趙培珍
(內(nèi)蒙古鄂爾多斯市準(zhǔn)格爾旗征地移民辦公室,內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010300)
隨著信息化時代的到來,人們生活和工作的各個方面都發(fā)生了巨大的變化。電子檔案也在悄然興起,其高效、少空間、易共享、多樣性等特點越來越受到檔案管理者的青睞。然而,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也有原始性、穩(wěn)定性強等不可替代的優(yōu)勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的組成部分,他們都具有各自的優(yōu)勢,這就需要利用兩種文件的特點,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案優(yōu)勢互補的管理。
一是電子文件傳輸發(fā)送文件速度快。紙質(zhì)檔案只能在某一時間某一地點,小范圍內(nèi)讓能夠接觸到它并且有權(quán)限的人傳閱。而電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,在計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?不受時間和空間的限制,利用網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)快速發(fā)送、傳閱電子檔案。二是電子文件可以使用智能檢索。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的檢索是對各種文件歸檔后進行的分類、編目、編制和檢索工作,檢索人員只能按目錄逐卷進行有形檢索。而電子文件作為科技發(fā)展的產(chǎn)物,利用計算機就可以實現(xiàn)智能檢索;實現(xiàn)信息的存儲、傳遞、編輯、加工等程序,能夠在短時間內(nèi)高效完成人工無法完成的工作。
隨著水庫移民工作的持續(xù)發(fā)展,水庫移民的基礎(chǔ)設(shè)施不斷完善、后期扶持項目每年跟進,水庫移民的紙質(zhì)檔案不斷增多,尤其是那些工程圖紙、設(shè)計報告、文件批復(fù)等等,紙質(zhì)文件的持續(xù)增長與有限的存儲空間形成一對矛盾,而電子檔案所占用的空間很小這一優(yōu)勢就可以很好地解決這一矛盾。與紙質(zhì)文件相比,電子文件的體積相對小到可以忽略占用的空間。電子文件是以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ),以數(shù)字形式進行信息整合的技術(shù)。它的存儲介質(zhì)是磁盤、磁帶、CD 等新型材料,這些材料的優(yōu)點是存儲容量大,占用空間小。一張普通CD 所包含的信息量是驚人的。數(shù)字信息被壓縮并存儲在高科技載體上,這就減少了對存儲空間的使用,電子檔案可大大節(jié)省庫房存儲空間。
電子檔案具有共享的特點,具體來說就是電子檔案可以實現(xiàn)不受時間和空間的限制實現(xiàn)資源共享。電子文件可以在虛擬計算機環(huán)境中搭載網(wǎng)絡(luò)技術(shù),擴大信息交流,實現(xiàn)資源共享。不同的人可以在不同的地方同時閱讀或使用相同的文件,一個電子文件可以被所有需要它的人共享。在當(dāng)前條件下,檔案網(wǎng)站是電子文獻及其檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播和利用的重要信息交流平臺。檔案部門也應(yīng)以此為契機,在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站,開展廣泛的檔案信息咨詢服務(wù)。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件閱讀通常只能在小范圍內(nèi)傳閱,一般只有一個原始文件,即使有復(fù)印件,有限的數(shù)量也很難實現(xiàn)大范圍的資源共享,有時還容易導(dǎo)致文件丟失或損壞。
對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言,文件是原始的,檔案就是原件,而且一般只有一份原始文件。然而,電子檔案的可連續(xù)復(fù)制性是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案的重要特征之一,它可以從一個載體復(fù)制到另一個載體,也可以從一臺計算機轉(zhuǎn)移到另一臺計算機上,在對原件進行數(shù)字化處理時,可根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本,甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。電子檔案是對紙質(zhì)檔案傳統(tǒng)認知的挑戰(zhàn)和顛覆。
