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        以“先勤”理念引領(lǐng)學(xué)校后勤管理專業(yè)發(fā)展

        2021-11-28 01:23:11魏艷紅
        魅力中國 2021年51期
        關(guān)鍵詞:學(xué)校后勤后勤流程

        魏艷紅

        (北京市石景山區(qū)業(yè)余大學(xué),北京 100043)

        俗語“兵馬未動,糧草先行”表明了后勤部門在組織運轉(zhuǎn)中的重要性。后勤不是學(xué)校整體工作中最“后”的一方面,而是先發(fā)性的、基礎(chǔ)性的“先勤”。筆者針對當(dāng)前學(xué)校后勤管理存在事務(wù)繁雜、從業(yè)人員素質(zhì)偏低、第三方公司管理不規(guī)范等影響學(xué)校后勤管理專業(yè)化發(fā)展問題,嘗試“先勤”理念為引領(lǐng),從頂層設(shè)計、規(guī)范管理、流程優(yōu)化、人文引領(lǐng)四方面探索學(xué)校后勤管理專業(yè)化發(fā)展路徑。

        一、科學(xué)謀劃,統(tǒng)籌在先

        學(xué)校后勤管理要提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)保障,首先要“未雨綢繆”做好頂層設(shè)計,理清自身內(nèi)外部資源,科學(xué)規(guī)劃后勤基本職能,改革創(chuàng)新,助力學(xué)校未來發(fā)展,打造學(xué)校后勤管理的新發(fā)展格局。

        (一)明確目標(biāo),厘清思路

        石景山區(qū)業(yè)余大學(xué)后勤管理中心負責(zé)3 個獨立校區(qū)的后勤服務(wù)保障,工作內(nèi)容包含校園綜合治理、資產(chǎn)管理、安全保衛(wèi)、維護維修等9 大項工作。87 名在編教職員工中僅有4 人在后勤部門工作。學(xué)校后勤管理已經(jīng)從傳統(tǒng)意義上的校園后勤保障上升到校園文化立德樹人的各個方面,無論是從內(nèi)涵建設(shè),還是外延拓展上都在不斷發(fā)展變化,標(biāo)準(zhǔn)要求也在不斷更新和提高。面對后勤專業(yè)管理人才缺乏現(xiàn)狀,學(xué)校要統(tǒng)籌規(guī)劃,以最小管理成本提供最優(yōu)后勤服務(wù)保障。

        4 個后勤人員難以為3 個校區(qū)提供優(yōu)質(zhì)后勤服務(wù)保障,學(xué)校采取服務(wù)與管理相分離,外包與自管相結(jié)合,線上與線下相結(jié)合方式,借助社會專業(yè)力量推動學(xué)校后勤工作專業(yè)化發(fā)展。在后勤部門負責(zé)的9 大項工作中,專業(yè)性比較強、勞動密集程度比較高的工作內(nèi)容,采取社會化管理模式,如校園安保、消防運維、校園保潔、食堂餐飲等項目,引入社會專業(yè)機構(gòu)參與,學(xué)校履行監(jiān)管責(zé)任,指導(dǎo)并協(xié)調(diào)好社會機構(gòu)追求經(jīng)濟效益與學(xué)校管理注重公益屬性兩者之間的平衡關(guān)系。在資產(chǎn)、人員、經(jīng)費管理等工作領(lǐng)域采取自主管理的方式,以確保國有資產(chǎn)絕對安全可控。

        (二)重組結(jié)構(gòu),明確職能

        學(xué)校重新優(yōu)化原有管理結(jié)構(gòu),明確各個管理層級職責(zé)。校務(wù)委員會作為校級最高管理機構(gòu),負責(zé)后勤管理愿景、決策規(guī)劃,承擔(dān)決策層職能。主管校級領(lǐng)導(dǎo)下轄后勤管理中心,負責(zé)部署落實校務(wù)委員會決策。后勤管理中心下設(shè)兩個分支機構(gòu),一個機構(gòu)對接第三方社會服務(wù)單位,負責(zé)第三方服務(wù)單位招標(biāo)購買、滿意度測評、教育培訓(xùn),引導(dǎo)第三方機構(gòu)在發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢基礎(chǔ)上,貫徹學(xué)校辦學(xué)育人理念,進行定向培訓(xùn),切實提供優(yōu)質(zhì)后勤保障和教育教學(xué)服務(wù)。另一支則負責(zé)各分校區(qū)資產(chǎn)、人員、經(jīng)費管理的自主管理(圖1)。

        第三方機構(gòu)管理中心,首先設(shè)立專人專崗,責(zé)任到人,在監(jiān)督內(nèi)容、方式、環(huán)節(jié)方面做到全方位、全流程、多層次、多渠道監(jiān)督制約。其次,對發(fā)展過程中出現(xiàn)的新問題及時調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略,與時俱進完善制度體系和制約機制。最后,加強廉政風(fēng)險防控,完善風(fēng)險防控體系。對于第三方社會機構(gòu)采取事前事中事后全過程監(jiān)管,招標(biāo)程序公開透明,簽訂合同律師把關(guān),合同執(zhí)行過程中,雙方嚴(yán)格履行合同條款,照章辦事,獎罰分明。

