孫臆涵

（吉林建筑科技學(xué)院 吉林 長(zhǎng)春 130012）

自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)一直沒(méi)有停下高校教育改革的步伐。雖說(shuō)改革已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，但仍未完成預(yù)期目標(biāo)，原因在于信息化建設(shè)緩慢、人為因素影響較深，教學(xué)管理結(jié)果自然差強(qiáng)人意。

一、管理信息化的概述

1.概念

管理信息系統(tǒng)是指一類專門(mén)用于處理信息的系統(tǒng)。系統(tǒng)工作原理是先搜集信息數(shù)據(jù)，再進(jìn)行加工處理，最后保存并使用。一般來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)會(huì)以先進(jìn)的管理思想為根本，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，內(nèi)嵌龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)。無(wú)論是管理人員，還是訪客，都能在被允許的情況下進(jìn)入系統(tǒng)界面。使用者要依托自身需求完成相應(yīng)操作，從而獲取到資料信息。管理信息系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中需要內(nèi)網(wǎng)和軟硬件的支持。為最大限度滿足用戶的需要，管理系統(tǒng)會(huì)被劃分成若干模塊，如決策支持、系統(tǒng)控制、自動(dòng)化辦公。其中，決策支持作用取決于系統(tǒng)擁有較強(qiáng)的人機(jī)交互能力、數(shù)據(jù)分析能力。為進(jìn)一步提升決策的準(zhǔn)確性，設(shè)計(jì)人員還會(huì)在系統(tǒng)中搭建模型。模型有兩類，一種比較固定，但穩(wěn)定性不足，另一種毫無(wú)規(guī)律可言?？刂葡到y(tǒng)的目的在于，推動(dòng)系統(tǒng)向現(xiàn)代化方向發(fā)展。常見(jiàn)控制手段有三個(gè)，分別是集中控制、分散控制、現(xiàn)場(chǎng)總線。自動(dòng)化辦公是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，理應(yīng)順勢(shì)而為。管理者通過(guò)對(duì)流程優(yōu)化、資源調(diào)配，讓各項(xiàng)工作形成一個(gè)整體。在這樣的環(huán)境中，信息共享順暢，管理效果良好。

2.特點(diǎn)

管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)較為鮮明，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面。其一，依托實(shí)際的管理需求，在短時(shí)間內(nèi)提取有用信息，讓管理者清楚未來(lái)發(fā)展方向，以及掌握發(fā)展竅門(mén)。其二，雖然說(shuō)人機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的技術(shù)性，但還具有人性化特點(diǎn)。[1]將管理者添加到系統(tǒng)中，讓其大展拳腳。在機(jī)器的幫助下，實(shí)現(xiàn)效益最大化。其三，管理信息系統(tǒng)涉及面廣泛，內(nèi)容也比較多，因此具有綜合性特點(diǎn)。這就要求管理者在使用系統(tǒng)時(shí)，要時(shí)刻關(guān)注進(jìn)展，適時(shí)調(diào)整策略，推動(dòng)目標(biāo)的達(dá)成。其四，在管理信息系統(tǒng)中，不僅能夠體現(xiàn)出管理思想，還能看到現(xiàn)代管理方法的身影。在管理者堅(jiān)持不懈的努力下，最終做出科學(xué)決策。

3.結(jié)構(gòu)

管理信息系統(tǒng)之所以擁有強(qiáng)大的功能，得益于其完整的結(jié)構(gòu)。管理者不僅要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，還要確保系統(tǒng)良好運(yùn)行。信息源也是不可或缺的一部分，負(fù)責(zé)全面收集信息，并將成果傳送給處理器。信息處理器的功能比較強(qiáng)大，能夠完成對(duì)海量數(shù)據(jù)的加工處理。使用者會(huì)根據(jù)具體內(nèi)容制定方略方針，以保證組織機(jī)構(gòu)在正確道路上闊步前行。

二、高校教學(xué)信息化管理的主要問(wèn)題

1.系統(tǒng)穩(wěn)定性差

20世紀(jì)90年代，我國(guó)就開(kāi)啟了教育信息化進(jìn)程，在隨后的時(shí)間里，高校陸陸續(xù)加入建設(shè)行列。在信息化初期，因?yàn)楦咝５恼猩藬?shù)有限，教學(xué)壓力不大，所以管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)比較簡(jiǎn)單。隨著教育改革的深入，招生人數(shù)不斷增加，教學(xué)壓力與日俱增。此時(shí)，原來(lái)的管理系統(tǒng)難以適應(yīng)新形勢(shì)新要求。為了完成管理任務(wù)，又不得不使用管理系統(tǒng)，隨著系統(tǒng)漏洞不斷增多，管理效率直線下滑。一旦系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)增加。即便是最后修復(fù)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)也會(huì)處于混亂狀態(tài)。

