曲瀾濤

（國家廣播電視總局五二三臺，吉林 長春 130052）

文書檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理的過程中十分重要的管理工作，對于企業(yè)的發(fā)展有著具有深遠(yuǎn)的影響。文書檔案包括在工作過程中的各種記錄，有會(huì)議記錄、工作記錄、工作報(bào)告等等，這些文檔能夠反映一個(gè)企業(yè)的真實(shí)狀態(tài)，具有重要的參考意義，所以要求所有的企業(yè)對于文書檔案的管理工作要做到綜合性、專業(yè)性、保密性全方位發(fā)展。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理保存完整對資源的開發(fā)和利用至關(guān)重要。文書檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開發(fā)和利用的重要信息來源。此外，文書檔案是記錄歷史事實(shí)的檔案，因此具有法律效力，這是文書檔案和其他資料之間最大的區(qū)別。文書檔案包含了當(dāng)事人手寫的材料，還包括當(dāng)事人的音視頻等信息，因此具有真實(shí)性，對企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。

二、新形勢下辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）文書檔案價(jià)值評估亟待優(yōu)化

信息社會(huì)背景下，文書檔案的產(chǎn)生、應(yīng)用及保障均與電子信息技術(shù)密不可分，但在日常管理過程中，注重文書檔案的前端質(zhì)量控制，末端利用的價(jià)值評估有待強(qiáng)化。重管理輕利用的現(xiàn)象依然突出，辦公室OA 系統(tǒng)的利用，極大提升了行政管理效率，但文書檔案管理技術(shù)設(shè)備及信息系統(tǒng)工作運(yùn)行特點(diǎn)與單位的發(fā)展階段不相匹配，文書檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平滯后，因此，需要不斷調(diào)整和優(yōu)化文書檔案利用價(jià)值評估，逐步建立并完善滿足單位實(shí)際運(yùn)行需要的電子文書檔案檢索目錄，借助信息技術(shù)，使辦公室文書檔案信息及其蘊(yùn)含的價(jià)值得以發(fā)揮，從而發(fā)揮辦公室文書檔案在提升行政管理效率方面的應(yīng)有作用。

（二）文書檔案管理的規(guī)范程度較低

目前，我國很多單位尤其是辦公室，對于檔案管理的規(guī)范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現(xiàn)組卷錯(cuò)亂、文件的檔號出現(xiàn)錯(cuò)誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當(dāng)前形勢下，電子檢索因其速度快，質(zhì)量高等優(yōu)勢被大量應(yīng)用，也符合社會(huì)發(fā)展的趨勢。但是，目前的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，通用性不足，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化還有待進(jìn)一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在辦公室中往往成為機(jī)構(gòu)改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災(zāi)區(qū)，尤其是年紀(jì)較大的人員，對于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的滯后發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展要求。最終導(dǎo)致文書檔案管理的規(guī)范度較低。

三、辦公室文書檔案管理效率提升對策

（一）建立文書檔案管理信息系統(tǒng)

從硬件和軟件兩個(gè)方面全方位建立文書檔案管理信息系統(tǒng)。其中，硬件方面，就是要積極采購計(jì)算機(jī)，購置數(shù)碼相機(jī)，掃描儀等相關(guān)設(shè)備，既要做好新增電子文書檔案的收集、歸檔與整理，還需要做好已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)文書檔案的信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化。軟件方面，則需要立足信息社會(huì)背景下，電子文書檔案管理特點(diǎn)，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，安裝專門的文書檔案管理軟件，將其內(nèi)嵌至辦公OA 系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書制作與文書檔案管理的同步進(jìn)行，從文書檔案信息加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)到信息查詢、保密系統(tǒng)的搭建，建立符合信息社會(huì)建設(shè)和發(fā)展需要的專門的文書檔案信息管理平臺，提升辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（二）文書檔案管理基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化

