阿亮

（西部鉆探工程技術(shù)研究院，新疆 克拉瑪依 834000）

企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)的檔案管理工作，采取與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)作為管理手段，有利于增強(qiáng)企業(yè)的檔案管理能力，更新傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，從而更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。目前，企業(yè)檔案管理工作還處于發(fā)展階段，如何打破固有思維、推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)和規(guī)范的檔案管理面臨的重要問題。

一、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

（一）意識薄弱且缺乏重視

檔案管理工作意識薄弱，主要原因有三方面。第一，領(lǐng)導(dǎo)意識薄弱。領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識和監(jiān)督力度不夠，對基本的檔案工作沒有全面的了解，各部門的相關(guān)管理人員對檔案管理的認(rèn)識過于模糊，檔案和業(yè)務(wù)被剝離開來。第二，對檔案管理工作不夠重視。歸檔階段過于粗糙，以至于資料不齊、積壓，甚至出現(xiàn)文件資料流失的情況。第三，主觀能動(dòng)性較差。有的企業(yè)對于檔案的管理工作太過敷衍，工作流于表面，常出現(xiàn)形式大于內(nèi)容的情況，忽視了基礎(chǔ)的檔案管理工作，責(zé)任心不夠強(qiáng)，無法做好檔案管理工作。

（二）檔案管理力量較為薄弱

企業(yè)檔案管理人員多為兼職，業(yè)務(wù)能力、相應(yīng)的責(zé)任心以及素質(zhì)參差不齊，容易出現(xiàn)以下問題：第一，隊(duì)伍不穩(wěn)定；第二，崗位所需的儲備知識欠缺，導(dǎo)致相關(guān)的管理不夠完備和規(guī)范；第三，對工作內(nèi)容的重要性欠缺認(rèn)識，平時(shí)隨隨便便，不注重基礎(chǔ)的收集、管理、歸檔等工作，年底臨時(shí)突擊，導(dǎo)致檔案價(jià)值低，質(zhì)量上不去；第四，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平跟不上，任務(wù)質(zhì)量低、往往出現(xiàn)材料不全、文件亂序、標(biāo)題不準(zhǔn)等問題，難以滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。

（三）檔案交接工作易被忽視

檔案交接工作之所以被忽視，究其原因，還是由于領(lǐng)導(dǎo)意識不足，對檔案管理工作不夠重視，對交接工作的認(rèn)識不夠，片面地認(rèn)為檔案交接只是鑰匙的交接，故而不過問相關(guān)的準(zhǔn)備工作，甚至不參與檔案監(jiān)交，以至于交接工作不按流程、含糊不清、責(zé)任不明確，造成檔案的管理脫節(jié)。

（四）管理與服務(wù)脫節(jié)

檔案管理與服務(wù)脫節(jié)主要有以下幾個(gè)原因：第一，缺失個(gè)別檔案資源。因?yàn)楸９懿簧苹蚱渌?，個(gè)別檔案出現(xiàn)不完整或斷代的情況，相關(guān)的分管人員為了自己方便，就自行保管檔案材料，拒不上交檔案室集中管理，長此以往，就會(huì)出現(xiàn)某些重要材料損毀和丟失的情況。第二，重保管輕利用。在一些企業(yè)中，檔案管理人員多注重檔案的保存，而對于檔案資料的一些應(yīng)用卻視若無睹，并未將檔案當(dāng)作一種資源，對其進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃，以提高效率、降低成本，最終導(dǎo)致信息資源的閑置。

（五）檔案管理信息化建設(shè)滯后

在現(xiàn)今發(fā)展極其迅速的時(shí)代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然要求。但是現(xiàn)在很多企業(yè)還是在用原始的人工手抄檔案，不僅效率低下，也不利于科學(xué)化管理。要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，企業(yè)就必須花費(fèi)人力、物力、財(cái)力，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，這樣才能建立起企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫，提高企業(yè)的競爭力。

（六）多媒體技術(shù)的整體應(yīng)用不足

隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，多媒體技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用十分重要，可以通過多媒體構(gòu)建檔案管理和視聽閱覽室等，并利用相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信科技和設(shè)備等為使用者提供相關(guān)的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)多媒體技術(shù)的整體應(yīng)用。但目前多數(shù)企業(yè)在運(yùn)用多媒體技術(shù)這一塊仍存在問題，具體表現(xiàn)為缺乏相應(yīng)的認(rèn)識、經(jīng)費(fèi)來源不足、查閱習(xí)慣有待養(yǎng)成等。

二、企業(yè)檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展密不可分。企業(yè)檔案詳盡地記錄了企業(yè)的經(jīng)營狀況，是企業(yè)經(jīng)營的第一手資料，也是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)分析、風(fēng)險(xiǎn)評估、制定決策的支持性資料。企業(yè)檔案管理服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，可以幫助企業(yè)提高科技儲備能力、創(chuàng)新能力、抗壓能力、抵御風(fēng)險(xiǎn)能力、企業(yè)信譽(yù)度等，有利于企業(yè)樹立良好的形象，進(jìn)一步開展相關(guān)工作，豐富企業(yè)文化，增強(qiáng)員工的歸屬感。

