蘇建

摘要：一個(gè)石油企業(yè)當(dāng)中，辦公室發(fā)揮著重要的作用。辦公室的工作蘊(yùn)涵著單位各個(gè)部分運(yùn)行機(jī)制當(dāng)中，辦公室承擔(dān)者組織協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)工作。但是許多辦公室在其獨(dú)立的工作問題上存在一定的缺陷，這種缺陷集中在辦公室的行政工作上，辦公室業(yè)務(wù)是其主要職能之一，其工作的效果將直接影響單位的正常運(yùn)行。因此為了更好地促進(jìn)石油企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)工作改進(jìn)與提高，本文將通過對(duì)辦公室行政工作的調(diào)研與了解，展開具體分析。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);業(yè)務(wù);辦公室

石油企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制與辦公室的工作有著密不可分的關(guān)系，辦公室的業(yè)務(wù)是維系單位運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。作為單位的樞紐部門，辦公室的業(yè)務(wù)是最為重要的工作之一，具有復(fù)雜性與多元化特征，彰顯了辦公室工作的難度與重要性。因此，一個(gè)單位的工作效率往往會(huì)受到辦公室業(yè)務(wù)效率的影響。那么如何在石油企業(yè)的辦公室業(yè)務(wù)工作中取得良好的工作效果，為石油企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的支撐與保障，就需要單位提高對(duì)辦公室業(yè)務(wù)工作的重視程度，并且要提高對(duì)業(yè)務(wù)工作的處理要求。本文將以此為出發(fā)點(diǎn)，針對(duì)辦公室工作的特點(diǎn)以及辦公室業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)的常見問題展開具體分析。

1 提高辦公室業(yè)務(wù)工作能力

根據(jù)從當(dāng)前石油企業(yè)辦公室工作的實(shí)際情況來看，業(yè)務(wù)工作出現(xiàn)問題，其中有一個(gè)十分明顯的原因在于辦公室工作人員在工作能力和工作態(tài)度上都有明顯的欠缺。許多單位的辦公室工作人員在上崗之前都將會(huì)接受較為系統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn)，但這些培訓(xùn)質(zhì)量良莠不齊，就連一些培訓(xùn)質(zhì)量較好的單位在實(shí)際的辦公室工作當(dāng)中都會(huì)出現(xiàn)明顯的問題，更不用說那些應(yīng)付敷衍培訓(xùn)的單位。僅僅憑藉短期的職業(yè)培訓(xùn)，就希望工作人員能夠勝任辦公室業(yè)務(wù)工作顯然是不切實(shí)際的，這些工作人員在實(shí)際的工作中容易出現(xiàn)不會(huì)做、不善做、不想學(xué)、不敢問的情況。工作態(tài)度令人堪憂，一些工作人員做的最多的事情甚至是打印復(fù)印東西，這與辦公室實(shí)際的業(yè)務(wù)處理職能相去甚遠(yuǎn)。這樣的辦公室業(yè)務(wù)工作能力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作需求的，長(zhǎng)此以往也將會(huì)造成十分嚴(yán)重后果。

因此，為了更好地促進(jìn)石油企業(yè)辦公室行政工作能力效率的提高，就要將工作人員工作態(tài)度的端正與工作能力的提高作為前提標(biāo)準(zhǔn)。首先在工作人員的招錄環(huán)節(jié)就要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，在對(duì)工作人員的相關(guān)工作能力等硬性條件進(jìn)行測(cè)驗(yàn)的同時(shí)，也要了解其工作態(tài)度與人品人格。而對(duì)于那些被招錄的人員，必須進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的崗前培訓(xùn)，這樣才能夠保障其在未來滿足辦公室工作需求。辦公室業(yè)務(wù)是具有復(fù)雜性、責(zé)任性和嚴(yán)謹(jǐn)性的，因此工作人員需要有較為清晰的思路與扎實(shí)的工作能力，一個(gè)人的獨(dú)立工作能力是十分重要的。另一方面，思想政治教育也是辦公室工作人員必須要接受的教育內(nèi)容，要促進(jìn)工作人員樹立為單位服務(wù)、為同事解憂以及高度的責(zé)任意識(shí)。