2.組織結(jié)構(gòu)不適用

信息化管理經(jīng)過(guò)數(shù)十年的發(fā)展，高校組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)成熟，特點(diǎn)比較明顯，部門(mén)眾多，層層疊加。要處理一件事情，部分之間先要傳遞信息，再召開(kāi)會(huì)議進(jìn)行討論。一套流程走下來(lái)，已經(jīng)過(guò)去很長(zhǎng)時(shí)間。雖然說(shuō)精細(xì)化管理有助于提升管理成效，但分工過(guò)于細(xì)致，反而成為一種阻礙，阻礙不突破，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享、信息互通。可以看出，現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)無(wú)法為信息化建設(shè)提供支持。

3.信息協(xié)調(diào)困難

通常情況下，教務(wù)系統(tǒng)是依照部門(mén)職能來(lái)劃分的，這導(dǎo)致每個(gè)部門(mén)都只想著做好本職工作，哪怕是部門(mén)職能存在交叉，也是自顧自地工作。部門(mén)之間既不會(huì)積極溝通交流，也不會(huì)主動(dòng)關(guān)注學(xué)校整體管理進(jìn)度。教務(wù)部門(mén)被日常工作搞得焦頭爛額，還要抽空去協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作。協(xié)調(diào)存在困難，是影響信息化建設(shè)效果的因素之一。

4.信息管理低效

高校信息管理低效現(xiàn)象普遍存在，要想徹底根除，需要找到根本原因。高校組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，部門(mén)之間缺少聯(lián)系，倘若某個(gè)部門(mén)不能按時(shí)完成任務(wù)，就會(huì)導(dǎo)致下一個(gè)部門(mén)無(wú)法開(kāi)展工作。[2]比如學(xué)生登錄教務(wù)系統(tǒng)，提出學(xué)籍變動(dòng)信息，負(fù)責(zé)管理學(xué)籍的部門(mén)應(yīng)在接到申請(qǐng)后第一時(shí)間處理，待學(xué)生信息更改后，將其資料放入對(duì)應(yīng)班級(jí)。倘若管理部門(mén)沒(méi)有按流程操作，教師就無(wú)法在系統(tǒng)中看到這位學(xué)生的相關(guān)信息，自然也就無(wú)法完成考核、報(bào)送等工作。

5.傳輸渠道閉塞

教學(xué)管理高效與否，關(guān)鍵要看信息傳遞是否順暢。從實(shí)際情況來(lái)看，高校對(duì)現(xiàn)代教育技術(shù)了解不夠深入，導(dǎo)致技術(shù)優(yōu)勢(shì)無(wú)法發(fā)揮，缺少技術(shù)的支持，資源共享、業(yè)務(wù)整合等工作不到位。部分高校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新了信息傳輸方式，但效率不高。在部分高校中，各部門(mén)“自掃門(mén)前雪”，很少關(guān)心其他部門(mén)的工作進(jìn)展及遇到的問(wèn)題。

三、高校教學(xué)信息化管理體系的構(gòu)建

1.需求分析

為切實(shí)提升信息化建設(shè)成效，高校應(yīng)了解實(shí)際需求，主要涉及兩個(gè)方面：一是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)需求，二是功能模塊需求。

第一，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)需求。適用性強(qiáng)和功能全是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的主要特點(diǎn)，高校要著力打造。一般來(lái)說(shuō)，管理信息系統(tǒng)由C/S結(jié)構(gòu)和B/S機(jī)結(jié)構(gòu)組成。其中C/S結(jié)構(gòu)囊括各個(gè)部門(mén)崗位，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)、教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、學(xué)生管理、教師管理、課程管理、考試管理、實(shí)踐管理等事務(wù)。B/S結(jié)構(gòu)涉及的主體有學(xué)生、教師、訪客。學(xué)生可以在系統(tǒng)上選課、報(bào)名、查詢。教師可以在系統(tǒng)上錄入成績(jī)、更新信息、查詢結(jié)果。各科室可以在系統(tǒng)上發(fā)布公告、優(yōu)化機(jī)構(gòu)、管理設(shè)施、公布成果，提供資料。訪客通過(guò)登錄系統(tǒng)，能夠獲悉教務(wù)公告內(nèi)容，了解到學(xué)生培養(yǎng)計(jì)劃，知曉課程設(shè)置及教學(xué)條件。

