胡麗媛

摘要：創(chuàng)建文明單位作為提升“兩個(gè)文明”的重要手段之一，醫(yī)院文明單位需要充分利用檔案工作建立文明單位創(chuàng)建臺(tái)賬，采用檔案化的方式進(jìn)行管理，從而有效保證臺(tái)賬資料內(nèi)容的規(guī)范、齊全以及準(zhǔn)確。本文就醫(yī)院文明單位創(chuàng)建檔案資料的收集與管理做出研究，希望能夠起到一些參考作用。

關(guān)鍵詞：文明單位;創(chuàng)建;檔案

在醫(yī)院?jiǎn)挝弧拔镔|(zhì)文明、政治文明以及精神文明”等方面建設(shè)工作中，文明單位有著十分重要的作用，而且可以為醫(yī)院工作做好表彰，文明單位能夠有效提升職工素質(zhì)，保障單位文明程度更上一層樓。在創(chuàng)建文明單位的過(guò)程中，其檔案質(zhì)量的優(yōu)劣在某種程度上，能夠?qū)?chuàng)建工作的成敗產(chǎn)生直接影響。

一、文明單位創(chuàng)建檔案資料的作用與意義

通常情況下，創(chuàng)建文明單位需要經(jīng)歷三個(gè)年度的工作時(shí)間，因此是一項(xiàng)系統(tǒng)性特征十分明顯的工程。在實(shí)際工作的過(guò)程中，不僅需要嚴(yán)格參照當(dāng)?shù)匚拿饕?guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展各種主題類活動(dòng)，并要將創(chuàng)建過(guò)程中自然形成的各種原始材料完整的保存下來(lái)，以保障創(chuàng)建工作得到有效的助力。在創(chuàng)建過(guò)程中積累的臺(tái)賬資料便是檔案，但是由于整個(gè)創(chuàng)建工作都需要在日常的業(yè)務(wù)工作中貫穿，因此該過(guò)程有著十分明確的動(dòng)態(tài)性，相關(guān)檢查小組無(wú)法一直在某個(gè)地區(qū)進(jìn)行審核，對(duì)創(chuàng)建成果的創(chuàng)收更多是參照臺(tái)賬資料進(jìn)行分析。因此，檔案資料不僅是文明單位創(chuàng)建工作的重要組成部分，同時(shí)也是創(chuàng)建文明單位的重要環(huán)節(jié)，檔案資料收集管理工作的優(yōu)劣，在某種程度上能夠?qū)?chuàng)建工作的成果產(chǎn)生直接影響。

二、文明單位創(chuàng)建過(guò)程中檔案資料收集管理內(nèi)容

（一）綜合性檔案資料

綜合性檔案具體包括日常工作完成質(zhì)量、重大事件決策等內(nèi)容。在記錄該類檔案資料時(shí)，需要對(duì)定期移交的方法進(jìn)行采取，具體需要安排專門(mén)人員收集和分析材料，并按照具體的季度和月份進(jìn)行報(bào)告，然后將其整理、篩選和分類，使醫(yī)院自身的發(fā)展需求得到滿足。該類檔案資料相對(duì)比較復(fù)雜和繁瑣，因此對(duì)審查人員具有較為嚴(yán)格的要求。

（二）人事檔案資料

人事檔案主要記錄員工日常行為中的突出表現(xiàn)，這也是人力資源管理工作開(kāi)展的一項(xiàng)重要資料。在收集人事檔案資料時(shí)，需要對(duì)數(shù)據(jù)的保密性、時(shí)效性以及準(zhǔn)確性等加大注意。人事檔案資料十分重要，而且涉及到個(gè)人權(quán)益問(wèn)題，所以在收集和管理人事檔案資料時(shí)，需要確保工作人員能夠認(rèn)真履行自身職責(zé)，嚴(yán)格審查個(gè)人信息。如檔案信息不合范圍，則應(yīng)禁止其在檔案資料庫(kù)中計(jì)入，在有效收集后進(jìn)行審核，直到滿足標(biāo)準(zhǔn)方可錄入。

