張利華 文忠華

（濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 濟(jì)寧 272000）

進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理方式已經(jīng)格格不入，不能適應(yīng)當(dāng)前新時(shí)代的發(fā)展要求，對(duì)此，醫(yī)院相關(guān)管理人員必須要意識(shí)到當(dāng)前時(shí)代的特征，掌握信息化技術(shù)，從而才能促進(jìn)醫(yī)院文書檔案信息化管理的發(fā)展。借助信息技術(shù)，醫(yī)院可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，從而提高文書檔案管理效率的同時(shí)，也能夠保證文書檔案管理的質(zhì)量水平。

一、醫(yī)院文書檔案信息化管理的內(nèi)容

醫(yī)院進(jìn)行文書檔案信息化管理的內(nèi)容主要是借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行文書檔案的制作、儲(chǔ)存、傳輸以及共享。醫(yī)院每天需要將收到的文件通過計(jì)算機(jī)來儲(chǔ)存在醫(yī)院局域網(wǎng)中，同時(shí)也需要借助網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行文件的傳輸傳遞。通過這種信息化管理的模式，過去人為失誤的概率大大降低，也有效減輕了文書檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。另外，通過信息化手段來進(jìn)行醫(yī)院病歷的管理，可以將病歷信息直接反饋到臨床科室，便于醫(yī)生對(duì)于病人病情的診斷，提高了醫(yī)院的看病效率。

二、醫(yī)院文書檔案信息化管理的特征

（一）全面性

醫(yī)院文書檔案管理的信息化發(fā)展實(shí)現(xiàn)了對(duì)于文書檔案的統(tǒng)一化管理，涵蓋了行政、后勤、臨床、藥劑等科室。在醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，每個(gè)科室都會(huì)產(chǎn)生大量的文書檔案，并且內(nèi)容覆蓋面較廣，信息較為復(fù)雜，而借助信息化手段，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于復(fù)雜檔案的分類整理，提高了文書檔案信息化管理的水平。

（二）專業(yè)性

醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是進(jìn)行臨床醫(yī)療服務(wù)，在臨床工作開展過程中，病患的檔案更新速度較快，同時(shí)數(shù)量較大，加大了醫(yī)院文書檔案管理工作的難度。不過，這也是醫(yī)療工作的突出特點(diǎn)，醫(yī)院文書檔案信息化管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，可以很好滿足醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)需求。

三、醫(yī)院開展文書檔案信息化管理的重要意義

(一)有利于提高醫(yī)院管理水平

檔案信息化管理是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容之一，是醫(yī)院合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的體現(xiàn)。借助信息技術(shù)，病人可以借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行繳費(fèi)、預(yù)約等業(yè)務(wù)辦理，不僅提高了醫(yī)院的工作效率，也能夠帶給用戶更佳的體驗(yàn)感。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，可以有效增強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通交流，提高文書檔案信息在醫(yī)院內(nèi)部的傳輸共享速率，從整體上提高醫(yī)院的綜合實(shí)力水平。

(二)有利于存儲(chǔ)珍貴文件

過去，醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)容更多為紙質(zhì)版文書檔案，在管理過程中會(huì)受到較多因素的干擾，需要醫(yī)院配置大量人力資源才能有效開展紙質(zhì)版文書檔案管理工作。此外，因?yàn)榧堎|(zhì)文書檔案材料的特殊性，在管理過程中很容易受到環(huán)境因素的干擾，也為文書檔案管理的水平埋下隱患。如果時(shí)間較長(zhǎng)，文書檔案質(zhì)量就會(huì)大打折扣，嚴(yán)重降低了醫(yī)院文書檔案管理水平。進(jìn)入信息時(shí)代，醫(yī)院可以將紙質(zhì)版文書檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，不僅可以借助電腦軟件來進(jìn)行檔案信息的分類整理，還能進(jìn)行文書檔案管理環(huán)節(jié)的自我糾錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)于一些珍貴文件的有效存儲(chǔ)。在文書檔案信息化管理模式，工作人員不需要耗費(fèi)大量的時(shí)間文書檔案的修編工作中，減輕工作人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)也提高了工作人員文書檔案管理的水平。

