王學(xué)娟 吳衛(wèi)波 承德醫(yī)學(xué)院

“雙一流”指世界一流大學(xué)與世界一流學(xué)科?！半p一流”是新時期背景下中國高等教育發(fā)展的重要目標(biāo)，是繼“211工程”“985工程”后的又一國家戰(zhàn)略，是為新時期社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)人才而服務(wù)的關(guān)鍵。在“雙一流”建設(shè)背景下，高校檔案管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，能夠促進“雙一流”高校教育理念凝練與踐行、推動高校職能履行、傳承“雙一流”高校文化，值得采取各種措施做好相關(guān)工作。

一、當(dāng)前高校檔案管理工作存在的問題分析

（一）檔案管理重視程度不夠

雖然檔案管理在“雙一流”背景下已然成為高校管理的重要部分，但是依舊有部分高校對其缺乏正確認知，重視程度明顯不夠。一方面，部分高校長期將專業(yè)與學(xué)科建設(shè)放在首位，對包括檔案管理等在內(nèi)的其他工作缺乏足夠重視，在“雙一流”背景下這一現(xiàn)象依舊較為普遍；另一方面，不少高校人員對檔案管理的認知還停留在較為原始的階段，并沒有與時俱進地更新管理觀念，對“雙一流”背景下高校檔案管理的創(chuàng)新趨勢了解不夠。在重視程度不夠的情況下，高校檔案管理工作的開展自然難以有效展開以及取得良好成效。

（二）管理制度不完善

完善的制度歷來都是支持檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。然而部分高校在“雙一流”建設(shè)進程中沒有充分考慮新時期對檔案管理的影響以及新要求，同時對原有檔案管理制度中存在的問題改善和解決不到位，導(dǎo)致整個制度體系存在不少的缺陷與不足，并不能完全滿足基于“雙一流”的檔案管理需要。諸如具體的管理責(zé)任劃分不明確、管理流程繁瑣等問題的存在，更是會嚴(yán)重影響檔案管理的有序落實。

（三）管理人才欠缺

“雙一流”背景下，高校檔案管理要求有所提升，相應(yīng)的管理人員整體素養(yǎng)也需要得到綜合提升。但是目前高素質(zhì)的專業(yè)管理人才數(shù)量有限，同時高校在職的檔案管理人員整體素養(yǎng)偏低，普遍存在年齡大、專業(yè)知識與技能水平不高、對基于“雙一流”的檔案管理認知不夠、創(chuàng)新意識與學(xué)習(xí)能力差等不足。在缺乏優(yōu)秀人才支撐的情況下，高校難以有效適應(yīng)“雙一流”建設(shè)需要并構(gòu)建高質(zhì)量的檔案管理模式。

（四）檔案利用不到位

目前不少高校檔案管理工作的開展都停留在較為淺層的階段，即將檔案作為記錄學(xué)校相關(guān)事宜、信息、數(shù)據(jù)等的載體，只關(guān)注檔案的記錄作用。實際上檔案管理不僅要對檔案內(nèi)容進行采集、編制、記錄、保存等，更需要積極挖掘檔案中的有用信息，積極探索高效的檔案利用路徑，進而借助檔案更好地支持學(xué)校建設(shè)、管理和發(fā)展。目前停留于淺層的檔案管理模式，自然難以為“雙一流”高校的全面、良好建設(shè)提供多維度的有力支持。

二、“雙一流”建設(shè)背景下優(yōu)化高校檔案管理工作的策略

（一）明確檔案管理主體及權(quán)責(zé)

檔案管理工作的開展需要以明確主體以及相應(yīng)權(quán)責(zé)為基礎(chǔ)，進而確保具體管理能夠有序開展。高校檔案管理需要由檔案機構(gòu)中的專業(yè)檔案工作人員負責(zé)，應(yīng)當(dāng)實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級制。其中專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制指根據(jù)實際需要設(shè)置具體的檔案管理崗位，在定編定員的基礎(chǔ)上確定高、中、初級職務(wù)的合理結(jié)構(gòu)比例，并對各個崗位的具體職責(zé)以明確的、詳細的制度進行規(guī)范。在實際實施專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制時，需要由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)以及管理人員按照具體的要求、流程對專業(yè)技術(shù)人員進行聘任或任命，具有一定的任期。而職員職級制則是通過職員職級評定工作為檔案管理人員拓寬晉升渠道，形成包含高、中、初級職員在內(nèi)的崗位晉升體系，職級和薪酬待遇直接掛鉤。不管是實施哪種檔案管理人員任職機制，高校都需要充分明確具體的崗位職責(zé)。通常高校檔案需要構(gòu)建以檔案館館長為主的檔案管理結(jié)構(gòu)。其中館長作為高校檔案管理結(jié)構(gòu)的主要負責(zé)人，需要全面負責(zé)高校的檔案行政管理工作，組織擬訂并組織實施檔案工作規(guī)章制度，制定并組織實施檔案工作規(guī)劃和年度工作計劃，組織檔案人員學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法規(guī)文件，落實檔案工作年度經(jīng)費預(yù)算與經(jīng)費使用管理工作，指導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查學(xué)校各部門的檔案工作，規(guī)劃與實施學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，鑒定與銷毀學(xué)校檔案，組織與協(xié)調(diào)檔案工作執(zhí)法檢查工作，安排調(diào)整館內(nèi)各類人員工作崗位，組織館內(nèi)各級人員的履職考評，組織開展檔案科研與學(xué)術(shù)研討活動，完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時任務(wù)。而副館長則需要協(xié)助館長完成各項工作，并且需在館長不在時代理履行館長職責(zé)。至于館辦公室、檔案保管利用室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)室、計算機及信息開發(fā)室等部門，則需要在館長與副館長的領(lǐng)導(dǎo)下有序完成各項檔案管理工作。

