任麗

棗莊市公路管理局滕州公路局 山東棗莊 277500

近年來，企事業(yè)單位相繼建立了文書檔案管理系統(tǒng)，這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能水平以及個(gè)人綜合素養(yǎng)提出了更高的要求。因此，在這種形勢(shì)之下，企事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作中存在的問題，應(yīng)當(dāng)積極采取有效的應(yīng)對(duì)策略，以提升檔案管理工作績效與檔案利用率，使文書檔案的參考價(jià)值逐步得到顯現(xiàn)。

1 文書檔案管理中存在的問題

1.1 欠缺專業(yè)管理人員

在企事業(yè)單位內(nèi)部，文書檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，多數(shù)管理層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為此項(xiàng)工作不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此，關(guān)注重心也轉(zhuǎn)移到其它工作上面。在這種思想觀念與管理理念的影響下，從事檔案管理工作的人才越來越少，甚至有些單位為了應(yīng)付了事，將檔案管理崗位設(shè)置成兼職崗位，專業(yè)管理人員也由行政部門或者其它部門臨時(shí)指派。這些人員不僅專業(yè)技術(shù)水平差，而且欠缺崗位管理經(jīng)驗(yàn)，以至于嚴(yán)重影響檔案管理工作進(jìn)程，給其它工作的正常開展也制造了諸多障礙。

1.2 信息系統(tǒng)投入力度不足

目前，隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的介入，文書檔案工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、智能化管理，這種新型技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，大大提升了文書檔案的工作效率。但是，由于各企事業(yè)單位的主管領(lǐng)導(dǎo)忽略了文書檔案工作的重要性，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的更新?lián)Q代速度遲緩，一些單位仍然使用過去的老系統(tǒng)、老配件、老版本，管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)使用功能與檔案管理工作相脫節(jié)。出現(xiàn)這種情況的根本原因在于信息系統(tǒng)的軟硬件投入力度小，缺少后續(xù)的系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)資金，致使文書檔案管理工作成效差強(qiáng)人意[1]。

1.3 混淆文書與檔案的概念

在實(shí)際工作當(dāng)中，文書與檔案管理分屬于兩個(gè)概念，文書是指企事業(yè)單位內(nèi)部的公文、書信以及起草的各類文件等，而檔案則是指企事業(yè)單位在各種經(jīng)營性活動(dòng)或者社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，二者之間存在顯著區(qū)別。但是，部分單位在確定崗位職責(zé)權(quán)限時(shí)，往往將文書與檔案崗位混為一談，將二者的工作內(nèi)容混淆在一起，這就使得文書工作與檔案管理工作難以順暢銜接，嚴(yán)重影響了文書檔案的工作進(jìn)程。

2 文書檔案管理的有效對(duì)策

2.1 加大重視力度，完善管理機(jī)制

領(lǐng)導(dǎo)重視對(duì)推動(dòng)文書檔案管理工作進(jìn)程起到?jīng)Q定性作用，因此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案管理工作現(xiàn)狀，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)該工作的重視力度，主要考慮以下三方面內(nèi)容：第一，將文書檔案工作納入全年績效考核方案當(dāng)中，對(duì)待因個(gè)人主觀失誤造成的工作效率低、檔案編目錯(cuò)誤、電子檔案丟失等問題，直接追究當(dāng)事人與主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。第二，針對(duì)文書檔案工作，建立完善專項(xiàng)資金管理制度，并對(duì)每一筆資金進(jìn)行嚴(yán)格管控，確保每一分錢都能夠花在刀刃上。及時(shí)更新辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件與軟件，使系統(tǒng)能夠始終處于正常使用狀態(tài)。第三，為了規(guī)范文書檔案管理，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，并結(jié)合文書檔案工作的具體內(nèi)容，制訂與之相適應(yīng)的管理機(jī)制，將檔案資料收集、建檔、編目、借閱、保管等內(nèi)容納入到管理?xiàng)l款當(dāng)中，使檔案管理人員在開展具體工作時(shí)能夠有章可循、有規(guī)可守。

2.2 更新管理理念，樹立責(zé)任意識(shí)

檔案管理人員作為文書檔案管理工作的直接責(zé)任人，全權(quán)負(fù)責(zé)單位內(nèi)部檔案的使用與管理工作，尤其在應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)后，檔案管理人員不但要熟練掌握自動(dòng)化系統(tǒng)的基本操作流程，同時(shí)，也需要管理人員具備高度的主人翁責(zé)任意識(shí)與安全意識(shí)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)后，極易受到計(jì)算機(jī)病毒的侵蝕與網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，導(dǎo)致一些重要的文件檔案資料丟失，進(jìn)而給企事業(yè)單位造成巨大損失。面對(duì)這種情況，管理人員應(yīng)當(dāng)從管理與技術(shù)兩個(gè)方面予以考慮，在管理方面，制訂文書檔案管理系統(tǒng)的安全操作規(guī)程，在規(guī)程當(dāng)中明確外來人員不得隨意上機(jī)調(diào)取文書檔案資料，并在紙質(zhì)文書檔案的保管區(qū)域設(shè)置高清攝像裝置，做到24小時(shí)無死角監(jiān)控，避免文書檔案發(fā)生丟失被盜等現(xiàn)象。在技術(shù)方面，專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)設(shè)置隔離防火墻，以阻斷計(jì)算機(jī)病毒的入侵通道，同時(shí)，在文書檔案管理系統(tǒng)的登錄界面設(shè)置復(fù)雜的登錄密碼，或者系統(tǒng)操作人員在登錄界面后應(yīng)當(dāng)輸入個(gè)人身份信息后方可成功登錄。除此之外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)與其它各部門的溝通交流，在對(duì)其它部門提供檔案資源服務(wù)的同時(shí)，不遺漏任何具有參考價(jià)值的文件檔案資料[2]。

2.3 健全培訓(xùn)體系，提升綜合素養(yǎng)

為了提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平以及個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期舉辦內(nèi)部專項(xiàng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括文書檔案工作流程、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作規(guī)程、安全防范措施、崗位工作職責(zé)與目標(biāo)權(quán)限等。同時(shí)，為了驗(yàn)證培訓(xùn)效果，培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)參訓(xùn)人員及時(shí)予以考核，對(duì)考核不合格的管理人員應(yīng)當(dāng)遵循“能者上、平者讓、庸者下”的原則，給管理經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技術(shù)水平高、主人翁敬業(yè)意識(shí)強(qiáng)的優(yōu)秀人才提供更加廣闊的發(fā)展空間。另外，文書檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立不僅提高了辦公效率，而且也提升了文書檔案利用率。在這種形勢(shì)之下，各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不定期舉辦“崗位操作能手”的工作技能大賽，比賽內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋文書檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作流程、工作內(nèi)容、創(chuàng)新管理方法等，并在比賽過程中，挖掘?qū)I(yè)技術(shù)過硬的優(yōu)秀人才，以充實(shí)文書檔案管理人才隊(duì)伍。

3 結(jié)語

文書檔案在企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中發(fā)揮的重要參考與借鑒價(jià)值越加明顯，基于此，各單位應(yīng)當(dāng)不斷加大文書檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的投入力度，不斷充實(shí)文書檔案管理人才隊(duì)伍，不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)與安全意識(shí)，并積極吸納和借鑒成功的管理經(jīng)驗(yàn)以及先進(jìn)的操作技術(shù)，在提高文書檔案利用率的同時(shí)，為企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利展開提供堅(jiān)實(shí)保障。