        二、完善制度,規(guī)范在先

        沒有規(guī)矩不成方圓,完善的制度是做好管理的基礎(chǔ),后勤工作質(zhì)量與健全的規(guī)章制度密不可分。作為管理者,要準(zhǔn)確把握國家政策法規(guī),熟知學(xué)校的規(guī)章制度,做到心中有數(shù),執(zhí)行有力。同時,根據(jù)時代發(fā)展和學(xué)校改革的推進,及時做好制度廢除、修訂、新立工作,為提高后勤管理規(guī)范化水平奠定基礎(chǔ)。

        (一)修訂管理制度,依法依規(guī)管理

        隨著管理層級、職能的調(diào)整和學(xué)校辦學(xué)功能的進一步拓展,學(xué)校原有53 個后勤管理制度部分已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實的發(fā)展需要:一是有3 個制度過時,沒有及時廢除;二是有10 余個制度未隨國家政策變化及時更新;三是11 個制度類別層次不清晰,重復(fù)內(nèi)容較多。2019 年3 月開始,后勤部門在全面梳理制度過程中,按照職責(zé)明確、注重實效、加強風(fēng)險防范,實現(xiàn)后勤管理職能合理配置的原則,圍繞校園安全、環(huán)境管理、資產(chǎn)管理、經(jīng)費管理、設(shè)備設(shè)施管理等5 個后勤管理領(lǐng)域,完善修訂整合了45 項管理制度,形成學(xué)校后勤管理制度匯編,從制度層面為學(xué)校后勤管理提供全面保障。

        (二)明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范運行模式

        后勤管理以做好服務(wù)為前提,先行明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范運行模式,才能提供高品質(zhì)服務(wù)。以食堂管理為例,學(xué)校通過招標(biāo),引進社會餐飲機構(gòu)負責(zé)學(xué)校教工食堂日常運行,學(xué)校作為甲方,一方面要求餐飲公司備案食堂各崗位操作流程,公示員工考核標(biāo)準(zhǔn)、食品安全規(guī)程、每周食譜等,另一方面采取每月滿意度調(diào)查、日常監(jiān)督、各部門巡檢等方式對餐飲公司進行監(jiān)管。教職工滿意度低于70%時,學(xué)校會要求餐飲公司限期整改,整改不合格的,立即更換。近五年中學(xué)校已更換了3 家餐飲公司,教職工就餐滿意度逐年提高。先行明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和運行模式,既可以保證餐飲服務(wù)質(zhì)量,也可以解決后勤專業(yè)人員短缺的問題,學(xué)校專注于對食堂運行的監(jiān)管,大大提高了食堂的管理效率。

        三、流程優(yōu)化,程序在先

        流程優(yōu)化的核心是對學(xué)校后勤工作各環(huán)節(jié)進行重新思考和梳理,后勤流程優(yōu)化重點是改變以往傳統(tǒng)的固化行為習(xí)慣,追求對流程的創(chuàng)新改進,適應(yīng)競爭和變革,規(guī)范員工行為,滿足師生需求,提高學(xué)校后勤運行效率。

        (一)運用信息技術(shù),優(yōu)化后勤管理流程

        學(xué)校建立信息化管理平臺,運用信息化技術(shù),探索構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、精細化、信息化、開放共享的后勤服務(wù)平臺,力求做到事前事中事后全過程的管理。學(xué)校在后勤流程梳理過程中,將OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)操作流程與管理制度合并執(zhí)行,增強了流程的可操作性和執(zhí)行效率。學(xué)校將后勤管理五大類19 個小項的工作內(nèi)容在學(xué)校OA 辦公平臺上轉(zhuǎn)換成流程表單,內(nèi)容涵蓋資金申請、用章申報、出車申請、維修申請、教室使用申請等項目,教職工或處室在網(wǎng)上履行手續(xù),按流程完成審批程序。

        (二)利用大數(shù)據(jù),為學(xué)??茖W(xué)決策提供依據(jù)

        有了OA 平臺的支撐,學(xué)校管理者所需大量的管理、資金、物品等方面的數(shù)據(jù)可以隨時匯總提取,在數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)上,為學(xué)校發(fā)展提供決策依據(jù)。學(xué)校后勤基于信息化、數(shù)字化的管理方式,數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、流程合理有序、業(yè)務(wù)高度整合、信息充分共享,滿足了后勤管理科學(xué)規(guī)范、專業(yè)高效、便捷精確的要求,實現(xiàn)了以信息化技術(shù)提高后勤管理效率的目的。

        四、以人為本,文化在先

        人是核心,激勵是主旋律,培養(yǎng)后勤員工奉獻愛心、積極主動工作是做好后勤管理的基本出發(fā)點。學(xué)校打造有親和力的后勤組織文化,影響帶領(lǐng)后勤員工,讓每個人在工作過程中都有成就感和幸福感。

