秦國剛

（吉林省長春市公主嶺市殯葬管理所，吉林 公主嶺 136100）

殯葬檔案能夠直接反映我國殯葬工作的文化變化、改革內容和服務發(fā)展，可作為殯葬信息存儲庫建立的直接憑證和依據(jù)，直接影響著殯葬服務的層次水平。檔案管理信息化建立于現(xiàn)代化技術平臺，是檔案信息收集、整理、保存、查閱的重要依托，極大地提升了管理效率，是行業(yè)進步的重要手段。殯葬檔案管理內容繁雜，包括遺體檔案資料、行業(yè)標準、法規(guī)政策等，都需要信息化管理方式的有力保障，使檔案信息完整和準確度全面提升。檔案管理信息化的深入化，才能更好地適應現(xiàn)階段的殯葬管理需求，與殯葬檔案資源價值的體現(xiàn)相適應，全面提升服務水平。

一、殯葬檔案管理特點

（一）規(guī)律性

殯葬檔案依照時間順序，記載逝者最后的信息，相應的殯葬檔案進行歸檔處理，必須遵行時間規(guī)律有序完成。此種信息收集方式，能夠更好地發(fā)揮殯葬檔案信息的價值作用，有利于工作人員的快速查閱。

（二）嚴肅性

殯葬檔案管理更為嚴謹，基于殯葬檔案是以登記逝者信息為基本內容，要求工作人員秉持積極、認真的工作態(tài)度，避免任何疏漏的出現(xiàn)，進而影響到逝者家屬的情緒。所以，殯葬檔案必須實行規(guī)范化管理，按照一戶一檔原則，詳細登記公墓對應的逝者家屬聯(lián)系方式，將一墓一檔的編號要求落實下來，確保殯葬檔案管理的科學、有序。

（三）服務性

殯葬檔案服務有遺體火化、公墓安葬、骨灰安放等內容，以此為基礎展開服務工作，要求以編碼登記信息為基礎，保存檔案資料、現(xiàn)場查閱信息，嚴謹資料文件外借；在復印處理時，管理部門加蓋公章是必要的確認步驟。殯葬檔案服務，必須堅決秉持以人為本原則，穩(wěn)定逝者家屬情緒，以更為靈活的日常辦公方式，確保將各類矛盾控制在最小范圍內，以便于被人們接受。

二、殯葬檔案管理信息化的必要性

殯葬管理屬于政府民政工作范疇，能夠直接體現(xiàn)黨和政府的關懷與愛民之情。殯葬行業(yè)，需要人口、土地、能源、生物、文化等方面進行集中處理的特種行業(yè)，具有業(yè)務內容繁復的基本特點。所以，殯葬檔案管理信息資源從內容上主要分為社會科學、自然科學兩大體系。其中，殯葬的相關法規(guī)政策和人文等，屬于社會科學研究范疇；環(huán)境監(jiān)控、火化技術、建筑與設計、生物應用技術、行業(yè)標準等，屬于自然科學研究范疇。殯葬檔案的復雜內容，更加凸顯出信息管理網絡系統(tǒng)的重要意義。

三、殯葬檔案管理信息化建設中的問題

（一）安全隱患增大

信息化建設過程中，檔案資源能夠快速完成信息傳輸，但同時也帶來了更大的安全風險。信息技術的應用，使紙質存儲方式逐漸發(fā)生變化，利用計算機設備存儲各類信息資源，有利于相關人員的查閱和整理。但是計算機網絡技術的應用，加大了外界入侵的風險性，更易造成檔案資源的損壞，黑客依托于網絡技術，對政府網站進行非法入侵，時常發(fā)生重要信息損壞或竊取情況。殯儀館的長期發(fā)展，逐漸使很多科技成果衍生出來，以自主產權形式，作為館內資產和財富，避免發(fā)生資源損失情況。

（二）信息共享有限

一些殯葬單位已經逐漸建立業(yè)務信息管理系統(tǒng)，但是以自身情況為出發(fā)點，通用性很低，應用軟件平臺和網絡體系并未實現(xiàn)統(tǒng)一化，導致信息管理系統(tǒng)的應用過程較為封閉，不利于不同單位完成信息共享要求。檔案管理的傳統(tǒng)方式呈條塊分割，導致各單位管理獨立化，限制了上下級之間的業(yè)務往來關系。而殯葬檔案的復雜性，決定了分散、多頭管理方式很難落實標準化要求；各個單位也缺乏協(xié)調機制作為保障，檔案信息共享受到明顯阻礙。

