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        探究機關單位檔案管理信息化

        2021-11-28 14:25:56游舫
        魅力中國 2021年18期
        關鍵詞:檔案管理信息化管理

        游舫

        (福建省福州市平潭縣綜合實驗區(qū)人力資源公共服務中心,福建 福州 350400)

        現(xiàn)階段很多機關單位都已經展開了辦公信息化、自動化的建設與改革,以云計算和大數(shù)據(jù)為依托,把檔案資料的管理工作推向了更高效的階段,增強了機關單位內部檔案管理工作的服務效率與水平,能夠使人民群眾對于檔案資料的需求得到切實滿足,進而推進機關單位內部檔案管理工作的實施水平和信息化程度。

        一、機關單位內部實施檔案管理工作信息化過程中存在的不足

        (一)缺乏對檔案工作計劃管理的重視程度

        現(xiàn)階段仍然有部分機關單位并未認識到檔案管理工作實現(xiàn)信息化的重要價值,依然沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理辦法,來實施檔案管理的各項工作,其信息化建設方面的工作缺乏長效機制和領導人員的關注,致使進展速度十分緩慢,而且檔案管理工作信息化覆蓋面不夠廣。有些機關單位只能夠簡單地錄入檔案上的信息,卻認為已實現(xiàn)了對檔案的信息化管理。實踐中,檔案部門工作人員在對檔案進行信息化管理的過程中,仍然存在著惰性和認識不足的問題,缺乏對信息技術的主動學習態(tài)度,這也使檔案管理工作信息化程度難以提升,無法發(fā)揮出檔案資料信息化的強大優(yōu)勢。

        (二)存在網(wǎng)絡安全方面的問題

        信息化和互聯(lián)網(wǎng)的深入推進,在機關單位內部檔案檢索、存儲以及異地調動等工作領域展現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢,但也必須認識到目前檔案資料的信息管理系統(tǒng)仍然存在易被病毒攻擊、系統(tǒng)有一些小漏洞以及應用過程中容易出現(xiàn)安全風險等問題。若不法分子把機關單位內部的檔案資料盜取,并進行了非法利用,就可能會使檔案的整體管理系統(tǒng)造成崩潰,所以機關單位必須對網(wǎng)絡安全的價值加以重視[1]。

        (三)缺乏專業(yè)人才和硬件設備難以滿足信息化管理的實際需求

        機關單位內部在檔案管理工作信息化建設的過程中,需要有專業(yè)人才和信息技術兩方面的支撐?,F(xiàn)階段國內很多機關單位都出現(xiàn)了專業(yè)人才缺乏、硬件設備不足的問題。若電子設備的質量不達標,就可能會出現(xiàn)檔案資料在保存和錄入方面的失誤,導致檔案資料無法找回。其次,檔案管理工作的信息化程度仍然存在形式化的問題,以人工操作作為主要形式,但管理的效率相對低下,而且機關單位內部能夠熟練掌握運營管理技術的專業(yè)人才不足,這也對檔案管理工作的信息化產生了阻礙[2]。

        二、強化機關單位內部檔案管理工作信息化的有效路徑

        (一)強化對檔案管理工作信息化的重視程度

        機關單位內部檔案管理部門的工作人員應當創(chuàng)新工作技術和思想觀念,讓檔案室的管理可以逐漸朝著數(shù)字化、信息化的方向,努力給各界群眾提供具有高度戰(zhàn)略型以及綜合性的檔案信息服務,對檔案信息進行深層次加工,為人民提供高品質的檔案服務。機關單位需要撥付信息化建設的專項資金,更新并采購一些先進的可用來對檔案資料進行信息化管理的設備,使機關單位內部檔案管理工作實施的效率能夠實現(xiàn)升級、提質的目標,節(jié)約時間和人力成本,增強單位對文檔和資料等信息的應用效率。同時,檔案部門的工作人員也需要做好與檔案資料信息化相關的宣傳工作,讓群眾能夠了解獲取檔案信息的更多途徑。此外,應按照機關單位在辦事方面的特點以及結構狀況實施綜合分析,并以分析結果為依據(jù)制定出檔案部門信息化管理的恰當實施方案,解決機關單位內部在檔案工作信息化過程中存在的潛在問題,使信息化管理的優(yōu)勢能夠充分發(fā)揮出來[3]。

