李延輝 王 磊 井亞芹 東方地球物理公司海洋物探分公司

引言

隨著中國國力的持續(xù)增強(qiáng)和經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入，企業(yè)之間的競爭變得愈發(fā)激烈，如何在激烈的市場競爭中處于不敗之地是財務(wù)管理工作者急需解決的一項重大問題。故步自封關(guān)起門來搞建設(shè)的時代早已離我們遠(yuǎn)去，現(xiàn)如今應(yīng)該轉(zhuǎn)變固有的觀念與思想，與時代進(jìn)行接軌，順應(yīng)時代發(fā)展方向，推陳出新，革故鼎新，將“互聯(lián)網(wǎng)+”廣泛融入到企業(yè)財務(wù)管理工作中，加之大數(shù)據(jù)、人工智能的配合從而提高財務(wù)管理工作的效率性與規(guī)范性。在這一實際情況的推動下，財務(wù)共享服務(wù)模式就這樣誕生了。財務(wù)共享服務(wù)模式是當(dāng)今時代的產(chǎn)物。眾所周知，報銷業(yè)務(wù)是企業(yè)財務(wù)共享中心日常工作中不能缺少的重要組成部分，下面將對費(fèi)用報銷管控體系著重展開分析。

一、基于云計算的財務(wù)共享中心產(chǎn)生的重要意義

隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，財務(wù)管理體制也應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷改變，財務(wù)共享中心，在當(dāng)前屬于一種新穎的財務(wù)管理模式，自傳播到我國以來，得到了企業(yè)以及財務(wù)工作者的一致喜愛，由于大數(shù)據(jù)迅速應(yīng)用發(fā)展，財務(wù)管理人員可以通過財務(wù)共享模式提高管理人員工作效率，使得集團(tuán)內(nèi)部所有子公司可以相互連接，建立完善的財務(wù)管理費(fèi)用報銷管理控制流程，建立更加科學(xué)、合理、規(guī)范的費(fèi)用報銷管理機(jī)制，使得報銷流程更加透明、規(guī)范，避免資金風(fēng)險的產(chǎn)生。

對于員工的費(fèi)用報銷進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制，是企業(yè)在財務(wù)管理中工作的一項需要嚴(yán)格把關(guān)的內(nèi)容，引起了學(xué)界眾多學(xué)者的重視。部分學(xué)者指出，如何使得公司內(nèi)部的費(fèi)用報銷、部門審核變得高效、便捷，系統(tǒng)自動生成相關(guān)的報銷支付單據(jù)和會計憑證，形成一種流水式網(wǎng)絡(luò)報銷方式，且指明當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)平臺中遇到的困境及如何解決，首先建立一個網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報銷、財務(wù)管理、銀企直聯(lián)系統(tǒng)，三個系統(tǒng)之間完成結(jié)合，使得財務(wù)記賬、銀行付款等工作能夠?qū)崿F(xiàn)自動化；另有一部分學(xué)者，就一些企業(yè)中沒有專用發(fā)票，只能開出普通收據(jù)情形，創(chuàng)立出一種以“云計算”為基礎(chǔ)的費(fèi)用報銷方式，這最顯著的變化是將原來傳統(tǒng)意義上的報銷單據(jù)轉(zhuǎn)變成企業(yè)云平臺上處理的相關(guān)數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時代基于云會計的財務(wù)共享中心費(fèi)用報銷管控流程

財務(wù)共享中心模式，為當(dāng)今一種全新的財務(wù)管理方式，已經(jīng)獲得許多企業(yè)的認(rèn)同?！叭f物互聯(lián)，催生世界蝶變”，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)各種技術(shù)發(fā)展迅猛，推動企業(yè)完成財務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型升級，縮短財務(wù)工作人員工作時間的同時節(jié)約企業(yè)費(fèi)用管理開銷。財務(wù)共享系統(tǒng)在對費(fèi)用進(jìn)行報銷時，可以將紙質(zhì)版報銷發(fā)票通過掃描的方式上傳到云會計操作平臺，實現(xiàn)實時傳送，免除掉沒有必要的人工環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)報銷的員工、財務(wù)審核員工、檔案管理人員、部門負(fù)責(zé)人均可通過網(wǎng)絡(luò)對報銷過程進(jìn)行實時監(jiān)控。下面筆者將從五大方面對企業(yè)財務(wù)共享中心中的費(fèi)用報銷的管理控制流程進(jìn)行論述。

