孫春霞 立信中聯(lián)會(huì)計(jì)師事務(wù)所(特殊普通合伙)山東分所
本文通過筆者在會(huì)計(jì)師事務(wù)所多年來(lái)對(duì)不同企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制審計(jì)及內(nèi)部控制咨詢業(yè)務(wù)時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的內(nèi)控問題,結(jié)合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引》,以制造企業(yè)為例重點(diǎn)介紹采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理中容易出現(xiàn)的問題及原因分析,并提出改進(jìn)建議與措施。
制造企業(yè)的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)主要包括以下流程:提出物料需求、檢查庫(kù)存平衡、采購(gòu)計(jì)劃的編制與審批、供應(yīng)商的選擇與管理、采購(gòu)價(jià)格的確定與采購(gòu)合同的簽訂、物料驗(yàn)收與入庫(kù)、對(duì)賬與付款等。
下面分流程對(duì)容易出現(xiàn)的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理問題舉例:
采購(gòu)計(jì)劃編制不合理、無(wú)安全庫(kù)存。
企業(yè)未制定或未嚴(yán)格控制各生產(chǎn)物資的安全庫(kù)存,采購(gòu)部門盲目采購(gòu),導(dǎo)致庫(kù)存積壓或缺件,造成企業(yè)資源浪費(fèi)或影響生產(chǎn)的正常進(jìn)行;企業(yè)沒有定期編制合理的采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)零散則無(wú)法享受批量采購(gòu)的優(yōu)惠價(jià)格,導(dǎo)致采購(gòu)成本上升。
供應(yīng)商的選擇與準(zhǔn)入流程以及對(duì)合格供應(yīng)商的管理不規(guī)范。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自行指定供應(yīng)商,或全部由采購(gòu)部完成供應(yīng)商的篩選準(zhǔn)入流程;部分物料存在獨(dú)家供貨,在供應(yīng)商出現(xiàn)質(zhì)量、違規(guī)問題或年度供方評(píng)價(jià)結(jié)果不及格應(yīng)予以淘汰時(shí),因?yàn)楠?dú)家供貨,企業(yè)處于被動(dòng)局面,且采購(gòu)價(jià)格的談判也不具有主動(dòng)權(quán);未建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理及定期評(píng)價(jià)體系,供貨份額分配不合理,不能及時(shí)對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰處理。
以上問題均可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高、產(chǎn)品質(zhì)量不過關(guān),從而給企業(yè)造成損失,且存在業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商串通、舞弊風(fēng)險(xiǎn)的問題。
采購(gòu)定價(jià)機(jī)制不規(guī)范,定價(jià)方式不合理,合同審核與簽訂流程不規(guī)范。
物料采購(gòu)價(jià)格直接由采購(gòu)部業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商洽談,對(duì)于大額重要物資或技術(shù)要求較高物資的采購(gòu),未實(shí)行公開招標(biāo)采購(gòu)方式,未由使用部門、采購(gòu)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門共同參與組成采購(gòu)招標(biāo)小組,選擇性價(jià)比高且質(zhì)量、技術(shù)滿足要求的物料,可能存在業(yè)務(wù)員虛報(bào)價(jià)格、吃回扣等舞弊行為,且采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高,給企業(yè)造成損失;對(duì)個(gè)別采購(gòu)物料價(jià)格商定時(shí)間較長(zhǎng),已采購(gòu)并使用物料未及時(shí)入賬,影響產(chǎn)品成本的結(jié)轉(zhuǎn)及報(bào)表的正確列報(bào)。
新增合同未經(jīng)法務(wù)或技術(shù)人員對(duì)其法律或技術(shù)條款進(jìn)行審核,對(duì)外簽訂合同的業(yè)務(wù)員未經(jīng)企業(yè)授權(quán),合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐,均可能導(dǎo)致企業(yè)信譽(yù)受損或涉及法律訴訟。
質(zhì)檢流程不規(guī)范,入庫(kù)物料與采購(gòu)訂單不符,實(shí)物保管與賬務(wù)記錄職責(zé)未分離。