（一）為企業(yè)的發(fā)展提供保障

隨著市場經(jīng)濟(jì)體系的不斷發(fā)展與完善，企業(yè)的數(shù)量呈上升趨勢，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，而由于企業(yè)的發(fā)展需要，企業(yè)所存的檔案數(shù)量也在不斷變多，企業(yè)的檔案管理工作也變得更為復(fù)雜，相應(yīng)的管理壓力也在不斷攀升。

（二）促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)文化關(guān)系到企業(yè)的形象，是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，也體現(xiàn)了企業(yè)的核心競爭力。檔案作為一種記錄資料，是對企業(yè)文化的記錄、保存和延續(xù)，是企業(yè)文化的載體，企業(yè)通過科學(xué)開展檔案管理工作，可以使優(yōu)秀的企業(yè)文化得以存續(xù)，并不斷發(fā)揮其作用，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。因此，科學(xué)有效地開展檔案管理工作不容忽視。

（三）有利于企業(yè)的發(fā)展

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和完善，企業(yè)對檔案管理的應(yīng)用越來越廣，其程度也越來越深。信息化檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要工作，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化的管理越來越重要，建立檔案的信息化系統(tǒng)也顯得十分必要。信息化檔案系統(tǒng)的建立為檔案的管理提供了便利，提高了企業(yè)檔案管理的效率，使得企業(yè)相關(guān)的檔案信息被充分運(yùn)用到相關(guān)工作中，完善了企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)營機(jī)制，使檔案管理工作可以更好地服務(wù)于企業(yè)，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。

三、探索企業(yè)檔案管理工作新模式

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)檔案的管理，完善檔案的管理工作，建立現(xiàn)代化的制度，進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作是目前企業(yè)必須開展的工作內(nèi)容。檔案管理工作的順利和高效開展，要求企業(yè)充分了解自身的實(shí)際情況，做到具體情況具體分析，針對性地制定相應(yīng)的管理制度。同時(shí)，要明確檔案管理工作的基本流程，確認(rèn)每一個(gè)相關(guān)環(huán)節(jié)，檔案的信息建立、保存、使用等環(huán)節(jié)都必須落實(shí)，以達(dá)到檔案管理工作的目標(biāo)，并確保其規(guī)范化進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

社會(huì)的變化推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，而經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得信息化技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。信息化技術(shù)的普及、推廣以及應(yīng)用已成為當(dāng)下的發(fā)展趨勢，隨著其范圍和深度的不斷擴(kuò)大和增加，企業(yè)在檔案管理中有必要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。

（三）對檔案管理機(jī)制適當(dāng)創(chuàng)新

企業(yè)的檔案主要記錄了企業(yè)的各部門信息，如人事調(diào)動(dòng)情況、特殊技術(shù)人才信息等，當(dāng)中涉及的一些信息在相對應(yīng)的機(jī)構(gòu)工作中具有不可替代的參考價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理工作呈現(xiàn)形式往往較為單一，各個(gè)部門間的獨(dú)立性較為突出，部門間缺乏互動(dòng)與交流。在其他部門眼中，檔案管理部門就是儲存企業(yè)文件的地方。在當(dāng)前的環(huán)境條件，這種傳統(tǒng)的觀念必須被打破，企業(yè)需加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，促使檔案管理工作發(fā)揮其效能，為各個(gè)部門開展工作提供方向和指導(dǎo)，將各部門緊密聯(lián)系起來，這樣才能充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作的主體是檔案管理人員，想要充分發(fā)揮相關(guān)人員的主體作用，就必須進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的具體做法有以下幾點(diǎn)：第一，適當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)。加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)主要可分為三個(gè)步驟：首先，引導(dǎo)員工全面了解檔案管理工作的環(huán)境，并熟悉相應(yīng)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，為后期檔案管理工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；其次，對重點(diǎn)問題進(jìn)行針對性分析，對于具體的實(shí)施過程，要詳細(xì)講授工作過程，并引導(dǎo)相關(guān)人員學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，可采用老員工帶新員工的方式；最后，注重查缺補(bǔ)漏，通過模擬情景，讓員工進(jìn)行實(shí)訓(xùn)，并安排相關(guān)人員監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和不足并進(jìn)行溝通，必要的話還要進(jìn)行回籠培訓(xùn)，以確保參訓(xùn)人員達(dá)到要求，掌握相關(guān)工作技能。第二，考核測試。為確保培訓(xùn)的質(zhì)量，在基本的培訓(xùn)完成后，需設(shè)置相關(guān)的考核測試活動(dòng)，通過具象化的考評環(huán)節(jié)，進(jìn)一步確認(rèn)培訓(xùn)人員的培訓(xùn)情況，確保達(dá)到預(yù)期的效果。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案管理工作的開展，會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)營情況，因此，要通過多個(gè)方面來完善企業(yè)的檔案管理制度，使檔案管理更好地服務(wù)于企業(yè)，這是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。