祁海英

（青海大學(xué)，青海 西寧 810016）

高校傳統(tǒng)檔案管理工作中，通常都是采用遵循檔案的收集、保存、整理要求等形式，促進(jìn)檔案管理工作，按照設(shè)定好的路線展開(kāi)，這種工作模式雖然能夠做好有關(guān)檔案管理的相關(guān)工作，但是其檔案管理工作還存在局限性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，提升人們對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)，引導(dǎo)人們結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作模式的創(chuàng)新。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新必要性

（一）管理觀念受到挑戰(zhàn)

在這種情況下，也使高校檔案管理在觀念方面受到挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)落后、單一的管理方式，顯然不能判斷檔案的價(jià)值，以及對(duì)檔案進(jìn)行有效的保存管理。這就需要相關(guān)服務(wù)者在檔案整理和保存以及服務(wù)的過(guò)程中，加強(qiáng)管理觀念的優(yōu)化，這也是推動(dòng)傳統(tǒng)的管理工作創(chuàng)新發(fā)展的主要工作思路。目前，高校檔案管理人員在大數(shù)據(jù)背景下，需要優(yōu)化自身的管理觀念、知識(shí)體系、技術(shù)技能，進(jìn)而在個(gè)人發(fā)展和管理等工作中面臨很大的困難與挑戰(zhàn)[1]。如果還以傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保存，則導(dǎo)致高校檔案管理工作難以滿足信息化時(shí)代發(fā)展的需求。如果運(yùn)用電子化、數(shù)字化的檔案管理方式進(jìn)行工作，則需要提升自身在數(shù)字化管理和信息技術(shù)使用等方面的能力，進(jìn)而也再一次給高校檔案管理工作人員的觀念、能力等方面帶來(lái)挑戰(zhàn)，需要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展特征，提升檔案利用和服務(wù)的功能與效果。

（二）管理技術(shù)面臨創(chuàng)新

傳統(tǒng)以人工方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存的管理方式和技術(shù)，已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的發(fā)展需求，而且這種較為粗獷的管理模式，也會(huì)造成高校檔案管理工作出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、資料遺漏等一些問(wèn)題，不利于促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)開(kāi)展。加上高校檔案管理工作內(nèi)容資料繁多，如果采用傳統(tǒng)的管理方式和技術(shù)，則導(dǎo)致相關(guān)工作不能滿足檔案管理和服務(wù)工作的需求。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作正面臨管理技術(shù)創(chuàng)新的挑戰(zhàn)，高校需要結(jié)合檔案電子化、數(shù)字化的管理模式，全面摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式，這就需要高校有更加完善、健全的檔案數(shù)字化管理工作系統(tǒng)和體系，才能更好地轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式[2]。同時(shí)，在信息化管理工作中，信息化的檔案管理工作，還要達(dá)到一定水準(zhǔn)，進(jìn)而才能實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)合理應(yīng)用的目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理工作的有效儲(chǔ)存和應(yīng)用。

（三）數(shù)據(jù)安全存在威脅

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，注重人防、物防、技防，其目的是保證檔案管理工作的安全性。然而，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，不僅給相關(guān)管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)，還會(huì)使檔案管理工作在數(shù)據(jù)安全等方面存在威脅和嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。在檔案儲(chǔ)存和使用信息化、電子化發(fā)展的過(guò)程中，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題變得尤為重要，電子化的檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存是結(jié)合信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理的，設(shè)備、系統(tǒng)、技術(shù)本身存在壽命和使用年限等因素，進(jìn)而很容易在管理的過(guò)程中出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)披露、丟失、被竊取等損失問(wèn)題。同時(shí)，在檔案信息管理的客戶端中，容易遭受到其他外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊以及不法分子的技術(shù)滲透，從而使網(wǎng)絡(luò)安全存在問(wèn)題。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新問(wèn)題

（一）缺乏大數(shù)據(jù)的意識(shí)

