歐陽春宜

（贛南師范大學(xué)，江西 贛州 341000）

人事檔案管理工作，不僅是高校人事服務(wù)和管理工作的核心，更是高校開展人事工作的主要途徑。但據(jù)目前我國高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀可看出，因遭受人事機制變革等方面因素的影響，致使高校人事檔案管理工作正在面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。在人事檔案管理中，能夠充分反映出個人的思想品德、教學(xué)科研和工作業(yè)績等，是高校人才評選晉升的主要依據(jù)，因此，做好高校人事檔案管理工作，對規(guī)范高校人事管理和提升高校管理水平有著重要意義?；诖?，針對高校人事檔案管理面臨的現(xiàn)存問題進行分析，并提出針對性地解決對策。

一、人事檔案管理對高校發(fā)展的意義

（一）能為人才培養(yǎng)規(guī)劃提供依據(jù)

由于人事檔案資料管理中，包含履歷、考核鑒定及其政審等相關(guān)材料，所以，高校能夠根據(jù)人事檔案中存有的相關(guān)信息內(nèi)容展開統(tǒng)計調(diào)查，從而全面掌握高校內(nèi)部所有師資隊伍和管理人員的年齡和學(xué)歷等信息，并通過人事檔案信息的全面掌握，依照現(xiàn)有的人才資源現(xiàn)狀，為優(yōu)化高校人才隊伍提供相關(guān)信息資料，促使高校的人才培養(yǎng)規(guī)劃更加合理與規(guī)范。

（二）能有效激發(fā)教職工工作熱情

人事檔案管理作為高校教學(xué)科研管理的核心，在人事檔案管理工作中，不僅能根據(jù)教職工的工作經(jīng)歷和科研業(yè)績等當作教職工薪資待遇和職稱評定的依據(jù)，還能作為客觀評價教職工的核心資料，通過資料信息的發(fā)掘，促使教職工獲取相對應(yīng)的崗位整改和薪資待遇。除此之外，還能推動績效和福利待遇分配改革的順利開展，從而激發(fā)教職工的工作熱情[1]。

二、高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)如今，高校人事檔案管理工作在發(fā)展中，正在面臨人事檔案管理制度有待完善、檔案管理部門缺乏經(jīng)濟支持、高校人才流動現(xiàn)象較為嚴重等問題，不僅阻礙了人事檔案管理工作的開展，更是對高校發(fā)展造成了嚴重影響。

（一）人事檔案管理制度有待完善

縱觀高校人事檔案管理現(xiàn)狀可看出，很多高校的檔案管理人員在從事檔案管理工作、整理人事檔案資料時，并沒有遵循明確的管理規(guī)章標準進行工作，致使檔案資料的整理和分類工作存有不規(guī)范性。其問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案資料在整理期間，存有分類混亂、人事檔案管理職責劃分不明確、檔案管理體制不完善等問題，使得檔案文件整理和統(tǒng)計工作無據(jù)可依；第二，檔案資料在收集期間，入檔和出檔都存有不規(guī)范的流程操作，并且整個程序也非?；靵y；第三，在檔案保密制度方面存有不完善，因其管理人員安全意識薄弱，并且缺乏檔案管理方面的專業(yè)人才，所以導(dǎo)致檔案真?zhèn)舞b定工作的開展無法得到保證，最終影響人事檔案管理工作效率。

（二）檔案管理部門缺乏經(jīng)濟支持

由于人事檔案數(shù)據(jù)龐大且復(fù)雜，只有借助現(xiàn)代化的管理工具和設(shè)備才能順利進行，但目前很多高校領(lǐng)導(dǎo)人員把資金投入到教育體系中，并沒有對人事檔案管理方面的資金投入加大重視，導(dǎo)致管理人員遭受辦公條件限制，無法開展有效的檔案管理工作。與此同時，因人事檔案管理的特殊性必須要得到特殊的保障，但是高校在硬件設(shè)施方面并沒有對檔案部門投入較多，所以導(dǎo)致檔案管理部門也沒有根據(jù)檔案管理條例增添必要設(shè)備，最終給高校人事部門的工作開展帶來了嚴重影響[2]。

