金 紅

（中國航空工業(yè)空氣動力研究院，沈陽 110034）

隨著管理機制的逐步完善，文書檔案工作的質(zhì)量必須得到大幅度的提升，可以說提升文書檔案管理質(zhì)量能夠進一步推動機構(gòu)管理和檔案體系的完善。電子信息技術(shù)的進步和發(fā)展，促進了很多行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展和突破，這已經(jīng)成為21世紀以來行業(yè)發(fā)展的主要趨勢，推動了各個領(lǐng)域的變革和發(fā)展。通過對電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使文書檔案工作出現(xiàn)了大幅度的改變，并建立了新的管理理念和思路。提升整體的信息化管理能力和水平，是新時代帶給文書檔案管理工作的一項重要任務(wù)。

一、做好科研單位文書檔案管理工作的重要性

（一）有助于轉(zhuǎn)化為新的生產(chǎn)力

文書檔案有著事務(wù)性、即時性等特點，做好科研單位的文書檔案管理工作，能將單位重點項目啟動、進程及完結(jié)的生命周期，科研成果的形成，生產(chǎn)經(jīng)營情況，新的研究方法、新技術(shù)和經(jīng)驗的記錄等更為客觀地反映出來?？蒲袡n案信息作為一種科學(xué)技術(shù)信息的存在形式，能為科研工作者提供參考依據(jù)，進而轉(zhuǎn)化為新的生產(chǎn)力。

（二）有助于科技信息的傳播

科研單位文書檔案數(shù)量大、源頭多，較為分散，通過加強檔案管理能讓檔案人員結(jié)合用戶的實際需求，做好這些文件的分門別類，并完成相應(yīng)的存儲，進一步濃縮檔案內(nèi)容信息，使之具有體系，比如科研成果匯編、科研信息摘要及編研成科研項目大事記等。如此一來，不僅為用戶查閱提供了便利，還有助于傳播科研知識和經(jīng)驗成果，使單位整體科研實力得到更好的展示。

（三）有助于科技競爭力的提升

在如今競爭愈加激烈的背景下，科研單位要想實現(xiàn)科技進步與發(fā)展，就需要依托大量的信息資源。可以說，在一定程度上，信息資源掌握的多寡，也是單位競爭力的一種反映。通過對這些信息資源的高效利用，使之更快轉(zhuǎn)化為科研生產(chǎn)力，能夠有效促進科研交流與科技創(chuàng)新，進而實現(xiàn)單位科技競爭力的提升。

二、大數(shù)據(jù)時代，科研單位文書檔案信息化管理存在的主要問題

（一）文書檔案管理模式不規(guī)范，存在安全隱患

當(dāng)前，部分科研單位文書檔案管理制度機制不健全，缺少對文書檔案管理工作必要的監(jiān)督檢查指導(dǎo)，檔案工作人員對文書檔案管理規(guī)范化重視不足，工作隨意性大，文書檔案內(nèi)容缺失，檔案信息資源開發(fā)緩慢等問題不同程度地存在。有的檔案收集過程不嚴格，收集上來的文書檔案格式不統(tǒng)一、排序混亂、裝訂不合格，影響了文書檔案的有序保存，也不利于文書檔案的系統(tǒng)開發(fā)和利用。雖然部分單位對紙質(zhì)檔案進行了數(shù)字轉(zhuǎn)化，但對后續(xù)數(shù)字檔案的保存、利用卻缺少必要的手段，不利于文書檔案的信息安全。

（二）文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范

科研機構(gòu)的文書檔案具有重要的價值。它們是否全面、系統(tǒng)、準確、完整、真實，將直接影響到以后的利用。但是，目前一些文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范，存在重復(fù)處理和后期重復(fù)處理的現(xiàn)象。這主要是因為在備案、管理責(zé)任落實、管理標準等方面存在漏洞。

