周貝貝

（博興縣政務服務中心，山東 博興 256500）

結合機關事業(yè)單位檔案管理實際情況來看，一直存在“重管理、輕利用”的現(xiàn)象，并且很多機關事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展水平不高，為單位管理和發(fā)展帶來一定程度的阻礙。所以機關事業(yè)單位必須不斷優(yōu)化檔案管理服務水平，創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理服務多元化。有序推進檔案管理工作標準化、高效化發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下提升檔案管理服務水平的意義

大數(shù)據(jù)時代改變了人們的生活方式和工作方式。大數(shù)據(jù)具備巨大存儲容量，并且可以獲取多樣化的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)類型也相對較多。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，必須具備快速的數(shù)據(jù)信息處理速度，并且對海量數(shù)據(jù)信息進行處理，才能夠切實保障數(shù)據(jù)信息質量、提取具備價值的數(shù)據(jù)信息。其一，積極借助大數(shù)據(jù)信息技術開展檔案管理工作，對單位不同種類的檔案信息進行高速處理，在確保檔案信息高質量管理的基礎上，挖掘具備價值的數(shù)據(jù)信息內容，為機關事業(yè)單位各項管理工作提供數(shù)據(jù)基礎支撐。其二，在時代不斷變換的當下，市場競爭日漸激烈，為了服務社會、服務群眾，機關事業(yè)單位必須展現(xiàn)出自身的先進性，檔案管理工作應該順應時代發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值。在檔案管理工作當中引入信息化技術、大數(shù)據(jù)信息挖掘技術，可以有效促進單位信息化發(fā)展，展現(xiàn)出機關事業(yè)單位的先進性，彰顯機關事業(yè)單位的社會價值，提升機關事業(yè)單位的綜合競爭力。其三，借助大數(shù)據(jù)信息化技術開展檔案管理工作，可以從根本上改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，促進檔案管理工作的創(chuàng)新，并且增強檔案管理工作人員的責任感，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作當中存在的弊端，緩解機關事業(yè)單位檔案管理人才不足的問題。在大數(shù)據(jù)時代，積極發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術手段、信息化技術手段的優(yōu)勢，已經成為單位檔案管理工作發(fā)展的必經之路，更是提升檔案管理服務的重中之重。

二、事業(yè)單位檔案管理的基本要求

事業(yè)單位需要構建線上線下統(tǒng)一檔案管理模式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息廣泛構建，著力建設智慧型的檔案管理體系。重點加強軟硬件的配置工作，充分運用智能化設備提高檔案管理工作績效。進一步改革傳統(tǒng)的檔案管理服務方式，發(fā)揮自助查閱、自動預約、自動管控等技術作用，能夠借助互聯(lián)網(wǎng)開展檔案管理，有效減少檔案檢索服務的問題，構建科學化的對接機制，及時提高檔案管理的效率。新時代的事業(yè)單位檔案管理必須向著虛擬化方向發(fā)展，發(fā)揮各方面的積極配合作用，切實了解服務對象的檔案使用需求，預測檔案管理發(fā)展趨勢，提高檔案服務的質量，強化檔案服務效能，滿足各方面檔案的使用需要。

三、事業(yè)單位檔案管理服務存在的問題

（一）檔案開發(fā)水平較差

當前機關事業(yè)單位檔案管理工作存在開發(fā)力度不足的問題。雖然很多機關事業(yè)單位紛紛構建了檔案數(shù)據(jù)資源庫，但是數(shù)據(jù)資源庫種類較少、信息資源不全面等問題屢見不鮮。在此基礎上，很難對檔案資料數(shù)據(jù)信息深入開發(fā)、深入挖掘，很難挖掘出檔案信息的價值，直接影響了檔案服務質量。機關事業(yè)單位的檔案管理與服務水平，直接影響著機關事業(yè)單位的管理水平，若檔案資料開發(fā)利用不得當，那么很容易導致事業(yè)單位的管理工作開展出現(xiàn)障礙，甚至影響事業(yè)單位各項工作穩(wěn)定、有序開展。

（二）檔案管理信息化水平較低

在信息化時代，社會各個領域積極開展了信息化建設。大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，檔案管理工作受到的影響極大，必須快速實現(xiàn)信息化轉型。但是當前很多機關事業(yè)單位檔案管理工作存在信息化水平滯后等問題，管理模式也較為單一。雖然一些單位積極引入了大數(shù)據(jù)信息化技術，對檔案管理信息化發(fā)展起到了一定促進作用，但是因為我國檔案管理領域信息化發(fā)展時間短、經驗少，還有很多環(huán)節(jié)需要不斷完善。很多檔案管理工作者并未認識到信息化發(fā)展轉型的重要性，并且缺乏一定信息化專業(yè)技術水平，導致檔案管理方式落后，無法展現(xiàn)出最大價值。

（三）檔案管理機制尚未健全

機關事業(yè)單位檔案管理工作，想要真正發(fā)揮出其效用、實現(xiàn)高效服務，就應該具備一個完善、嚴謹?shù)墓芾頇C制作為基礎保障。但是當前很多機關事業(yè)單位檔案管理工作的制度缺乏完善性，很多檔案管理工作權責無法落實，導致很多檔案管理工作人員在開展工作時，缺乏必要的程序、工作依據(jù)，工作隨意性較大，直接造成檔案管理工作效率、服務效率降低。即使一些機關事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)了信息化轉型，但也需要專業(yè)工作人員進行維護、更新、數(shù)據(jù)資料錄入。若缺乏完善的權責劃分，那么出現(xiàn)了工作問題，則會出現(xiàn)責任推諉現(xiàn)象，無法實現(xiàn)檔案管理工作標準化發(fā)展。

