龔春梅

（國(guó)藥集團(tuán)成都信立邦生物制藥有限公司，四川 成都 611731）

一、制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

（一）需求部門請(qǐng)購(gòu)

企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)或者需求部門需要根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際需要以及倉(cāng)庫(kù)的實(shí)際庫(kù)存情況，并結(jié)合企業(yè)預(yù)算情況，提出物資采購(gòu)申請(qǐng)并編制請(qǐng)購(gòu)單。請(qǐng)購(gòu)是整個(gè)采購(gòu)內(nèi)控流程的開(kāi)始，請(qǐng)購(gòu)單上需要明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、需求時(shí)限及用途等內(nèi)容，為采購(gòu)工作的順利進(jìn)行做好信息梳理。請(qǐng)購(gòu)單只有得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)核查審批后，才能進(jìn)行下一步的采購(gòu)程序。

（二）供應(yīng)商選擇

采購(gòu)部門需要根據(jù)需求部門的請(qǐng)購(gòu)單編制訂購(gòu)單，然后發(fā)出訂購(gòu)申請(qǐng)，需求部門遞交的請(qǐng)購(gòu)單必須要是經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的。在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，采購(gòu)者面對(duì)品類繁雜的市場(chǎng)商品，需要全方位對(duì)供應(yīng)商的商品進(jìn)行分析評(píng)估，綜合考慮產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、供貨時(shí)間及生產(chǎn)商等因素。如果采購(gòu)的是一些重要性強(qiáng)、批量大的商品，可以采取競(jìng)價(jià)的方式來(lái)確定其供應(yīng)商，保證供應(yīng)商所供物資的質(zhì)量、及時(shí)性及成本的低廉。

（三）合同審批

供應(yīng)商確定之后，采購(gòu)員需要根據(jù)采購(gòu)需求草擬采購(gòu)合同，采購(gòu)合同需要經(jīng)過(guò)公司的法務(wù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)技術(shù)部門的嚴(yán)格審查后再提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。只有經(jīng)過(guò)層層把關(guān)才能減少采購(gòu)合同出現(xiàn)紕漏的可能，從而保證公司利益不受損。

（四）商品驗(yàn)收

物資采購(gòu)?fù)瓿珊?，需要?yàn)收部門對(duì)貨物進(jìn)行清點(diǎn)、驗(yàn)收。驗(yàn)收人員要核查所收到的商品是否與訂購(gòu)單上的要求相符，包括對(duì)比商品的品名、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、生產(chǎn)廠家等信息，然后再檢查商品有無(wú)損壞。驗(yàn)收后，要保留相關(guān)票據(jù)，簽字確認(rèn)，并編制預(yù)先按順序編號(hào)的、一式多聯(lián)的驗(yàn)收單，以此作為驗(yàn)收商品的依據(jù)。驗(yàn)收人員將商品移送倉(cāng)庫(kù)或請(qǐng)購(gòu)部門時(shí)，需要對(duì)方在驗(yàn)收單上簽字。

（五）支付款項(xiàng)

在對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行付款之前，應(yīng)付憑單部門需要整理相關(guān)票據(jù)，檢查供應(yīng)商所開(kāi)發(fā)票的內(nèi)容與訂購(gòu)單、驗(yàn)收單上的信息是否一致。在確定所有信息無(wú)誤后再按照要求編制付款憑單，付款憑單經(jīng)過(guò)審批后交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部門付款之前，需要嚴(yán)格審核所有采購(gòu)憑據(jù)，嚴(yán)格按照公司付款流程操作付款，維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

二、制造企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)計(jì)劃編制不合理

物資需求計(jì)劃是根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制的，如果企業(yè)的生產(chǎn)部門沒(méi)根據(jù)需求訂單合理安排生產(chǎn)，那么倉(cāng)庫(kù)部門或者需求部門編制的需求計(jì)劃也只是形式上的，采購(gòu)部門在此基礎(chǔ)上編制的采購(gòu)計(jì)劃自然也是不合理的。采購(gòu)計(jì)劃無(wú)法正確指導(dǎo)實(shí)際物資采購(gòu)，采購(gòu)部門只能參照庫(kù)存情況大致安排采購(gòu)，容易導(dǎo)致存貨庫(kù)存不合理，使存貨周轉(zhuǎn)率下降，也會(huì)占用更多的資金，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)率下降，資金壓力增加。

