文·徐淳

疫情防控檔案是全國人民打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)的真實記錄。醫(yī)院作為抗擊新冠肺炎疫情的最前線，是各種形式、各種內容、各種載體防疫抗疫檔案材料和數(shù)據(jù)的原發(fā)地和主要來源之一。疫情防控檔案對醫(yī)院開展疫情防控、臨床診療、鼓舞士氣、宣傳正能量等方面具有重要價值。青島大學附屬醫(yī)院（以下簡稱青大附院）作為青島市救治新冠肺炎的定點醫(yī)院，不僅發(fā)現(xiàn)并治愈了山東省首例患者，派出全省首個奔赴疫區(qū)醫(yī)生，并且相繼派出143名醫(yī)療隊員馳援武漢。本文以青大附院為例，圍繞如何做好疫情防控檔案的收集與利用進行分析與探討。

一、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集與利用的意義

醫(yī)院在抗疫過程中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料、醫(yī)療數(shù)據(jù)、救治方案、宣傳報導等，是醫(yī)院抗擊疫情、救治病患的重要歷史記錄，蘊含大量知識、經(jīng)驗和教訓，對推動醫(yī)院管理高質量發(fā)展具有重要意義。

醫(yī)院疫情防控檔案內容包含范圍廣，既有醫(yī)院的決策部署文件、各類防控工作組構成、職責、工作方案、實施細則、院感防控舉措要求、后勤保障、處置流程等，還有請戰(zhàn)書、抗疫日記、英雄事跡、紀實報道等等材料；載體形式多樣，既有紙質文件，也有電子文件；既有實體檔案，也有反映抗疫歷程的大量數(shù)碼照片、視頻資料等。對龐大的抗疫信息進行科學整合，不僅能夠總結抗疫經(jīng)驗、借鑒資治，還能夠有效促進醫(yī)院提升應急反應能力。

醫(yī)院疫情防控檔案詳細記載了患者病情及各項處理措施、患者體征狀況及應對、專家會診意見等等，匯集、分析這些數(shù)據(jù)對今后病患的救治提供了詳實的參照，能夠幫助專家全面準確分析新冠肺炎的規(guī)律和特點，確立更加切實有效的治療方案。同時，這也是研究有效避免發(fā)生院內感染的第一手資料，為確定醫(yī)院感染重點部門 、重點環(huán)節(jié)、重點流程、危險因素及相關干預措施及職業(yè)防護培訓提供科學依據(jù)。

醫(yī)院疫情防控檔案是醫(yī)院抗擊疫情的真實歷程和生動場景的寫照，包含文字、照片、視頻各種形式的檔案材料，圖文并貌，生動鮮明。全方位、多渠道、創(chuàng)造性做好抗擊新冠肺炎疫情檔案的收集、整理、編撰及利用工作，勢必會激發(fā)廣大醫(yī)務工作者的斗志，增強必勝的信念。不僅為宣傳醫(yī)院文化理念提供素材，而且在潛移默化中對職工、患者和社會各界人士進行宣傳教育，震撼心靈，引發(fā)共鳴，更好促進醫(yī)患和諧，擴大醫(yī)院影響力，有效提升醫(yī)院文化建設，助力全面打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)，扎實推進檔案事業(yè)發(fā)展。

二、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的規(guī)范收集

2020年2月，國家檔案局緊急印發(fā)文件《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，并及時提請中辦、國辦轉發(fā)《國家檔案局關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見》，明確疫情防控檔案管理原則，對做好疫情防控檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作作出整體部署，指導各地區(qū)各部門有序開展疫情防控檔案工作。

（一）明確醫(yī)院疫情防控檔案的收集歸檔范圍

青大附院檔案科按照國家、省和青島市檔案局關于疫情防控工作文件材料歸檔范圍的具體要求，在總結以往工作經(jīng)驗的基礎上，制定醫(yī)院內部抗疫檔案材料歸檔分類方案及歸檔范圍，能夠有效保證醫(yī)院疫情防控檔案“應收盡收、應歸盡歸”。具體分為文件材料類、醫(yī)療診治及技術類、宣傳報道及榮譽類、書信日志及創(chuàng)作類、其他類共計五大類。其中，文件材料類主要包括醫(yī)院建立疫情防控工作機構、協(xié)調機制、制度規(guī)定及醫(yī)院有關疫情防控工作的重大部署、規(guī)定、通知、通告、簡報，上級有關主管部門下發(fā)的相關工作部署、要求、規(guī)范、制度及上級有關部門來院檢查督導工作的相關工作材料；醫(yī)療診治及技術類包括接收、診治確認和疑似病人過程中形成的治療舉措、方案、處置原則、病情監(jiān)測、會診情況匯報、相關醫(yī)療數(shù)據(jù)等；宣傳報道及榮譽類包括各類新聞媒體、自媒體、社交媒體在采訪過程中形成的紀實材料和各類醫(yī)院宣傳報道材料、獲得的表彰及榮譽材料等；書信日志及創(chuàng)作類包括抗疫期間援鄂醫(yī)療隊與家人的書信往來、心得體會、日記、“請戰(zhàn)書”及相關文學創(chuàng)作等；其他類包括相關疫情防控工作的數(shù)碼照片、音視頻材料和實物等。