大數(shù)據(jù)與高校檔案管理工作的融合是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、滿足檔案管理工作需求的必然方式。目前在大數(shù)據(jù)技術(shù)的帶領(lǐng)和應(yīng)用中，高校檔案管理工作還存在缺乏大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)的問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給人的思想意識(shí)帶來(lái)的影響是巨大的，這就需要檔案管理工作人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提升對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用和應(yīng)用認(rèn)知。從當(dāng)前高校實(shí)踐情況來(lái)看，檔案管理工作人員還存在缺乏大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)，以及管理層未能對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行有效創(chuàng)新、優(yōu)化的問(wèn)題，從而不利于檔案管理工作更好地處理海量信息，強(qiáng)化信息處理的準(zhǔn)確性[2]。在部分高校的管理和教學(xué)工作中，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域較少，主要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)學(xué)生進(jìn)行系統(tǒng)的管理、教學(xué)管理等，在檔案管理工作方面其大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用重視程度相對(duì)不足，也未能通過(guò)技術(shù)整合、優(yōu)化等形式，做好有關(guān)檔案管理和資源的投入力度，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作效率遲遲得不到提升。

（二）大數(shù)據(jù)使用不合理

高校檔案管理工作在開(kāi)展中，所包含的管理工作內(nèi)容、管理技術(shù)較多，這需要管理人員積極對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息科技進(jìn)行有效學(xué)習(xí)，提升對(duì)新思想、新技術(shù)的接受能力[3]。但由于檔案管理工作人員缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的意識(shí)和能力，也影響檔案管理工作的合理開(kāi)展。在檔案管理工作中，管理人員缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的了解，從而也會(huì)使檔案管理工作的開(kāi)展面臨很多困難，影響大數(shù)據(jù)時(shí)代相關(guān)管理工作的合理開(kāi)展。

（三）信息設(shè)備相對(duì)落后

目前在高校檔案管理工作中，還存在運(yùn)用傳統(tǒng)臺(tái)式機(jī)器和電腦設(shè)備的問(wèn)題，缺乏對(duì)相關(guān)設(shè)施設(shè)備的有效更新。雖然在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，部分學(xué)校引進(jìn)新型的信息管理設(shè)備，但是缺乏對(duì)其的維護(hù)和優(yōu)化，進(jìn)而也導(dǎo)致信息設(shè)備和計(jì)劃建設(shè)的工作效果低下，促使檔案管理工作處在停滯不前的狀態(tài)，影響管理水平和效率的提高。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新策略

（一）提升大數(shù)據(jù)的運(yùn)用意識(shí)

第一，在提升大數(shù)據(jù)運(yùn)用意識(shí)的過(guò)程中，需要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的宣傳工作，通過(guò)宣傳大數(shù)據(jù)應(yīng)用模式、應(yīng)用觀念的方式，提升相關(guān)人員對(duì)于數(shù)據(jù)化管理的認(rèn)知，也可以加大對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作內(nèi)容的宣傳力度，其重點(diǎn)目的就是提升管理人員對(duì)于檔案管理工作數(shù)據(jù)化發(fā)展的認(rèn)知。在新時(shí)代不斷發(fā)展變化的背景下，檔案管理工作也需要轉(zhuǎn)變檔案管理的功能，積極優(yōu)化數(shù)據(jù)化的檔案管理工作系統(tǒng)，并且結(jié)合云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，發(fā)揮檔案管理在整合、分析、預(yù)測(cè)、管理等方面的功能作用，進(jìn)而更好地服務(wù)于高校各項(xiàng)管理工作。第二，在強(qiáng)化大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)期間，需要培養(yǎng)檔案管理人員的檔案管理理念，讓其了解數(shù)據(jù)化檔案管理工作的重要性，進(jìn)而才能改變以往傳統(tǒng)保存和使用檔案的方式[3]。第三，在大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)的應(yīng)優(yōu)化與提升過(guò)程中，需要高校明確崗位管理工作人員的責(zé)任，并且結(jié)合數(shù)據(jù)化管理思維、大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展相應(yīng)的管理工作，充分挖掘大數(shù)據(jù)背后的檔案管理信息資源和內(nèi)容，進(jìn)而才能為高校的相關(guān)決策和發(fā)展的工作提供基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)專業(yè)化人才的培養(yǎng)