（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制及管理制度不健全

一些制造企業(yè)的供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制不健全，沒(méi)有明確的準(zhǔn)入制度，在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審時(shí)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)審程序，導(dǎo)致供應(yīng)商的選擇可能受人為因素影響比較嚴(yán)重。企業(yè)在評(píng)審供應(yīng)商的時(shí)候不對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真審查，不對(duì)供應(yīng)商的品控管理、研發(fā)創(chuàng)新能力、售后服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行深入了解等情況會(huì)使得供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、供貨時(shí)間、價(jià)格等沒(méi)有保障，有可能會(huì)出現(xiàn)質(zhì)次價(jià)高的情況，也有可能會(huì)供貨不及時(shí)，影響企業(yè)的生產(chǎn)安排。目前，許多企業(yè)確定供應(yīng)商之前的準(zhǔn)備工作都是交由采購(gòu)人員完成的，采購(gòu)人員在市場(chǎng)上進(jìn)行比詢價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等情況進(jìn)行綜合分析，然后將對(duì)比結(jié)果向采購(gòu)負(fù)責(zé)人報(bào)告，采購(gòu)負(fù)責(zé)人是在采購(gòu)人員的判斷基礎(chǔ)上做的審批，會(huì)使采購(gòu)人員很大程度掌握供應(yīng)商的選擇權(quán)，供應(yīng)商與采購(gòu)人員之間容易互相勾結(jié)。企業(yè)也存在對(duì)供應(yīng)商檔案的管理不科學(xué)的情況，不能及時(shí)地進(jìn)行維護(hù)及分類，導(dǎo)致對(duì)供應(yīng)商的信息不能及時(shí)掌控，無(wú)法保證供應(yīng)商庫(kù)里的供應(yīng)商質(zhì)量。

（三）采購(gòu)付款流程不當(dāng)

有時(shí)企業(yè)采購(gòu)會(huì)面臨物資緊俏、供應(yīng)商較少的情況，這種情況供應(yīng)商往往會(huì)要求先款后貨，將采購(gòu)過(guò)程中的所有風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)移給采購(gòu)方，而有的供應(yīng)商收到貨款后卻不保質(zhì)保量按時(shí)發(fā)貨。企業(yè)的財(cái)務(wù)部門一般只會(huì)對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行核對(duì)，不會(huì)參與采購(gòu)的前期工作，對(duì)于前期的合同條款、供應(yīng)商選擇等情況并不是很清楚，企業(yè)在采購(gòu)付款時(shí)，有可能出現(xiàn)對(duì)結(jié)算付款單據(jù)未嚴(yán)格審核的情況，實(shí)際付款的比例和時(shí)間與合同條款約定的情況存在出入。還有就是企業(yè)的對(duì)賬管理不規(guī)范，企業(yè)財(cái)務(wù)不能與供應(yīng)商及時(shí)對(duì)賬，容易導(dǎo)致賬務(wù)處理錯(cuò)誤，導(dǎo)致企業(yè)資金受損。

（四）業(yè)務(wù)崗位設(shè)置不合理

采購(gòu)是一項(xiàng)需要不同崗位互相監(jiān)督的業(yè)務(wù)，一些企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程不太規(guī)范，對(duì)采購(gòu)流程中不相容崗位沒(méi)有進(jìn)行完全分離，如果詢價(jià)、確定供應(yīng)商、采購(gòu)下單、物料驗(yàn)收等都交由采購(gòu)人員完成，就缺少了必要的監(jiān)管環(huán)節(jié)，容易造成舞弊，不利于提升企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量。

三、制造企業(yè)采購(gòu)流程優(yōu)化策略

（一）科學(xué)編制采購(gòu)計(jì)劃

企業(yè)制定的采購(gòu)計(jì)劃必須要符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需求，采購(gòu)計(jì)劃的編制需要將銷售計(jì)劃、成本預(yù)算、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)的因素有效地結(jié)合起來(lái)。企業(yè)可以針對(duì)采購(gòu)計(jì)劃設(shè)置計(jì)劃方案，在計(jì)劃方案中規(guī)范采購(gòu)的具體要求、采購(gòu)方向及程序環(huán)節(jié)等，以保證采購(gòu)計(jì)劃的質(zhì)量及可執(zhí)行性。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)設(shè)置存貨管理的目標(biāo)，以保證生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營(yíng)需要，企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃編制需要符合存貨管理的目標(biāo)，企業(yè)需要利用一些科學(xué)的計(jì)算方法確定存貨的經(jīng)濟(jì)訂貨批量，通過(guò)合理的訂貨批量和訂貨時(shí)間，使所采購(gòu)物資的總成本最低。這樣才能減少物資采購(gòu)對(duì)企業(yè)流動(dòng)資金的占用，同時(shí)降低庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn)，提高資金及存貨的周轉(zhuǎn)率，進(jìn)而提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。

