陳玉

摘要：做好人事檔案立卷歸檔工作對(duì)提高企業(yè)檔案管理水平，提升企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)與利用質(zhì)量等有著重要的作用，將更有利于提高企業(yè)人才管理水平。當(dāng)前，一些企業(yè)在人事檔案立卷歸檔工作中仍然存在一些較為常見(jiàn)的問(wèn)題，這將會(huì)降低企業(yè)的人事檔案管理質(zhì)量，不利于企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。鑒于此：文章將主要研究企業(yè)人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見(jiàn)問(wèn)題及完善策略，旨在進(jìn)一步提高企業(yè)人事檔案立卷歸檔工作水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案;立卷歸檔工作;常見(jiàn)問(wèn)題;完善策略

1前言

近年來(lái)人才在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用不斷提高，這要求企業(yè)必須要為人才提供更優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境、管理氛圍、服務(wù)等，這樣才能夠吸引人才、留住人才，從而不斷提高企業(yè)的人才競(jìng)爭(zhēng)能力。人事檔案中詳細(xì)記錄了每一名員工的個(gè)人情況，包括學(xué)歷、過(guò)往就職經(jīng)歷、所獲殊榮等，能夠幫助企業(yè)更好地判斷一名員工的真實(shí)情況，為員工選拔任用、人才評(píng)價(jià)等工作提供有效服務(wù)，能夠提高企業(yè)的人才管理水平，所以做好人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展非常重要。人事檔案管理工作中包括很多工作環(huán)節(jié)，其中檔案立卷歸檔是非常重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，只有及時(shí)、準(zhǔn)確的對(duì)檔案資料進(jìn)行立卷歸檔，才能夠保證后期更加方便的使用人事檔案，能夠得到更加真實(shí)的檔案信息等。當(dāng)前，部分企業(yè)并不重視人事檔案的立卷歸檔，工作中仍然存在一些問(wèn)題，這需要引起足夠的重視。

2企業(yè)在進(jìn)行人事檔案立卷歸檔時(shí)需要注意的事項(xiàng)

首先，企業(yè)在進(jìn)行人事檔案立卷歸檔時(shí)必須要做好檔案文件的分類。做好人事檔案文件分類對(duì)能否做好人事檔案立卷歸檔工作非常重要，如果檔案文件分類不科學(xué)、不細(xì)致等，將會(huì)降低檔案文件的整理效率和質(zhì)量，容易增加工作中的問(wèn)題。在企業(yè)中人事檔案按照使用用途、價(jià)值等可以分為不同的類型，而不同類型的人事檔案文件的作用價(jià)值也是不同的，需要區(qū)分整理與存儲(chǔ)，否則容易導(dǎo)致工作混亂，所以在人事檔案立卷歸檔中一定要注意這一點(diǎn)。其次，企業(yè)要做好人事檔案的編碼存檔。不管是人事檔案，還是其他類型的檔案文件，都需要進(jìn)行編碼，這是檔案法中嚴(yán)格規(guī)定的，所以企業(yè)在進(jìn)行人事檔案立卷歸檔時(shí)一定要對(duì)檔案資料做好編碼。此外，企業(yè)要做好人事檔案的歸檔管理，這樣能夠方便日后工作的開(kāi)展，也能夠方便企業(yè)中其他部門查閱檔案資料，要按照人事檔案中的不同用途來(lái)對(duì)其進(jìn)行歸檔，將用途相同或相近的檔案文件歸檔到一起，這樣能夠做到一目了然，切實(shí)保證人事檔案立卷歸檔水平。

3人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見(jiàn)問(wèn)題分析

現(xiàn)階段在大多數(shù)企業(yè)中，人事檔案立卷歸檔主要存在三點(diǎn)問(wèn)題。一是在很多企業(yè)中往往沒(méi)有對(duì)人事檔案立卷歸檔工作建立科學(xué)的認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致該項(xiàng)工作得不到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其他部門的支持。二是檔案管理人員間的能力水平高度不同，真正全面化的檔案管理人才在企業(yè)中的占比太低。三是員工個(gè)人人事檔案歸檔意識(shí)薄弱，部分人事檔案不能及時(shí)、完整地歸檔。

3.1重視程度仍需提高

當(dāng)前在很多企業(yè)內(nèi)，仍然缺少科學(xué)的人事檔案立卷歸檔工作意識(shí)，無(wú)論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員，往往對(duì)人事檔案立卷歸檔工作的認(rèn)識(shí)都不充分，導(dǎo)致人事檔案歸檔工作執(zhí)行不到位。此外，由于意識(shí)上的不足，導(dǎo)致很多企業(yè)在人事檔案立卷歸檔工作中沒(méi)有做好信息化技術(shù)的應(yīng)用，仍然采用傳統(tǒng)的工作方式來(lái)對(duì)人事檔案文件進(jìn)行立案歸檔，這嚴(yán)重降低了人事檔案立卷歸檔工作效率和工作質(zhì)量。最后，人事檔案立卷歸檔中會(huì)涉及到企業(yè)中的各部門人員，所以是一項(xiàng)集體性的工作，為了更好地保證工作質(zhì)量，應(yīng)該要求全員參與到人事檔案立卷歸檔工作當(dāng)中，但是在一些企業(yè)中由于內(nèi)部溝通機(jī)制不完備，使得其他管理部門往往缺少檔案意識(shí)、檔案思維等，不利于人事檔案立卷工作的開(kāi)展。