倉(cāng)庫(kù)收貨員收貨時(shí)只根據(jù)供應(yīng)商提供的送貨清單收貨,未與采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì),或?qū)Τ唵嗡拓浳唇?jīng)采購(gòu)部門審批私自接收入庫(kù),造成采購(gòu)物資滯壓;質(zhì)檢員與供應(yīng)商串通舞弊,以次充好,對(duì)質(zhì)檢不合格物料放行入庫(kù),致使企業(yè)產(chǎn)品受損;部分規(guī)模較小企業(yè)因人員緊張,存在收貨員、保管員與記賬員為同一人,實(shí)物保管與賬務(wù)記錄不相容,職務(wù)未嚴(yán)格分離,可能會(huì)出現(xiàn)監(jiān)守自盜情況的發(fā)生。
付款流程不規(guī)范,付款方式不合理,未定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬。
付款前未經(jīng)倉(cāng)庫(kù)記賬員對(duì)其入庫(kù)數(shù)量進(jìn)行確認(rèn),只是由采購(gòu)部業(yè)務(wù)員進(jìn)行付款審核;由業(yè)務(wù)員代供應(yīng)商領(lǐng)取銀行承兌匯票但不及時(shí)轉(zhuǎn)交供應(yīng)商,存在擠占挪用行為;對(duì)預(yù)付賬款管理不善,存在不能及時(shí)取得物資或發(fā)票導(dǎo)致預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬、款項(xiàng)不能收回風(fēng)險(xiǎn);未嚴(yán)格按照合同約定付款;企業(yè)普遍存在發(fā)票取得或入賬不及時(shí)現(xiàn)象。以上問題均可能導(dǎo)致企業(yè)資金或信譽(yù)遭受損失或報(bào)表列報(bào)不準(zhǔn)確。
審計(jì)中發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)對(duì)應(yīng)付賬款的對(duì)賬一般都是消極處理,不主動(dòng)與供方對(duì)賬;或只是電話對(duì)賬,未留有對(duì)賬記錄;或全部由采購(gòu)業(yè)務(wù)員進(jìn)行對(duì)賬,未由財(cái)務(wù)或獨(dú)立于采購(gòu)部門人員進(jìn)行對(duì)賬;對(duì)存在的對(duì)賬差異未及時(shí)查找原因,經(jīng)審批后進(jìn)行處理。以上可能導(dǎo)致公司報(bào)表列報(bào)不準(zhǔn)確或存在業(yè)務(wù)員與供方串通造假行為,給企業(yè)造成損失。
健全的內(nèi)部控制體系是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序開展的前提和保證。而目前我國(guó)部分企業(yè),特別是中小型民營(yíng)企業(yè)或家族企業(yè),未能建立健全符合企業(yè)實(shí)際情況的內(nèi)控體系,制定的相關(guān)內(nèi)控制度可操作性也不強(qiáng);企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程或控制程序制定不規(guī)范、不合理,相關(guān)人員權(quán)責(zé)不清。
個(gè)別企業(yè)的關(guān)鍵采購(gòu)環(huán)節(jié)人員由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的親屬擔(dān)任,這種密切的關(guān)系造成采購(gòu)人員在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)可能存在違反內(nèi)控制度的行為,使內(nèi)控制度失效或流于形式。
員工缺乏誠(chéng)信或素質(zhì)低下,在企業(yè)監(jiān)管不力的情況下,與供應(yīng)商串通欺騙企業(yè),謀取私利。
采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容職務(wù)主要包括:詢價(jià)與確定供應(yīng)商、合同的訂立與審批、采購(gòu)與驗(yàn)收、實(shí)物資產(chǎn)的保管與會(huì)計(jì)記錄、付款審批與執(zhí)行等。首先,多數(shù)小規(guī)模企業(yè)為了節(jié)省成本,未對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中的不相容職務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格分離,存在同一部門或個(gè)人處理采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過程,且缺少適當(dāng)?shù)难a(bǔ)償控制;其次,未成立內(nèi)部審計(jì)部門或內(nèi)審職能無(wú)法有效履行,未能做到定期或不定期對(duì)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制運(yùn)行的有效性進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)、對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向管理層匯報(bào)、督促企業(yè)各部門進(jìn)行認(rèn)真的整改等。