首先，數(shù)字檔案的歸檔不科學(xué)，嚴重影響了信息化建設(shè)的質(zhì)量。一方面，辦公自動化（OA）系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，OA系統(tǒng)中已有的部分電子文件無法同步傳輸?shù)轿臅鴻n案管理系統(tǒng)，影響歸檔效率；另一方面，一些業(yè)務(wù)部門未能及時將在線終端的電子文檔移交給檔案管理部門。

其次，管理責(zé)任落實不到位。文書檔案數(shù)字化建設(shè)的責(zé)任尚未落實到具體業(yè)務(wù)部門和員工，整體上缺乏責(zé)任感和規(guī)范性。

最后，文書檔案數(shù)字化建設(shè)標準不明確。規(guī)章制度建設(shè)工作滯后，缺乏明確的工作思路，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)的過程、內(nèi)容、分工和目標模糊。

（三）文書檔案管理人才隊伍建設(shè)落后

當(dāng)前，很多科研單位在文書檔案信息化管理過程中偏重于硬件設(shè)施的配備和軟件系統(tǒng)的引進，對于文書檔案人才隊伍建設(shè)重視程度不足。很多文書檔案管理人員年齡偏大，多是其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)教育和培養(yǎng)，對相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行和落實不到位，在檔案信息化建設(shè)過程中對于大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)掌握得不夠全面，難以將大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)運用到實際的文書檔案信息化管理之中。由于文書檔案人才隊伍建設(shè)落后，影響了科研單位文書檔案信息化管理的推進，也難以對科研單位文書檔案信息資源進行系統(tǒng)的開發(fā)，無法為單位中心工作提供必要的檔案信息支持。

（四）大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)新不足

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，科研單位文書檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該成為文書檔案管理的中心工作。但當(dāng)前部分科研單位在文書檔案管理工作中仍然以紙質(zhì)文書檔案為重點，沒有開展較為系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作，無論是在檔案信息收集，還是在檔案服務(wù)、借閱、利用等方面，都存在不同程度的短板。有些科研單位為了更好地控制成本，甚至沒有為單位檔案信息化配備必要的硬件設(shè)施和其他的配套措施，在文書檔案管理過程中只注重文書檔案的保密性，卻沒有重視文書檔案現(xiàn)代信息技術(shù)的引入。部分科研單位文書檔案信息化建設(shè)起步晚，經(jīng)驗不足，加之人員素質(zhì)所限，更愿意保守地開展文書檔案管理工作，難以實現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和創(chuàng)新，只停留在紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化等簡單的文書檔案服務(wù)之上，難以為文書檔案管理工作效率的提升提供必要的信息技術(shù)支撐。

（五）損毀嚴重難以恢復(fù)

文書檔案管理的主要目的是對其進行應(yīng)用，但在管理和應(yīng)用這兩個環(huán)節(jié)中實際上存在著一定的矛盾。應(yīng)用是文書檔案表現(xiàn)自身作用的主要形式，必須通過應(yīng)用這一環(huán)節(jié)才能夠?qū)⑵渌邆涞膬r值發(fā)揮出來。但在應(yīng)用的過程中可能會出現(xiàn)損毀的問題，這種問題一旦出現(xiàn)就很難進行恢復(fù)，這種損失是無法估量的。

三、大數(shù)據(jù)時代科研單位文書檔案信息化管理的應(yīng)用路徑

（一）建立良好的創(chuàng)新環(huán)境

首先，要重視基礎(chǔ)部分的建設(shè)，主要是從硬件方面來著手，對平時的工作環(huán)境進行積極的優(yōu)化和改善，并要對設(shè)備和儀器進行及時的更新，對軟件進行升級，確保文書檔案的信息化管理能夠順利進行。

其次，要加強團隊建設(shè)，提升文書檔案管理人員的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)，并重視專業(yè)人才的引進，做好已有人員的培訓(xùn)工作，要求他們必須掌握先進技術(shù)，并積極學(xué)習(xí)先進的制度和理念，增強他們的業(yè)務(wù)水平和管理能力。

