劉富軍

（內(nèi)蒙古托克托縣新營子鎮(zhèn)人民政府，內(nèi)蒙古 新營子 010200）

基層單位檔案能夠在一定程度上反映出基層的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，因此，對基層單位的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。努力做好基層單位檔案工作，充分發(fā)揮其職能，有助于基層單位順利開展相關(guān)工作。但就目前的基層單位檔案工作而言，還存在比較多的問題，其嚴(yán)重抑制了基層單位檔案工作的有效開展。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，應(yīng)當(dāng)采用更加有效的手段和方法加強(qiáng)基層單位檔案工作。

一、基層檔案工作的意義

基層檔案工作的順利開展能夠使檔案不被損壞，保證檔案的完整真實(shí)，并在日后的工作開展中充分地體現(xiàn)出其中的價(jià)值。自古以來，我國就具有編撰檔案的傳統(tǒng)，而后經(jīng)過時(shí)代的變遷，將傳統(tǒng)的檔案編寫與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，從而形成基層檔案，因此基層檔案也能夠充分的映射出我國的發(fā)展歷史。檔案工作具有服務(wù)性的屬性，基層單位開展各項(xiàng)基本工作都與檔案具有密切的關(guān)系，為基層單位的工作開展提供重要依據(jù)?；鶎訂挝蝗裟軐n案工作進(jìn)行完善就能夠使當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)效益更進(jìn)一步，加快社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程[1]。

二、基層單位檔案工作的內(nèi)容

基層單位的檔案工作不同于其他企業(yè)的檔案工作，基層檔案主要服務(wù)于國家，其中的檔案信息能夠影響國家的相關(guān)政策。同時(shí)國家也會(huì)根據(jù)基層檔案中的信息實(shí)施各項(xiàng)決策，保證決策具有一定的權(quán)威性?；鶎訂挝婚_展檔案工作主要包含四項(xiàng)基本內(nèi)容目標(biāo)：①采集。檔案工作即檔案管理，其中最主要的環(huán)節(jié)就是收集相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，并要保證資料的有效性和真實(shí)性。相關(guān)基層檔案工作人員在收集資料時(shí)的需要將采集到的資料進(jìn)行有序的歸納并對資料的規(guī)格大小進(jìn)行檢查，同時(shí)也要梳理清各資料之間的聯(lián)系，并對已形成的檔案進(jìn)行全面的檢查，最后，針對相對特殊的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一保管。在檢查檔案信息時(shí)，若發(fā)現(xiàn)檔案信息并不符合規(guī)定的檔案給予退檔[2]。②歸納?；鶎訂挝坏墓ぷ靼l(fā)展時(shí)間較久，其中的基層檔案數(shù)量過多，種類也較為繁雜，對檔案管理人員的收納整理提出了難度。因此，基層單位在管理的過程中，應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況對檔案進(jìn)行歸納。③存放。基層檔案的發(fā)展歷史較久，其中記載著許多發(fā)展歷史，具有一定的歷史價(jià)值和文化價(jià)值。因此，檔案的存放方式?jīng)Q定檔案中的信息安全。針對紙質(zhì)檔案基層單位需要注意干燥，防止檔案受潮，同時(shí)要避免檔案丟失和損毀的現(xiàn)象。而隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案也廣泛應(yīng)用于基層單位檔案工作，相關(guān)的管理人員應(yīng)注重對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止病毒入侵，導(dǎo)致檔案資料數(shù)據(jù)受損。④應(yīng)用?；鶎訖n案具有充足的利用價(jià)值，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析為基層單位的工作開展提供有效的工作支持，這屬于檔案的基礎(chǔ)價(jià)值。通過對檔案進(jìn)行深入的分析研究，從而對今后的基層工作發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃，這屬于檔案的深度價(jià)值。比如基礎(chǔ)價(jià)值是基層單位評判員工是否能夠進(jìn)行職稱的評選，可以通過查閱該員工的人事檔案資料判斷其是否具備評選資格。深度價(jià)值就是基層單位通過對以往的資料進(jìn)行分析研究，尋找其中的不足并加以改善。