（二）提高醫(yī)院疫情防控檔案工作效率與質量

充分利用青大附院檔案工作管理網(wǎng)絡，與宣傳部門密切配合，建立各職能部門兼職檔案員、各臨床業(yè)務科室宣傳員全方位、全覆蓋的網(wǎng)格化工作機制。青大附院檔案科專職檔案人員全程參與，指導各職能部門兼職檔案員做好疫情防控檔案材料的收集和移交，各兼職檔案員根據(jù)歸檔要求，擔負起收集和初步整理各類疫情防控檔案工作的責任。同時，加強與各臨床一線業(yè)務科室宣傳員、援鄂醫(yī)療隊宣傳員保持密切聯(lián)系，整體協(xié)同作戰(zhàn)，建立連動機制，有效提升團隊作戰(zhàn)能力，獲取第一手資料，確保醫(yī)院疫情防控檔案收集齊全完整，真實、全面、完整記錄醫(yī)院在抗擊疫情的各個方面。

（三）全過程、多渠道、多類型收集醫(yī)院疫情防控檔案

在強化責任意識、檔案意識的同時，將檔案工作貫穿于醫(yī)院防疫抗疫的整個流程，打破之前按年度歸檔的要求，確定疫情防控檔案作為重大事件檔案材料，不受時間限制，可按階段、按專題快速集中歸檔，重要疫情防控材料、電子文檔、數(shù)碼照片、音視頻材料可即時歸檔，并加強對由文字、照片、視頻等組成的社交媒體檔案、網(wǎng)頁信息資料的收集與整理。在收集檔案的過程中，多措并舉，統(tǒng)籌推進，除了常規(guī)收集渠道外，注重一線抗疫材料的收集，確保疫情檔案的真實性、完整性、原始性，為真實記錄與還原青大附院人眾志成城、奮力抗擊疫情的歷程奠定基礎。

三、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的創(chuàng)新利用

（一）及時整理、匯編、發(fā)布，提供有效利用，助力抗疫

檔案保管的最終目的是為了利用，開放檔案、開展服務是檔案工作中的中心環(huán)節(jié)。醫(yī)院疫情防控檔案的內容和載體具有廣泛分散且數(shù)量龐大的特點，如何從井噴式的信息中，整合出有利用價值的材料，及時提供決策依據(jù)和參考，青大附院檔案科采取邊收集、邊整理、邊篩選、邊匯編、邊發(fā)布的策略，及時跟進疫情變化和醫(yī)院重大決策部署，整理、編撰《印記·白衣執(zhí)甲——2020年青島大學附屬醫(yī)院抗疫資料匯編》。全書以檔案材料形成時間為主線，分為《援鄂篇》和《青島篇》。前者由壯士出征、先進事跡、書信日志、處置戰(zhàn)果四部分組成。記錄了疫情突發(fā)，“白衣戰(zhàn)士”臨危受命，馳援武漢等一系列可歌可泣的動人場景。后者記錄了青大附院人為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)忘我工作，科學救治，舍小家為大家的真實歷程。全書包含央視新聞、青島日報、青島新聞網(wǎng)、大眾網(wǎng)、半島新聞等多家媒體共計316篇報道材料，1207張珍貴的抗疫照片。該書詳實記錄了青大附院防疫抗疫的許多寶貴經(jīng)驗和可歌可泣的英雄事跡，從“一線”醫(yī)護、患者、“逆行者”及家屬、醫(yī)療技術支持、后勤保障等多個角度展現(xiàn)了為抗疫取得最終勝利，所進行的艱苦卓絕的努力，客觀、全面地記錄這場沒有硝煙的戰(zhàn)爭，受到省、市檔案館和醫(yī)院領導高度評價。目前，已被山東省檔案館和青島市檔案館收藏。

（二）以電子文件檔案綜合管理平臺為依托，建立青大附院防疫抗疫專題數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院疫情防控檔案來源廣泛、內容龐雜、載體形式多樣，只有在前期進行甄別、篩選的基礎上，才能在今后的利用工作中更加有的放矢。一是對不同價值的檔案進行分類管理，有借鑒和利用價值的重要防疫抗疫檔案，實行紙制檔案、電子檔案“雙套制”保管，即對紙制版的檔案進行掃描，并與電子文件檔案綜合管理平臺在數(shù)據(jù)庫中相掛接，這樣能夠保證快速、有效地查找對應的檔案材料，及時提供利用和參考。二是重視數(shù)碼照片、音視頻檔案的管理。對前期收集的1207張珍貴的抗疫照片及相關音視頻檔案制作分類目錄索引，并與電子文件檔案綜合管理平臺相掛接，做到查找精準、調閱便捷。三是系統(tǒng)、規(guī)范地收集、整理防疫抗疫過程中各類檔案材料，加大對數(shù)據(jù)進行整合、分析、統(tǒng)計的力度，建立針對性強、更有價值的專題數(shù)據(jù)庫，助力醫(yī)院事業(yè)發(fā)展，提升檔案工作影響力。