企業(yè)想要找出并解決采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中存在的問題,首先需要梳理自身的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程,明確各采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn);其次查找存在的問題特別是關(guān)鍵控制點(diǎn)處存在的問題;最后結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定行之有效的整改方案及完善措施,以確保企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)規(guī)范有效運(yùn)行。
針對(duì)以上采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中普遍存在的問題及產(chǎn)生原因,本人結(jié)合多年來(lái)內(nèi)部控制審計(jì)經(jīng)驗(yàn),提出以下整改方案及完善措施,供參考。
采購(gòu)計(jì)劃管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)是:保持庫(kù)存平衡及合理編制采購(gòu)計(jì)劃并經(jīng)過適當(dāng)審批。
企業(yè)應(yīng)結(jié)合各物料供應(yīng)商的供貨情況及歷史用量、生產(chǎn)計(jì)劃情況,合理制定并保持各庫(kù)存物資的安全庫(kù)存量;采購(gòu)計(jì)劃需嚴(yán)格履行規(guī)定的編制與審批流程,綜合考慮供應(yīng)商供貨情況、安全庫(kù)存、批量采購(gòu)的優(yōu)惠價(jià)格等因素合理編制,避免盲目采購(gòu)或過量采購(gòu),以保證生產(chǎn)需求但又不造成物資的積壓。
上市公司或大型企業(yè)一般會(huì)在每年年末按照以銷定產(chǎn)的原則,并預(yù)測(cè)原材料價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)編制下年度采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后納入本企業(yè)年度預(yù)算,并予以嚴(yán)格執(zhí)行,后期會(huì)根據(jù)更加具體的生產(chǎn)計(jì)劃結(jié)合庫(kù)存情況對(duì)常規(guī)性生產(chǎn)用料編制月度或周采購(gòu)計(jì)劃;對(duì)備品備件、維修用料等非常規(guī)性生產(chǎn)用料的采購(gòu)則是由需求部門提出需求申請(qǐng),經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)采購(gòu)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門審核,根據(jù)規(guī)定由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批后交由采購(gòu)部采購(gòu)。
供應(yīng)商的選擇與管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)是:建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度,加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理及評(píng)價(jià)體系的建設(shè),及時(shí)對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行處理。
首先,對(duì)合格供應(yīng)商的選擇。合格供應(yīng)商的選擇,對(duì)企業(yè)的物料采購(gòu)至關(guān)重要。對(duì)較重要物料供應(yīng)商的選擇和準(zhǔn)入流程一般會(huì)經(jīng)過供方資質(zhì)審查、資料調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)審核、樣件及小批測(cè)試考核等流程,對(duì)審查、測(cè)試合格供方方可納入企業(yè)合格供應(yīng)商名錄。其審查和測(cè)試過程可能會(huì)由采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門人員共同完成,本著公開公平和競(jìng)爭(zhēng)的原則,在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,擇優(yōu)選擇合格供應(yīng)商;在質(zhì)量與價(jià)格相差不大的情況下,同一物料可選擇1~3家合格供應(yīng)商,以提高企業(yè)的競(jìng)價(jià)能力,同時(shí)還能避免出現(xiàn)獨(dú)家供貨行為對(duì)企業(yè)生產(chǎn)造成影響。