鑒于電子文檔的可操作性,用戶的使用空間和利用方式變得更加廣泛,用戶可以結(jié)合自身需求,利用計算機進行多種形式的信息處理和分析。一般紙質(zhì)文件不可輕易改變文件的內(nèi)容,如改變文件的格式,增加、刪除和更改文件的內(nèi)容。而電子文件可以很容易地改變文件的內(nèi)容和格式。在電子文件形成之前,內(nèi)容增減、更改等都非常方便,且不留任何痕跡,檔案文件頁面依然保持整潔、干凈。人們還可以利用電子文件對文檔信息進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)印等,電子檔案的高標(biāo)準(zhǔn)性使得電子檔案的檢索也更加方便。有了電子檔案,可滿足用戶多種形式的需求,而且使用起來更方便、更快捷了。
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)計算機環(huán)境下可以被人們多次使用,因為電子文件的重復(fù)利用是無損耗的,電子檔案的重復(fù)性利用也不會使電子文件丟失,老化,檔案原件也不會輕易受損。而對于那些需經(jīng)常閱讀的紙質(zhì)檔案來說,隨著利用次數(shù)的增加,文件的移動和翻閱會磨損檔案材料,使檔案起毛,進而影響到字跡的清晰,字跡會變得越來越模糊,原始的紙質(zhì)文件就容易受損。而電子檔案無論是復(fù)制還是打印,文件的內(nèi)容都不會被損壞,電子文件的正常使用行為不會對電子文件產(chǎn)生任何影響。即便如此,電子檔案也并不是可以永久保存的,由于技術(shù)、載體材料等多種因素,電子檔案的原件也需得以較好的保護。
隨著數(shù)字化、電子時代的到來,電腦已經(jīng)成為人們生活的一部分,查閱檔案只需要在計算機上閱讀電子文件就可以找到相應(yīng)的檔案信息,無需閱讀紙質(zhì)文件,這樣紙張的消耗就少了。使用電子文件可以節(jié)省紙張,節(jié)省空間來保存文件,利用電子檔案存儲傳閱文件相比較紙質(zhì)檔案更加經(jīng)濟和環(huán)保。
電子檔案在使用過程中,其存在形式是以網(wǎng)絡(luò)計算機為載體,在使用或傳播的過程中容易受到木馬病毒或黑客的攻擊,電子文件中的信息就很容易被破壞,所以電子文件很不穩(wěn)定。一旦計算機損壞,存儲在其中的電子文件就無法保存。而紙質(zhì)的檔案不會被輕易修改的,因為紙質(zhì)文件一旦被修改就很容易被識別。存儲在計算機中的電子文件可能因計算機中毒和設(shè)備故障而損壞,電子文件在倉庫中保存時,會因疏忽或人為因素造成損壞。保存電子文件的U 盤、光盤、磁盤一旦受到外界強磁干擾,或因存儲室的溫濕度的變化,都會導(dǎo)致文件內(nèi)容的丟失和破壞。另外如果人為修改電子檔案中的內(nèi)容不僅十分方便,而且也不會留下任何痕跡。電子檔案的原始記錄性就被破壞了,這樣會給檔案信息相關(guān)單位帶來重大的損失。這一點上紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性、原始性更具優(yōu)勢。
電子檔案對計算機和其他設(shè)備有很強的依賴性。電子文件的保存、讀取和傳閱都依賴于計算機設(shè)備。電子檔案依靠電子設(shè)備和軟件的支持來還原檔案的內(nèi)容,沒有計算機設(shè)備就無法查閱電子檔案。技術(shù)和設(shè)備變化如此之快,以至于多年以后,當(dāng)硬件和軟件無法與電子文件形成時期相匹配時,就會使大量的電子檔案讀不出來而形成歷史黑洞。而紙質(zhì)檔案是以紙質(zhì)為載體的,無需任何特殊設(shè)備的幫助,方便用戶進行閱讀。從這個角度來看,紙質(zhì)檔案具有電子檔案不可替代的優(yōu)勢。
電子檔案的安全和保密存在著巨大的風(fēng)險和隱患。因為電子文件容易被復(fù)制的特點,電子文件很容易被不法分子盜用。即使是機密性文件在軟硬件設(shè)備中做了加密處理和使用權(quán)限設(shè)置,一些不法分子利用非法技術(shù)手段依然有可能侵襲保存檔案的計算機,計算機中的檔案就會被竊取,導(dǎo)致珍貴和機密文件泄漏出去,這就會對國家和社會造成危害,損害國家利益。通常紙質(zhì)檔案是按保密級別分類的。對于重要文件,會有最高級別的機密存儲方式,相對而言,紙質(zhì)檔案的安全性還是比較可靠。
