王近維

（廣安市干部人事檔案服務(wù)中心，四川 廣安 638500）

干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，是對(duì)干部檔案的全面體檢，重點(diǎn)審核干部的“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等信息，尤其是審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等，其中出生時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、干部身份等重要信息的審核依據(jù)材料均涉及學(xué)生檔案，學(xué)生檔案作為干部人事檔案重要形成基礎(chǔ)，每一份材料的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性都至關(guān)重要，規(guī)范管理學(xué)生檔案，有助于提升干部人事檔案整體質(zhì)量。

一、干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核中學(xué)生檔案的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）材料歸檔不全面

專(zhuān)項(xiàng)審核中學(xué)生檔案最常見(jiàn)的問(wèn)題是材料缺失，其中報(bào)考材料、高（初）中畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等學(xué)籍材料及《入黨申請(qǐng)書(shū)》《入黨積極分子培養(yǎng)考察登記表》等黨團(tuán)材料缺失情況較為突出。缺少最多的材料為《入團(tuán)志愿書(shū)》，因?qū)W生入團(tuán)時(shí)間較早，部分學(xué)校未將《入團(tuán)志愿書(shū)》裝入學(xué)生檔案或?qū)W校集中保存時(shí)間短，導(dǎo)致后期難以查找。學(xué)生畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)其畢業(yè)證書(shū)和學(xué)位證書(shū)暫未發(fā)放，后期由學(xué)生自行保管，部分學(xué)生未及時(shí)移交單位政工人事或因保管不善丟失，致使檔案中雙證未及時(shí)歸檔或材料遺失，影響了學(xué)生檔案的完整性。

（二）檔案材料有涂改

學(xué)生檔案材料主要以手寫(xiě)為主，個(gè)別學(xué)生缺乏重視，材料填寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí)存在用筆直接劃去、重新描寫(xiě)或者用涂改液修改等情形，造成材料有涂改痕跡。學(xué)生檔案中涂改痕跡最多的信息為出生時(shí)間，干部人事檔案認(rèn)定出生時(shí)間的第一原則為“最先最早”，學(xué)生檔案作為干部人事檔案的最早形成材料，相關(guān)信息記載一致且字跡清晰無(wú)涂改痕跡尤為重要。但早期因多種原因，如因入團(tuán)、入黨、入學(xué)等程序執(zhí)行不規(guī)范、材料審核把關(guān)不嚴(yán)格，學(xué)生為符合相關(guān)條件，主觀故意填大或填小年齡；由于學(xué)生時(shí)期個(gè)別材料由老師或同學(xué)代為填寫(xiě)，因信息掌握不準(zhǔn)確而錯(cuò)填、誤填出生時(shí)間；也有學(xué)生本人因出生時(shí)間陰陽(yáng)歷換算，隨意填寫(xiě)、涂改出生時(shí)間等，導(dǎo)致學(xué)生檔案中早期材料出生時(shí)間記載不一致、涂改情形頻發(fā)，專(zhuān)項(xiàng)審核時(shí)認(rèn)定干部出生時(shí)間存在一定困難。

（三）材料形成不規(guī)范

學(xué)生檔案材料存在由他人代寫(xiě)、代填、代簽，材料字跡潦草不清，紙張質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，證件照、簽名、印章、落款時(shí)間等要素不齊，因工作人員失誤將相同姓名或者同班同學(xué)的個(gè)別材料錯(cuò)裝、混裝、漏裝，也有因工作人員業(yè)務(wù)水平不高、筆誤造成部分材料邏輯矛盾等問(wèn)題，并且絕大多數(shù)學(xué)生檔案未進(jìn)行規(guī)范整理，材料未分類(lèi)，無(wú)材料目錄，無(wú)份數(shù)統(tǒng)計(jì)，更未進(jìn)行統(tǒng)一裝訂。學(xué)生檔案材料零散錯(cuò)亂，形成不規(guī)范，直接影響后期干部人事檔案的審核和利用。比如入黨材料，常常出現(xiàn)支部決議時(shí)間與上級(jí)黨委審批時(shí)間前后矛盾、黨委審批欄無(wú)意見(jiàn)或未蓋公章、預(yù)備黨員培養(yǎng)考察登記表考察記錄填寫(xiě)不全、《入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)》落款時(shí)間晚于轉(zhuǎn)正時(shí)間等問(wèn)題，材料形成極不規(guī)范，導(dǎo)致專(zhuān)項(xiàng)審核時(shí)需核實(shí)干部入黨程序是否合規(guī)。