第二，功能模塊需求。模塊不同，需求也會(huì)有所不同。只有明確需求，才能讓教學(xué)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。設(shè)計(jì)也好，改進(jìn)也罷，高校都要堅(jiān)持以人為本原則。具體來(lái)說(shuō)，維護(hù)系統(tǒng)模塊主要負(fù)責(zé)的是修改權(quán)限，添加代碼，增加口令。通過(guò)這些舉措讓系統(tǒng)處于健康狀態(tài)，繼而提供較為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。學(xué)生管理模塊主要負(fù)責(zé)的是完善學(xué)生各方面信息，如注冊(cè)、交費(fèi)、選課等。教學(xué)管理模塊主要負(fù)責(zé)的是完善教師各方面信息，如薪酬、教學(xué)等。教學(xué)計(jì)劃模塊主要負(fù)責(zé)的是呈現(xiàn)未來(lái)一段時(shí)間的教學(xué)規(guī)劃。課程安排模塊是指依托現(xiàn)有資源合理分配課程，并公布信息?？荚嚬芾砟K主要負(fù)責(zé)制定考試方案，不僅要告知學(xué)生明確的考試時(shí)間、地點(diǎn)，還會(huì)展示監(jiān)考教師和應(yīng)試學(xué)生的基本信息。待考試結(jié)束后，成績(jī)會(huì)公布在系統(tǒng)上，以便學(xué)生查詢。教學(xué)評(píng)價(jià)模塊主要負(fù)責(zé)公布考核方案，反映考核結(jié)果，接受各方監(jiān)督。

2.體系框架

要想讓教學(xué)信息管理系統(tǒng)發(fā)揮作用，需要構(gòu)建完整的體系框架?？蚣苡绍浖脚_(tái)和數(shù)據(jù)流程組成，高校要明晰目標(biāo)思路。

既然軟件平臺(tái)是為師生提供服務(wù)，就要努力提高其簡(jiǎn)潔性，提升系統(tǒng)可操作性，讓師生有一個(gè)良好的體驗(yàn)?；谶@兩點(diǎn)考慮，高校需要引入SOA系統(tǒng)，中文名稱為面向服務(wù)的架構(gòu)。這套系統(tǒng)是以Java和J2EE技術(shù)打造的平臺(tái)，以J2EE和.NET搭建的網(wǎng)絡(luò)。在這個(gè)框架上搭建軟件平臺(tái)，使其擁有良好的整合協(xié)調(diào)能力。需注意的是，軟件平臺(tái)不會(huì)直接和硬件平臺(tái)相結(jié)合，在二者的中間要加入一個(gè)媒介，以此增強(qiáng)交互性。通過(guò)統(tǒng)一服務(wù)接口，從而提高教學(xué)管理實(shí)效。

考慮到有些高校不具備開(kāi)發(fā)教學(xué)信息管理系統(tǒng)的實(shí)力，高校要積極尋找合作伙伴，以便打造科學(xué)的數(shù)據(jù)流程體系。主要遵守四個(gè)開(kāi)發(fā)原則：第一，實(shí)用性要強(qiáng)。管理者要想有效解決教學(xué)管理問(wèn)題，需要系統(tǒng)具備較好的實(shí)用性。管理者可以考慮將Web作為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，以此打通信息查詢通道。只要有網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備，師生就能查到所需信息。當(dāng)教學(xué)安排有變化后，高校也能在系統(tǒng)上進(jìn)行公布，讓廣大師生知曉此事。第二，安全性要高。安全是一切工作的前提，教學(xué)管理亦是如此。為了防止學(xué)校信息外泄或被篡改，需要提高系統(tǒng)的安全性。管理者不僅要在系統(tǒng)中增加身份驗(yàn)證功能，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、防火墻，讓惡意侵犯行為無(wú)所遁形。即便是安全等級(jí)提高，高校也要做好數(shù)據(jù)備份，確保萬(wàn)無(wú)一失。第三，兼容性要好。時(shí)代在發(fā)展，教學(xué)信息管理系統(tǒng)也要升級(jí)換代。為了方便日后添加功能，系統(tǒng)需要擁有良好的兼容性。第四，維護(hù)操作方便。在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，肯定會(huì)出現(xiàn)訪問(wèn)量激增的情況。倘若系統(tǒng)的負(fù)載能力不足，就會(huì)出現(xiàn)延遲或崩潰。管理者應(yīng)讓教學(xué)信息管理系統(tǒng)的頁(yè)面保持簡(jiǎn)潔，只需很少操作就能達(dá)成目的，這對(duì)提升系統(tǒng)的負(fù)載能力很有幫助。在滿足各項(xiàng)要求后，系統(tǒng)就能生成科學(xué)的數(shù)據(jù)流程。