四、事業(yè)單位檔案服務增效的措施

（一）做好檔案管理宣傳工作

新時代檔案管理要發(fā)揮媒體主陣地的作用，重視展示檔案的宣傳教育功能，推動檔案管理建設走出去，逐步建立完善的檔案管理體系，進一步擴大檔案管理知名度。例如，擬定檔案管理工作規(guī)劃，依托專門展館、展廳或其他展示渠道展示事業(yè)單位的發(fā)展成就和歷史價值。積極組織開展各種展覽展示活動，圍繞主題節(jié)慶假日組織開展各種類型的檔案展。還要向事業(yè)單位各層級管理人員與事業(yè)單位的服務對象提供檔案服務手冊，舉辦檔案服務知識講座，及時提供檔案咨詢服務，真正讓檔案走進社區(qū)，走向社會和提升檔案服務價值。

（二）完善館藏檔案資源體系

為了適應社會發(fā)展的需要，要豐富檔案資源內容，拓展檔案服務途徑，不斷豐富館藏檔案內容。加大各類檔案的接收力度，完善檔案收集方案，確定檔案收集重點，不斷擴大檔案收集的范圍，延長檔案的收集年限，進一步提高檔案收集的質量。全方位地開展檔案史料征集活動，不斷優(yōu)化檔案館藏資源，大力征集除文字以外的照片、影視或其他類型的檔案資源。積極應用智能化的檔案管理平臺開展檔案征集工作，發(fā)揮專兼職檔案管理團隊的工作用，尤其重視靈活配置各類檔案資源，從而滿足新時代檔案應用的需要，提高檔案管理整體工作水平。

（三）大力加強檔案編研工作

檔案編研工作是總結現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息，提高檔案應用價值，提升檔案編研工作效率的手段。首先，明確檔案編研工作主題，確定檔案編研工作的要點，制定檔案編研工作的具體思路，實現(xiàn)檔案編研與社會發(fā)展需要相適合，實現(xiàn)各類文件資料的廣泛匯集。其次，發(fā)揮紅色教育的作用，由各事業(yè)單位領導主持檔案編研工作，明確檔案編研的責任分工，尤其引導業(yè)務部門從業(yè)務角度審視檔案工作實踐的得失。第三，多方面挖掘檔案編研的成果，及時注入檔案編研工作的新活力，形成科學準確的檔案編研機制。檔案編研應當反映社會生活的基本風貌，有針對性滿足人民群眾的需要，從而達到提升檔案編研質量，實現(xiàn)檔案編研個性化的目標。

（四）創(chuàng)新檔案服務工作方式

首先，發(fā)揮檔案管理窗口的重要作用，強調升級檔案管理工作系統(tǒng)，打造專業(yè)化的檔案管理工作平臺。其次，大力推廣建設一站式檔案服務平臺，強調線上智能化檔案管理模式的廣泛應用，實現(xiàn)檔案服務由被動向主動轉型，從而不斷提高檔案服務效能，解決檔案管理的現(xiàn)實問題。第三，進一步體現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，明確檔案數(shù)字化管理的重點，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，面向社會逐步放開，尤其滿足群眾對珍貴檔案、民生檔案需要，提高檔案服務精準性。

（五）強化檔案管理信息化服務水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了優(yōu)化機關事業(yè)單位檔案管理服務效率，必須要加快檔案管理信息化建設，將大數(shù)據(jù)信息化技術融入檔案管理工作當中，最大程度挖掘檔案信息。轉變傳統(tǒng)紙質檔案服務方式，充分借助計算機技術、信息化技術、大數(shù)據(jù)技術，對龐大的檔案數(shù)據(jù)信息內容進行及時查找、傳遞、復印，第一時間為有需求的部門提供檔案數(shù)據(jù)信息支持。此外，積極引入大數(shù)據(jù)整合技術、大數(shù)據(jù)挖掘技術、大數(shù)據(jù)分析技術，將單位各個層面、各個領域的歷史發(fā)展數(shù)據(jù)進行分析，挖掘出歷史檔案當中潛在的價值，以便于為單位制定發(fā)展戰(zhàn)略打下數(shù)據(jù)基礎，協(xié)助單位各個部門實施管理創(chuàng)新。全面提升機關事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，真正實現(xiàn)檔案管理服務優(yōu)化，使檔案管理服務更加具備針對性、高效性。

結束語：總而言之，在“足不出戶便知天下事”的時代，機關事業(yè)單位檔案管理工作必須充分挖掘大數(shù)據(jù)信息技術優(yōu)勢，積極開展檔案管理工作信息化建設，將大數(shù)據(jù)信息技術融入檔案管理工作中，在順應時代發(fā)展的基礎上，優(yōu)化機關事業(yè)單位檔案管理水平，為機關事業(yè)單位提供良好的檔案數(shù)據(jù)信息服務。