（三）財(cái)務(wù)檔案資料

財(cái)務(wù)管理主要是指醫(yī)院在具體運(yùn)營(yíng)期間所產(chǎn)生的相關(guān)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)資料，可以對(duì)醫(yī)院收支問(wèn)題進(jìn)行充分反映。財(cái)務(wù)管理檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要通過(guò)高素質(zhì)高技術(shù)人才來(lái)有效收集檔案資料，并由文書(shū)人員和檔案人員協(xié)調(diào)各自部門(mén)的工作開(kāi)展，有效履行自身職責(zé)，從而實(shí)現(xiàn)互利互補(bǔ)的目標(biāo)。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案收集而言，財(cái)務(wù)報(bào)表收集是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，需要相關(guān)工作人員認(rèn)真收集財(cái)務(wù)報(bào)表，并在年底移交給相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行保管。

（四）科室檔案資料

科室檔案主要是醫(yī)院在開(kāi)展研究工作時(shí)，所收集到的相關(guān)資料數(shù)據(jù)或者圖表，這也是醫(yī)院科研活動(dòng)開(kāi)展的重要憑借之一?？剖覚n案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)相關(guān)工作人員也提出了較高的專業(yè)技術(shù)水平要求。在實(shí)際收集過(guò)程當(dāng)中，需要向相關(guān)管理部門(mén)移交一段時(shí)期內(nèi)的全部數(shù)據(jù)，對(duì)此，醫(yī)院需要合理采取方式，有效收集科室檔案資料。

（五）影像學(xué)檔案和病理標(biāo)本檔案資料的收集

影像學(xué)檔案主要是醫(yī)院在就診時(shí)所得到的的影像檢查資料，具體包括心電圖、超聲影像、X光相片、CT以及內(nèi)窺影像等。影響資料可以輔助醫(yī)院就診時(shí)分析病情，同時(shí)也是醫(yī)院檔案收集工作當(dāng)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在具體收集影像資料時(shí)，需要分別從傳統(tǒng)影像資料和數(shù)字化影像資料收集兩方面進(jìn)行入手。病理標(biāo)本檔案是病理科在實(shí)際醫(yī)療期間所制作的相關(guān)標(biāo)本圖片，需要由病理科人員進(jìn)行收集。

三、醫(yī)院文明單位創(chuàng)建檔案資料收集管理工作建議

（一）實(shí)行檔案電子化管理

為了能夠保障檔案收集管理工作與當(dāng)前綠色環(huán)保理念充分迎合，各個(gè)醫(yī)院文明單位創(chuàng)建主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)切實(shí)應(yīng)用電子化考核的方式開(kāi)展工作。例如在2017年起，某省文明單位考核驗(yàn)收考核單位已經(jīng)從以往的上門(mén)檢查工作方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上聯(lián)查的方式開(kāi)展工作，將文明單位創(chuàng)建臺(tái)賬動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)向各個(gè)縣市區(qū)進(jìn)行推廣實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)化、網(wǎng)絡(luò)化以及電子化的管理模式。這種電子化的管理模式，是保障醫(yī)院?jiǎn)挝荒茉聪牡靡怨?jié)省的重要舉措，能夠顯著降低醫(yī)院各種辦公成本的節(jié)省，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間得到了極大縮減，這與當(dāng)下文明創(chuàng)建工作的綠色主題十分迎合。與此同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)考核交流方式，能夠?qū)Ω鞣N創(chuàng)建檔案管理工作的有效經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行充分集合，并且借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的力量進(jìn)行推廣和應(yīng)用，為各地區(qū)醫(yī)院文明單位創(chuàng)建水平的提升提供充分保障。最后，網(wǎng)絡(luò)化的創(chuàng)建檔案管理工作模式，考評(píng)工作的公平性以及透明性都得到了明顯提升。

