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        運(yùn)用6S管理促進(jìn)醫(yī)院檔案工作發(fā)展之我見

        2021-11-26 17:17:23崔杰
        山東檔案 2021年1期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范檔案管理醫(yī)院

        文·崔杰

        6S管理起源于日本企業(yè)5S管理,是對生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、設(shè)備、人員等要素開展整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SETKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE)等活動,因日語中羅馬拼音均以“S”開頭簡稱為5S。1995年5S管理被海爾公司引入,并增加“安全” (SAFETY)變成了6S?,F(xiàn)已拓展應(yīng)用到服務(wù)行業(yè),國內(nèi)眾多行業(yè)的6S標(biāo)準(zhǔn)將“清掃”調(diào)整為“規(guī)范“(STANDARDIZE)”,即整理、整頓、清潔、規(guī)范、素養(yǎng)、安全。由于6S管理的方法不斷發(fā)展和規(guī)范,在國內(nèi)很多企事業(yè)單位得到應(yīng)用與推廣。醫(yī)院引入6S管理理念后,促進(jìn)了各項(xiàng)工作的長足進(jìn)步,同樣也推動了檔案管理工作的發(fā)展。

        一、增強(qiáng)了對檔案工作的重視程度

        長期以來,由于對檔案管理重要性的認(rèn)識不足,醫(yī)院在檔案工作資金投入、設(shè)施建設(shè)、制度完善、人員配備等方面重視不夠,導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作長期處于被動應(yīng)付、松散對待、不規(guī)范、不科學(xué)的狀態(tài),主要表現(xiàn)在檔案形成部門不注重檔案材料的收集,整理、歸檔、移交工作,造成檔案材料缺失嚴(yán)重、查找困難。大多數(shù)職工檔案意識淡薄,在檔案形成過程中態(tài)度隨意,不能按照檔案規(guī)范要求詳細(xì)、完整地填寫資料,甚至有涂改跡象,嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性和權(quán)威性,使得檔案部門在檔案使用時,要投入大量的人力物力精力去甄別、鑒定、填補(bǔ)資料。

        這些不良現(xiàn)象在6S管理理念引入后得以緩解。首先,在檔案室開展作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理,充分運(yùn)用定置管理、目視化管理、定點(diǎn)攝影法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理法等對人、物、環(huán)境、時間、空間、設(shè)備及廢物的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行整理、整頓。其次,在6S管理下檔案工作的氛圍發(fā)生了變化,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識有了提高,加大了對檔案工作的資金人力投入力度,配齊了檔案管理工作所必需的基礎(chǔ)設(shè)施及軟、硬件設(shè)備,推進(jìn)了檔案資源數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)進(jìn)程,使檔案工作在管理手段、保管條件、保護(hù)技術(shù)、利用服務(wù)等各方面實(shí)現(xiàn)了升級換代的巨大提升,并充分利用現(xiàn)代技術(shù)和科技手段,保障醫(yī)院檔案工作與時俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展。

        二、加強(qiáng)了檔案管理的規(guī)范化

        6S管理的內(nèi)涵決定了檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)際工作中,從日常清潔到流程操作都要有規(guī)則,具體包括一是區(qū)域定點(diǎn)自查,即每位員工每天定時檢查6S情況,堅(jiān)持每日6S管理10分鐘工作制;二是區(qū)域責(zé)任人日查,即每日督查1~2次,發(fā)現(xiàn)不符合6S管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象,及時與相關(guān)人員溝通并敦促改正。落實(shí)6S管理“三不原則”,即“不制造臟亂、不擴(kuò)散臟亂、不恢復(fù)臟亂”。6S管理要達(dá)到的目標(biāo)是,讓每個員工都能積極參與,每個員工都能自我管理,每個員工都能養(yǎng)成習(xí)慣,每個員工都能持之以恒 。將6S管理理念融入到檔案工作之后,無論是醫(yī)院建設(shè)還是各科室自我管理的各項(xiàng)事宜,以及醫(yī)務(wù)人員參加的各項(xiàng)社會活動,都能注重檔案資料的累積,并按質(zhì)按時按要求上交并歸檔,及大地提高了檔案質(zhì)量。同時,通過6S管理理念不斷完善檔案管理制度, 將檔案管理責(zé)任落實(shí)到每一個檔案管理人員身上,使檔案管理人員有更高的責(zé)任意識,并將6S檢查工作融入到檔案管理的日常工作中,及時收集整理歸檔資料,規(guī)避檔案資料流失情況,極大地提升了檔案管理質(zhì)量和管理效率。

        三、提升了檔案人員的整體水平

        檔案業(yè)務(wù)包含檔案學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)以及計(jì)算機(jī)、數(shù)字化、信息化等多個學(xué)科的知識,要求檔案管理人員有豐富的知識儲備和綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過推行6S管理,不斷對檔案人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識的教育培訓(xùn)、考核,可以為醫(yī)院培養(yǎng)出適應(yīng)現(xiàn)代化檔案事業(yè)發(fā)展需求的高端人才。另外,高科技的發(fā)展在推動檔案事業(yè)快速發(fā)展的同時,也讓檔案信息安全隱患不斷增加,加劇了檔案管理的難度和風(fēng)險(xiǎn)。而醫(yī)院6S檔案管理模式,營造出了規(guī)范、安全的工作環(huán)境,強(qiáng)化了檔案人員的安全意識,促使檔案管理人員自覺遵守規(guī)定,保持設(shè)備性能完好和運(yùn)轉(zhuǎn)正常,維護(hù)檔案存取規(guī)則,減少誤取誤用,杜絕安全隱患,避免安全事故,讓檔案人員在遵守科學(xué)工作規(guī)程中,不斷提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6S管理的精髓和強(qiáng)大之處就在于其高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的可操作性極強(qiáng)的現(xiàn)場管理。6S是一種態(tài)度、一種習(xí)慣、一種行為、一種傳承、一種文化。這“五個一功能”,可以指引人的素質(zhì)逐步提升,提高員工價(jià)值,推動流程管理,保障檔案安全,提升工作效率,提高服務(wù)對象滿意度。

        醫(yī)院以治病救人和挽救生命為宗旨,是一個分工精細(xì)、操作嚴(yán)謹(jǐn)、追求效果的部門,檔案管理水平的高低會影響到醫(yī)院上述職能的發(fā)揮。而6S管理會促進(jìn)醫(yī)院檔案管理提升水平極大提高,因此在醫(yī)院推行檔案工作6S管理模式是一種明智的選擇。

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