王剛

（北京石墨烯技術(shù)研究院有限公司，北京 100094）

大家都知道，一家公司的董事會(huì)直接決定了公司的發(fā)展方向，董事會(huì)的管理水平?jīng)Q定了公司能否有序、順利地開(kāi)拓業(yè)務(wù)、順利經(jīng)營(yíng)，董事對(duì)公司信息能否真實(shí)、有效、全面進(jìn)行掌握非常關(guān)鍵，這是他們做出決策的依據(jù)，而董事會(huì)成員屬于高管，董事不會(huì)通過(guò)親自去基層、市場(chǎng)來(lái)把握市場(chǎng)脈搏，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)市場(chǎng)和公司的信息一般來(lái)源于董事會(huì)秘書(shū)的提供，董事會(huì)秘書(shū)能否搭建好信息橋梁對(duì)董事決策和執(zhí)行來(lái)說(shuō)非常重要。如果能提供董事會(huì)秘書(shū)能及時(shí)將有價(jià)值的公司動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)信息等傳達(dá)給董事會(huì)，對(duì)于董事會(huì)對(duì)公司發(fā)展作出決策能起到非常大的作用，而如果董事會(huì)秘書(shū)漏報(bào)、不報(bào)相關(guān)信息，或者董事會(huì)不重視董事會(huì)秘書(shū)的重要作用，董事會(huì)做決策將缺少參考依據(jù)，對(duì)公司發(fā)展會(huì)產(chǎn)生發(fā)展脫離市場(chǎng)的不良影響，因此，董事會(huì)秘書(shū)崗位意義重大、責(zé)任重大，董事及董秘都要提高對(duì)此的認(rèn)識(shí)[1]。

1.董秘應(yīng)負(fù)的重要作用

1.1 幫助董事會(huì)順利運(yùn)行

董事會(huì)成員是公司的董事，他們是由公司股東大會(huì)選舉產(chǎn)生的、對(duì)公司起到領(lǐng)導(dǎo)作用的一個(gè)集體，他們共同決定了公司的發(fā)展路徑。因此董事會(huì)應(yīng)該有序、順利、及時(shí)地開(kāi)展會(huì)議，共同商量公司的發(fā)展戰(zhàn)略、發(fā)展方向，董事長(zhǎng)秘書(shū)應(yīng)該配合董事長(zhǎng)及時(shí)召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，并提前將有參考價(jià)值的會(huì)議資料提供給董事會(huì)成員，確保會(huì)議順利、有序地開(kāi)展。會(huì)后要將會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整理，并向董事會(huì)提供政策、法律等方面的咨詢，提出自己的意見(jiàn)和建議[2]。另外，每一個(gè)公司的董事會(huì)都有或多或少的運(yùn)行規(guī)則，董事長(zhǎng)秘書(shū)應(yīng)該監(jiān)督并維護(hù)該規(guī)則得到有效執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)有違反治理規(guī)則的情況，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間上報(bào)給董事長(zhǎng)并向董事會(huì)反映。這是董事長(zhǎng)秘書(shū)的基本職能。

1.2 為董事提供信息支撐

一個(gè)公司的董事有可能不在公司中承擔(dān)職務(wù)，這樣對(duì)于董事來(lái)說(shuō)信息匱乏，對(duì)市場(chǎng)和公司運(yùn)轉(zhuǎn)情況等都不能得到很好、詳細(xì)的了解，因此往往無(wú)法對(duì)公司決策提供有效建議。董事長(zhǎng)秘書(shū)可以為各個(gè)董事搭建橋梁，用專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光充分考量整個(gè)市場(chǎng)以及整個(gè)公司的運(yùn)行狀態(tài)，經(jīng)過(guò)仔細(xì)分析研究之后，為他們提供詳細(xì)、及時(shí)的公司運(yùn)轉(zhuǎn)動(dòng)態(tài)信息，讓他們充分了解公司所處的形勢(shì)，同時(shí)為董事提供有效可靠的建議，這也是董事長(zhǎng)秘書(shū)所能起到的重要作用，董事長(zhǎng)秘書(shū)在為董事提供信息方面可以說(shuō)起到了決定性的作用。然而在當(dāng)前市場(chǎng)情況來(lái)看，董事長(zhǎng)秘書(shū)的這一重要作用往往會(huì)被忽視，或者是不夠重視，造成董事掌握信息不全等劣勢(shì)，公司應(yīng)該加大發(fā)揮董事長(zhǎng)秘書(shū)這一職能，讓各個(gè)董事能充足地掌握信息，這樣才有利于董事會(huì)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)和公司的良好發(fā)展[3]。