（四）材料真實(shí)性存疑

學(xué)生檔案中《入團(tuán)志愿書(shū)》《高中畢業(yè)生登記表》等材料真實(shí)性存疑比較常見(jiàn)?！度雸F(tuán)志愿書(shū)》的缺失及原件查找困難，導(dǎo)致后期補(bǔ)辦、補(bǔ)填行為較多，但老師或者學(xué)生在補(bǔ)辦、補(bǔ)填時(shí)未注意材料中相關(guān)經(jīng)歷記載和補(bǔ)填時(shí)間的邏輯性，導(dǎo)致補(bǔ)辦、補(bǔ)填的《入團(tuán)志愿書(shū)》記載的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和材料形成時(shí)間存在邏輯矛盾，且未注明該份材料系后期補(bǔ)辦、補(bǔ)填。早期部分學(xué)生高考后更換學(xué)校復(fù)讀，復(fù)讀學(xué)校為追求升學(xué)率，為學(xué)生重建學(xué)籍，要求學(xué)生重新填寫(xiě)《高中畢業(yè)生登記表》，材料中相關(guān)學(xué)習(xí)信息、材料形成單位可能與學(xué)生檔案其他材料記載的高中學(xué)習(xí)經(jīng)歷不一致。專(zhuān)項(xiàng)審核遇到此類(lèi)問(wèn)題時(shí)，首先會(huì)質(zhì)疑材料的真實(shí)性，其次需開(kāi)展調(diào)查核實(shí)，很有可能給干部本人帶來(lái)不必要的麻煩。

二、學(xué)生檔案常見(jiàn)問(wèn)題的原因分析

（一）歸檔范圍無(wú)明確標(biāo)準(zhǔn)

目前學(xué)生檔案的歸檔范圍無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部第27 號(hào)令）對(duì)學(xué)生類(lèi)檔案做出規(guī)定，主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等①。由于沒(méi)有更加詳細(xì)的規(guī)定，各級(jí)各類(lèi)學(xué)校只能基于以上內(nèi)容，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，自行明確歸檔要求，制定歸檔范圍，導(dǎo)致學(xué)生檔案歸檔范圍不統(tǒng)一，最終材料歸檔不全面。同時(shí)學(xué)生檔案和干部人事檔案管理要求缺乏有效銜接，《干部人事檔案工作條例》雖然明確了歸檔十大類(lèi)和具體內(nèi)容，但未對(duì)學(xué)生檔案范圍做出明確規(guī)定。

（二）管檔主體重視不夠

筆者因開(kāi)展檔案問(wèn)題調(diào)查核實(shí)，去過(guò)很多學(xué)校查找學(xué)籍檔案，發(fā)現(xiàn)部分學(xué)校尤其是中學(xué)的學(xué)生檔案管理混亂，有的因校址搬遷造成部分檔案丟失，有的將檔案存放在人員出入頻繁的教師辦公室，有的將檔案隨意擺放在木柜子或鐵皮柜里，有的將學(xué)籍檔案和文書(shū)檔案混裝，有的更是常年無(wú)人問(wèn)津等等。因教學(xué)就業(yè)壓力、經(jīng)費(fèi)保障不足、職稱(chēng)名額限制等原因，部分學(xué)校優(yōu)先滿(mǎn)足和保障能提高教學(xué)質(zhì)量、升學(xué)率或就業(yè)率的相關(guān)工作，檔案作為后勤工作，則秉持讓一讓、緩一緩、有就行的態(tài)度，甚至采取“四無(wú)”運(yùn)行，無(wú)專(zhuān)項(xiàng)資金支持、無(wú)專(zhuān)業(yè)管檔場(chǎng)所、無(wú)專(zhuān)職管檔人員、無(wú)專(zhuān)門(mén)管理制度，導(dǎo)致檔案管理水平不高，軟硬件配套不足，檔案質(zhì)量大打折扣。

（三）學(xué)生檔案意識(shí)薄弱

相信任何一名學(xué)生都曾聽(tīng)過(guò)“如果在學(xué)校受了處分，那么處分會(huì)跟隨你的檔案一輩子”類(lèi)似的話語(yǔ)，大多數(shù)學(xué)生知道受處分的后果很?chē)?yán)重，但并不理解處分決定放在自己檔案里意味著什么，甚至有的學(xué)生對(duì)檔案一無(wú)所知，對(duì)檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容缺乏常識(shí)等，直到工作后組織人事部門(mén)或單位政工人事對(duì)其檔案進(jìn)行審核，需要干部本人對(duì)檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充完善或者接受組織認(rèn)定時(shí)，才開(kāi)始認(rèn)識(shí)、重視檔案，這都體現(xiàn)了學(xué)生時(shí)代對(duì)檔案基本認(rèn)知的缺乏，對(duì)檔案意識(shí)的淡薄，對(duì)檔案重視程度的不夠，也從側(cè)面反映了學(xué)校對(duì)檔案相關(guān)政策和知識(shí)的宣傳、普及力度不夠，學(xué)生了解途徑單一、了解時(shí)間滯后，檔案知曉覆蓋面有限。