        (二)強化網(wǎng)絡安全工作的建設力度

        檔案資料的安全不僅指傳播過程中的安全,還包括檔案資料、整個管理系統(tǒng)在軟硬件方面的安全。首先,應當優(yōu)化機關單位內部檔案工作信息化方面的安全保密機制,提高涉密工作人員群體的保密意識,以制度為準繩,避免人為泄露檔案資料問題的發(fā)生。其次,應當構建檔案資料的安全保障機制,讓電子檔案所具有的完整性、真實性和有效性得到充分保障,使檔案部門內部使用的局域網(wǎng)絡可以與外網(wǎng)之間實施物理隔離,加強密匙管理、身份認證,使檔案資料在網(wǎng)絡傳輸過程中的安全得以保障,對于保密的檔案資料不得上傳到外網(wǎng)中。同時,檔案資料應當定期對數(shù)據(jù)進行備份,避免意外狀況發(fā)生而導致的數(shù)據(jù)丟失問題。定期實施網(wǎng)絡安全的排查工作,對于機關單位內部檔案部門的門戶網(wǎng)站、辦公網(wǎng)絡以及公眾平臺展開安全排查,特別是要消除檔案管理系統(tǒng)中存在的潛在安全隱患,以先進的互聯(lián)網(wǎng)和通信技術構建內部局域網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡之間的一道防火墻,增強檔案管理系統(tǒng),抵御黑客攻擊的安全防護能力。此外,需要強化方案資料管理相關的應急預案和安全保護方案,并加強檢查和監(jiān)督力度,增強對突發(fā)事件的處置、應急指揮能力[4]。

        (三)強化機關單位內部檔案部門從業(yè)人員的專業(yè)素質培訓

        首先,應當強化對檔案部門從業(yè)人員專業(yè)素質的培訓,開展有關網(wǎng)絡知識、計算機應用、現(xiàn)代管理技術和數(shù)字化技術方面的培訓,強化檔案部門工作人員運用和掌握信息技術的能力,打造一支專業(yè)素質過硬、專業(yè)技能熟練的檔案部門管理團隊。其次,應當健全人才評價制度和干部培養(yǎng)制度,完善人才結構,把檔案部門干部的使用、交流納入干部的任用、選拔與培訓流程中來,展開統(tǒng)一規(guī)劃,使人才的出口得到保障。此外,還需要拓展檔案部門人才的評價方式和渠道,引進具有先進管理理念的高素質檔案專業(yè)人才[5]。

        (四)開發(fā)統(tǒng)一化的檔案資料信息化管理系統(tǒng)

        對檔案資料進行統(tǒng)一化管理,可以避免各地區(qū)間出現(xiàn)各自為政的問題。統(tǒng)一化的管理軟件開發(fā)出來以后,需要下發(fā)給各地區(qū)機關單位內部檔案部門免費使用。其次,也可以通過軟件行業(yè)內部的資源開發(fā)平臺,讓各地區(qū)機關內部的檔案部門可以在此平臺上實施資料的登記傳遞,進而達成檔案資料信息共享的工作目標。需要注意的是,應當從管理和技術層面保障檔案載體與實體的安全性,讓檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡傳輸過程都能保障安全,將電子形式的文件和紙質形式的文件,通過雙軌制進行整理,使其名稱和檔案號統(tǒng)一,這樣可以使電子檔案和紙質檔案實現(xiàn)互通,需要發(fā)揮出計算機數(shù)據(jù)具有的檢索速度快、存儲數(shù)量大等顯著優(yōu)勢,開發(fā)、創(chuàng)新檔案部門資料存儲和檢索的模式,促進機關單位內部檔案管理部門數(shù)字檔案室的相應建設工作,使原本分散存儲的檔案信息能夠通過數(shù)字化這一形式進行存儲,為社會和各級機關的檔案部門提供各種類型的數(shù)字信息服務,進而實現(xiàn)對檔案資料的有效共享。

        結束語:綜上所述,機關單位檔案管理部門開展信息化管理工作具有十分重大的意義,需要領導層給予充分重視,開展積極行動以完善檔案資料共享平臺、基礎設施建設為前提,增強檔案服務的有效性和質量,保障檔案管理工作的安全性,推進檔案信息化管理工作的建設進程。

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