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        物資集中采購的優(yōu)勢及降低成本的有效對策

        2021-11-25 07:56:41薛瑞峰
        經(jīng)營者 2021年2期
        關(guān)鍵詞:物資供應(yīng)商部門

        薛瑞峰

        (中國水利水電第五工程局有限公司 國際公司,四川 成都 610000)

        一、引言

        物資集中采購指的是對在采購目錄中的貨物、服務(wù)、工程集中進行采購,與分散采購是對應(yīng)的名詞,其可以發(fā)揮出同一企業(yè)或集團內(nèi)部的采購管理集中化優(yōu)勢,對同一類材料進行統(tǒng)一采購,具有較多的優(yōu)勢。當前,社會對水資源和電力的需求與日俱增,水利水電工程數(shù)量也在持續(xù)增加,為企業(yè)帶來了更多的物資采購和管理需求?;诠こ倘蝿?wù)和物資需求規(guī)模的大幅增加,在進行物資采購時使用集中采購方式已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然需求。

        二、物資集中采購的優(yōu)勢及特點

        企業(yè)進行物資集中采購有多方面的優(yōu)勢。通過將企業(yè)內(nèi)部需求的材料設(shè)備數(shù)量集中到一起,可以形成集中的數(shù)量優(yōu)勢,統(tǒng)一采購相較來說也比較便利;可以避免出現(xiàn)重復(fù)問題,各個部門獨自采購自己部門需要的材料設(shè)備很容易出現(xiàn)各部門重復(fù)購買的問題;集中到一起進行采購也方便了物資的運輸,可以形成規(guī)?;倪\輸形勢,降低了運輸成本;安排專門的部門或者第三方機構(gòu)負責(zé)集中采購可以減小各部門和單位之間的競爭,減少沖突,各部門和單位可以將自己需求的物資報備給采購部門,然后由采購部門統(tǒng)一采購,節(jié)約了時間;企業(yè)頻繁大批量采購物資可以形成供應(yīng)基地,可以與供應(yīng)商之間建立比較牢固的供求關(guān)系。借助專業(yè)的采購單位能夠?qū)崿F(xiàn)對施工項目建設(shè)所需物資的集中采購,作為物資集中采購的關(guān)鍵環(huán)節(jié),采購單位發(fā)揮著極為關(guān)鍵的作用。另外,這種操作方法也可以提升采購單位的資金利用率,企業(yè)可以通過招標的方式為供應(yīng)商提供公開的采購平臺,由企業(yè)從中選擇質(zhì)優(yōu)價廉的供應(yīng)商進行合作,這有助于雙方構(gòu)建長期的戰(zhàn)略合作關(guān)系,實現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

        物資集中采購的特點主要表現(xiàn)為采購量多、周期長、采購工序復(fù)雜繁多、采購集中程度和決策層次較高。

        三、物資集中采購的劣勢

        (一)存在腐敗情況

        集中采購在帶來資源集中的同時,也帶來了權(quán)力的集中。一般來說企業(yè)為了方便進行采購,往往會建立專門的采購部門負責(zé)這項工作,這使得采購權(quán)集中在了少數(shù)人手中,而采購期間供應(yīng)商的選擇、準入、招標、結(jié)算定價和財務(wù)支付等操作涉及很多的利益關(guān)系,如果不能嚴格監(jiān)管,就可能出現(xiàn)腐敗問題。

        (二)存在質(zhì)量風(fēng)險

        進行物資集中采購,將需要的物資都集中到了一起,如果監(jiān)管不到位,就很容易出現(xiàn)質(zhì)量風(fēng)險。另外,這項工作本身就存在風(fēng)險。因為項目建設(shè)的要求,采購部門需要大量供應(yīng)商,而采購人員本身較少,無法對供應(yīng)商的資質(zhì)進行實地考察,多是按照供應(yīng)商提供的資料進行考核,動態(tài)考核和退出機制存在缺陷,這就導(dǎo)致采購人員可能會錯誤地選擇資質(zhì)不符的供應(yīng)商,從而帶來質(zhì)量風(fēng)險。另外,采購工作中存在需求量和使用量不匹配的問題,會導(dǎo)致采購的準確性不足。

        (三)可能無法享受折扣效益

        如果對大量不一樣的物資進行集中采購,可能無法享受到數(shù)量折扣效益。在采購需求中,部分物資因為本身的特殊性,用量較少,所以采購量也少,統(tǒng)一歸并到集中采購模式下,就無法享受到數(shù)量折扣效益。而且集中采購采購時間長、流程復(fù)雜、時效性不強,所以選擇集中采購需要考慮企業(yè)和項目本身的情況。

        (四)使用單位協(xié)調(diào)有一定難度

        過去企業(yè)進行物資采購一般都是由分公司領(lǐng)導(dǎo)進行商談然后購買,或者是使用單位人員全程參與采購過程。但實施集中采購模式后,導(dǎo)致采購部門和使用部門之間分離,削減了過去采購人員的權(quán)利,使得他們不樂意配合,不愿積極支持新模式的應(yīng)用。同時,雙方就物資規(guī)格型號確定、到貨驗收、裝卸、付款等操作的協(xié)調(diào)不到位,會浪費較多時間,降低采購效率。

        四、物資集中采購的現(xiàn)狀

        (一)缺乏專業(yè)的評估體系

        物資集中采購的價值發(fā)揮關(guān)鍵在于供應(yīng)商的選擇。但是實際工作中,對供應(yīng)商的考核評估不到位,缺乏專業(yè)的評估體系,這就帶來了一定的選擇風(fēng)險。水利水電工程中需要的材料很多都是常見類型,所以供應(yīng)商準入標準也低,資質(zhì)參差不齊,如果采購單位不能有效進行評估,就可能采購到劣質(zhì)產(chǎn)品,或不能及時獲取物資,或拿到錯誤的貨物信息,以致影響到工程進展。