2 明確業(yè)務(wù)職位定位

其次，就目前的情況來看，石油企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)工作的過程當(dāng)中，難免會(huì)存在一些問題，其中一個(gè)最重要的問題就是缺乏對(duì)職務(wù)的定位，因此，對(duì)于具體的職責(zé)劃分和規(guī)劃也不夠明確的話，就會(huì)造成工作混亂的情況，影響實(shí)際工作質(zhì)量和效率。由于辦公室的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容包含了石油企業(yè)的其他方面的工作，所涉及到的工作量是非常大的，因此，這就對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員提出了較高的要求，同時(shí)也需要職責(zé)劃分明確，以此才可以進(jìn)一步提高整體工作效率。從整體來看，目前辦公室所設(shè)置的職位較多，但是相關(guān)工作人員對(duì)自己的分內(nèi)職責(zé)和崗位描述卻并不是十分清晰，缺乏一個(gè)整體的明晰的認(rèn)知，因此，這樣會(huì)漸漸影響到工作人員的日常工作狀態(tài)。一般來說，辦公室業(yè)務(wù)會(huì)涉及到起草文件、通知、報(bào)告等，這類比較具體的工作，那么就需要嚴(yán)格劃分責(zé)任范圍，同時(shí)需要得到部門之間的高效配合和支持。如果缺乏對(duì)職位的嚴(yán)格劃分，那么就會(huì)導(dǎo)致在面臨問題時(shí)后的職責(zé)不清的情況，這樣不僅不利于建設(shè)先進(jìn)一流的工作隊(duì)伍，同時(shí)也不利于提升石油企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。針對(duì)這種現(xiàn)狀需要深入了解當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)工作過程當(dāng)中所存在的不足和缺陷，從而進(jìn)一步合理安排辦公室的崗位，確保每位工作人員都能夠在工作時(shí)間內(nèi)做好自己的分內(nèi)工作。這對(duì)于提高整體工作效率來說是非常有必要的，如果發(fā)現(xiàn)了在工作時(shí)間內(nèi)某個(gè)崗位出現(xiàn)無人管理的情況或者是重疊負(fù)責(zé)人員較多的情況，那么就應(yīng)該及時(shí)采取改正措施，以便讓工作人員能夠在自己負(fù)責(zé)的崗位上充分體現(xiàn)自己的作用，認(rèn)識(shí)到自己的工作性質(zhì)和需求。除此之外，幫助工作人員和團(tuán)隊(duì)明確職位規(guī)定，還有利于降低物資的投入，確保物盡其用。

3 創(chuàng)新行政管理工作模式

辦公室常常在石油企業(yè)的各項(xiàng)工作中，扮演著承上啟下的橋梁作用，因此，辦公室的工作關(guān)系到單位事業(yè)的全局。辦公室作為樞紐部門一旦出現(xiàn)耗時(shí)耗力低效的工作情況，整個(gè)單位的工作將會(huì)受到極大的影響。單位的管理和工作機(jī)制猶如三角形的金字塔形態(tài)，上級(jí)與下級(jí)部門之間有著較強(qiáng)的牽制作用，而這樣較為等級(jí)森嚴(yán)的組織結(jié)構(gòu)，往往會(huì)制約部門之間的互動(dòng)與溝通，由于完全聽命于上級(jí)部門，而導(dǎo)致喪失主動(dòng)工作的能力。當(dāng)今時(shí)代，對(duì)于石油企業(yè)的工作而言，效率是最為重要的元素之一，高效是衡量一個(gè)單位工作水平的重要指標(biāo)。在此背景之下，傳統(tǒng)的辦公室工作機(jī)制已經(jīng)不能滿足新時(shí)代，對(duì)于辦公室工作的新需求與新考驗(yàn)，必須大力開展辦公室業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)創(chuàng)新，才能夠促進(jìn)工作效率的提高，改變當(dāng)前石油企業(yè)辦公室工作拖泥帶水的現(xiàn)狀。

在傳統(tǒng)的石油企業(yè)管理機(jī)制當(dāng)中，多層級(jí)管理模式，是較為突出的管理模式特征。一個(gè)工作任務(wù)的下達(dá)與傳遞往往要經(jīng)過多級(jí)傳遞，將耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間。而扁平化行政管理模式，能夠更好地匹配新時(shí)代高效辦公需求，縮短各個(gè)層級(jí)與部門之間的溝通距離，在時(shí)間與空間上給予辦公室工作更多的自主權(quán)。這樣，辦公室在處理行政工作的過程中，才能夠更好地發(fā)揮自身作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，石油企業(yè)的辦公室工作的優(yōu)劣是影響石油企業(yè)發(fā)展的重要因素，面對(duì)當(dāng)前辦公室工作的發(fā)展需求，應(yīng)當(dāng)從工作人員、職位定位、管理機(jī)制等多方面進(jìn)行創(chuàng)新與改革，促進(jìn)行政石油企業(yè)辦公室工作的工作水平與效率。

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