其次,加強(qiáng)對(duì)合格供應(yīng)商的日常管理,建立健全評(píng)價(jià)體系,對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行處理。日常應(yīng)加強(qiáng)對(duì)重要物料供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理,對(duì)供應(yīng)商所供物料質(zhì)量出現(xiàn)波動(dòng)或供方出現(xiàn)廠址搬遷、關(guān)鍵設(shè)備更換、新生產(chǎn)線運(yùn)行等情況時(shí),應(yīng)由采購(gòu)部門牽頭組織質(zhì)量、技術(shù)、生產(chǎn)等部門,對(duì)其進(jìn)行PPAP審核,并出具審核報(bào)告;在每年年末應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)價(jià),由采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)以及生產(chǎn)等相關(guān)部門從物料到貨及時(shí)率與供貨比例完成率、供方的合作態(tài)度及質(zhì)量反饋及整改情況、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)及時(shí)性等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)打分,根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果,合理分配下一年度的供貨份額,對(duì)評(píng)價(jià)不合格供方、持續(xù)不整改或整改不過關(guān)或者長(zhǎng)期未供貨供應(yīng)商及時(shí)予以淘汰。
最后,供貨份額的分配與管理:每年末,采購(gòu)部門應(yīng)結(jié)合供應(yīng)商日常表現(xiàn)及年度業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)得分情況及供貨能力,對(duì)同一物料不同供方的供貨份額進(jìn)行重新分配,并在下一年度嚴(yán)格按設(shè)定的供貨份額進(jìn)行采購(gòu),且采購(gòu)份額的設(shè)定管理與執(zhí)行任務(wù)相分離,定期或不定期由監(jiān)督部門對(duì)采購(gòu)份額的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督;如因特殊原因變動(dòng)供貨份額,采購(gòu)部門需提交供貨比例調(diào)整申請(qǐng)說(shuō)明變動(dòng)原因,并經(jīng)相關(guān)人員審核后予以調(diào)整。
采購(gòu)價(jià)格的確定與采購(gòu)合同的簽訂關(guān)鍵控制點(diǎn)是:制定科學(xué)合理的采購(gòu)定價(jià)流程,可采取公開招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)比價(jià)、協(xié)商定價(jià)等多種方式,科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格;規(guī)范合同簽訂流程,較重要或大宗批量物資的采購(gòu)必須簽訂合同,由技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等有關(guān)部門對(duì)其技術(shù)及質(zhì)量要求、付款及法律條款進(jìn)行審核,并由被授權(quán)人員簽訂合同。
健全企業(yè)的采購(gòu)定價(jià)機(jī)制,明確定價(jià)流程,對(duì)于大額重要物資可采取公開招標(biāo)采購(gòu)方式,設(shè)定價(jià)格上限,由符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo),由使用部門、采購(gòu)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門共同參與開標(biāo),選擇性價(jià)比最高的產(chǎn)品;對(duì)日常需求及價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的物資,可參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格并預(yù)測(cè)未來(lái)市場(chǎng)行情,與合格供方簽訂年度采購(gòu)合同;對(duì)于價(jià)格變動(dòng)較頻繁、對(duì)市場(chǎng)行情依賴性比較強(qiáng)的物資,如石油、鋼材、煤炭等,由采購(gòu)部門密切關(guān)注市場(chǎng)行情及價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì),適時(shí)采購(gòu)。無(wú)論何種采購(gòu)定價(jià)機(jī)制,均要避免一言堂、一支筆行為,確實(shí)做到采購(gòu)價(jià)格的透明、公開、公正,堅(jiān)決杜絕舞弊行為的發(fā)生;采購(gòu)物料及時(shí)與供方商定價(jià)格,避免已使用物料因未商定價(jià)格或暫估價(jià)格制定不合理影響成本的結(jié)轉(zhuǎn)及報(bào)表的正確列報(bào)。
價(jià)格商定之后,要及時(shí)與供方簽訂合同。由采購(gòu)部門業(yè)務(wù)員擬定合同文本,經(jīng)技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等有關(guān)部門對(duì)其技術(shù)及質(zhì)量要求、付款與法律條款進(jìn)行審核,并根據(jù)合同金額大小由財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后,交經(jīng)企業(yè)授權(quán)人員簽訂合同。同時(shí),對(duì)質(zhì)量要求較高物資可附簽質(zhì)量保證協(xié)議,規(guī)定質(zhì)量方面的保護(hù)性條款。
