階段進行，保證實施過程中各個階段之間的連貫完整；另外，事業(yè)單位要建立檔案管理網站，實現公開透明化管理，賦予每位員工檔案信息查詢權限，實現檔案內部共享機制，促進信息傳播。最后，發(fā)揮電子文檔對管理前端的控制作用，建立電子檔案系統，推動內部檔案實現共建共享。

綜上所述，事業(yè)單位作為具有公益性質的社會公共服務機構，要強化自身公共服務能力，必須要高度重視檔案管理作用，加快完善檔案管理機制以及信息化建設，注重專業(yè)化人才培養(yǎng)，進而充分挖掘利用檔案資料，為事業(yè)單位各項工作提供參考。