3.2檔案管理隊(duì)伍的能力水平參差不齊

為了保證人事檔案立卷歸檔工作效率與工作質(zhì)量，必須要保證檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與工作能力。一方面，部分企業(yè)沒(méi)有落實(shí)好對(duì)檔案管理人員的管理與培養(yǎng)，人事檔案立卷歸檔工作中缺少完備的培訓(xùn)機(jī)制，這使得檔案管理人員得不到學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)、鍛煉的機(jī)會(huì)，對(duì)于檔案管理領(lǐng)域的一些新思想、新方法無(wú)從獲取。另一方面，部分檔案管理人員對(duì)本職工作的認(rèn)識(shí)不清、重視不足，在工作中仍然存在部分檔案管理人員態(tài)度不端正、工作責(zé)任心不強(qiáng)等情況。

3.3員工人事檔案歸檔意識(shí)有待提升

由于員工個(gè)人人事檔案歸檔意識(shí)薄弱，未及時(shí)將個(gè)人學(xué)歷及專業(yè)技術(shù)水平提升、反映個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平的最新材料及時(shí)移交檔案管理部門存檔，同時(shí)，員工學(xué)習(xí)或工作變動(dòng)過(guò)程中未及時(shí)跟蹤人事檔案轉(zhuǎn)遞情況，形成死檔甚至丟失，這就無(wú)法客觀、真實(shí)、全面地反映一個(gè)人的實(shí)際情況。

4加強(qiáng)人事檔案立卷歸檔工作質(zhì)量的對(duì)策探討

根據(jù)當(dāng)前企業(yè)人事檔案立卷歸檔工作問(wèn)題分析可知，想要做好人事檔案立卷歸檔工作，企業(yè)必須要持續(xù)提高意識(shí)，并積極構(gòu)建完備的人事檔案立卷歸檔管理機(jī)制。此外，企業(yè)還要持續(xù)提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)與工作能力，為做好人事檔案立卷歸檔工作提供一支專業(yè)化的管理隊(duì)伍，只有這樣才能夠做好人事檔案立卷歸檔工作。

4.1提高認(rèn)識(shí)與重視并建立完備的管理體系

企業(yè)想要做好人事檔案立卷歸檔工作，必須要對(duì)工作有一個(gè)科學(xué)的認(rèn)識(shí)、全面的了解。企業(yè)要進(jìn)一步完善內(nèi)部溝通機(jī)制，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的往來(lái)與協(xié)作，在不斷交流中增強(qiáng)其他管理部門對(duì)人事檔案立卷歸檔工作的認(rèn)識(shí)與重視，為其的開(kāi)展提供一個(gè)更好地內(nèi)部環(huán)境。其次，要進(jìn)一步完善人事檔案立卷歸檔管理體系。第一，在開(kāi)展人事檔案立卷歸檔工作前，企業(yè)一定要制定科學(xué)的規(guī)章機(jī)制與工作流程，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)開(kāi)展人事檔案立卷歸檔工作。第二，人事檔案立卷歸檔工作中要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，以此來(lái)不斷提高工作效率與工作質(zhì)量，并且要做好信息化風(fēng)險(xiǎn)防范工作。第三，健全監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案部門及檔案人員的監(jiān)督，進(jìn)一步提高人事檔案立卷歸檔工作的規(guī)范性與透明度。

4.2要切實(shí)保證檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)與工作能力

企業(yè)想要做好人事檔案立卷歸檔工作，必須要打造一支擁專業(yè)化、全面化的檔案人才管理隊(duì)伍，這是做好人事檔案立卷歸檔工作最基本的要求。首先，企業(yè)要提高對(duì)人事檔案管理人才培養(yǎng)的重視，要通過(guò)構(gòu)建完備的培訓(xùn)機(jī)制與考核機(jī)制來(lái)持續(xù)提高人事檔案管理隊(duì)伍的實(shí)力水平，保證人事檔案管理人員能夠始終接收到人事檔案管理領(lǐng)域發(fā)展最前端的思想和工作方法等。其次，要注重對(duì)人事檔案管理人員的管理，為人事檔案管理人員打造具有針對(duì)性的工作流程，并進(jìn)一步明確人事檔案管理人員職責(zé)與范圍，幫助人事檔案管理人員在工作中建立清晰的工作認(rèn)識(shí)。最后，每一名人事檔案管理人員在工作中都應(yīng)該嚴(yán)格要求自我，利用一切可以利用的資源、業(yè)余時(shí)間等來(lái)進(jìn)行人事檔案立卷歸檔學(xué)習(xí)與實(shí)踐，以便切實(shí)提高自身的管理水平，為做好人事檔案立卷歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

文章主要研究了人事檔案立卷歸檔工作中存在的常見(jiàn)問(wèn)題與優(yōu)化策略，希望能夠切實(shí)幫助到更多的企業(yè)做好此項(xiàng)管理工作。

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