物料驗(yàn)收與入庫(kù)管理環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)是:入庫(kù)驗(yàn)收物料均與簽訂合同或采購(gòu)訂單相符,并質(zhì)檢合格,入庫(kù)數(shù)量清點(diǎn)無(wú)誤并及時(shí)記錄入賬。
制定明確的驗(yàn)收入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn),首先由收貨員進(jìn)行外檢,質(zhì)量部門抽樣進(jìn)行質(zhì)檢,質(zhì)檢合格的由質(zhì)檢部出具質(zhì)檢合格單或質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可辦理入庫(kù)手續(xù),為了防止出現(xiàn)質(zhì)檢員與供應(yīng)商串通作弊行為,送檢樣品以代碼標(biāo)識(shí),不出現(xiàn)供應(yīng)商名稱;其次由倉(cāng)庫(kù)收貨員根據(jù)采購(gòu)部門下達(dá)的采購(gòu)訂單清點(diǎn)入庫(kù)數(shù)量完成入庫(kù),入庫(kù)完成后由保管員負(fù)責(zé)日常的收發(fā)管理,記賬員負(fù)責(zé)將入庫(kù)信息輸入系統(tǒng)或登記入賬,物料的清點(diǎn)入庫(kù)與保管、記賬職責(zé)嚴(yán)格分離,如確實(shí)因人員原因無(wú)法實(shí)現(xiàn)完全分離,可實(shí)行交叉復(fù)核或由財(cái)務(wù)、內(nèi)審等部門不定期進(jìn)行抽查;對(duì)發(fā)現(xiàn)的存在質(zhì)量問題的物料經(jīng)質(zhì)檢、技術(shù)、生產(chǎn)部門審核后及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)予以讓步接收、退貨或索賠。
付款與對(duì)賬管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)是:付款經(jīng)過適當(dāng)審核與審批,審核無(wú)誤后按照合同約定付款;定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬,確保賬務(wù)記錄正確。
企業(yè)應(yīng)制定完善的付款流程,嚴(yán)格按照合同約定條款,選擇合適的付款方式,及時(shí)辦理付款;對(duì)供應(yīng)商的付款盡量采用網(wǎng)上銀行直接支付或由供應(yīng)商領(lǐng)取承兌匯票等方式,避免出現(xiàn)業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)交,資金被侵占或挪用風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生;付款時(shí)應(yīng)及時(shí)取得發(fā)票,并由采購(gòu)業(yè)務(wù)員及倉(cāng)庫(kù)記賬員對(duì)其單價(jià)及送貨數(shù)量進(jìn)行核對(duì),檢查價(jià)格是否與簽訂合同價(jià)格一致,數(shù)量是否確為驗(yàn)收入庫(kù)數(shù)量,審核無(wú)誤簽字確認(rèn)后提交財(cái)務(wù)進(jìn)行審核,財(cái)務(wù)審核后根據(jù)企業(yè)規(guī)定的金額權(quán)限提交采購(gòu)分管副總或總經(jīng)理審批后辦理付款手續(xù)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購(gòu)付款特別是大額預(yù)付賬款和定金的管理,密切關(guān)注供方的動(dòng)向及采購(gòu)物資的到貨情況,避免出現(xiàn)預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬、貨物或資金難以收回的風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)應(yīng)指定采購(gòu)部門以外人員通過函證等方式定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬,并留存對(duì)賬記錄,對(duì)存在的差異及時(shí)查找原因,經(jīng)審批后予以調(diào)整,確保賬務(wù)記錄正確。
企業(yè)的物資采購(gòu)是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),因此,企業(yè)管理層應(yīng)重視并加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的管理,努力提高員工素質(zhì)及對(duì)企業(yè)的誠(chéng)信度,強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)管力度,及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié),完善相關(guān)采購(gòu)制度,持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)流程,確保企業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展。