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        基于實(shí)例淺議如何提高高校行政管理工作成效

        2021-11-25 09:26:21劉子賢
        現(xiàn)代交際 2021年15期
        關(guān)鍵詞:教委管理人員行政

        劉子賢

        (上海健康醫(yī)學(xué)院 上海 201318)

        隨著科技的進(jìn)步,高校的教科研水平、產(chǎn)學(xué)研水平和成果不斷提升。高校日益多元和更高的發(fā)展需求,給行政管理部門(mén)和工作人員提出了更嚴(yán)峻挑戰(zhàn),需要承擔(dān)起更多協(xié)調(diào)管理、統(tǒng)籌規(guī)劃的重?fù)?dān)。行政管理人員良好的工作能力是高校高效平穩(wěn)發(fā)展的重要保障。當(dāng)前,高校行政管理人員存在著工作能力不強(qiáng)、成效不高、滿意度較低的問(wèn)題。本文通過(guò)總結(jié)合同管理工作經(jīng)驗(yàn),提出了提高管理工作成效的方法和思路。

        一、行政管理工作能力在實(shí)際工作中的重要作用

        1.養(yǎng)成好習(xí)慣,提升工作效率

        案例一:及時(shí)整理、錄入當(dāng)天合同信息是個(gè)重要習(xí)慣。

        校企合作合同基本信息主要包括合同編號(hào)、名稱、委托企業(yè)、標(biāo)的、合同起止時(shí)間、企業(yè)注冊(cè)地、合同性質(zhì)、是否免稅等。由于高校教師工作時(shí)間的特殊性,寒暑假和學(xué)期末往往是合同簽訂高峰期,因此及時(shí)整理錄入的習(xí)慣很重要,可以有效避免在高峰期的工作擁堵。管理人員應(yīng)非常熟悉每個(gè)合同的基本信息,養(yǎng)成記憶信息的習(xí)慣,很多時(shí)候能起到很大的作用。

        例如,有位老師來(lái)給合同入賬,發(fā)現(xiàn)無(wú)合同信息。這種情況有幾種原因:第一,老師記錯(cuò)了,沒(méi)交過(guò)合同;第二種,老師交了合同,尚未錄入合同信息;第三,合同信息錄入錯(cuò)誤;第四,合同弄丟了,等等。養(yǎng)成良好的及時(shí)錄入和核對(duì)、備份、整理的習(xí)慣,后面三種情況就可排除了。于是我保持冷靜,認(rèn)真回憶有關(guān)情況,耐心地向老師提出建議:首先,由于該項(xiàng)目屬實(shí)(網(wǎng)上合同管理系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過(guò)程可以證明),合同入賬可以正常進(jìn)行,不耽誤項(xiàng)目運(yùn)行;然后請(qǐng)老師回去查找確認(rèn)合同是否遞交;最后向老師保證,如果是我弄丟了合同,我一定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任并配合處理問(wèn)題。因此,老師情緒穩(wěn)定下來(lái),經(jīng)過(guò)查找發(fā)現(xiàn)他忘了遞交合同,此事得到妥善解決。

        此案例證明了平時(shí)養(yǎng)成良好工作習(xí)慣的必要性。良好的習(xí)慣建立于細(xì)致的觀察和總結(jié)。尤其對(duì)于過(guò)程性管理,各環(huán)節(jié)都可能發(fā)生問(wèn)題;因此,管理人員可能會(huì)面臨不同類(lèi)型的突發(fā)情況。只有在重要和必要的環(huán)節(jié)形成習(xí)慣動(dòng)作,才能建立自信,保持冷靜,并耐心地一步一步處理問(wèn)題。

        2.換位思考,溝通協(xié)調(diào),有助于問(wèn)題解決

        案例二:有位老師需要加急辦理合同免稅,根據(jù)要求,學(xué)校向教委申請(qǐng)加急,教委反饋找不到這份合同。出現(xiàn)這種情況原因有兩種:一是教委暫時(shí)沒(méi)有查到合同或者丟失,一是在學(xué)校丟失的。我冷靜回憶報(bào)送合同的過(guò)程,清晰地記得為了區(qū)別合同與其附件,我單獨(dú)把附件裝在一個(gè)文件袋,且提醒過(guò)教委老師注意附件;因此,一定不是在學(xué)校這邊丟失的,最有可能的是教委一時(shí)沒(méi)有查到,很小可能是真的丟失了。于是我和負(fù)責(zé)老師充分溝通這個(gè)情況,又和教委相關(guān)人員多次溝通,請(qǐng)教委幫助進(jìn)一步查找。通過(guò)反復(fù)溝通,耐心解釋,老師的情緒及時(shí)得到安撫。最后,這份合同在教委找到,并順利地通過(guò)了認(rèn)定審批。