（二）注重日常積累，促使檔案內(nèi)涵得以豐富

在醫(yī)院文明單位創(chuàng)建檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)形成一套規(guī)范的量化考核標(biāo)準(zhǔn)，很多醫(yī)院都能夠參照考核要求提供齊全的資料，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及詳實(shí)性，規(guī)范的進(jìn)行各種檔案修訂管理。但是，仍然還有很多醫(yī)院在開(kāi)展工作的過(guò)程中因循守舊，整個(gè)文明創(chuàng)建檔案管理工作內(nèi)容單一，創(chuàng)新性以及多元性十分匱乏。因此，筆者建議各個(gè)醫(yī)院在進(jìn)行文明單位創(chuàng)建檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)提前規(guī)劃創(chuàng)建檔案工作的計(jì)劃，對(duì)日常的積累報(bào)以重視，促使動(dòng)態(tài)檔案資料的收集工作得以充分強(qiáng)化，尤其是針對(duì)音像以及圖片等動(dòng)態(tài)資料的收集更應(yīng)當(dāng)引起重視，采用電子化的方式進(jìn)行管理，分層次設(shè)置文件夾，并將相對(duì)應(yīng)的文件放在文件夾中，積極利用一些計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，并對(duì)資料進(jìn)行備份。最后，保障各種資料注釋的準(zhǔn)確性與完整性，對(duì)照片檔案進(jìn)行分析與探究，與畫(huà)面等資料結(jié)合制作成為完成的電子檔案，豐富檔案管理工作的內(nèi)涵，提升檔案管理工作的多元性。

（三）健全管理機(jī)制，獎(jiǎng)懲并重

醫(yī)院應(yīng)采用多元化的手段為相關(guān)工作人員提供多方面的交流培訓(xùn)機(jī)會(huì)，積極引導(dǎo)工作人員前往兄弟單位進(jìn)行交流與合作，交換彼此之間的管理經(jīng)驗(yàn)，提升檔案管理工作的有效性，進(jìn)而保障檔案管理工作水平更上一層樓。醫(yī)院文明單位創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)班子成員需要針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期的指導(dǎo)與檢查，及時(shí)落實(shí)整改日常工作中存在的問(wèn)題，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障檔案收集管理工作的順利開(kāi)展。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員還應(yīng)當(dāng)將在年終績(jī)效考評(píng)中加入創(chuàng)建檔案管理工作的檢查和考評(píng)結(jié)果，對(duì)于一些表現(xiàn)不好的，工作不積極的工作人員可以進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)和懲罰，而對(duì)于一些工作中有突出表現(xiàn)的工作人員也可以提供適當(dāng)?shù)木癃?jiǎng)勵(lì)以及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。用合理的獎(jiǎng)懲手段保障工作人員的工作積極性以及工作主動(dòng)性得以充分的提升。

（四）建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

作為知識(shí)管理的核心，人才對(duì)于文明單位創(chuàng)建檔案管理工作而言有著十分重要的作用，甚至在某種程度上更是知識(shí)管理中最為主動(dòng)和活躍的因素。作為醫(yī)院的檔案管理人員，不僅要求其自身具備完善的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要充分了解醫(yī)院的各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性、有步驟以及有計(jì)劃的對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行教育和指導(dǎo)，促使其能夠掌握更加系統(tǒng)性的管理方式，明確自身工作的實(shí)際要求和相關(guān)方法與規(guī)律，同步更新自身的工作技能、知識(shí)結(jié)構(gòu)與工作理念，保障醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作能夠與時(shí)代的發(fā)展相迎合，為檔案管理工作水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)檔案資料的收集工作

檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院整體管理工作而言有著十分重要的作用與意義，而現(xiàn)階段很多醫(yī)院存在檔案收集不規(guī)范以及不齊全等問(wèn)題，這些問(wèn)題都會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)逐漸建立一個(gè)“收集是檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，是存儲(chǔ)信息資源的重要保障”的意識(shí)，在日常工作的過(guò)程中對(duì)第一手原始資料報(bào)以重視，對(duì)收集的源頭進(jìn)行有效的控制，定期向各個(gè)部門(mén)進(jìn)行收集，集中醫(yī)院各種檔案資料信息，保障檔案資料的數(shù)量，優(yōu)化檔案信息的質(zhì)量，確保檔案資料的成分更加充實(shí)，將醫(yī)院文明單位創(chuàng)建工作的真實(shí)情況反映出來(lái)。