（三）高校人才流動現(xiàn)象較為嚴重

基于社會經(jīng)濟飛速發(fā)展背景下，很多高校都在發(fā)展中存有嚴重的人才流動頻繁現(xiàn)象，在一定層次上加大了高校人事檔案管理工作難度和工作量，尤其伴隨事業(yè)單位的不斷改革，很多教職員工都拋棄了原有的“鐵飯碗”工作，參與到其他工作中成為流動性人才，使得高校檔案管理工作更加復(fù)雜。此外，高校為能吸引更多的教職人才，會在內(nèi)部創(chuàng)設(shè)人才引進方案，但所創(chuàng)設(shè)的方案，忽視了對個人檔案的審核環(huán)節(jié)，甚至都沒有創(chuàng)設(shè)這一環(huán)節(jié)，就讓教職人員直接上崗，最終導(dǎo)致高校人事檔案管理工作效率無法得到提升。

三、優(yōu)化高校人事檔案管理工作的對策

高校人事檔案管理面臨的人事檔案管理制度有待完善、檔案管理部門缺乏經(jīng)濟支持、高校人才流動現(xiàn)象較為嚴重等問題，提出健全人事檔案管理制度、加大檔案領(lǐng)域資金投入、實現(xiàn)信息人事檔案管理等，優(yōu)化高校人事檔案管理工作的對策，有效提升高校人事檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，促使人事檔案管理工作能順利開展。

（一）健全人事檔案管理制度

在高校內(nèi)創(chuàng)建科學(xué)、規(guī)范的人事檔案管理制度，不僅能提升人事檔案管理工作效率，還能健全制度流程、理順程序流程，促使人事檔案管理工作的有序開展。因此，將從以下幾個方面入手，健全高校人事檔案管理制度：第一，高校領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)當根據(jù)自身的實際發(fā)展現(xiàn)狀和人事檔案管理現(xiàn)狀，通過深入分析的方式，了解自身在發(fā)展中存在的問題，并對問題提出針對性地解決對策，促使檔案管理模式具有較強的可行性；第二，高校應(yīng)對檔案管理人員的綜合素質(zhì)加大培訓(xùn)力度，借助培訓(xùn)的方式，提升管理人員綜合素質(zhì)，從而提升檔案管理工作效率和質(zhì)量；第三，針對現(xiàn)有的管理理念和管理技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新，亦或者是借鑒其他院校優(yōu)秀的人事檔案管理模式，結(jié)合自身實際情況進行完善，促使人事檔案管理工作能與高校發(fā)展相結(jié)合，發(fā)揮出檔案管理工作的優(yōu)勢[3]；第四，高校人事檔案管理工作要加強建檔、管檔工作的法規(guī)建設(shè)力度，強化制度的剛性束縛力，依照現(xiàn)有的上級相關(guān)人事檔案管理工作的法律規(guī)定及學(xué)校檔案管理工作執(zhí)行階段采用的方法，融入高校固有特征及新時代發(fā)展對人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)等，編制出符合現(xiàn)實狀況、科學(xué)合理、可操作性處于較高水平的管理規(guī)章制度，細化檔案管理實施細則，在檔案資料采集、梳理、組卷、實體管理及提供應(yīng)用等諸多環(huán)節(jié)中，明確要求采用統(tǒng)一標準和要求進行規(guī)范、指導(dǎo)，確保人事檔案管理相關(guān)方法有法可依、有章可循，這是該項工作順利推進的重要基礎(chǔ)。

（二）加大檔案領(lǐng)域資金投入

高校應(yīng)在人事檔案管理工作中，遵循以人為本的原則展開檔案管理工作，并且還要針對檔案管理領(lǐng)域加大資金投入，對現(xiàn)有的工作理念實現(xiàn)創(chuàng)新。同時，檔案管理部門應(yīng)在資金投入后，積極購買有關(guān)檔案管理的設(shè)備，做好相應(yīng)的管理系統(tǒng)研發(fā)工作，減輕日常工作量、提升工作效率，并且還要建設(shè)辦公室及閱覽室、存放檔案的標準庫房等，以此來保證檔案的真實性，提高檔案信息的保密程度。此外，還要對管理機制進行完善，確保每個環(huán)節(jié)都有專門人員負責，特別是檔案管理職責，更是要保證人員是否明確了解自己的工作職責，從而保證檔案信息的真實性。

