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        探討煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的路徑

        2021-11-25 06:03:46單慧芬
        科學(xué)與生活 2021年16期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化建設(shè)煤炭企業(yè)檔案管理

        單慧芬

        摘要:煤炭企業(yè)開展數(shù)字化檔案管理建設(shè),要能分析其存在的優(yōu)點和不足,其優(yōu)點主要集中在工作效率提升、經(jīng)濟效益增加、工作人員效率提升、檔案信息更加豐富等方面;而不足主要集中在信息安全風(fēng)險大、易受載體影響等方面。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對數(shù)字化管理重視程度不夠,硬件設(shè)備不足,缺乏完善的管理制度,檔案人員專業(yè)素質(zhì)不足導(dǎo)致很多問題的存在。煤炭企業(yè)需強化信息技術(shù)的運

        用,控制資金投入,制定完善的數(shù)字檔案管理制度,加強對數(shù)字檔案管理。

        關(guān)鍵詞:煤炭企業(yè);檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

        1引言

        煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化是技術(shù)發(fā)展、企業(yè)檔案信息利用需求提升的必然結(jié)果,要重視探索科學(xué)化建設(shè)模式,使得數(shù)字化檔案管理模式更加規(guī)范,檔案管理能力提升,服務(wù)煤炭企業(yè)各個檔案管理應(yīng)用環(huán)節(jié)。

        2煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢及缺點

        2.1優(yōu)勢

        (1)提升工作效率。煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化模式構(gòu)建,對檔案信息的整體收集、分析和利用能力提升,實現(xiàn)快速查閱、系統(tǒng)分析、模型建立等多種檔案數(shù)據(jù)利用機制,在企業(yè)的煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中,提升了工作效率。

        (2)提高企業(yè)經(jīng)濟效益。通過積極探索和改善檔案管理模式,以數(shù)字化管理方式,提升了檔案管理效率,能對檔案數(shù)據(jù)信息深入利用,解決各種檔案數(shù)字化管理隱患,提升檔案數(shù)字管控價值,在很多檔案管理工作開展中,能發(fā)揮積極管理價值,要提升檔案管理優(yōu)勢,不斷控制檔案利用成本,同時以檔案資料為依據(jù),實現(xiàn)檔案管理水平提升,優(yōu)化煤炭企業(yè)作業(yè)方式、流程,規(guī)避作業(yè)安全風(fēng)險,控制安全事故發(fā)生,提升作業(yè)質(zhì)量,體現(xiàn)出較高的企業(yè)經(jīng)濟效益。

        (3)提高工作人員效率。煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化發(fā)展,能發(fā)揮積極管控優(yōu)勢,做好科學(xué)化檔案管理模式優(yōu)化,實現(xiàn)檔案管理水平提升,在檔案管理層面上,解決有關(guān)問題,很多數(shù)據(jù)整理工作以自動化方式代替,節(jié)約大量工作人員時間,工作效率提升,使得工作人員有精力不斷優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化各種流程內(nèi)容,使得檔案管理水平不斷提升,發(fā)揮更大的利用價值。

        (4)豐富檔案資料的信息內(nèi)容。煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化能使得檔案信息的內(nèi)容被進一步挖掘,在檔案信息管理中,需做好科學(xué)化調(diào)整管理,分析檔案管理資料的管控價值,在檔案管理層面上,能發(fā)揮良好的管理優(yōu)勢。做好必要檔案管理模式控制,實現(xiàn)檔案信息科學(xué)利用,以信息模型建立方式,突出管理優(yōu)勢。

        2.2缺點

        (1)信息安全風(fēng)險大。煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化,使得檔案管理能力提升,但是也在網(wǎng)絡(luò)攻擊、檔案人員不良操作影響下,形成做多的檔案管理隱患,在檔案管理層面上,需要解決有關(guān)的數(shù)字化隱患。而不規(guī)范操作、不能建立完善網(wǎng)絡(luò)安全控制機制,很多信息安全風(fēng)險加大。

        (2)易受載體影響。計算機網(wǎng)絡(luò)存在諸多安全風(fēng)險,同時也受到計算機設(shè)備性能的影響,如硬件和軟件設(shè)備在檔案信息數(shù)據(jù)的管理中,出現(xiàn)錯誤操作,如數(shù)據(jù)讀取失敗問題、數(shù)據(jù)丟失問題,都會導(dǎo)致較大檔案資料損失。

        3煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

        3.1領(lǐng)導(dǎo)人員重視程度不夠

        煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)仍然存在對數(shù)字化檔案管理建設(shè)重視程度不足的情況,依然采用老式計算機進行檔案管理,并不適合數(shù)字檔案的長期管理需求。另外,煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的注意力大都在企業(yè)的經(jīng)濟效益上,并沒有注意到企業(yè)檔案管理的重要性。