        在此案例中,學(xué)校、教師、教委三方通過(guò)溝通,增加了對(duì)彼此工作的理解和信任。而建立良好的溝通,重要的一個(gè)基礎(chǔ)就是能換位思考,作為一名管理人員,既要能從教師的角度思考,也要從部門(mén)管理的角度思考。很多情況下,管理人員是一座橋梁,更是紐帶,是教師各種管理政策的解讀者;只有從理解和協(xié)調(diào)的角度出發(fā)去做好管理和服務(wù)工作,才能聚合教師和部門(mén)之間的力量,讓教師真正和學(xué)校一同發(fā)展成長(zhǎng)。

        3.提出建議,能事半功倍

        案例三:技術(shù)合同由校企雙方根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制訂;因此,問(wèn)題和錯(cuò)誤多種多樣。這導(dǎo)致合同需反復(fù)修改,審批效率低,教師意見(jiàn)大。為提高合同質(zhì)量,我重視審批環(huán)節(jié),提供詳細(xì)完整的修改建議,尤其對(duì)于第一次制訂合同的老師,就合同每一條款,提供撰寫(xiě)要求,指出常見(jiàn)問(wèn)題。因?yàn)樾薷慕ㄗh針對(duì)性強(qiáng),就項(xiàng)目特點(diǎn)提出有效建議,審批近一年后,合同質(zhì)量均有大幅提升,錯(cuò)誤率顯著降低。同時(shí),我重視合同簽訂前的教師咨詢,會(huì)主動(dòng)詢問(wèn)項(xiàng)目的特點(diǎn)、合同制訂的需求并提出建議,提醒教師注意避免合同簽訂的常見(jiàn)問(wèn)題。這種前置性的建議,使合同撰寫(xiě)正確率和審批效率進(jìn)一步提升,教師滿意度大幅提高。

        此案例再次證明了“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”的道理。管理工作前期的充分準(zhǔn)備和計(jì)劃,以及過(guò)程中的及時(shí)糾錯(cuò),可以顯著避免后期返工,有效節(jié)省時(shí)間、精力等隱形成本。反觀現(xiàn)在的行政管理工作,其中很多問(wèn)題是因?yàn)楣芾砣藛T沒(méi)有充分解讀和宣傳文件要求,而把成倍的時(shí)間浪費(fèi)在了后期問(wèn)題處理上。因此,給教師提供的建議應(yīng)前置,而且應(yīng)盡可能地完善、透徹,最好結(jié)合具體實(shí)例,引起教師重視,應(yīng)將被動(dòng)地解決問(wèn)題轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)地消除問(wèn)題,真正提高工作成效。

        4.保持暢通的聯(lián)系方式,及時(shí)了解需求,可明顯提高工作效率

        案例四:高校教師往往要在完成教學(xué)科研工作后,在下班、周末、寒暑假節(jié)日時(shí)間去對(duì)接企業(yè),制訂合同。為了保持溝通暢通,我除了辦公電話外,和教師們建立了手機(jī)、微信聯(lián)系;既方便了教師咨詢,也使我更好地把握工作節(jié)奏。例如,教師假期需要辦理事務(wù),我安排教師在各部門(mén)值班人員都在的時(shí)間到校辦理,這樣避免了教師多次來(lái)校找不同的部門(mén)辦理,我也可以更高效地完成工作。

        此案例充分說(shuō)明:利他就是利己。行政管理工作一個(gè)特點(diǎn)就是工作時(shí)間要適應(yīng)服務(wù)對(duì)象的節(jié)奏。因此,保持暢通的聯(lián)系,及時(shí)了解教師需求并提供建議,可以有效協(xié)調(diào)兩者工作時(shí)間,提高辦事效率。反觀現(xiàn)狀,有時(shí)教師辦理一件事,要在各部門(mén)之間來(lái)回跑動(dòng),效率很低,教師的意見(jiàn)很大,這多是教師對(duì)各部門(mén)工作時(shí)間和人員安排不了解造成的。作為管理人員,盡自身責(zé)任,幫教師做好協(xié)調(diào)工作,協(xié)助其順利辦理,是基本的職業(yè)素質(zhì),也是提高自身工作成效的重要途徑之一。