(三)有利于提高文書檔案的循環(huán)利用率

紙質(zhì)版文書檔案在傳遞共享過程中存在較多的阻力，需要醫(yī)院配備一定的人力資源以及財(cái)力資源才能推動(dòng)文書檔案在部門之間的共享傳遞。過去，考慮到紙質(zhì)版文書檔案利用的成本投入，不少醫(yī)院并不注重對(duì)于文書檔案的使用，造成了文書檔案的價(jià)值難以發(fā)揮。信息技術(shù)下，醫(yī)院可以對(duì)文書檔案進(jìn)行電子編寫，醫(yī)院內(nèi)部工作人員在使用相關(guān)檔案文書時(shí)，只需要借助平臺(tái)進(jìn)行檢索便能夠直接找到所需要的文書檔案資料，查詢使用的過程十分便利，這也進(jìn)一步提高了文書檔案的循環(huán)利用率，有助于文書檔案的作用價(jià)值發(fā)揮。

四、醫(yī)院文書檔案信息化管理中存在的問題

（一）醫(yī)院忽視了對(duì)于文書檔案信息化管理工作的開展

隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)前不少城市的醫(yī)院，尤其是像北京、上海這類大城市的醫(yī)院已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，只是在管理過程中相關(guān)人員對(duì)于文書檔案信息化管理和利用的重視程度較低，并不利于推進(jìn)醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的開展。從醫(yī)院文書檔案管理人員來看，大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理人員為醫(yī)學(xué)出身，對(duì)于信息化技術(shù)掌握并不熟悉，并且管理思維較為局限和傳統(tǒng)，往往將文書檔案的信息化管理看作為一件棘手的事情，在管理工作開展過程中也會(huì)忽視文書檔案信息化管理工作的開展和推進(jìn)。

（二）文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平并不滿足信息化建設(shè)的需求

我國(guó)醫(yī)院文書檔案信息化管理起步較晚，這方面的人才也較為緊缺。不少醫(yī)院文書檔案管理人員并不具備專業(yè)管理素質(zhì)，對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用也是模棱兩可，所以醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合水平并不能滿足醫(yī)院建立文書檔案信息化管理模式的需求。即使醫(yī)院有意識(shí)引進(jìn)一些專業(yè)的文書檔案管理人才，但是會(huì)存在管理專業(yè)較為精通，但是對(duì)于醫(yī)院文書檔案并不了解的尷尬情況，在管理文書檔案的過程中也會(huì)存在較多的問題，直接影響到文書檔案的可循環(huán)利用。

（三）安全隱患

電子版文書檔案管理雖然較為簡(jiǎn)便，但是數(shù)據(jù)庫也會(huì)存在病毒威脅，一旦計(jì)算機(jī)被損害或者中病毒，那么文書檔案極容易遭到破壞。電子版文書檔案管理與紙質(zhì)版文書檔案管理的環(huán)境不同，紙質(zhì)版文書檔案只要周圍自然環(huán)境不發(fā)生較大變化，例如失火、失水等，那么紙質(zhì)版文書檔案就會(huì)完整保存。但是電子版文書檔案會(huì)因?yàn)橛?jì)算機(jī)的中毒，或者人為原因造成的設(shè)備平臺(tái)損害等問題產(chǎn)生毀滅性災(zāi)害，其面臨的安全隱患在某種程度上要大于紙質(zhì)版文書檔案。另外，互聯(lián)網(wǎng)具有開放性等特點(diǎn)，在進(jìn)行文書檔案?jìng)鬏斃眠^程中，文書檔案有泄露的風(fēng)險(xiǎn)，一旦文書檔案信息被泄露，對(duì)于醫(yī)院，對(duì)于個(gè)人都是一筆不小的損失。

（四）文書檔案管理質(zhì)量水平較低

當(dāng)前不少醫(yī)院文書檔案管理水平較低，體現(xiàn)了亂和差等方面。具體來說，第一，缺乏對(duì)于文書檔案進(jìn)行分類整理的意識(shí)，常常將文書檔案進(jìn)行隨意堆砌，即使輸入數(shù)據(jù)庫也是本著錄進(jìn)去就可以的原則，缺乏對(duì)于文書檔案的細(xì)化管理意識(shí)。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)本應(yīng)該可以更方便對(duì)文書檔案進(jìn)行分類整理，但是輸入時(shí)的亂導(dǎo)致后期文書檔案應(yīng)用難度大，影響到文書檔案的利用率。第二，文書檔案管理缺乏條理性，不少管理人員在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的過程中缺乏細(xì)節(jié)意識(shí)，忽視了文書檔案管理中的時(shí)間、門類細(xì)化。醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量水平的低下一方面因?yàn)楣芾砣藛T的綜合素質(zhì)不過關(guān)，缺乏管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)；另一方面也與醫(yī)院信息化基礎(chǔ)建設(shè)水平較低有關(guān)。