        (二)需求缺乏科學(xué)性和準確性

        在工程建設(shè)背景下,企業(yè)采購的需求需要由施工單位的現(xiàn)場施工人員提出,在經(jīng)過審批上報后,交由采購部門進行集中采購。但這個環(huán)節(jié)中涉及的部門較多,流程較長,如果出現(xiàn)一點失誤,就可能影響全局,帶來物資庫存積壓或不足、劣質(zhì)的問題,反而增加了成本支出。

        (三)采購計劃模糊

        集中采購是將企業(yè)需求的物資信息集中到一起進行規(guī)劃,但信息時代下,采購部門并沒有實現(xiàn)信息化管理,仍然按照人工模式獲取信息、編制采購計劃,這就難以滿足企業(yè)日益增長的物資購買訂單和規(guī)模的需求,而且有時可能會出現(xiàn)重復(fù)采購的現(xiàn)象,增加費用支出。

        (四)采購人員專業(yè)性不足

        部分物資采購人員對于采購技能和知識的掌握不完善,認識存在誤區(qū),無法發(fā)揮出集中采購模式的價值;沒有平衡好供貨方、采購方和組織方三者的關(guān)系,導(dǎo)致制定的采購規(guī)劃的有效性、規(guī)則性和真實性都有很大不足;部分采購人員為了牟取私利,虛報采購費用或物資的價格,虛假采購或過多采購,或收受紅包將無資質(zhì)/資質(zhì)不合格的供應(yīng)商納入采購范圍,這些都會影響采購單位的形象;部分采購人員缺乏施工實踐經(jīng)驗,對施工現(xiàn)場生產(chǎn)設(shè)備和材料的了解不足,難以保證采購規(guī)劃的真實性和有效性。

        (五)部門之間的協(xié)調(diào)性不足

        物資集中采購需要各個單位和部門的密切配合。但實際上,部門之間的協(xié)調(diào)性存在很大不足,各部門之間存在觀點分歧,可能影響到采購效率;部分部門上報的物資需求與實際不相符;在采購大宗物資時,個別部門為了減輕自身負擔,會將責(zé)任推卸給其他部門。

        五、降低物資集中采購成本的有效對策

        (一)提高物資采購人員的認識水平

        采購單位要定期組織培訓(xùn)和宣教活動,內(nèi)容要集中在集中采購的優(yōu)劣勢、特點以及企業(yè)需要采購的物資信息整理等方面,要不定期邀請專家開辦講座,提升采購人員的認識水平,強化其對物資集中采購的認識,明晰物資集中采購工作的內(nèi)涵,確保采購人員知曉需要,嚴格把控集中采購的每一個環(huán)節(jié),包括申報、預(yù)算、合同、驗收、儲存、結(jié)算等工作,這樣才能保證工作質(zhì)量,降低成本,節(jié)約社會資源。同時,采購單位也要注意強化采購人員的人際溝通和信息化收集總結(jié)能力,一方面,采購單位可以與供應(yīng)商建立良好的供應(yīng)關(guān)系,并與物資使用部門和單位進行和諧溝通;另一方面,可以準確收集供應(yīng)商和各類物資的市場信息,做好采購規(guī)劃,增強集中采購的準確性和有效性。另外,采購單位還要積極引進有關(guān)物資集中采購的優(yōu)秀人才,建立高水平的采購隊伍,持續(xù)提升采購工作的規(guī)范化程度。

        (二)構(gòu)建完善的評估體系和管理制度

        采購單位要借鑒過往的采購經(jīng)驗,掌握了解供應(yīng)商的相關(guān)信息,強化對供應(yīng)商的選擇和評價,將供應(yīng)商的資質(zhì)、供貨能力、信譽、價格、物資質(zhì)量、供應(yīng)時間等都加入評估內(nèi)容中,進行全面考核和評價。同時還要以供應(yīng)商的類型和采購物資的類型為標準,對供應(yīng)商進行科學(xué)分類,建立起以供應(yīng)商的資信、業(yè)績、名稱等為主要內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫,及時更新數(shù)據(jù)庫的信息,并要求采購人員對其進行評分比對,實行周期性評價。

        (三)健全監(jiān)督機制

        為了保證物資集中采購的順利進行,采購單位還要健全監(jiān)督機制,借助監(jiān)督機制的作用發(fā)揮,實現(xiàn)物資集中采購過程的民主和可控。對于重要的大宗物資采購單,可以事先召開采購會議,明確采購目標,做好各相關(guān)人員的權(quán)責(zé)定位,發(fā)揮其他群眾和使用部門的監(jiān)督作用,對采購過程和清單進行全過程監(jiān)督。同時,要建立起監(jiān)督和考核相協(xié)調(diào)的工作機制,聯(lián)合審計部門動態(tài)監(jiān)督采購過程,做好流動資金的記錄和審核工作,避免出現(xiàn)不合理支出,保證采購活動的廉潔性,杜絕因公徇私行為的出現(xiàn)。

        (四)構(gòu)建貨款支付體系

        物資集中采購的順利落實還需要供應(yīng)商和采購單位貫徹合同要求,需要合同各主體嚴格遵循合同條例開展采購活動,進行貨款結(jié)算。同時要成立專門的監(jiān)督小組,負責(zé)協(xié)調(diào)貨款支付期間出現(xiàn)的問題。為了避免出現(xiàn)資金不足的問題,采購單位還要做好預(yù)算,預(yù)留部分支付資金。

        六、結(jié)語

        企業(yè)實行物資集中采購,可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢,減少采購成本,增加經(jīng)濟效益,建立與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系,實現(xiàn)共贏。

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