        綜上,在高校從事行政管理工作,及時(shí)處理當(dāng)天事務(wù),在重要的環(huán)節(jié)養(yǎng)成良好習(xí)慣,注意換位思考,將工作前置化、提前發(fā)現(xiàn)、消除問(wèn)題,保持及時(shí)暢通的聯(lián)系、積極幫助他人制定合理高效的辦事流程,培養(yǎng)信任關(guān)系,這些對(duì)于提升工作成效非常重要。從教師的角度看,行政管理人員把握著更全面的信息,易于提供更有效的建議和辦法,協(xié)助教師順利辦事。從學(xué)校的角度說(shuō),管理人員是學(xué)校各類(lèi)文件、規(guī)章、精神、通知的直接執(zhí)行者,應(yīng)為教師們答疑解惑,真正將學(xué)校政策執(zhí)行到位。從行政管理人員的角度說(shuō),作為學(xué)校的辦事窗口,代表著學(xué)校的形象,最了解教師的具體需求,只有堅(jiān)持公平、透明、高效的辦事原則,才能發(fā)揮出工作的價(jià)值和意義。

        二、如何培養(yǎng)提升行政管理工作能力

        1.堅(jiān)持學(xué)習(xí),開(kāi)闊視野、思路

        行政管理工作不同于教學(xué)和科研工作,后者往往具有準(zhǔn)確的工作量要求,評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也比較統(tǒng)一,教師們只要根據(jù)規(guī)定流程認(rèn)真執(zhí)行,即可較好地完成任務(wù)。而管理工作往往約定的是工作范圍,工作內(nèi)容會(huì)隨著單位需求的變化而調(diào)整,且工作產(chǎn)生成效的時(shí)間不同,難以形成統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),行政管理工作多是過(guò)程管理,各環(huán)節(jié)處理事務(wù)類(lèi)型不同,面臨的問(wèn)題多樣,解決的方法不同。例如,高校的科研項(xiàng)目申報(bào),管理人員要根據(jù)當(dāng)年文件要求,制訂工作流程,收集整理申報(bào)材料;根據(jù)教師們不同的情況進(jìn)行資格審核、篩查、遴選,有疑問(wèn)時(shí)要及時(shí)聯(lián)系,協(xié)助教師解決。在此過(guò)程中,內(nèi)容和形式每個(gè)細(xì)節(jié)都不能馬虎;否則可能導(dǎo)致管理上的漏洞,給部門(mén)和單位造成損失。這些特點(diǎn),決定了行政管理人員必須具備較強(qiáng)的思考和變通能力,充分發(fā)揮主動(dòng)性,根據(jù)工作內(nèi)容的變化,安排好工作計(jì)劃和節(jié)奏,針對(duì)不同教師的需求和情況提供適合的服務(wù);同時(shí),在壓力面前能保持冷靜,積極處理。這種穩(wěn)定高效的工作能力,就如同水面上的冰山一角,穩(wěn)固的基礎(chǔ)是管理人員過(guò)硬的綜合素質(zhì)和豐富的實(shí)踐體悟。管理者如果具有較高的思想水平、開(kāi)闊的思路、活躍的思維,就能賦予工作更多的內(nèi)涵和意義。

        2.戒除拖沓和懶惰,關(guān)注細(xì)節(jié),增進(jìn)對(duì)工作的了解和把握

        實(shí)際工作中,一些行政管理人員會(huì)抱怨工作內(nèi)容重復(fù)無(wú)趣、難以獲得服務(wù)對(duì)象的滿意和認(rèn)可,工作的正向反饋和激勵(lì)較低,感覺(jué)自我價(jià)值難以在工作中體現(xiàn)。從外部大環(huán)境來(lái)看,有些單位的確對(duì)行政管理崗位重視和關(guān)心不夠,雖然意識(shí)到管理工作是高校發(fā)展的重要支撐因素,但由于教科研水平是高校實(shí)力的核心;因此,與培養(yǎng)和提升教科研水平相比,行政管理水平的提升就處在了一個(gè)比較容易被忽視的位置。這是導(dǎo)致管理人員工作積極性受損的重要原因之一。另外,從行政管理人員方面來(lái)看,很多工作人員的確存在著被動(dòng)接受任務(wù)、懶于思考、執(zhí)行力低、推脫責(zé)任的問(wèn)題。工作態(tài)度不端正的原因很多,而懶惰、拖沓的行為習(xí)慣是重要因素之一。如果能夠養(yǎng)成今日事今日畢的習(xí)慣,凡事設(shè)定工作節(jié)點(diǎn),嚴(yán)格按照計(jì)劃節(jié)點(diǎn)匯報(bào)和檢查工作,跟上工作節(jié)奏,才有更多精力去完善細(xì)節(jié),做好做精。在效率和質(zhì)量都提升時(shí),工作者才能真正成為把握工作節(jié)奏的主人,而不是工作任務(wù)的執(zhí)行者。這時(shí)候,工作就不再是負(fù)擔(dān)而是樂(lè)趣,工作人員自身的能力也會(huì)在工作、奉獻(xiàn)、服務(wù)社會(huì)的過(guò)程中獲得價(jià)值和意義。