目前，高校檔案館的檔案資源都是來(lái)源于高校的各個(gè)部門(mén)，所以為達(dá)到檔案有效管理、合理應(yīng)用的目的，還需要加強(qiáng)專業(yè)化人才的培養(yǎng)，提升對(duì)檔案信息園的信息化建設(shè)力度，進(jìn)而才能在大數(shù)據(jù)技術(shù)的帶領(lǐng)下，強(qiáng)化檔案信息園的信息化管理水平。一方面，高?？梢越M建一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，要求檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)，還要了解大數(shù)據(jù)使用、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用方法，進(jìn)而才能推動(dòng)相關(guān)工作的順利展開(kāi)。高?？梢詫?duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行有效培養(yǎng)，采用引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)知識(shí)、應(yīng)用理念、管理方法等形式，推動(dòng)檔案管理人員的專業(yè)化發(fā)展，進(jìn)而才能讓其更好地勝任檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的管理工作。另一方面，在專業(yè)化人才的培養(yǎng)中，還需要加大人才的引進(jìn)力度，提升創(chuàng)新型人才對(duì)于檔案資料服務(wù)、二次加工的作用，從而才能更好地服務(wù)與高校檔案管理的相關(guān)工作[4]。在專業(yè)化人才引進(jìn)期間，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的激勵(lì)、獎(jiǎng)勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)人才參與大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用、學(xué)習(xí)、管理中的積極性，進(jìn)而也能更好地發(fā)展高校檔案管理工作，不斷實(shí)現(xiàn)檔案查詢、管理、應(yīng)用的專業(yè)化發(fā)展，提升人才對(duì)于檔案管理工作創(chuàng)新的引導(dǎo)效率。

（三）及時(shí)優(yōu)化信息技術(shù)設(shè)備

電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的主要內(nèi)容，為達(dá)到檔案電子化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展目標(biāo)，還需要高校及時(shí)優(yōu)化信息技術(shù)與設(shè)備，進(jìn)而才能將現(xiàn)代化的管理工作方式和理念落實(shí)。高?？梢灾贫ㄓ嘘P(guān)檔案管理信息技術(shù)與設(shè)備優(yōu)化的相關(guān)制度，無(wú)論是對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行完善、信息設(shè)備優(yōu)化，還是電子檔案信息資源儲(chǔ)存、描述、傳輸?shù)裙ぷ?，都需要結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化的制度來(lái)進(jìn)行，從而才能提升現(xiàn)代化管理的工作水平。在優(yōu)化信息技術(shù)與設(shè)備的過(guò)程中，還需要制定有關(guān)檔案資源電子化管理的規(guī)定，不斷為檔案管理工作提供保障，而且在檔案資源管理的過(guò)程中，可以做好檔案管理工作的監(jiān)督、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別等工作，及時(shí)了解檔案管理工作中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，并且構(gòu)建針對(duì)檔案管理監(jiān)督的相關(guān)部門(mén)，加大對(duì)監(jiān)督人員知識(shí)的培訓(xùn)力度，提升監(jiān)督人員在檔案數(shù)據(jù)化、信息化管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，進(jìn)而才能從源頭避免風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的發(fā)生，給數(shù)字化的檔案管理工作帶來(lái)不利影響[5]。此外，高校需要構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)化的安全保障體系，積極應(yīng)用防火、防盜、防人為損害軟件，從而才能更好地了解檔案管理工作中可能存在的不足以及信息泄露問(wèn)題，這也是提升安全保障水平的關(guān)鍵。

四、結(jié)語(yǔ)

基于新時(shí)代發(fā)展背景，需要高校檔案管理工作結(jié)合時(shí)代要求，改革與創(chuàng)新以往的管理和發(fā)展模式，還要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)配合相關(guān)工作的有效開(kāi)展。高校也可以加強(qiáng)專業(yè)化人才培養(yǎng)、及時(shí)優(yōu)化信息技術(shù)與設(shè)備，為大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化工作的開(kāi)展提供保障，從而才能落實(shí)有關(guān)檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)目標(biāo)。