（四）檔案存儲(chǔ)方式單一滯后

目前許多學(xué)校的學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，量大面寬，缺乏先進(jìn)技術(shù)支撐，儲(chǔ)存形式較為單一，檔案管理存在一定風(fēng)險(xiǎn)。一方面紙質(zhì)檔案容易受到外部環(huán)境影響，很多學(xué)校無(wú)專(zhuān)門(mén)的管檔場(chǎng)所，儲(chǔ)存地點(diǎn)的PM10、PM2.5、TVOC、二氧化碳、濕度、溫度、消防系統(tǒng)等無(wú)法達(dá)到檔案“八防”要求，可能出現(xiàn)紙質(zhì)檔案受潮、蟲(chóng)蛀、霉變、火災(zāi)等情形，不利于紙質(zhì)檔案的安全保管；另一方面因?qū)W生檔案數(shù)量較多，材料歸檔主體和歸檔時(shí)間不同，管檔人員更換頻繁，日常的查（借）閱利用、歸檔整理，經(jīng)手人員過(guò)多，容易導(dǎo)致材料丟失、材料錯(cuò)裝、紙張破損，甚至出現(xiàn)信息篡改、材料造假等情形，不利于檔案材料的完整性和真實(shí)性。

三、規(guī)范管理學(xué)生檔案的舉措建議

（一）建立學(xué)生檔案工作制度

組織人事部門(mén)和教育部門(mén)要以貫徹《干部人事檔案工作條例》為契機(jī)，搭建學(xué)生檔案和干部人事檔案的銜接橋梁，共同制定學(xué)生檔案管理制度，對(duì)學(xué)生檔案工作的體制機(jī)制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀(jì)律監(jiān)督等方面加以規(guī)范和完善，尤其要細(xì)化檔案材料類(lèi)別和具體歸檔內(nèi)容，明確不同材料的歸檔時(shí)間和歸檔流程，提高學(xué)生檔案歸檔工作的針對(duì)性、時(shí)效性和可操作性，讓今后的學(xué)生檔案工作有章可循，有規(guī)可依，為干部人事檔案奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）開(kāi)展學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化是對(duì)檔案信息的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)、利用和保護(hù)，能有效防止檔案涂改造假，提高檔案利用效率。目前全國(guó)各地正在大力推進(jìn)干部人事檔案的數(shù)字化工作，部分地方已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化全覆蓋，教育部門(mén)開(kāi)展教師檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，可同步推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)字化工作，檔案數(shù)字化可以有效規(guī)避因?qū)W生檔案材料錯(cuò)裝、漏裝、遺失等造成的檔案內(nèi)容缺失，同時(shí)可以保證檔案材料的真實(shí)可信，避免檔案篡改、造假的現(xiàn)象出現(xiàn)，也為以后需補(bǔ)充完善檔案材料時(shí)，提供便捷的查找、補(bǔ)充、佐證途徑。

（三）加大學(xué)生檔案宣傳力度

宣傳部門(mén)可將學(xué)生檔案宣傳工作納入學(xué)校宣傳目標(biāo)績(jī)效考核，有條件的高校可以開(kāi)設(shè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)選修課。倡導(dǎo)從中學(xué)開(kāi)始，學(xué)校和老師要積極向?qū)W生普及檔案政策和知識(shí)，利用好新生開(kāi)學(xué)、畢業(yè)季、檔案日等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，設(shè)置檔案咨詢(xún)點(diǎn)、舉辦宣傳講座、發(fā)放宣傳手冊(cè)、播放教育警示片、新媒體推送宣傳等多形式、多途徑開(kāi)展宣傳，宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生了解檔案價(jià)值，培養(yǎng)檔案意識(shí)，知悉檔案內(nèi)容，教育和引導(dǎo)學(xué)生在填寫(xiě)各類(lèi)材料時(shí)，要保證材料形成規(guī)范、信息真實(shí)準(zhǔn)確、內(nèi)容清晰無(wú)涂改。

（四）設(shè)置學(xué)生檔案審核環(huán)節(jié)

高?？蓞⒄崭刹咳耸聶n案的審核要求，建立學(xué)生檔案審核制度，設(shè)置“凡進(jìn)必審”“凡增必審”“凡轉(zhuǎn)必審”三個(gè)審核環(huán)節(jié)。學(xué)生入學(xué)報(bào)到后，賡即對(duì)中學(xué)學(xué)籍材料開(kāi)展清點(diǎn)和審核，材料缺失的應(yīng)督促學(xué)生盡快補(bǔ)全，材料真實(shí)性存疑的應(yīng)由學(xué)?；?qū)W院組織開(kāi)展調(diào)查核實(shí)，出生時(shí)間、入黨時(shí)間等記載不一致的，要按照規(guī)定進(jìn)行組織認(rèn)定；學(xué)生就讀期間新增的學(xué)籍、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)等材料，歸檔時(shí)應(yīng)從嚴(yán)把好審核關(guān)，重點(diǎn)審核材料填寫(xiě)是否規(guī)范，要素是否齊全，字跡是否清晰無(wú)涂改，不符合歸檔要求的，一律返回重新制作；學(xué)生畢業(yè)時(shí)，在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞前，要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)整理，保證檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、材料齊全完整后再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

注釋?zhuān)?/p>

①教育部國(guó)家檔案局令27 號(hào).高等學(xué)校檔案管理辦法。