在電子檔案的管理中,由于電子文件的數(shù)字信息屬性、信息與載體分離等特點,已不可能再用傳統(tǒng)的識別方法來識別歸檔電子文件的“原始記錄”,識別電子檔案的原始性質(zhì)則更加困難。紙質(zhì)檔案原始記錄的識別可以通過“原始文件”進行比較和識別,而電子檔案的識別相對復(fù)雜,因為其信息和載體可以分離,涉及學(xué)科多、知識多、難度大,一般檔案管理員也不可能進行身份鑒定。電子文件易于復(fù)制、修改和刪除,不易被發(fā)現(xiàn),大大降低了文件的真實性、可靠性和原創(chuàng)性。
電子檔案的載體通常是光盤、硬盤等,對環(huán)境溫度、濕度、抗磁性、防損壞、抗病毒等條件要求較高,使用壽命一般不超過20 年,載體易碎、不穩(wěn)定。此外,為保證電子檔案的可讀性和有效性,電子檔案還應(yīng)保留其配套軟件和軟件文檔、表達電子文件內(nèi)容的基本格式、相關(guān)元數(shù)據(jù)等。這些特殊要求使其歸檔和管理程序比紙質(zhì)檔案更加復(fù)雜和困難。計算機形成的電子檔案存儲介質(zhì)遠不如紙質(zhì)的物理壽命,纖維素是主要的紙質(zhì)材料,耐久性強,只要能有效避開高溫、高濕、磨損等環(huán)境條件,對于那些不經(jīng)常閱讀的紙質(zhì)檔案,儲存壽命可延長至上百年甚至更久。
由于電子檔案存在以上弊端,特別是存在著巨大的保密和安全隱患,為了保證檔案的可靠性,必然要將電子檔案轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件進行歸檔保存。同時,電子文件歸檔有著紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)點,重要紙質(zhì)文件簽字蓋章后,掃描成電子圖片進行電子歸檔。這樣,重要的文件就形成了一種雙重歸檔的形式,他們可以發(fā)揮各自的優(yōu)點,避免缺點。在日常工作中,筆者主要使用計算機直接生成電子文件,考慮到文件證據(jù)或長期可讀性的需求,將電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件。存儲的文件就有兩種保存方式,形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的“雙檔”狀態(tài)。目前,將電子文件和紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為檔案,一般采取“雙重檔案”的方式,即將紙質(zhì)文件和磁、光文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套文件??紤]到電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性,以及電子文件的易修改性,應(yīng)對紙質(zhì)文件進行備份,采用不同的編目方法和不同的存儲設(shè)備,以確保數(shù)據(jù)的安全性。例如,作者在每個紙質(zhì)文件的編制形式或內(nèi)部目錄的“備注”項中注明相應(yīng)電子文檔的編碼和存儲地址,同時,表示電子檔案歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)紙質(zhì)文件的文件編號和存儲地址,以便在使用時相互參考和補充。在解決磁光介質(zhì)文件的耐久性留存的問題之前,紙質(zhì)文件彌補了其缺點,“雙檔”文件將長期共存。
結(jié)束語:根據(jù)目前電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點,在發(fā)揮各自的優(yōu)勢的基礎(chǔ)上互補發(fā)展。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄,電子檔案發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存儲等方面發(fā)揮優(yōu)勢,在實際管理過程中二者之間可以進行優(yōu)勢互補。作為檔案管理人員需要清楚地認識各自的特點,以檔案工作的基本原則為標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合工作實際情況選擇檔案保存形式,采用電子檔案紙質(zhì)化,紙質(zhì)檔案電子化的“雙檔管理模式”,既要重視電子檔案的發(fā)展,也要正確對待紙質(zhì)檔案的特點,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,只有這樣才能促進檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。