(一)報銷申請

眾所周知，管理的第一條程序是進(jìn)行報銷申請，財務(wù)共享服務(wù)模式也是采取相關(guān)步驟。第一步需要對報銷類別進(jìn)行確定，根據(jù)報銷類別與相對應(yīng)的預(yù)算項目進(jìn)行對接。費(fèi)用的預(yù)算會根據(jù)部門、出差類別、人員數(shù)量以及級別標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體的分項，還可以將項目劃分為具體的二級分類，例如餐補(bǔ)、車補(bǔ)、管理費(fèi)用、辦公費(fèi)用以及住宿費(fèi)用等等。具體事例，一些員工將要去外地出差，首先應(yīng)該要在計算機(jī)中進(jìn)行出差申請，然后根據(jù)職位按照不同的標(biāo)準(zhǔn)確定住宿以及出行工具。社會發(fā)展不斷加快，為了滿足各種工作人員的出行以及住宿要求，各大商旅平臺推出了適合各類人群的便民措施。例如接機(jī)服務(wù)，會根據(jù)不同人員的需要懸著不同的出行工具進(jìn)行接機(jī)；叫醒服務(wù)，會為早起趕行程的工作人員提供叫醒服務(wù)。出差人員也可以根據(jù)出差的人數(shù)，不同人員對車型的要求進(jìn)行選擇；也可以在攜程、同程、去哪網(wǎng)等網(wǎng)站進(jìn)行機(jī)票、火車票、客車票的預(yù)定；我們可以從中看到商機(jī)，簡化出差人員的報銷流程，建立費(fèi)用管控分享系統(tǒng)，更加積極地與商旅平臺企業(yè)進(jìn)行合作，幫助出差人員解決出行困難的問題，進(jìn)而實現(xiàn)出行、住宿、餐飲一條龍服務(wù)。出差人員可以根據(jù)實際要求，向商旅平臺發(fā)送指令。商旅憑條應(yīng)該根據(jù)客戶需求設(shè)立自主處理以及委托處理兩種模式，方便外出工作人員進(jìn)行選擇。既可以選擇出差人員自行結(jié)算的方式，也可以月末或期末余企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算方式。

此外，財務(wù)工作人員會對收到的票據(jù)開展初審，審核完成后，影像管理系統(tǒng)會快速掃描識別該票據(jù)，使得票據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫中；初次審查后的票據(jù)將進(jìn)入費(fèi)用報銷系統(tǒng)，在子公司審核的工作人員進(jìn)行原始票據(jù)除此審核后會發(fā)送到財務(wù)共享系統(tǒng)進(jìn)行重復(fù)審查。在瞬息萬變的互聯(lián)網(wǎng)時代，財務(wù)共享中心的相關(guān)費(fèi)用報銷系統(tǒng)，具備高級電子影像——OCR 識別功能。此功能通過高科技技術(shù)快速識別支票上的信息。對于那些統(tǒng)一打印表格識別稅收業(yè)務(wù)的單據(jù)也可以進(jìn)行輕松的識別；除此之外對于打印質(zhì)量不高，清晰度差的印刷體內(nèi)容也可以通過表單識別技術(shù)進(jìn)行輕松識別。這些都是傳統(tǒng)財務(wù)工作中難以解決的問題。與此同時，費(fèi)用管控共享平臺一定要具有自動的發(fā)票檢驗真?zhèn)蔚墓δ?，而且發(fā)票真?zhèn)蔚臋z驗應(yīng)該與票據(jù)傳輸同時進(jìn)行。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)票據(jù)出現(xiàn)問題，費(fèi)用報銷的流程會立刻停止。這是一種避免出差人員造假的重要手段之一，可以有效遏制工作人員弄虛作假，損害公司經(jīng)濟(jì)利益，給企業(yè)造成難以挽回的損失。

(二)主管領(lǐng)導(dǎo)審批

第二個步驟，即部分負(fù)責(zé)人，對于報銷人員提交的票據(jù)的真實性、有效性進(jìn)行核查。在云會計平臺中單位領(lǐng)導(dǎo)可以打破時間與地域的限制，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)據(jù)真實性審核。由于電子影像的存在，主管不用對原始票據(jù)進(jìn)行復(fù)核，目前的財務(wù)共享中心，便可以實現(xiàn)審核電子數(shù)據(jù)影像的簡單操作。最大限度內(nèi)上提高財務(wù)報銷的效率與便捷性。