由于當(dāng)前我國各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事業(yè)都在快速發(fā)展，各大事業(yè)單位文書檔案管理的基礎(chǔ)工作十分重要。檔案管理基礎(chǔ)工作需要持續(xù)大量的投入相當(dāng)數(shù)量資源，有效大量的資源投入才能夠夯實(shí)檔案管理工作內(nèi)容，更好推動(dòng)檔案管理工作的健康運(yùn)行。物質(zhì)與資金是保障各項(xiàng)事業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)，同樣，只有基礎(chǔ)工作做好，后續(xù)工作開展才會(huì)得到保障，也才能夠創(chuàng)造出更大更多經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)單位物質(zhì)和資金的良性循環(huán)和健康發(fā)展。當(dāng)前，各大辦公室對于文書檔案管理工作的重視度逐漸加強(qiáng)，但是其規(guī)范化和科學(xué)化意識并不是很充分，對于加強(qiáng)文書檔案工作的方法和實(shí)施步驟還沒有全面掌握。文書檔案管理的基礎(chǔ)工作至關(guān)重要，其中基礎(chǔ)設(shè)施的采購就是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，如網(wǎng)線、計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件、辦公設(shè)備等，這些設(shè)備和設(shè)施的充足保障是檔案管理工作開展的基本要素，其嚴(yán)重影響著檔案管理工作的具體實(shí)施和實(shí)際操作。辦公室檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)層面的高度關(guān)注，從根本上加以重視，從檔案管理工作的更深層次進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)其運(yùn)行原則和發(fā)展規(guī)律進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃。想要做好文書檔案管理工作，必須從基礎(chǔ)工作入手，檔案管理人員應(yīng)該從檔案的錄入、檔案的整理，以及檔案的存檔等方面入手，以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、富有責(zé)任心的工作態(tài)度投入其中，從自身業(yè)務(wù)能力方面高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，對于工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)改正，對于可能存在隱性失誤深挖糾正，避免相應(yīng)問題的再一次發(fā)生，杜絕專業(yè)范疇內(nèi)的一切失誤和錯(cuò)誤行為。

（三）建立完善的辦公室文書檔案管理制度

辦公室應(yīng)該在當(dāng)前文書檔案管理的基礎(chǔ)上建立一套完善、適合本企業(yè)情況的辦公室文書檔案管理制度，以便文書檔案管理工作更好、更順利、更高效運(yùn)行。根據(jù)具體問題具體分析的辦法，可以針對文書檔案管理員、檔案使用者提出的難題，逐步將需要增加的新需求加入規(guī)章制度中，制定出來的規(guī)章制度會(huì)更加完整、科學(xué)且具有操作性。規(guī)章制度的建立，目的在于執(zhí)行。首先，領(lǐng)導(dǎo)者必須起帶頭作用，從意識上、行動(dòng)上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴(yán)格按照文書檔案管理制度貫徹執(zhí)行；其次，企業(yè)要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環(huán)境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，并將執(zhí)行過程中遇到的問題及時(shí)反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務(wù)于企業(yè)。

（四）加快數(shù)字轉(zhuǎn)型，提升檔案數(shù)據(jù)的儲量與質(zhì)量

在“智能+”時(shí)代，浩瀚的檔案數(shù)據(jù)海洋蘊(yùn)含著巨大的價(jià)值，世界主要發(fā)達(dá)國家的檔案部門紛紛進(jìn)行戰(zhàn)略部署，采取一系列措施加快數(shù)字轉(zhuǎn)型。例如，美國國家檔案與文件署在2018 年發(fā)布五年戰(zhàn)略計(jì)劃，通過制定相關(guān)政策和法規(guī)推動(dòng)文件進(jìn)一步向電子化和無紙化過渡；英國檔案部門近年來始嘗試運(yùn)用人工智能與機(jī)器學(xué)習(xí)系統(tǒng)來管理和開發(fā)檔案數(shù)據(jù)。因此，我國的檔案部門也要加快數(shù)字轉(zhuǎn)型，一方面，提升檔案數(shù)據(jù)的儲量和質(zhì)量，規(guī)范和推動(dòng)傳統(tǒng)粗放型的數(shù)字化加工轉(zhuǎn)型為精細(xì)化的數(shù)據(jù)化加工，加大電子檔案的接收力度，推動(dòng)數(shù)字檔案信息進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為能夠進(jìn)行深度挖掘的檔案數(shù)據(jù)；另一方面，積極試點(diǎn)應(yīng)用各種智能化技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘與分析，重塑檔案信息資源的組織方式與服務(wù)方式，提升檔案業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