五、關(guān)于提高醫(yī)院文書檔案信息化管理水平的有效方法探討

（一）進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)

管理人員必須要注重醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的開展，從思想層面加以重視，只有意識(shí)層面重視起來，才能進(jìn)一步落實(shí)到工作開展中去。因此，醫(yī)院需要注重對(duì)于文書檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)。第一，醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管理人員的選擇上需要謹(jǐn)慎，明確信息化時(shí)代下文書檔案管理人員需要具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，選擇管理意識(shí)較強(qiáng)的人進(jìn)入到醫(yī)院文書檔案管理部門。第二，要做好對(duì)于文書檔案管理人員的培訓(xùn)教育，進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員的信息化管理意識(shí)。第三，對(duì)于管理工作的開展要定期檢查，加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理的力度，從而對(duì)于管理人員起到一定的激勵(lì)監(jiān)督作用。

（二）完善文書檔案信息化管理和應(yīng)用制度

基于完善的文書檔案信息化管理和應(yīng)用制度，管理人員在開展信息化管理時(shí)才能有所依據(jù)，工作效率也會(huì)有所提高。對(duì)于文書檔案信息化管理和應(yīng)用制度的完善，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：第一，要設(shè)置專門的文書檔案信息化管理機(jī)構(gòu)部門，進(jìn)行醫(yī)院文書檔案管理工作，同時(shí)也要從領(lǐng)導(dǎo)層方面加強(qiáng)對(duì)于該機(jī)構(gòu)部門的重視。第二，需要明確文書檔案信息化管理和應(yīng)用的有關(guān)規(guī)范條例，結(jié)合醫(yī)院自身發(fā)展的實(shí)際情況來制定針對(duì)性管理規(guī)范，讓文書檔案管理工作的開展在框架內(nèi)運(yùn)行。第三，進(jìn)行責(zé)任的細(xì)化，明確機(jī)構(gòu)的職能范圍和有關(guān)人員的責(zé)任，這樣可以優(yōu)化文書檔案管理的流程，一旦出現(xiàn)問題可以第一時(shí)間找到責(zé)任人，進(jìn)行問題的有效解決，防止問題的嚴(yán)重化發(fā)展給醫(yī)院帶來較大的損失。

（三）注重對(duì)于醫(yī)院文書檔案信息化管理和應(yīng)用的投入

對(duì)于醫(yī)院文書檔案信息化管理和應(yīng)用的投入需要從硬件設(shè)備和專業(yè)人才兩方面入手。從硬件設(shè)備來說，醫(yī)院需要加大對(duì)于信息化系統(tǒng)的投入，及時(shí)進(jìn)行信息化管理平臺(tái)和系統(tǒng)的更新，同時(shí)也要做好安全管理。從人才方面來看，醫(yī)院不僅要引進(jìn)管理人才，還要引進(jìn)計(jì)算機(jī)優(yōu)秀人才，做好對(duì)于文書檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷優(yōu)化醫(yī)院的管理理念，提高醫(yī)院文書檔案的管理水平。

（四）提高文書檔案資源利用率

借助信息化模式，醫(yī)院需要積極做好文書檔案資源的利用，進(jìn)一步發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。第一，要做好文書檔案的日常管理，從而方面后續(xù)的檔案信息利用。第二，對(duì)于一些重點(diǎn)案例需要進(jìn)行標(biāo)注，方面后期進(jìn)行科學(xué)研究和難題攻克。

六、結(jié)語

信息化時(shí)代的到來給醫(yī)院文書檔案管理既帶來了積極影響，也暴露出過去醫(yī)院文書檔案信息化管理中存在的問題。當(dāng)前醫(yī)院在文書檔案信息化管理方面有了諸多的探索，但仍然存在不少問題極需解決。對(duì)此，相關(guān)人員必須要注重醫(yī)院文書檔案信息化管理模式中存在問題的針對(duì)性解決。