        (一)營造溫暖氛圍,真心關(guān)愛員工

        學(xué)校結(jié)合后勤工作的實際,在專業(yè)水平、崗位技能、積極心態(tài)、服務(wù)禮儀等方面對后勤人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo),消除后勤員工自認(rèn)為的被看不起的心理感受,幫助他們成就自我,發(fā)揮特長,主動去溫暖人、關(guān)心人,讓后勤的溫暖之光照亮校園的各個角落。學(xué)校在加強監(jiān)督指導(dǎo)的基礎(chǔ)上,在校園中營造尊重后勤員工的氛圍和環(huán)境,讓后勤員工有歸屬感,感受到學(xué)校大家庭的溫暖。例如,對于保安員的管理,學(xué)校采取剛?cè)嵯酀墓芾矸绞?,在?yán)格考核的基礎(chǔ)上,激勵保安員愛崗敬業(yè),忠于職守。剛性管理的規(guī)范,加上柔性管理的滲透,提高管理的有效性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在勤檢查、勤督促,加強監(jiān)管的同時,關(guān)心關(guān)注常年不能回家的保安員作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)常規(guī)工作內(nèi)容。暑期送清涼,冬季送溫暖,節(jié)日發(fā)放慰問品,看望生病的保安員等關(guān)愛活動,帶來的是保安員盡心盡力的履職盡責(zé),不僅換來了保安隊伍的穩(wěn)定,也讓人們看到了保安員更多的笑臉,校門口保安員發(fā)自內(nèi)心的微笑成為了學(xué)校溫暖組織文化的名片。

        (二)注重精神激勵,培養(yǎng)崗位自尊

        學(xué)校努力讓后勤工作從機械式、粗糙、被動、命令式的狀況,轉(zhuǎn)變成靈活、精細、主動、熱情有活力的工作,以此增強后勤人員的成就感,營造后勤部門的人文氣息。學(xué)校不定期組織后勤員工座談會,征求意見建議。一次座談會上,保潔員提出學(xué)校老師中有個別人吸煙后煙頭隨意亂扔。校領(lǐng)導(dǎo)聽取意見后,在全校大會上提出明確要求:發(fā)現(xiàn)隨意亂扔雜物者,按學(xué)校規(guī)章制度進行嚴(yán)格考核,后期學(xué)校又出臺“無煙校園管理規(guī)定”。座談會上保潔員的一句話,不僅促進了學(xué)校精細化管理落到實處,也讓保潔員感受到自己被尊重被重視,調(diào)動了保潔員工作的積極性。

        (三)培養(yǎng)教育情懷,激發(fā)職業(yè)熱情

        安全、衛(wèi)生、整潔、有序、規(guī)范是對學(xué)校后勤工作的基本要求,在做好這些基礎(chǔ)工作之外,特殊時期的有效應(yīng)對有效激發(fā)了后勤人員的職業(yè)熱情。

        2020 新冠疫情期間,校園后勤保障工作被推到了前所未有的重要位置。在后勤日常繁瑣工作的基礎(chǔ)上,校園疫情防控的嚴(yán)峻形勢又加大了后勤管理的工作量。疫情期間全校教職工居家辦公,后勤員工堅持到校,做好校園維護,排查安全隱患。雖然要冒風(fēng)險天天到校上班,但后勤員工卻充分展現(xiàn)出了主人翁的責(zé)任感,真正體現(xiàn)出了校園后勤人的價值。這種特殊的實踐體驗激發(fā)了后勤員工作為一名“不上講臺的教育人”的教育情懷。

        促進后勤專業(yè)化發(fā)展的前提是提高員工綜合素質(zhì),提升學(xué)歷層次是提高人員綜合素質(zhì)的有效途徑之一。學(xué)校重視后勤隊伍建設(shè),充分利用學(xué)校學(xué)歷教育、非學(xué)歷教育資源,幫助后勤員工提升學(xué)歷、增強技能。餐飲公司派駐學(xué)校食堂的廚師長原來是初中學(xué)歷,在學(xué)校老師們的耐心說服引導(dǎo)下,經(jīng)過三年的刻苦學(xué)習(xí),他拿到了大專學(xué)歷文憑。大學(xué)學(xué)歷學(xué)習(xí)過程中,學(xué)校食堂的管理井然有序,他的廚藝也不斷提高,做到了工作學(xué)習(xí)兩不誤,個人素質(zhì)、管理能力和職業(yè)發(fā)展都得到了提升。

        總之,學(xué)校后勤管理要發(fā)揮基礎(chǔ)性的保障作用,實現(xiàn)后勤管理的專業(yè)發(fā)展,要修正對后勤管理的“后”的認(rèn)識,運用“先勤”理念,變“后”為“先”,從頂層設(shè)計、制度建設(shè)、優(yōu)化流程、文化引領(lǐng)等四個維度先行科學(xué)謀劃,統(tǒng)籌建設(shè),才能真正落實以人為本可持續(xù)發(fā)展理念,才能真正將習(xí)總書記“把立德樹人內(nèi)化到大學(xué)建設(shè)和管理各領(lǐng)域、各方面、各環(huán)節(jié),做到以樹人為核心,以立德為根本”要求落到實處。

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        后勤服務(wù)
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