（五）加強(qiáng)文檔一體化管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進(jìn)檔案信息

資源的開發(fā)利用文書檔案保存利用價(jià)值是有目共睹的，可以為行政管理等其他的工作提供依據(jù)和參考。應(yīng)加強(qiáng)文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為文檔一體化管理奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。應(yīng)對歸檔文件材料進(jìn)行合理有序的分類整理，并在此基礎(chǔ)上形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。還應(yīng)做好文書檔案的編研工作，結(jié)合企業(yè)文書檔案材料的實(shí)際情況，設(shè)立相關(guān)的文書檔案管理專題。比如可以圍繞人力資源管理的相關(guān)政策和法律法規(guī)設(shè)立文書檔案管理專題，形成系統(tǒng)性的檔案管理體系。在開展這項(xiàng)工作時(shí)，可以讓各個(gè)業(yè)務(wù)部門根據(jù)企業(yè)的要求，規(guī)范地進(jìn)行文書檔案的歸類工作，避免后期重復(fù)加工。

（六）標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄

1.從字段內(nèi)容方面，應(yīng)從文書檔案的檔號、全宗號、文件編號、文件題名、目錄號、案卷號、順序號、保管期限、頁號(頁數(shù))、密級等方面做好相關(guān)的數(shù)字化著錄工作，并在著錄過程中對預(yù)留檔案鑒定、廢止失效等字段內(nèi)容，確保檔案著錄的擴(kuò)展性。2.從標(biāo)準(zhǔn)化方面，在文書檔案數(shù)字化管理中，根據(jù)相關(guān)技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，以確保著錄項(xiàng)內(nèi)容的完整性和著錄符號的規(guī)范性。比如對于無法識別的文字或標(biāo)識，應(yīng)采用“?”著錄符號;而對于自擬文件標(biāo)題則采用“［］”著錄符號;在錄入多文號、多責(zé)任者的文書檔案時(shí)，應(yīng)先將選錄標(biāo)準(zhǔn)確定，使責(zé)任者能夠與文件編號相互對應(yīng)。

（七）堅(jiān)守底線，嚴(yán)格把控文書檔案的安全

一是要嚴(yán)格實(shí)行文書檔案管理系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，落實(shí)安全管理責(zé)任，提升文書檔案管理人員的安全意識。同時(shí)，應(yīng)采用防火墻來對訪問IP 以及U 盤等介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)病毒和非法程序入侵。二是要應(yīng)用區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、云加密、數(shù)字加密等新型的信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行加密處理，適應(yīng)新形勢下信息技術(shù)的發(fā)展趨勢。同時(shí)，也要對文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠熟悉應(yīng)用各種信息技術(shù)，打造復(fù)合型人才隊(duì)伍。三是要重點(diǎn)關(guān)注涉密類文書檔案的安全管理，充分保障企業(yè)的利益和商業(yè)秘密。對于涉密類的文書檔案，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，嚴(yán)格保守檔案機(jī)密。

結(jié)語：總的來說，辦公室文書檔案管理工作是一項(xiàng)真實(shí)記錄企業(yè)或機(jī)構(gòu)歷史發(fā)展進(jìn)程的工作，應(yīng)該以時(shí)代的要求和變化為導(dǎo)向，不斷摸索高效、可持續(xù)的管理模式。通過多方面的努力，確保辦公室文書檔案管理效率能夠進(jìn)一步提升，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)全面穩(wěn)定發(fā)展。