（六）嚴(yán)格審核檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)

在開(kāi)展檢驗(yàn)收集工作時(shí)，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)是十分重要的基礎(chǔ)內(nèi)容，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)謹(jǐn)性和合理性對(duì)收集工作質(zhì)量具有決定性作用。通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的開(kāi)展檔案資料收集工作，并在完成設(shè)立后及時(shí)進(jìn)行審查，可以使資料收集的合理性得到提高。必要情況下，醫(yī)院還可以對(duì)專家組進(jìn)行聘請(qǐng)，并組織會(huì)審，從而全面審核和完善檔案收集工作的全面性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)于檔案收集工作而言，其不僅細(xì)節(jié)較多，而且內(nèi)容上也十分復(fù)雜多樣，對(duì)此可以對(duì)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)和應(yīng)用，從而有效開(kāi)展統(tǒng)計(jì)處理工作。在實(shí)際收集過(guò)程中還需要結(jié)合具體情況，細(xì)微改動(dòng)收集標(biāo)準(zhǔn)，確保與實(shí)際情況相符合，有效提高資料收集工作效益。

（七）加大監(jiān)管力度，提高質(zhì)量評(píng)估水平

在實(shí)際開(kāi)展監(jiān)管審查工作時(shí)，各部門(mén)需要保證一絲不茍，對(duì)收集質(zhì)量、檢驗(yàn)資料質(zhì)量、審核檢驗(yàn)、檔案完整度等進(jìn)行細(xì)致檢查。與此同時(shí)，在檔案收集工作檢驗(yàn)過(guò)程中，質(zhì)量評(píng)估是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，需要對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理運(yùn)用，并對(duì)檢驗(yàn)質(zhì)量進(jìn)行全方位評(píng)估。例如，可以通過(guò)可靠性分析來(lái)判定資料收集的完整性和可靠性。

（八）提高問(wèn)題解決的效率

檔案資料當(dāng)中存在的任何偏差，都可能會(huì)對(duì)后續(xù)治療工作開(kāi)展和醫(yī)學(xué)發(fā)展造成十分嚴(yán)重的傷害。所以，在資料收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，工作人員需要詳細(xì)進(jìn)行記錄，并及時(shí)進(jìn)行處理，從而有效降低事故發(fā)生概率，使檔案資料的準(zhǔn)確性和科學(xué)性得到保證。相關(guān)工作人員需要切忌，不能在工作中存在玩忽職守的現(xiàn)象，并要有效提高問(wèn)題的解決效率，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)學(xué)行業(yè)的健康發(fā)展。

（九）加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)和裝備設(shè)施的建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中也逐漸得到有效應(yīng)用，對(duì)此，在檔案管理工作當(dāng)中需要合理運(yùn)用微縮技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備，以此來(lái)有效研制信息化和實(shí)用化軟件，對(duì)電子信息模塊進(jìn)行建立，提升網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)水平，使聲像等檔案佐證能力得到提高，發(fā)揮出檔案信息資源的服務(wù)功能。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，文明單位檔案在創(chuàng)建工作的過(guò)程中有著十分重要的作用，同時(shí)創(chuàng)建文明單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作就是對(duì)檔案資料進(jìn)行匯編、整理與收集，能夠?qū)⒏鱾€(gè)單位在創(chuàng)建過(guò)程中各項(xiàng)工作以及創(chuàng)建活動(dòng)開(kāi)展情況的真實(shí)寫(xiě)照充分的展現(xiàn)出來(lái)。因此，醫(yī)院在進(jìn)行文明單位建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)于檔案資料的收集與管理應(yīng)當(dāng)報(bào)以高度重視，充分保障創(chuàng)建檔案的規(guī)范性、時(shí)效性以及真實(shí)性，提供有色彩的歷史記錄保障文明單位創(chuàng)建工作的順利開(kāi)展。

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