三、基層單位檔案工作中存在的問題

（一）檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平不高

基層檔案工作人員受我國傳統(tǒng)意識的影響，致使自身的工作理念無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足現(xiàn)階段的檔案管理工作要求，對信息技術(shù)的利用能力不足，這就導(dǎo)致基層檔案管理工作開展困難。同時(shí)基層單位對檔案管理工作的認(rèn)識程度的不夠，以至于單位內(nèi)部檔案管理工作人員稀少，甚至出現(xiàn)其他部門人員兼職檔案工作的現(xiàn)象，這就致使檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平有高有低，難以對檔案進(jìn)行有效的管理。檔案工作人員由于單位對其不夠重視，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象，缺乏對檔案工作的熱情。檔案工作并不是將檔案進(jìn)行有序的歸納整理就可以，而是要對檔案進(jìn)行保護(hù)和看管，并對檔案中的信息進(jìn)行檢查，這也對檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力提出了挑戰(zhàn)[3]。

（二）檔案工作的重視程度不夠

基層單位對于檔案管理工作的重視程度并不足，以至于其無法對檔案工作提供相應(yīng)的政策支持，導(dǎo)致基層檔案工作缺乏完善的管理制度，不能對工作人員進(jìn)行有效的約束。檔案工作在基層單位的地位不高，大部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作并沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識，使檔案工作的管理過于寬松，這在一定程度上抑制了基層單位檔案工作的開展?；鶎訂挝辉谶M(jìn)行任務(wù)分配時(shí)，也常常忽略對檔案工作派發(fā)任務(wù)要求，不會(huì)將檔案工作納入基層的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。同時(shí)相關(guān)的檔案工作人員大多都是臨時(shí)工或者快要退休的工作人員，以至于檔案工作的人員流動(dòng)性較強(qiáng)，這并不利于檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案工作數(shù)字化設(shè)備不完善

基層單位的檔案工作仍然受傳統(tǒng)觀念的影響，只注重基本的工作內(nèi)容，諸如查閱功能、檔案數(shù)量等，并不能充分地體現(xiàn)出其利用價(jià)值。在實(shí)際的工作當(dāng)中，對檔案的查閱次數(shù)也較少，并不重視檔案內(nèi)儲存的信息，這就致使基層單位的工作中部分問題無法得到充分的解決。伴隨我國科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)也廣泛應(yīng)用于檔案工作當(dāng)中，但基層單位并不能很好將信息技術(shù)與檔案工作進(jìn)行結(jié)合，對數(shù)字化設(shè)備的資金投入不足，導(dǎo)致檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺中的儲備雜亂，缺乏秩序性。

（四）檔案工作缺乏科學(xué)的管理

基層單位中富含較多的檔案資源，并且隨著時(shí)間地發(fā)展檔案數(shù)量也不斷增加，這就致使檔案工作人員的管理壓力增大，從而降低檔案工作的效率。但基層單位的檔案工作意識薄弱，并沒有建立相應(yīng)的管理制度，對檔案的使用標(biāo)準(zhǔn)、資料規(guī)格并未制定標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致儲存的檔案資源信息并不可靠，不能為基層單位開展的工作提供正確的數(shù)據(jù)支持，檔案工作缺乏科學(xué)的管理會(huì)導(dǎo)致檔案失去原有的價(jià)值。紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時(shí)間的反復(fù)翻閱和存放，會(huì)出現(xiàn)一定的破損和發(fā)霉受潮的情況，針對這一現(xiàn)象，基層單位也并未制定明確的解決措施，致使一部檔案受到損壞，無法繼續(xù)對其進(jìn)行利用，造成基層單位的文化損失。

四、基層單位檔案工作的對策

（一）提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)水平

基層單位若想做好檔案工作，專業(yè)的檔案人才是工作能夠順利開展的關(guān)鍵所在。因此，檔案工作人員應(yīng)明確自身的工作職責(zé)，意識到檔案工作對基層單位的重要性，從而提升自身的綜合素質(zhì)水平?；鶎訂挝粦?yīng)定期對檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)的管理培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，使其能夠充分的利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，并端正自身的工作態(tài)度，樹立積極的工作心態(tài)。同時(shí)在培訓(xùn)完成后，基層單位應(yīng)制定科學(xué)的考核制度，以便于觀察檔案工作人員的學(xué)習(xí)效果。基層單位可面向社會(huì)招聘相應(yīng)的檔案管理人才，通過層層考核，從中選擇出適配于基層單位發(fā)展需求的技術(shù)性人才，為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，提升整體的綜合素質(zhì)水平?；鶎訂挝灰部膳e辦內(nèi)部交流活動(dòng)，促進(jìn)員工之間的溝通交流，使其能夠在對方的實(shí)踐中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而強(qiáng)化自身的檔案工作能力?；鶎訂挝粦?yīng)讓專業(yè)的檔案工作人員對檔案進(jìn)行管理，以便于檔案中記錄的信息能夠更加的真實(shí)可靠，從而前面提升檔案的管理質(zhì)量[4]。