（三）實現(xiàn)人事檔案信息化管理

基于信息化發(fā)展背景下，把信息技術(shù)融入高校人事檔案管理中，能有效提升檔案管理效率。所以，在實際管理期間，高校除了要創(chuàng)新原有工作理念以外，還要合理運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變成為電子信息材料，實現(xiàn)檔案自動化管理和動態(tài)化管理，方便使用人員的日常檢索和信息查找。人事檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容實質(zhì)上就是對檔案信息資源的數(shù)字化處理，借此方式使檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、檔案檢索應(yīng)用過程自動化推進以及檔案管理整個過程踐行現(xiàn)代化路線，借此方式最大限度地提升人事檔案信息資源的共享效率，同步提高檔案管理與應(yīng)用服務(wù)工作的質(zhì)效，這是新時代高校人事檔案利用服務(wù)工作轉(zhuǎn)型升級的重要基礎(chǔ)。同時，檔案管理人員還要創(chuàng)設(shè)不同級別的檔案查閱權(quán)限，保證電子信息檔案的安全性，并且還要把教職人員的性別、身份證號、崗位等相關(guān)信息，都錄入到個體化的檔案信息查閱平臺中，從而實現(xiàn)優(yōu)化檔案借閱手續(xù)的目的[4]。

高校人事檔案管理信息化建設(shè)的一項長期、系統(tǒng)化的工程，需要高校信息化和網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)導(dǎo)小組全力做好本校信息建設(shè)工作的頂層設(shè)計于統(tǒng)一部署，不同部門之間架起合作、相互協(xié)調(diào)，借此方式更有效地整合各階段的人事檔案信息資源，構(gòu)建出集成度很高的共享型人事管理信息系統(tǒng)，從人才的聘用引進、考評錄取，到年度考評、職位晉級，再到績效測評、離校等，均實現(xiàn)對人才資源的全員性、全過程性、全覆蓋式管理。

（四）加大對人事檔案的開發(fā)利用力度

人事檔案管理不僅是一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作，還屬于管理服務(wù)性工作的范疇，為高校引進人才資源及實現(xiàn)更好的建設(shè)發(fā)展提供精準的決策性服務(wù)是人事檔案管理工作運行的基礎(chǔ)，這就預(yù)示著當其提供應(yīng)用性服務(wù)時，方能將人事檔案自身的價值充分發(fā)揮出來。高校應(yīng)積極貫徹落實國家檔案局頒發(fā)的文件指示，積極改革創(chuàng)新服務(wù)方式，給予多種渠道去開發(fā)檔案資源，最大限度地強化檔案資源的共同服務(wù)能力，進而為高校教學(xué)、科研及黨政管理工作提供全面可靠的數(shù)據(jù)支持，優(yōu)化配置高校教師資源。故而，高校人事檔案應(yīng)為人才鑒定甄別、人才發(fā)掘以及人才科學(xué)運用過程提供最可靠的原始憑證。通過強化人事檔案的運用服務(wù)水平，協(xié)助高校組織人事部門與各級領(lǐng)導(dǎo)更精準的培養(yǎng)、選拔與應(yīng)用干部提供最直接憑據(jù)與重要參照，真實實現(xiàn)“才盡其用”。

綜上所述，高校人事檔案管理工作屬于信息資源整合和管理的工作方式，同時，人事檔案管理工作的順利開展，還能為高校選拔人才和使用人才等策略提供依據(jù)，尤其在信息化背景下，更是要對人事檔案管理中存在的現(xiàn)存問題進行分析，并以此為依據(jù)，提出針對性地解決策略，其內(nèi)容包含：健全人事檔案管理制度、加大檔案領(lǐng)域資金投入、實現(xiàn)信息人事檔案管理等，促使高校人事檔案管理工作的順利開展。