截至目前，票據(jù)的審核工作主要集中于出差補(bǔ)貼、報銷時間以及報銷金額的處理上。首先應(yīng)該將票據(jù)時間與工作人員的出差時間進(jìn)行對比，確定其是否一致，費(fèi)用的補(bǔ)貼是否與出差人員級別標(biāo)準(zhǔn)相符；其次，要將影響的清晰度以及準(zhǔn)確度進(jìn)行核對，確保數(shù)據(jù)金額以及公章的真實性等等。財務(wù)共享中心的主管人員應(yīng)該對報銷工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，每個項目都有專門人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)將工作細(xì)分到人頭。

(三)結(jié)算報銷

在會計審核工作完成進(jìn)行集中稽核后，將生成支付憑證，同時對資金管理系統(tǒng)發(fā)出指令，由財務(wù)共享中心的工作人員進(jìn)行審批。審核無誤后向資金管理系統(tǒng)發(fā)送付款指令，鑒于資金管理系統(tǒng)與銀行相互關(guān)聯(lián)，所以銀行工作人員在接收到指令后會將款項直接支付到申請人的賬戶中。這種銀行與企業(yè)相互關(guān)聯(lián)的相識可以提升支付款項的效率性、便捷性以及準(zhǔn)確性，在一定程度上既可以避免財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生也使得工作人員減少時間和精力的投入，高效的開展其他的工作。

(四)檔案管理

在費(fèi)用報銷過程中，傳統(tǒng)意義上的報銷需要經(jīng)過票據(jù)傳遞、稽核、歸檔三個主要階段?？芍^“萬事俱備，只欠東風(fēng)”，檔案的歸類工作是報銷工作中至關(guān)重要的一步。相關(guān)財務(wù)工作人員需要對原始憑證進(jìn)行認(rèn)真校對，核對無誤后方可非打印憑證。并且需要將索引號進(jìn)行仔細(xì)核對，交由主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行再次審核并進(jìn)行蓋章確認(rèn)，同時做好實物交接工作。財務(wù)共享中心在取得紙質(zhì)版單據(jù)后，檔案管理人員需要及時將紙質(zhì)版票據(jù)與影響進(jìn)行對比，然后歸納成冊。

(五)員工報銷信用評價

費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)的中的信用評價，同員工個人的信用評價，二者是聯(lián)通的。通過對報銷人員填報數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性以及報銷時間進(jìn)行嚴(yán)格審查，從而確定報銷工作人員的信用等級。信用等級與財務(wù)權(quán)限相聯(lián)系，等級越高，權(quán)限越高。為了對員工的工作進(jìn)行激勵，可以在實際工作中開放一定的權(quán)限，例如，那些信用等級較高的報銷員工，可以設(shè)定在一定的金額限度內(nèi)獲得“免審資格”等，在獲取免除的額度范圍內(nèi)可以直接由財務(wù)工作人員進(jìn)行核算，從而提升企業(yè)職工的積極性與自豪感。

三、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)共享中心服務(wù)模式的建立給財務(wù)管理報銷工作帶來無限生機(jī)與活力，利用云計算平臺以及互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的有效連接，盡可能提高費(fèi)用報銷管理控制工作的高效性與規(guī)范性。經(jīng)過財務(wù)共享中心服務(wù)相關(guān)的申請、審批、報銷、驗證發(fā)票，商旅平臺對接等流程，更加科學(xué)有效地提升財務(wù)費(fèi)用報銷工作的創(chuàng)新程度，促進(jìn)財務(wù)共享中心服務(wù)模式的進(jìn)一步深化以及發(fā)展工作。將云計算、大數(shù)據(jù)作為技術(shù)基礎(chǔ)，創(chuàng)建的財務(wù)共享中心費(fèi)用管控制度，可實現(xiàn)工作各環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)的整合及業(yè)務(wù)的對接，從而將報銷所要提供的報告、預(yù)算等材料運(yùn)送到各個流程，跨時間和區(qū)域，實現(xiàn)與銀行系統(tǒng)中財務(wù)的實時到賬。流程的規(guī)范使得整個財務(wù)報銷工作變得系統(tǒng)、高效，降低審計成本的同時亦能提高企業(yè)的風(fēng)險管控能力。