1.3 監(jiān)督公司運(yùn)轉(zhuǎn)

董事長(zhǎng)秘書(shū)在某種意義上來(lái)說(shuō)是公司的管理者，是公司是一種從理性眼光看待公司發(fā)展的工作人群，他用專(zhuān)業(yè)的經(jīng)營(yíng)、法律、財(cái)務(wù)等角度審視整個(gè)公司，監(jiān)督整個(gè)公司是董事會(huì)秘書(shū)起到的重要作用。董事會(huì)秘書(shū)要從公司的各種報(bào)告、各種動(dòng)態(tài)中，準(zhǔn)確了解到公司所有的狀況，面臨的問(wèn)題，出現(xiàn)的問(wèn)題等，并及時(shí)將這些整理報(bào)告給董事，同時(shí)提出自己對(duì)于公司治理方面的建議?？梢哉f(shuō)是公司董事的“參謀長(zhǎng)”，他提供的信息要真實(shí)、有效，要能準(zhǔn)確地抓住公司治理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并從中發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵點(diǎn)，抽絲剝繭般地找到源頭，因此董事會(huì)秘書(shū)要時(shí)刻保持工作原則，時(shí)刻保持中立、理性態(tài)度，不對(duì)某個(gè)人負(fù)責(zé)，而是要對(duì)整個(gè)公司負(fù)責(zé)，不斷審視公司令其更好發(fā)展[4]。

2.董秘如何更好地為董事會(huì)提供服務(wù)

2.1 提高董事長(zhǎng)秘書(shū)人員素質(zhì)

我們知道，履行董事長(zhǎng)秘書(shū)的一般是自然人，在我國(guó)，還有很多公司由某一部門(mén)來(lái)承擔(dān)董事長(zhǎng)秘書(shū)的崗位職責(zé)，董事長(zhǎng)秘書(shū)很多情況下會(huì)履行管理職能，因此對(duì)董事長(zhǎng)秘書(shū)的人選應(yīng)該有更高要求。從董事長(zhǎng)秘書(shū)崗位起到的重要作用來(lái)看，其要同時(shí)面向、董事會(huì)、董事、股東等方面，要求董事長(zhǎng)秘書(shū)能夠向股東作規(guī)范的市場(chǎng)信息披露，還要承擔(dān)為董事建立公司信息橋梁作用，因此對(duì)其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求需要有更高要求。公司在聘用董事長(zhǎng)秘書(shū)時(shí)，可以從公司內(nèi)部的法律、會(huì)計(jì)等專(zhuān)業(yè)人員中進(jìn)行選拔，他們對(duì)公司情況更加熟悉，而且可以從法律、財(cái)務(wù)等方面看待公司的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，知道在為董事提供信息時(shí)什么樣的是有效的、有價(jià)值的，讓董事獲得的信息詳細(xì)而有用[5]。