（二）健全供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制及管理制度

合理選擇供應(yīng)商是采購(gòu)業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商是贏得市場(chǎng)的關(guān)鍵。首先，采購(gòu)部需要在繁雜的市場(chǎng)上搜集整理供應(yīng)商信息，在選擇供應(yīng)商時(shí)，既要考慮其所供應(yīng)的產(chǎn)品是否能滿足公司目前的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，又要考慮是否能為公司將來(lái)進(jìn)行新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)及企業(yè)發(fā)展提供儲(chǔ)備。選擇供應(yīng)商，還需要關(guān)注供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)，要將供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻與企業(yè)整體戰(zhàn)略匹配。其次，為了確保供應(yīng)商能夠長(zhǎng)期、穩(wěn)定地為企業(yè)提供所需物資，采購(gòu)部門需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考評(píng)，隨時(shí)掌握供應(yīng)商的業(yè)績(jī)資料，了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)情況的變化，并將對(duì)供應(yīng)商的考評(píng)結(jié)果形成考評(píng)報(bào)告，然后根據(jù)考評(píng)報(bào)告的審批結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，修改供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商考評(píng)內(nèi)容主要包括價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期狀況、服務(wù)態(tài)度及管理水平等，對(duì)關(guān)鍵、重要的物資供應(yīng)商每季度至少考評(píng)一次，對(duì)普通物資供應(yīng)商每年至少考評(píng)一次。

（三）完善采購(gòu)付款流程，加強(qiáng)采購(gòu)付款審查

企業(yè)要加強(qiáng)公司物資采購(gòu)的付款管理控制，確保按合同付款，維護(hù)公司利益。首先，確定部門職責(zé)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)簽約、確定付款方式等相關(guān)工作，盡量采用貨到付款的方式，部分緊俏物資或供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨的情況，貨款支付需由一定層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)審批后才能辦理。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按合同審核付款及相關(guān)的賬務(wù)處理。其次，物資采購(gòu)款項(xiàng)需由采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同所約定的時(shí)間向財(cái)務(wù)部提出付款申請(qǐng)，然后統(tǒng)一支付。采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立應(yīng)付賬款臺(tái)賬，并依據(jù)每天的入庫(kù)單或收貨清單逐筆進(jìn)行記錄。采購(gòu)部在每批物資收貨后要及時(shí)與供應(yīng)商核對(duì)賬目，確保賬目正確。最后，在向供應(yīng)商支付貨款時(shí)，結(jié)算人員需要將收貨清單與合同仔細(xì)核對(duì)，并核對(duì)相關(guān)的應(yīng)付賬款、預(yù)付貨款等賬務(wù)，防止重復(fù)付款。結(jié)算辦理完成后，結(jié)算人員需要對(duì)采購(gòu)相關(guān)的付款憑據(jù)、提貨憑證、采購(gòu)合同進(jìn)行歸檔保管，還要建立相應(yīng)的備查登記簿，對(duì)預(yù)付款、已付款、余額等情況進(jìn)行逐筆記錄。

（四）將不相容崗位分離

適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離，可以使采購(gòu)業(yè)務(wù)流程相關(guān)的崗位之間相互制約和監(jiān)督，有利于發(fā)現(xiàn)并阻止各種有意及無(wú)意的錯(cuò)誤，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限。在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中崗位職責(zé)分離體現(xiàn)在多個(gè)環(huán)節(jié)。第一，物料的請(qǐng)購(gòu)與審批工作應(yīng)當(dāng)分離，請(qǐng)購(gòu)與審批分離，才能進(jìn)行互相監(jiān)督，使采購(gòu)計(jì)劃更科學(xué)合理，更符合企業(yè)生產(chǎn)的實(shí)際需要，從而減少物料的浪費(fèi)及庫(kù)存的積壓。第二，詢價(jià)與確定供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)分離，只有這樣才能保證公平公正地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行客觀選擇，防止徇私舞弊的情況出現(xiàn)，進(jìn)而找到優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。第三，采購(gòu)合同的訂立與審批應(yīng)當(dāng)分離，采購(gòu)合同經(jīng)過(guò)采購(gòu)人員審核分析后需要提交由企業(yè)法律、財(cái)務(wù)等部門進(jìn)行審查，審核無(wú)誤方可簽訂采購(gòu)合同。第四，物資的采購(gòu)與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)分離，只有由其他獨(dú)立于采購(gòu)的人員進(jìn)行物資驗(yàn)收，才能防止供應(yīng)商與采購(gòu)人員私下勾結(jié)，保證采購(gòu)物資質(zhì)量。第五，采購(gòu)付款審批與付款執(zhí)行人員應(yīng)當(dāng)崗位分離，這樣才能防止少付、多付及重復(fù)付款的情況出現(xiàn)，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)資金安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

優(yōu)化制造企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制可以降低企業(yè)的采購(gòu)成本，可以減少物資采購(gòu)對(duì)企業(yè)流動(dòng)資金的占用，同時(shí)降低庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的資金及存貨的周轉(zhuǎn)率，進(jìn)而提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。企業(yè)可以通過(guò)科學(xué)編制采購(gòu)計(jì)劃、健全供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制及管理制度、完善采購(gòu)付款流程、加強(qiáng)采購(gòu)付款審查、將不相容崗位分離等措施，優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制流程各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制程序，使采購(gòu)內(nèi)控流程越來(lái)越完善，提升采購(gòu)質(zhì)量和采購(gòu)效率，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。