郭雪清 張玉紅

（浙江萬里學院，浙江 寧波 315100）

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，辦學的自主權(quán)不斷擴大和優(yōu)化，高等學校的規(guī)模也在不斷擴大。有很多高校在原來的基礎(chǔ)上建設(shè)新校區(qū)，積極實現(xiàn)高等教育從量到質(zhì)的飛躍。另外，隨著改革開放的不斷深化和城市經(jīng)濟建設(shè)需要，很多高校開始從老城區(qū)搬遷至新校區(qū)或者興建新校區(qū)。高校學生學籍檔案是高校在招生錄取、教育教學、學籍管理、畢業(yè)就業(yè)等活動中形成的，具有保存價值的、記載學生在校期間基本情況的歷史記錄。它具有原始記錄性，是學生擇業(yè)、單位招聘、公務(wù)員考試、出國進修的重要依據(jù)，對學生具有非同尋常的意義。

一、浙江萬里學院學生檔案管理現(xiàn)狀

浙江萬里學院是一所公辦獨立院校，位于浙江寧波，主要分為東、西兩個校區(qū)。東校區(qū)是基礎(chǔ)學院，主要承擔著大一新生的基礎(chǔ)知識教育；西校區(qū)是各個專業(yè)學院，主要承擔著大二、大三和大四專業(yè)知識教育。每年7月份，大一學生要從基礎(chǔ)學院校區(qū)搬遷至專業(yè)學院校區(qū)，從而涉及兩校區(qū)間學生檔案的管理和交接。

（一）大一校區(qū)對高中學籍檔案和大學檔案的收集和管理

1.本科新生的高中檔案收集和管理

本科新生在高中期間形成的檔案材料分為招生錄取過程的郵寄檔案和本科新生自帶檔案。郵寄檔案由所在學院（即基礎(chǔ)學院）學生檔案管理負責人負責接收，接收來源為學校招生辦、學院院辦等收到的郵寄檔案。本科新生自己帶來上交的檔案，由所在班級進行初步收集整理。同時也存在個別新生沒有高中檔案或者高中檔案遺失的情況。

2.學籍異動學生的檔案收集和管理

休學、復學、留級等學籍有異動的學生檔案，由學生檔案管理負責人與相關(guān)專業(yè)學院溝通，辦理好檔案移交手續(xù)，須及時將相關(guān)學生的檔案歸入所在新班級。

3.大學檔案資料收集和管理

新生入學后的各類重要材料，如黨建、團建、心理、獎懲、助貸等紙質(zhì)資料，由上交人整理審核、打包或裝袋，附名單并簽名上交。檔案接收人簽名確認，做好入庫登記并及時放入檔案室。

（二）校區(qū)間進行學生檔案的交接

1.交接資料

校區(qū)間要做好學生檔案的交接準備工作，確保學生檔案資料的完整和準確，所有資料移交的名單須與檔案材料一致。一般包含：入校前資料（主要為高中學籍資料和高考資料）、獎勵或處分文件等。學生在大一的紀實表現(xiàn)和其他考評材料。大一學生的黨、團資料。特殊學生信息資料，如心理問題學生信息、宗教信仰學生信息、學業(yè)困難學生信息、經(jīng)濟困難學生信息、學生骨干信息等需要重點關(guān)注的學生信息資料。

2.交接程序要求

主要分為學院與學院的學生檔案交接和學院與學校職能部門的檔案交接。相關(guān)負責人需對學生檔案進行清點，經(jīng)核對無誤后履行簽字手續(xù)。交接程序結(jié)束后，接收學院或職能部門需做好檔案的保管工作。

二、浙江萬里學院學生檔案管理問題分析

（一）多校區(qū)模式給學生檔案管理增加了難度

學生檔案管理最大的難度就是受不同校區(qū)限制，地點分散增加了管理難度。浙江萬里學院由兩個校區(qū)組成，每年7月份，大一學生會由基礎(chǔ)學院校區(qū)整體搬遷至專業(yè)學院校區(qū)，校區(qū)和寢室都發(fā)生了變化，相對應(yīng)的，專業(yè)學院會配備的新的輔導員、班主任老師，而學生檔案管理的負責人或者管理人員也會發(fā)生變化。如果管理不善，四千多學生的紙質(zhì)檔案在校區(qū)間運輸和交接過程中難免會出現(xiàn)問題。一方面，對一些重點學生的信息移交不及時、不全面，以至于新的班主任對學生情況了解不夠充分，不能及時關(guān)注到重點學生，造成工作上的滯后。另一方面，材料移交之后，存在因輔導員或班主任未到任或保管不善等原因，導致移交的學生資料丟失情況，這樣會造成學生在校資料缺失、學生及家庭信息外泄等嚴重后果，對于學生的推優(yōu)、入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面也造成了較大影響。