（三）資源利用率低

殯儀館為了順應信息化潮流，不斷擴大檔案信息化建設力度，整體水平逐漸提升，但是主要在民政部門集體領導下完成具體的工作內容，自主創(chuàng)新意識相對缺乏，數(shù)字化工作表現(xiàn)出一定的盲目性，使實際工作脫離了單位基本特點，是人力、物力等資源的極大耗費，基礎設施建設也需要面對更大壓力。檔案信息化管理以利用效率的提升為目標，但是過分看重建設規(guī)模和速度，導致開發(fā)利用過程中明顯存在檢索人手少、應用功能差、缺乏認知度等問題。

（四）管理人員素質偏低

殯葬單位的日常管理并未與信息化建設真正結合起來，不利于長效機制的建立。這表明相關領導和管理人員對殯葬行業(yè)缺乏重視度。檔案管理人員主要有工作經驗豐富而專業(yè)理論缺失、新招聘人才的專業(yè)素養(yǎng)高而管理經驗薄弱兩類人，都會成為信息化建設的阻礙性因素。

（五）基礎相對薄弱

殯葬部門依照民政檔案管理相關條例展開具體的檔案管理工作?；跉浽嵝袠I(yè)本身的特殊性，信息系統(tǒng)管理軟件的專業(yè)性相對缺失。殯葬行業(yè)目前仍然將紙質作為檔案管理的主要在意，以手工記錄方式進行檔案信息錄入、整理。這屬于該行業(yè)的基本習慣，為了順利達成短期快速轉變工作方法的目標，信息技術改革會困難重重。

四、殯葬檔案管理信息化建設優(yōu)化對策

（一）加大信息化設備投入

一是將RFID 技術、門禁系統(tǒng)安裝于殯儀館、骨灰堂，作為遺體管理的必要措施，以便于跟蹤處理殯儀館到人爐火化的整個過程，有利于逝者家屬順利完成骨灰寄存業(yè)務的辦理。二是以無線通信、網絡技術文依托，注重緬懷逝者、宣揚積極意義的小電影、生活片段等服務項目的開展，以便于逝者家屬從中領悟出生命的真正意義。三是通過電子屏幕查詢系統(tǒng)，為殯葬項目設置相應的指南服務，以便于逝者家屬完成各項環(huán)節(jié)。四是結合GIS 技術的三維顯示功能，創(chuàng)建墓穴管理系統(tǒng)，以便于草坪葬、樹葬等不同墓穴類型的有效管理，為綠色殯葬目標的達成創(chuàng)造有利條件。五是將遠程監(jiān)控系統(tǒng)安裝于墓園，有利于墓地實際情況的實時監(jiān)控，更好地保障了墓園內部的安全穩(wěn)定；也是殯葬網上交易平臺呈現(xiàn)準確信息的重要來源，是墓地成功交易的重要保障；能夠監(jiān)控祭掃人在傳統(tǒng)節(jié)日的實際活動，確保園內交通順暢。

（二）創(chuàng)建多功能閱覽室

多功能閱覽室，是檔案管理信息化建設的重要環(huán)節(jié)。殯葬行業(yè)構建多功能閱覽室，有利于相關部門共享內部情況，是工作效率提升的重要保障，大大提升了部門服務水平。但是檔案管理工作共享，不是各項資料的全面公開化，只是面向相關部門。殯葬行業(yè)需要在檔案資料中詳細記錄逝者及其家屬信息，將一些個人隱私涉及在內，所以電子信息安全性，是檔案管理信息化建設過程中避免數(shù)據(jù)非法侵犯和盜取問題發(fā)生的重要關注點。

（三）創(chuàng)新服務手段

殯葬服務要求殯儀館秉持用戶第一的管理理念，堅持對檔案服務方式的創(chuàng)新發(fā)展，與網絡時代的用戶需求相適應。所以，檔案管理部門只有貼近老百姓，才能準確判斷出老百姓的殯葬服務需求，提出相應的信息資源開發(fā)和創(chuàng)新方式。例如，殯儀館一般只會存儲少量的逝者信息，但是需要面對較為廣泛的信息內容。老百姓如果只利用傳統(tǒng)方式查詢逝者檔案，需要先向殯儀館提出申請，經檔案管理部門統(tǒng)一，由檔案管理人員依照需求者的信息人工查詢對應檔案，繁瑣的工作過程，是人力、時間成本的巨大投入，同時很難保障查詢后所獲信息的完整性。檔案管理部門信息化，就是以電子搜索功能完成信息檢索和查詢，是對信息查詢流程的合理縮減，逝者姓名和年齡、骨灰存放證編號、死亡時間、生前工作單位等，都可作為信息搜尋的重要依據(jù)，由經辦人快速找到全部檔案，以便于能夠在短時間內的更多人完成信息查詢，是殯葬服務水平提升的具體體現(xiàn)。

