摘 要：新時代辦公室檔案管理工作有了新的發(fā)展，但在實際工作中依然存在一些問題，檔案管理效率還不高，影響辦公室工作的高效開展。本文主要對目前辦公室檔案管理效率方面存在問題及提升效率的途徑進(jìn)行探討，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;辦公室;效率

辦公室是社會組織中具有中樞作用的工作場所，檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，也是單位工作的基礎(chǔ)。實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理，不但能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢與利用效率，同時能夠充分發(fā)揮檔案在辦公室及整個單位管理工作中的價值，有效促進(jìn)單位工作的順利實施。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與社會的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用到各個領(lǐng)域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足需求，在辦公室檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理辦法，解決工作中影響工作效率的問題，進(jìn)一步提升檔案管理效率——這成為當(dāng)前各單位辦公室管理工作的重要內(nèi)容之一。

1 當(dāng)前辦公室檔案管理效率方面存在的主要問題

1.1 工作人員的檔案管理意識較為薄弱

在辦公室檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的管理意識較為薄弱，成了對檔案管理工作質(zhì)量與效率產(chǎn)生影響的重要因素?，F(xiàn)階段，大部分檔案管理工作人員并不是專業(yè)管理人員，有些甚至是臨時工。加上部分單位對辦公室檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，未能將其放到應(yīng)有的工作位置。一些單位的辦公室檔案資料未得到妥善保存，長期隨意堆放，造成了比較嚴(yán)重的不利影響。

1.2 傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式落后

辦公室檔案管理工作中仍存在檔案管理制度不完善，崗位職責(zé)劃分不清，對管理人員約束力度不足等情況，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理問題時，不能明確責(zé)任人，互相推諉，從而大大影響了檔案管理效率。并且傳統(tǒng)方式的辦公室檔案管理落后，通常采用人工抄寫，然后再將抄好的檔案進(jìn)行保存，沒有推進(jìn)檔案管理信息化，效率低下，出錯率高且易丟失，也影響檔案的原始性。隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式存在著很大的局限性已經(jīng)很難滿足各單位的發(fā)展需要。

1.3 辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范性

一些單位整體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在對檔案信息進(jìn)行處理時，采用不同方式記錄信息，造成不同辦公室信息互相使用時的一定困擾。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不同，各個辦公室都會形成不同檔案模式，在進(jìn)行檔案存儲、管理、利用、檢查時，會面臨大量問題，直接影響檔案信息的管理和利用效率。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1 增強(qiáng)檔案管理工作意識和能力

辦公室檔案管理工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變自身思想觀念，充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。必要的，可設(shè)置專職檔案管理崗位，安排專業(yè)的檔案管理工作人員管理檔案。應(yīng)定期開展檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理的具體工作內(nèi)容邀請相應(yīng)的專家進(jìn)行講座教學(xué)，不但講述與檔案管理相關(guān)的理論知識與技能，也要對檔案管理工作的實際發(fā)展動態(tài)以及未來的發(fā)展趨勢進(jìn)行講述，不斷拓寬辦公室檔案工作人員的視野，轉(zhuǎn)變其觀念，讓他們能夠主動學(xué)習(xí)新的方法、技術(shù)或理論，有效提升專業(yè)水平和工作效率。檔案辦公室工作人員應(yīng)積極主動地了解單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況，并在平時的工作中把檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、利用等項工作做好。應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳與推廣教育工作，有效提升檔案工作人員的保密意識與法律意識，不斷提升檔案管理工作的合理化與規(guī)范化，堅持依法管檔用檔，保證檔案安全。還應(yīng)對每個時期辦公室檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行研究與分析，找出其未來應(yīng)該努力的方向，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

2.2 建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息能夠在某些方面比較充分地反映單位的工作狀況。隨著社會進(jìn)步，很多單位業(yè)務(wù)工作發(fā)展速度十分迅猛，檔案管理的工作量直線上升，需要記錄管理的檔案信息日益增加。計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)為實現(xiàn)辦公室檔案管理信息化提供了有利條件。建設(shè)比較完善的辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，將會直接推動辦公室檔案管理現(xiàn)代化，提高工作效率。在辦公室電子檔案數(shù)量不斷增多的情況下，通過科學(xué)合理選擇計算機(jī)檔案管理軟件，可以促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。因此，各單位應(yīng)完善檔案信息管理系統(tǒng)，完善信息存儲，建立適用規(guī)范的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將檔案信息數(shù)字化，實現(xiàn)檔案收集、存儲、管理、檢索、利用等項工作的數(shù)字化，提高檔案管理及各部門工作效率，促進(jìn)各單位工作的持續(xù)、快速發(fā)展。

2.3 建立統(tǒng)一的檔案管理制度

辦公室的檔案資料和文件之間息息相關(guān)，統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息管理規(guī)范，是推進(jìn)辦公室檔案工作的重要制度基礎(chǔ)。要想有效提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就應(yīng)該依照辦公室檔案管理工作的特征及實際情況，對相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，并且在辦公室文件管理過程中對檔案收集與整理工作進(jìn)行規(guī)范，做好相應(yīng)的文件形成及保管工作，不斷提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。同時，完成檔案整理后，需按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)與重要程度的不同，標(biāo)注標(biāo)簽，在檔案室有序存放。儲存地點(diǎn)應(yīng)符合安全保存檔案的要求，且做好警示標(biāo)識，提醒非相關(guān)人員不準(zhǔn)入內(nèi)，避免不相干人員隨便進(jìn)入檔案室，造成重要檔案資料損壞或被竊取。不僅如此，針對機(jī)密性高的檔案，應(yīng)單獨(dú)放置，且一段時間后對檔案的保密期限進(jìn)行跟進(jìn)記錄，同時相關(guān)人員應(yīng)隨時間變化與機(jī)密程度變化，對檔案材料進(jìn)行解密、升密、降密，對部分無須保密的文件做適時處理，有的可在相應(yīng)檔案信息平臺共享。各單位應(yīng)不斷加強(qiáng)相關(guān)制度的宣傳力度，促進(jìn)制度的落實，實現(xiàn)對檔案管理工作的有效約束。

2.4 改善工作理念，強(qiáng)化思維創(chuàng)新

常言道“資源有限，創(chuàng)意無限”，創(chuàng)新思維是創(chuàng)意的重要前提。在新時代背景下，辦公室職員應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的工作方式方法，在實際工作中不斷更新自身理念，運(yùn)用和強(qiáng)化創(chuàng)新思維。這樣的職員不會過早做出定論或者倉促行動，而是會先發(fā)散思維，再結(jié)合理論、實際進(jìn)行工作。應(yīng)強(qiáng)化職員思維上的創(chuàng)新，從根本上促進(jìn)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，促使辦公室從傳統(tǒng)的執(zhí)行型轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)的開拓型，進(jìn)一步推進(jìn)辦公室檔案管理工作模式與具體方式方法的創(chuàng)新發(fā)展。

各單位應(yīng)不斷提高辦公室檔案管理人員的基本素質(zhì)和工作能力，完善檔案信息管理系統(tǒng)，積極推進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作的效率，更好地為整個單位業(yè)務(wù)工作的發(fā)展服務(wù)。

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作者簡介：阮麗，吉林省長春北湖科技開發(fā)區(qū)管理委員會，碩士在讀，研究方向：檔案管理。