最后，要在加強硬件投入的前提條件下，加強各個部門和區(qū)域之間的良好合作，通過互通和交流來進行資源的轉(zhuǎn)化和共享。

（二）積極應(yīng)用新型管理軟件

要想達到更好的信息化管理效果，就離不開相關(guān)的平臺建設(shè)和支持。在建設(shè)相關(guān)平臺時，要求該平臺具有足夠豐富的功能和足夠先進的科技水平，在管理系統(tǒng)中可以充分地應(yīng)用這些先進科技。同時，要從實際操作和檢索這兩個方面著手，做到清晰、準確和全面。在進行文書檔案歸檔工作的過程當(dāng)中，應(yīng)該做到分類清晰合理，注釋盡可能簡潔，措辭準確且具有很強的邏輯性，保持整齊分明的系統(tǒng)層次，并要確保編號之間的相互一致。特別是在對一些重要的文書檔案進行集成的過程中，應(yīng)該做到歸檔工作的同步進行，為信息化管理水平和工作質(zhì)量的提升打下良好的基礎(chǔ)。

另外，要注意遵循規(guī)范性原則，根據(jù)專業(yè)性和序列性的工作思維來合理地開展工作，對各個步驟的順序進行厘清，特別是系統(tǒng)的運用，這對于工作人員的專業(yè)能力提出了更高的要求。對于軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)及多媒體的應(yīng)用要進行規(guī)范，從而為文書檔案的管理工作帶來更好的幫助和支持。與此同時，在文書檔案管理的過程中，提升管理質(zhì)量離不開管理理念的創(chuàng)新，這也是提升管理質(zhì)量的核心所在。因此，要做好持續(xù)性管理工作，建立相應(yīng)的目標，通過技術(shù)上的創(chuàng)新和優(yōu)化確保文書檔案能夠得到完好的保存。

（三）挖掘文書檔案資源，強化文書檔案服務(wù)

當(dāng)前，在文書檔案資源利用過程中，有必要引入更為先進的大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，實現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化，加強檔案數(shù)字信息資源的合理利用和開發(fā)。

一方面，將文書檔案資源挖掘作為重要工作加以落實。當(dāng)前科研單位在工作中會生成大量的數(shù)字文書檔案，這些文書檔案既是單位各項工作的真實記錄，也是未來開展其他工作的重要依據(jù)。因此，對這些文書檔案資源的開發(fā)和利用，對單位發(fā)展起著重要作用。在文書檔案開發(fā)過程中，應(yīng)明確文書檔案資源開發(fā)利用的目標，在此基礎(chǔ)上形成專項開發(fā)或課題開發(fā)，緊緊圍繞科研單位中心工作，進一步提升文書檔案資源開發(fā)的針對性和有效性，更好地發(fā)揮文書檔案的價值和作用。

另一方面，應(yīng)強化文書檔案的服務(wù)職能，主動利用大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)優(yōu)勢，加速推進文書檔案信息化管理，構(gòu)建檔案信息化管理平臺，加強與各部門的聯(lián)系互動，針對各部門的需要提供有針對性的檔案信息服務(wù)。

（四）更新檔案管理手段，提高檔案管理效率

應(yīng)加大資金投入，引進先進的管理手段。大數(shù)據(jù)時代背景下，科研單位應(yīng)對文書檔案信息化建設(shè)給予必要的資金保障，引進先進的管理技術(shù)手段，確保文書檔案信息化建設(shè)順利推進。應(yīng)引進更為先進的技術(shù)設(shè)備，進一步提升單位文書檔案信息化管理平臺的兼容性、延展性和適用性，為文書檔案信息化建設(shè)提供硬件保障，使檔案工作人員能夠利用軟硬件設(shè)施設(shè)備對文書檔案信息資源進行系統(tǒng)開發(fā)，進一步提升文書檔案管理效率。還應(yīng)完善相關(guān)的制度規(guī)制，充分認識到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對信息化建設(shè)產(chǎn)生的重要影響，對原有的文書檔案管理制度進行完善和創(chuàng)新，進一步提升文書檔案管理制度的針對性和有效性，切實為文書檔案信息化建設(shè)提供完善的制度保障。同時，要對文書檔案信息化建設(shè)各項工作經(jīng)驗進行總結(jié)，進一步優(yōu)化文書檔案管理流程。