        3.注意與教師互動(dòng),謙虛而和善的交流

        古語(yǔ)云“上善若水”;《易經(jīng)》六十四卦中,唯有“謙卦”六爻皆吉,這都說(shuō)明了謙虛的重要。這是君子為人處世的行為和心理準(zhǔn)則,也可以成為行政管理工作者溝通交流的最高準(zhǔn)則。行政管理工作中重要的一個(gè)任務(wù)就是上傳下達(dá),與教師溝通協(xié)調(diào),推動(dòng)工作落實(shí)。良好的溝通能力可以清晰地傳遞信息、建立信任、高質(zhì)量完成工作;而不良溝通則會(huì)造成誤解,破壞理解和信任,耽誤工作時(shí)效,有時(shí)甚至?xí)斐筛蟮膯?wèn)題和損失。因此,在工作溝通中,堅(jiān)持謙虛的基本原則非常重要;只有充分尊重對(duì)方,才能贏得對(duì)方的尊重和理解。在現(xiàn)實(shí)工作中,由于謙遜善意的溝通化解矛盾的例子數(shù)不勝數(shù)。只有謙虛的人,才能放下自己既定的思路,真正傾聽(tīng)和捕捉到對(duì)方的需求,進(jìn)而正確反饋消除對(duì)方疑慮,搭建起信任的橋梁,為建立良性工作互動(dòng)創(chuàng)造良好的開(kāi)端。

        4.注意選擇與自身價(jià)值觀一致的和諧高效的工作環(huán)境,是做好工作的必要因素

        行政管理崗位的工作成效不僅和崗位人員的能力有關(guān),而和所在部門(mén)及單位的行政大環(huán)境息息相關(guān)。從管理人員的角度看,當(dāng)單位與個(gè)體的發(fā)展目標(biāo)和價(jià)值觀一致時(shí),更容易產(chǎn)生工作興趣,自然地激發(fā)起工作的主動(dòng)性,更自如地施展個(gè)人才能。反觀現(xiàn)實(shí),很多行政工作人員在入職前僅了解崗位的工作范圍和基本技能要求,對(duì)所在部門(mén)和單位的發(fā)展定位和狀況并不清楚;入職后才發(fā)現(xiàn)無(wú)法完全認(rèn)同發(fā)展理念,并融入集體,就會(huì)導(dǎo)致在工作配合度、人際溝通、工作積極性等方面出現(xiàn)問(wèn)題。如果工作人員不能迅速調(diào)整狀態(tài),認(rèn)同單位的發(fā)展理念跟上節(jié)奏,那么工作中的問(wèn)題會(huì)越來(lái)越多,最終無(wú)法滿足單位的發(fā)展需求,導(dǎo)致離職。從單位的角度看,很多單位并沒(méi)有健全的評(píng)估體系來(lái)衡量行政管理人員的工作能力,很少有單位重視從價(jià)值觀和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)上與行政人員進(jìn)行徹底而深入的溝通,崗前培訓(xùn)也是少之又少;這導(dǎo)致行政人員從入職之初就缺乏強(qiáng)烈的集體歸屬感,沒(méi)有建立與集體共同發(fā)展的意識(shí),也沒(méi)有專業(yè)過(guò)硬的職業(yè)素養(yǎng),單位和管理人員彼此的認(rèn)可度都低,單位和個(gè)人之間沒(méi)有形成良性互動(dòng),這些都是導(dǎo)致管理工作成效低的重要原因。

        以上從行政管理人員自身和外部環(huán)境兩個(gè)角度,簡(jiǎn)單地分析了影響行政工作成效的幾種因素。簡(jiǎn)言之,工作人員自身綜合水平的提升是做好工作的必要條件;單位的發(fā)展目標(biāo)和行政管理大環(huán)境也極大影響著工作人員能力的塑造、培養(yǎng)和發(fā)揮。只有工作者個(gè)人能力和單位的行政管理水平協(xié)調(diào)發(fā)展、同時(shí)提升,才能真正打造一個(gè)和諧、高效的管理運(yùn)行體系,真正提升行政管理崗位的工作成效。

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