文·劉春苗

當(dāng)前大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能技術(shù)發(fā)展迅猛，所應(yīng)用的行業(yè)領(lǐng)域范圍隨之越來越廣泛。其主要可依托RFID（射頻技術(shù)），嚴(yán)格依照相應(yīng)的用戶協(xié)議來將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，進(jìn)而由此達(dá)成物品間的智能化運(yùn)用效果，像常見的定位和跟蹤等功能等。而智能化的發(fā)展，通俗而言就是將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能技術(shù)進(jìn)行有機(jī)融合，由此達(dá)成人機(jī)互動(dòng)的效果。在全新的智能時(shí)代背景下，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，徹底打破傳統(tǒng)管理理念約束，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化轉(zhuǎn)變。智能化的檔案管理，主要是依據(jù)全新的互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)及人工智能等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理，促使企業(yè)檔案管理更為高效和便捷，充分滿足用戶的多元化需求，這是檔案事業(yè)未來發(fā)展的主要方向。

一、企業(yè)智能化檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀

（一）工作方式與思想觀念傳統(tǒng)守舊

在智能化的檔案管理中，工作模式應(yīng)該是多元化的、開放性的，資源利用也是互通有無、即時(shí)共享的。但實(shí)際中，檔案部門和管理人員都存在著相對(duì)封閉的、傳統(tǒng)的思想觀念，表現(xiàn)為管理制度不能與時(shí)俱進(jìn)、工作方式依然因循守舊、創(chuàng)新意識(shí)和時(shí)代精神淡薄，影響和制約著智能化檔案管理工作推進(jìn)的步伐。

（二）資金支撐明顯不足

檔案智能化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，其涵蓋的技術(shù)設(shè)備和運(yùn)作環(huán)節(jié)繁蕪復(fù)雜，比如企業(yè)檔案管理智能化平臺(tái)的搭建，相關(guān)人才的培養(yǎng)，軟硬件設(shè)備的購(gòu)置，更新及升級(jí)等，都需要有大量的資金支持。然而，因檔案工作效益的滯后性，導(dǎo)致許多單位都將對(duì)檔案工作的資金投入后置或縮減。資金的捉襟見肘，難以維系檔案工作智能化的有效開展，這直接阻礙了企業(yè)檔案管理智能化的建設(shè)與發(fā)展。

（三）標(biāo)準(zhǔn)制定不夠完善

近年來，雖然互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)發(fā)展迅速，但智能化發(fā)展仍然處于初級(jí)探索階段，尤其在標(biāo)準(zhǔn)制定上還做不到規(guī)范和完善。即使部分行業(yè)制定了較完善的制度標(biāo)準(zhǔn)，但因智能技術(shù)更新?lián)Q代頻率快，導(dǎo)致應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)跟不上技術(shù)發(fā)展的要求、平臺(tái)服務(wù)無法與新技術(shù)良好兼容的問題也較為突出。

（四）相關(guān)用戶應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)明顯攀升

智能化建設(shè)突破了以往傳統(tǒng)檔案管理存在的局限，即檔案查詢必須通過檔案館或登陸指定網(wǎng)站才能辦理的情況。通過智能化建設(shè)，可以使用戶借助移動(dòng)終端實(shí)時(shí)進(jìn)行查檔，極大節(jié)約了用戶的查詢時(shí)間，滿足了用戶足不出戶的服務(wù)體驗(yàn)，切實(shí)提升了檔案利用服務(wù)的效率。但網(wǎng)絡(luò)查檔因可控性差，也帶來了用戶自身隱私或檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，因此強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)控制也成為企業(yè)檔案管理智能化建設(shè)的主要難題。

二、企業(yè)智能化檔案管理體系構(gòu)建思路

（一）加大資金投入，提升人員素質(zhì)