（二）缺乏統(tǒng)一的學生資料收集和管理標準

在新生剛?cè)雽W時，兩個校區(qū)分別都有新生入學，都需要收取新生的高中學籍檔案，如學生高考志愿表、錄取通知書、高考成績單、黨團員資料等。從入學到畢業(yè)的在校期間所形成的檔案材料，如學習成績、獎懲、社會實踐等各方面材料，各學院的收集標準和管理方式也不盡相同。沒有統(tǒng)一的要求和標準，各自校區(qū)和學院按照自己的方式去收集和管理。這樣就會導致學生的檔案管理材料整理得不完整和更新不及時的問題。同時，多校區(qū)沒有建立起完善的檔案查找和領(lǐng)取制度，出現(xiàn)了查找不登記、領(lǐng)取后不能及時歸還等問題，造成檔案材料的損壞或丟失。當學生要用的時候才發(fā)現(xiàn)部分檔案殘缺或者丟失，給學生的發(fā)展帶來了很大的麻煩。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在學校實行多校區(qū)管理模式中，受到人、財、物、交通等各方面因素的限制和影響，對于學生檔案的管理，一般都是先由各學院的班主任收集，再由輔導員老師作為兼職檔案管理者來進行管理。那么對于怎么有效地收集和管理學生檔案，輔導員本身不是檔案管理專業(yè)出身，僅僅憑借經(jīng)驗開展工作，加之輔導員老師的工作事務(wù)繁重，難免出現(xiàn)精力不足且專業(yè)性不強等問題。有的班級在大學期間會更換多個班主任，各校區(qū)檔案交接時因種種原因并不能當面清點和交接，就會出現(xiàn)檔案材料的遺失或者不完整。同時，各校區(qū)或各學院設(shè)置的檔案管理人員會因種種原因更換頻繁，特別是輔導員流動性較大，可能會換崗、輪崗，導致剛剛熟悉檔案工作就可能換崗，這樣就造成檔案管理上工作的總是新手，檔案的收集和歸檔管理工作總是處于不穩(wěn)定的狀態(tài)，很難有效開展工作。

三、浙江萬里學院優(yōu)化學生檔案管理問題的對策

（一）建立健全檔案管理制度，實施規(guī)范化管理

“完善的管理制度是信息化管理順利實施的有效保障?！保?］學校必須制定檔案管理的相關(guān)制度，如檔案收集制度、檔案過程管理制度、檔案交接制度等，從新生入學的檔案收集開始，到學生畢業(yè)的檔案移交郵遞，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)按照相關(guān)制度嚴格執(zhí)行，責任到人。對于多校區(qū)，特別要建立健全檔案交接制度，強化檔案交接責任意識，使得學生檔案資料完整有序的交接，并辦理好資料的交接手續(xù)。檔案交接時需要雙方仔細核實材料，確保檔案的完整性，并需要移交方、接收方、監(jiān)督方三方簽字確認，強化主體責任意識。

（二）積極培訓和制定考核措施，加強隊伍建設(shè)

學校主管領(lǐng)導應(yīng)對檔案管理工作加強責任意識，制定具體的考核管理細則，對檔案管理人員提出具體的工作要求和工作目標，對各校區(qū)、各學院的學生檔案工作管理情況納入部門的績效考核，同時規(guī)范檔案管理人員的激勵機制，培養(yǎng)和引進專業(yè)的檔案管理人才，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。學校應(yīng)以制度和考核為助力，進一步確保學生檔案材料的安全以及長期保存。［2］同時，對于各部門的檔案管理員，必須通過開展多種類型的教育培訓，如講座、交流、訪問其他高校檔案管理機構(gòu)等方式，加大技能培訓以及專業(yè)管理知識的培訓，以促進和提升檔案管理人員的管理能力和水平。

（三）規(guī)范管理，明確責任劃分

學生檔案在制度規(guī)范的前提下，應(yīng)明確和劃分責任人。各校區(qū)在進行工作安排時，應(yīng)該保證有兩個專門負責學生檔案管理工作的人員，當其中一名老師工作發(fā)生變動時，能夠保證學生檔案管理工作的連續(xù)性，不會因檔案管理員離職換崗而造成學生檔案在移交過程中出現(xiàn)丟失、損壞的情況。［2］在檔案的收集、上交、管理、交接、完善等過程中，加強過程管理，辦理好相關(guān)手續(xù)，實現(xiàn)所有資料的管理有章可循、責任到人。班主任作為班級的領(lǐng)導者、組織者、管理者，需要按照學校、學院的要求，做好日常的信息記錄和材料歸納匯總，并于學年末做好交接資料的整理工作。檔案移交后，專業(yè)學院要注意檔案的妥善保管，分發(fā)給相關(guān)班主任時也要做好檔案移交的工作，責任到人。

（四）加強學生檔案管理的信息化進程勢在必行

針對多校區(qū)模式的學生檔案管理，學校應(yīng)結(jié)合“大數(shù)據(jù)”優(yōu)勢，積極加強學生檔案數(shù)據(jù)資料庫的構(gòu)建。加強信息化技術(shù)在學生檔案管理中的應(yīng)用，及時錄入每位學生在校期間每個階段的各類情況，比如學習成績、組織發(fā)展情況、獎助學金情況、心理和生理健康狀況等相關(guān)信息就可以及時準確地和檔案管理系統(tǒng)對接，形成學生在校的信息化數(shù)據(jù)檔案，同時與學生工作相關(guān)的教務(wù)部、團委、圖書館、后勤服務(wù)中心等部門也形成了聯(lián)動機制。這樣就能較大程度避免因檔案管理員職位變動或者學生搬遷校區(qū)等情況造成的檔案丟失或損壞的情況出現(xiàn)。

在多校區(qū)管理模式情況下，學生的檔案管理工作依舊面臨著諸多困難。只有學校重視檔案管理問題，責任主體加強責任意識，針對這些問題做出相應(yīng)的改革和完善，才能逐步取得檔案管理的成效。