3.保障措施

要想提高教學(xué)信息管理水平，高校需要做好保障措施。[3]共有四項(xiàng)措施，分別是思想保障、制度保障、組織保障、資源保障。

第一，思想保障。高校要想提升檔案管理水平，首要任務(wù)就是培養(yǎng)科學(xué)認(rèn)知。高校管理者要深刻認(rèn)識(shí)到教學(xué)信息化管理的重要性，受管理者的影響，教職工的思想也會(huì)完成蛻變。高校要做好宣傳工作，促進(jìn)形成全員的科學(xué)認(rèn)知。宣傳方法有兩種，一種是在關(guān)鍵區(qū)域張貼標(biāo)語(yǔ)，另一種是在工作群推送信息。

第二，制度保障。常言道：“管理提升，制度先行?！备咝ＲY(jié)合內(nèi)外部形勢(shì)，深化制度建設(shè)。首先，明確管理職責(zé)。梳理各項(xiàng)工作，避免職責(zé)存在交叉，為每個(gè)工作崗位安排人員，避免一人兼任多職。召開(kāi)專題會(huì)，詳細(xì)講解每項(xiàng)工作內(nèi)容及具體要求。同時(shí)，為教職工答疑解惑，以便理清工作思路。其次，優(yōu)化管理流程。管理者應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)流程。在流程落地后，要時(shí)刻關(guān)注應(yīng)用狀況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，管理者要立刻處理。再次，優(yōu)化獎(jiǎng)懲機(jī)制。獎(jiǎng)勵(lì)的目的在于激勵(lì)，懲罰的目的在于警示。最后，完善監(jiān)督機(jī)制。為規(guī)范教職工的日常行為，高校應(yīng)當(dāng)委派專業(yè)人士對(duì)教學(xué)信息化管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。當(dāng)看到違規(guī)操作后，要第一時(shí)間叫停工作，并幫助其改正。只有當(dāng)問(wèn)題徹底消失后，方可按下“重啟鍵”。

第三，組織保障。高校要將教學(xué)管理信息化當(dāng)作一個(gè)項(xiàng)目，挑選合適人員擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。在經(jīng)理下面設(shè)置三個(gè)崗位，包括業(yè)務(wù)流程分析、系統(tǒng)構(gòu)建顧問(wèn)、數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)顧問(wèn)。其中業(yè)務(wù)流程分析涉及三項(xiàng)工作，分別是數(shù)據(jù)采集、流程監(jiān)控、業(yè)務(wù)反饋，由各職能部門(mén)完成。系統(tǒng)構(gòu)建顧問(wèn)的主要工作有系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)維護(hù)，由管理人員或網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)。數(shù)據(jù)庫(kù)的作用有三個(gè)，一是搜集信息，二是信息錄入，三是信息分析。在多方努力下，推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)。

第四，資源保障。無(wú)論開(kāi)展何種工作，都需要資源的支持，構(gòu)建系統(tǒng)亦是如此。資源分三類：一是信息資源，高校要集中優(yōu)質(zhì)資源，創(chuàng)建共享平臺(tái)。在實(shí)踐過(guò)程中，嚴(yán)格管控，如發(fā)現(xiàn)信息重復(fù)、遺漏等現(xiàn)象，管理者要立刻解決，實(shí)現(xiàn)信息互通有無(wú)。二是人力資源。上至領(lǐng)導(dǎo)，下至教師，都要認(rèn)識(shí)到教學(xué)信息化管理的必要性。從大局出發(fā)，優(yōu)化人力配置。在關(guān)鍵崗位安排專業(yè)人士，保證建設(shè)管理效果。需注意的是，信息化建設(shè)之路并非一帆風(fēng)順，會(huì)遇到各種各樣的難題。要想攻克難關(guān)，需要高校定期組織教職工培訓(xùn)，以此提高信息技術(shù)應(yīng)用能力。授人以魚(yú)的方法固然有效，但遠(yuǎn)不及授人以漁，高校要設(shè)立各種獎(jiǎng)項(xiàng)，激發(fā)教職工的學(xué)習(xí)動(dòng)力。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，教學(xué)管理和信息技術(shù)的融合效果不佳，缺少技術(shù)支持，管理質(zhì)效自然沒(méi)有保證。為了改善這一現(xiàn)狀，高校應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“三步走”策略。第一步，深入分析需求，明確建設(shè)方向。第二步，確立管理框架，明晰建設(shè)內(nèi)容。第三步，制定保障措施，提高管理成效。