（二）加強(qiáng)對檔案工作的重視程度

基層單位內(nèi)的檔案工作是否能夠充分發(fā)揮出自身的價(jià)值取決于其對檔案管理的效果，因此，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，并提升檔案工作在基層單位中的地位，將其納入單位的年終測評，并對其下發(fā)相應(yīng)的任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)基層單位應(yīng)提升檔案管理人員的法律意識，使檔案管理工作能夠科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行開展。基層單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案存放室的建設(shè)，為檔案的保管質(zhì)量提供重要保障。檔案工作的管理工作并不是檔案部門的專職工作，而是需要基層單位上上下下均具備完善的管理意識，提升對檔案工作的重視程度，促進(jìn)各部門之間的溝通交流，這是由于各部門在開展各項(xiàng)工作時(shí)無法避免的會(huì)對檔案資料進(jìn)行查閱，因此，基層各部門應(yīng)配合檔案部門的管理工作，遵守相應(yīng)的法規(guī)制度，規(guī)范自身的借閱行為，做到查閱后立即歸還并保證檔案資料完好無損，同時(shí)要避免檔案工作流于表面形式。

（三）完善數(shù)字化信息建設(shè)

我國信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使基層單位檔案工作逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)平臺對檔案資料進(jìn)行存儲。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有易破損、不易保存的特點(diǎn)，因此，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案工作是我國發(fā)展的必然要求?；鶎訂挝粦?yīng)增大基礎(chǔ)設(shè)施的投入資金，使設(shè)備與檔案工作要求相匹配，提升檔案工作硬件設(shè)施的實(shí)力，為數(shù)字化檔案工作的開展提供充足的硬件基礎(chǔ)。同時(shí)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)信息化存儲平臺，將檔案資料錄入云平臺中，并對不同類型的資料進(jìn)行分類管理，以便于相關(guān)人員在數(shù)據(jù)平臺中查閱資料。針對條件較為優(yōu)越的基層單位也可以建設(shè)完善的數(shù)字化檔案管理室，使檔案工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的整合。基層單位利用云平臺儲存檔案信息應(yīng)做好后期的維護(hù)工作，對檔案信息進(jìn)行備份，以防網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受病毒的侵襲，導(dǎo)致檔案信息被破壞，無法為基層單位提供有效的信息資源[5]。

（四）建立健全的管理制度

基層單位應(yīng)制定相應(yīng)的檔案工作制度，并對檔案人員的行為進(jìn)行約束，使其能夠按照規(guī)章制度對檔案進(jìn)行管理，同時(shí)規(guī)范檔案信息的格式、大小，使檔案信息能夠更加的簡潔明晰。建立健全的檔案管理制度能夠使檔案工作人員明確自身的管理職能，了解自身的職責(zé)范圍，從而保證檔案資料的完整性。針對檔案的借閱制度，檔案工作人員應(yīng)對檔案嚴(yán)加看管，對借閱檔案人員進(jìn)行登記記錄，并督促其能夠按時(shí)歸還。根據(jù)相關(guān)的管理制度對檔案進(jìn)行定期檢查，將最新的檔案進(jìn)行歸檔，并將信息有所缺失的檔案退檔，將其加以改善后再歸檔。制定檔案管理制度是為了保證檔案工作能夠在基層單位有秩序的展開，為基層的各項(xiàng)工作提供基本的信息支持，以此來充分發(fā)揮出檔案本身所具有的價(jià)值。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案工作對基層單位的未來發(fā)展具有重要意義，能夠?qū)ξ覈臎Q策產(chǎn)生影響。因此，加強(qiáng)基層單位對檔案工作的重視程度、提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，加快數(shù)字化建設(shè)腳步、建立完善的工作制度，能夠提高基層單位的檔案工作效率，使檔案資料真實(shí)可靠，從而給我國提供有良好的信息資源，為基層單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。