        3.2硬件設(shè)備不足

        在經(jīng)濟效益不好的企業(yè),為節(jié)省費用,降低成本,企業(yè)將開支投入到其他必備項目上,不能嚴格落實設(shè)備采購計劃,不能按照煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的階段發(fā)展要求制定有關(guān)采購模式,很多檔案管理工作受到影響,企業(yè)政策運行能力不足。

        3.3缺乏完善的管理制度

        煤炭數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)中,需要可靠管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范,如存在制度上的漏洞和偏差,導(dǎo)致階段性的煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)計劃不能可靠實施,對煤炭企業(yè)檔案管理資源的整合和組織能力不足,很多檔案管理工作難以順利開展,工作人員工作行為缺乏有效約束,可能導(dǎo)致很多不良操作存在,造成諸多檔案管理損失問題的發(fā)生。

        3.4檔案人員專業(yè)素質(zhì)不足

        在開展煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中,需要檔案人員不僅具備專業(yè)檔案管理知識,同時應(yīng)具備數(shù)字化檔案管理科學(xué)認知,對數(shù)字化檔案管理技術(shù)知識有效掌握,而在檔案管理過程中,人員專業(yè)管理能力不足,不能具備專業(yè)、高效質(zhì)量管理優(yōu)勢,崗位素質(zhì)不足,很多煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)要求難以落實。

        4煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)路徑

        4.1強化信息技術(shù)的運用

        煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè),要能發(fā)揮積極建設(shè)管理水平,做好科學(xué)優(yōu)化,提升管理素質(zhì),要能做好有效信息技術(shù)分析,解決有關(guān)問題,突出信息技術(shù)管理優(yōu)勢,提升管理效果,保障信息技術(shù)的建設(shè)更加可靠。要能與時俱進的做好硬件和軟件設(shè)備升級,優(yōu)化檔案管理體系,解決檔案資料的收錄、整理、歸納問題,做好科學(xué)化管控分析,做好必要的存儲共享管控,解決有關(guān)的功能隱患,提升檔案管理效率。

        4.2控制資金投入

        要能實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展,必然要能做好資金投入管控,解決煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理發(fā)展需求,做好必要的管理分析,提升資金投入控制管理能力,做好科學(xué)化控制,實現(xiàn)管理能力提升,解決資金投入控制計劃的制定和實施,做好科學(xué)分析,有效實現(xiàn)在資金投入管理中,發(fā)揮更加到位的管理效果。

        4.3制定完善的數(shù)字檔案管理制度

        在數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用發(fā)展中,需要做好必要的制度優(yōu)化管控,主要是能實現(xiàn)科學(xué)化檔案制度分析,解決有關(guān)檔案管控隱患,做好科學(xué)化檔案管理,主要是能做到在檔案管理制度的應(yīng)用中,能解決有關(guān)的不規(guī)范、不安全問題,以完善制度引導(dǎo)工作人員做好檔案管理工作順利開展,實現(xiàn)檔案管理能力提升,發(fā)揮更加到位的存儲方式控制機制,突出管理水平,做好科學(xué)優(yōu)化。建立考核制度,對數(shù)字化檔案科學(xué)模式的實施情況進行分析,做好必要的制度管理,解決有關(guān)的檔案管理制度隱患,引導(dǎo)檔案管理模式科學(xué)發(fā)展,消除安全問題、制度問題。

        4.4加強對數(shù)字檔案管理

        要能保障煤炭企業(yè)具備較高的數(shù)字化檔案管理能力,做好管理人員的綜合素質(zhì)的培訓(xùn)引導(dǎo),使其不斷提升專業(yè)數(shù)字化檔案管理技能,做好企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,提升管理效率,做好檔案管理分析,有效實現(xiàn)在檔案管控中,能建立科學(xué)化工作優(yōu)勢,突出管理效果。分析檔案管理中的存在問題,做好檔案管理模式的調(diào)整,創(chuàng)新檔案管理模式,重視改善檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率,解決有關(guān)檔案隱患。

        5結(jié)語

        煤炭企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展中,需要做好科學(xué)管控,分析各種檔案管理問題,重視分析檔案管理數(shù)字化機制,突出管理優(yōu)勢,有效發(fā)揮科學(xué)檔案管理優(yōu)勢,利用檔案資料指導(dǎo)有關(guān)工作科學(xué)開展。

        參考文獻:

        [1]趙德美,和英.淺議數(shù)字化檔案管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2019(21):119-120.

        [2]姜弘.數(shù)字化檔案管理存在的主要問題與解決措施[J].黑龍江史志,2018(1):25-26.

        [3]王萍.企業(yè)檔案的數(shù)字化管理與應(yīng)用初探[J].江西行政學(xué)院學(xué)報,2020(4):78-80.

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