（四）提升檔案管理人員素質

檔案管理人員必須堅持以日常工作順利開展為基礎，嚴格落實機構調整和變革過程中的具體要求，將信息化建設任務落實到位。這也就是在檔案管理部門中充分利用電子信息技術、數(shù)字技術的特點，建立對應的閱覽室、電子查詢室等多個管理部門。而管理人員素質的提升，是信息化管理的實際要求，通過信息化培訓計劃的逐步落實，確保更多具備專業(yè)技能的人才參與進來，為檔案管理信息化目標的達成奠定堅實的基礎。

（五）統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫備份

殯葬檔案信息化，必須以安全性為首要。一是電子信息安全。電子檔案需要經過讀取，才能為使用者提供數(shù)據(jù)信息，針對電子檔案實體設置必要防護是基本的保管措施，同時做好檔案元數(shù)據(jù)和背景的統(tǒng)一存儲工作；要求以計算機網絡為基礎保障電子信息安全，需要從完整度、有效性兩項指標為參考，全力保障電子檔案質量，對可能發(fā)生的外部用戶非法入侵加強防護。二是開放檔案信息安全?；凇墩畔⒐_條例》中明確的各級行政機關職責，檔案信息管理都逐步從內向型轉而跨入外向型。隨著檔案的開放化利用方式，預示著自身朝著多元化方向發(fā)展，檔案信心安全性要求也會不斷提升。所以，設置保密級別、應用數(shù)據(jù)庫備份，都屬于檔案信息化平臺構建過程中必須注意的問題，同時利用安全屏幕直接顯示出相應的管理負責人，在審批制度的嚴格約束下，確保各項安全保障責任能夠明確到個人，使安全級別符合實際情況。

（六）加強網絡信息安全管理

殯儀館記錄的檔案信息不可避免的設計一些非人因素，在發(fā)生信息安全問題后，一旦發(fā)現(xiàn)信息丟失問題，必然會造成一定損失。網絡安全問題的發(fā)生時間不固定，一般都是極短時間內信息資源快速遭到破壞。所以殯儀館的檔案信息化管理，必須正確處理信息服務、安全兩方面關系。一是技術和非技術關系的正確處理，必須認識到信息安全不能僅僅依靠于硬件設備和應用技術，管理人員必須堅定自身的責任心，高度重視起來。檔案信息安全的落實，需要完善的管理制度作為保障，將信息服務和信息安全整合處理，通過服務器上設置密碼認證機制、敏感系統(tǒng)施行審計制度、實體保護重要服務器、文件定期備份等配套方法，逐步落實下來。

（七）檔案管理信息化平臺統(tǒng)一化

殯葬行業(yè)的信息管理只有符合標準化要求，才能真正發(fā)揮出其功能作用。檔案管理信息化平臺統(tǒng)一化，是標準化管理模式下的科學管理方式，數(shù)據(jù)標準能夠保持一致。數(shù)據(jù)管理和應用規(guī)則只有實現(xiàn)統(tǒng)一，才能順利完成系統(tǒng)應用過程中的具體指令和數(shù)據(jù)集成處理。而且網上平臺提供的殯葬檔案信息，是資源共享的重要方式。

結束語

殯葬部門關系到廣大民眾，是民政部門工作過程中的重要一環(huán)，需要采取科學、合理的方案管理措施。而且殯葬檔案管理需要面對的較大工作量和繁雜內容，都體現(xiàn)出信息化管理模式的重要價值，是有效應對檔案管理過程中的效率低、質量差等問題的重要手段，可作為殯葬行業(yè)提升服務水平的具體措施。殯葬檔案管理信息建設向著規(guī)范化發(fā)展，適應了現(xiàn)階段的客觀情況，通過辦公系統(tǒng)自動化、融合信息管理技術，為檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎，保障服務質量。