應(yīng)加大對文書檔案信息化建設(shè)宣傳力度。在文書檔案信息化建設(shè)過程中，科研單位一定要對文書檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性進行宣傳，讓各部門及其工作人員了解文書檔案信息化建設(shè)的重要性、主要目標和具體流程，并加強與檔案管理部門的聯(lián)系和互動，確保文書檔案能夠快速收集、整理和數(shù)字化，進一步提升文書檔案的管理效率。通過“檔案宣傳周”“檔案文書展示月”等活動，讓單位內(nèi)部人員對文書檔案信息化建設(shè)的成果有所了解，并主動參與到文書檔案信息化建設(shè)之中，形成全員參與的良好局面。

（五）織牢文書檔案安全管理網(wǎng)，保障檔案價值

為了更好地保證科研機構(gòu)文書檔案的原創(chuàng)性、真實性和準確性，發(fā)揮文書檔案的決策參考和信息憑證的價值，必須做到以下幾點。

第一，加強網(wǎng)絡(luò)安全。網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字文書檔案、文書檔案管理系統(tǒng)、文書檔案數(shù)據(jù)庫可以通過防火墻、殺毒軟件、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)等進行加密，可以檢查并阻隔黑客程序和惡意插件。同時，要明確保密文件和檔案的訪問權(quán)限和訪問級別，從預(yù)接觸的角度做好安全控制工作。

第二，做好文書檔案的備份工作?？梢宰庥没蛸徺I相應(yīng)的云存儲終端，依托云系統(tǒng)對文書檔案進行封閉備份，建立能夠容納大量文書檔案的備份數(shù)據(jù)庫，從后期角度做好安全防護工作。

（六）加強檔案隊伍建設(shè)，保障檔案管理安全

從文書檔案信息化管理的角度看，大數(shù)據(jù)時代的到來對科研單位文書檔案管理的方式、內(nèi)容、手段都產(chǎn)生了深刻影響，文書檔案信息化管理正向著多元化、智慧化方向發(fā)展。因此，有必要針對文書檔案信息化管理存在的信息安全問題，完善相關(guān)的制度機制，引進更為先進的檔案信息管理軟件，進一步提升文書檔案信息的安全屬性。在具體實施過程中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員應(yīng)定期關(guān)注文書檔案信息化建設(shè)的具體情況，及時解決存在的問題，為文書檔案信息管理配備先進的軟件系統(tǒng)，設(shè)置安全防火墻，完善文書檔案信息管理制度，設(shè)置文書檔案信息查詢權(quán)限，確保文書檔案信息安全，為后續(xù)文書檔案信息資源的合理開發(fā)和利用提供保障。

大數(shù)據(jù)時代背景下，要想進一步提升文書檔案管理效率，就必須將加強人才隊伍建設(shè)放在突出位置，應(yīng)構(gòu)建專業(yè)的管理團隊。科研單位檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜工程，既需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，也需要專業(yè)的管理團隊主動參與落實各項措施，因此必須選拔一批政治素質(zhì)高、綜合素質(zhì)強的人才參與文書檔案信息化管理之中。還應(yīng)加強文對書檔案管理人員的教育培訓(xùn)，制訂更為科學(xué)合理的教育培訓(xùn)計劃，將大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)納入文書檔案管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容之中，進一步提升文書檔案管理人員的技術(shù)能力和技術(shù)水平，并能夠靈活地運用文書檔案管理信息系統(tǒng)，對文書檔案信息資源進行系統(tǒng)開發(fā)和利用。

結(jié) 語

總之，在新時代，科研單位應(yīng)高度重視和大力推進文書檔案信息化建設(shè)，主動引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)，對文書檔案管理流程、管理模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，實現(xiàn)對紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建好用好文書檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對文書檔案的系統(tǒng)開發(fā)和利用，努力實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化。