2.2 完善董事會(huì)秘書(shū)工作制度

制度是確保董事會(huì)秘書(shū)順利履行職責(zé)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，現(xiàn)在有很多公司對(duì)董事長(zhǎng)秘書(shū)的工作職責(zé)認(rèn)識(shí)不到位，甚至把董秘當(dāng)作一般文職人員來(lái)使用，這樣對(duì)董事會(huì)運(yùn)行和公司發(fā)展毫無(wú)益處，公司應(yīng)該建立嚴(yán)格、規(guī)范的董事會(huì)秘書(shū)運(yùn)行制度，確保董事會(huì)秘書(shū)工作順利開(kāi)展。董事會(huì)可以向公司發(fā)布相關(guān)規(guī)定，明確董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，以及不應(yīng)該承擔(dān)的工作，對(duì)于董事會(huì)秘書(shū)職責(zé)內(nèi)的工作任務(wù)進(jìn)行考評(píng)，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，如果能夠向董事提供準(zhǔn)確、有效的信息則給予獎(jiǎng)勵(lì)，如果由于董事會(huì)秘書(shū)信息提供有誤或不及時(shí)導(dǎo)致董事長(zhǎng)決策失誤，則要求董事會(huì)秘書(shū)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，以此來(lái)提高董事會(huì)秘書(shū)履職的積極性，并促使董事會(huì)秘書(shū)提高工作能力，董事會(huì)秘書(shū)的工作能力對(duì)公司發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要，要確保其能為董事提供更加有效的服務(wù)。另外，公司也應(yīng)該成立專(zhuān)門(mén)的對(duì)董事會(huì)秘書(shū)進(jìn)行工作考評(píng)的細(xì)則，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的考評(píng)機(jī)構(gòu)，設(shè)置考核董事會(huì)秘書(shū)的條款，以此監(jiān)督其工作成效[6]。

2.3 提高董事會(huì)秘書(shū)工作能力

董事會(huì)秘書(shū)承擔(dān)的責(zé)任對(duì)其工作能力有相當(dāng)高的要求，董事會(huì)秘書(shū)不光要有法律、財(cái)務(wù)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且要對(duì)公司發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光、理性的認(rèn)識(shí)，還要時(shí)刻監(jiān)督公司是否處于正常運(yùn)轉(zhuǎn)的軌道，因此董事會(huì)秘書(shū)要對(duì)公司運(yùn)轉(zhuǎn)相關(guān)法律、公司財(cái)務(wù)知識(shí)等都非常熟悉，公司應(yīng)該對(duì)董事會(huì)秘書(shū)的能力不斷進(jìn)行提升，這樣才能對(duì)董事決策產(chǎn)生更多價(jià)值。公司可以在選聘董事會(huì)秘書(shū)的時(shí)候著重選拔有經(jīng)驗(yàn)、有專(zhuān)業(yè)知識(shí)、忠誠(chéng)度高的人員，還可以對(duì)董事會(huì)秘書(shū)定期對(duì)董事長(zhǎng)秘書(shū)進(jìn)行政策、法規(guī)、財(cái)務(wù)等方面的培訓(xùn)，讓更加專(zhuān)業(yè)、權(quán)威的人士對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)或互相交流，不斷增強(qiáng)其工作能力，此外，董事會(huì)秘書(shū)的工作積極性非常重要，要通過(guò)激勵(lì)制度激發(fā)其工作積極性，還要讓董事長(zhǎng)秘書(shū)提高信息提供的意愿，讓其主動(dòng)、自愿將掌握信息提供給董事。

3.結(jié)語(yǔ)

以上全文內(nèi)容通過(guò)分析董事會(huì)秘書(shū)的工作職責(zé)闡述了董事會(huì)秘書(shū)對(duì)公司內(nèi)、外所產(chǎn)生的重要作用并探索分析了如何令董事會(huì)秘書(shū)對(duì)董事提供更好的服務(wù)，總的來(lái)說(shuō)，董事會(huì)秘書(shū)所承擔(dān)的工作范圍廣泛，可以說(shuō)涉及到了有關(guān)公司運(yùn)轉(zhuǎn)的方方面面，其中非常重要的工作就是為董事提供包括組織會(huì)議、提供信息、監(jiān)督公司運(yùn)轉(zhuǎn)等各個(gè)方面的服務(wù)，公司應(yīng)該提高對(duì)董事會(huì)秘書(shū)工作重要程度的認(rèn)識(shí)，從公司制度、董事會(huì)秘書(shū)素質(zhì)等方面進(jìn)行完善，形成良好的機(jī)制，讓董事能夠獲得更多詳細(xì)有效的公司信息，對(duì)公司發(fā)展情況進(jìn)行有效把握，從而做出正確決策，同時(shí)通過(guò)發(fā)揮董事會(huì)秘書(shū)的監(jiān)督職能，確保落實(shí)好董事會(huì)的各項(xiàng)決定。