智能化檔案管理體系建設(shè)基礎(chǔ)是檔案信息資源建設(shè)，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、備份庫(kù)和高性能的安全軟件設(shè)施等。要想構(gòu)建完善的智能化檔案管理體系，必須要加大建設(shè)資金的投入力度，以滿足智能化建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的改造、更新、引進(jìn)等。同時(shí)，還要不斷提升檔案人員素質(zhì)，通過多種形式的培訓(xùn)，增強(qiáng)其現(xiàn)代化服務(wù)意識(shí)，智能技術(shù)應(yīng)用水平，臨危應(yīng)急應(yīng)變能力，網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)分析掌控技能等，成為智能化檔案管理體系的合格管理者和使用者。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，夯實(shí)檔案信息資源基礎(chǔ)

智能化檔案管理體系建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的未來走向。因此，檔案部門必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，充分考量檔案管理智能化所需平臺(tái)的后續(xù)發(fā)展空間以及與新技術(shù)更新的對(duì)接余地，制定出具有前瞻性的標(biāo)準(zhǔn)和制度，使之盡可能地在最短的時(shí)間范圍內(nèi)，解決因技術(shù)發(fā)展而帶來的各種問題。這些不僅僅需要專業(yè)技術(shù)的融合，更需要專業(yè)技術(shù)人才的支撐[2]。面對(duì)種類繁多且工作量巨大的庫(kù)存檔案數(shù)字化建設(shè)，以及海量電子文件的接收和收集工作，檔案人員要高度重視、謹(jǐn)慎對(duì)待，確保各種信息的有效整合、真實(shí)準(zhǔn)確、系統(tǒng)完整，為檔案管理智能化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）打造智能化平臺(tái)，展現(xiàn)多元化服務(wù)

企業(yè)檔案管理智能化平臺(tái)建設(shè)能夠極大提升檔案管理工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案管理方式的根本性轉(zhuǎn)變的飛躍式發(fā)展。這要求在企業(yè)檔案管理智能化平臺(tái)建設(shè)中，除了切實(shí)做好對(duì)平臺(tái)基本功能的建設(shè)與完善，還要充分考慮面向客戶需求的差異化服務(wù)體系構(gòu)建，通過分層次、分類別的數(shù)據(jù)評(píng)估，為用戶定制專業(yè)化的、個(gè)性化的檢索及推送服務(wù)[3]，并做好面向用戶的信息管理功能，穩(wěn)妥管理每一位注冊(cè)賬戶的用戶信息。

（四）完善線下服務(wù)體系，補(bǔ)齊智能化管理短板

企業(yè)智能化檔案管理平臺(tái)是通過線上操作來提供各種服務(wù)，但這并非表示可以完全摒棄線下服務(wù)，因?yàn)槟壳爸悄芑瘷n案管理平臺(tái)還無法完全滿足用戶們的所有需要，依然有部分用戶要通過線下服務(wù)來達(dá)成自身對(duì)檔案資源的需求。因此，線下服務(wù)仍然有持續(xù)開展和完善的必要。這就需要增大線下服務(wù)的創(chuàng)新力度，配置相應(yīng)的設(shè)施，強(qiáng)化用戶的自助服務(wù)意識(shí)，讓用戶獲得良好的線下服務(wù)體驗(yàn)。比如對(duì)傳統(tǒng)借閱卡的功能進(jìn)行優(yōu)化和拓展，使一張簡(jiǎn)單的借閱卡同時(shí)具備查詢、工號(hào)驗(yàn)證、人臉識(shí)別等多項(xiàng)功能，可直接使用借閱卡進(jìn)行自助服務(wù)，讓線下查檔更為輕松和便捷。

綜上所述，在智能化時(shí)代背景下，要求檔案管理工作積極引入先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理的活力及動(dòng)力。通過構(gòu)建完善的智能化檔案管理體系，深入拓展創(chuàng)新檔案服務(wù)路徑，搭建信息追蹤服務(wù)通道，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息內(nèi)容的智能識(shí)別及分類，促使企業(yè)檔案管理效能持續(xù)攀升，充分展現(xiàn)出檔案的作用和價(jià)值。