（二）完善歸檔檔案類型體系

高校工作較為繁雜，廣泛覆蓋各個方面，如專業(yè)、學(xué)科、學(xué)生、畢業(yè)、教師、后勤等，相應(yīng)的檔案類型較雜、數(shù)量較多、管理難度大，需要完善歸檔檔案類型體系，進而分門別類、有序落實建檔歸檔工作?！半p一流”背景下，高校檔案歸檔類型主要包括以下部分：1.黨群類檔案。高校的黨委、工會、團委、民主黨派等組織在運行的過程中，會生成各種材料，這些材料可統(tǒng)一歸為黨群類檔案，如會議文件、工作計劃、文件材料等。2.行政類檔案。高校行政工作中生成或相關(guān)的各種材料，均可歸為行政類檔案，如行政會議文件、人事管理材料等。3.學(xué)生類檔案。以學(xué)生為對象的材料均可歸為學(xué)生類檔案，如高中檔案、入學(xué)登記表、學(xué)籍信息、黨團組織信息、獎懲記錄等。4.教學(xué)類檔案。在教學(xué)工作中生成的相關(guān)材料，均可歸為教學(xué)類檔案，如教學(xué)管理信息、教學(xué)實踐記錄等。5.科研類檔案。高校組織開展科研工作相關(guān)的材料，均可歸為科研類檔案，如科研實踐活動中形成的文件材料、多個單位協(xié)作完成的研究課題等。6.財會類檔案。財務(wù)會計工作歷來是支持高校運行的基礎(chǔ)工作，工作中生成的相關(guān)材料均可被歸為財會類檔案，如各部門年度預(yù)算等。除了這六種重要的檔案類型外，“雙一流”背景下高校往往還需要歸檔形成基本建設(shè)類檔案、儀器設(shè)備類檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案、出版物類檔案、外事類檔案等。

（三）構(gòu)建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理模式

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)記錄形式，其有著一定的不可代替性。而電子檔案作為基于信息技術(shù)的檔案形式，其在實踐應(yīng)用方面具有諸多優(yōu)勢?！半p一流”背景下，高校需要繼續(xù)鞏固紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)，同時大力建設(shè)電子檔案體系，形成雙媒介并行的檔案管理模式。加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，建設(shè)專用且符合檔案管理要求的檔案庫房，按照相關(guān)規(guī)定對檔案進行歸檔、保存和管理，而且針對涉密檔案需要建設(shè)專門的庫房進行保存。加強對紙質(zhì)檔案庫房的管理，未經(jīng)允許嚴(yán)禁無關(guān)人員隨意進出，同時需要做好庫房的防火、防潮、防蟲處理等。至于電子檔案的建設(shè)則需要以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，做好規(guī)劃、投入資金并持續(xù)建設(shè)與完善數(shù)字圖書館。

（四）完善檔案管理制度

對具體的檔案管理制度加以完善，能夠支持具體管理工作有序、高效開展。以科學(xué)、具體的制度規(guī)范檔案人員的職責(zé)，嚴(yán)格要求工作人員按照制度做好本職工作。對具體的文件歸檔、檔案收集整理、檔案保管、檔案保密、檔案查閱和借閱、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定銷毀、業(yè)務(wù)書刊（資料）管理等在內(nèi)的相關(guān)制度進行規(guī)范，并在工作中結(jié)合“雙一流”特點和趨勢進行積極創(chuàng)新、優(yōu)化和完善，逐步構(gòu)建起高質(zhì)量的制度體系，為管理工作的開展和落實提供支持及保障。尤其要積極完善信息化管理制度，通過完善的制度為信息化背景下的檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展帶來更多可能。

（五）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)和管理

高素質(zhì)的人員隊伍是支持“雙一流”高校做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)“雙一流”需求以及自身實際情況，合理規(guī)范檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，并對不同崗位人員的具體素養(yǎng)提出明確要求。通常而言，高校基層檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備高水平的專業(yè)知識和技能、豐富的工作經(jīng)驗、良好的創(chuàng)新意識與學(xué)習(xí)能力、優(yōu)秀的信息技術(shù)素養(yǎng)以及強烈的職業(yè)道德。高校需要基于此積極落實檔案人員隊伍建設(shè)和管理工作，適當(dāng)提高檔案人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，以嚴(yán)格要求確保新進入崗位的檔案人員均能完全勝任檔案管理工作。針對在崗的檔案人員，則需要定期進行考核與培訓(xùn)，通過專業(yè)培訓(xùn)持續(xù)推動檔案人員隊伍整體水平同步提升，更好地適應(yīng)“雙一流”建設(shè)需要以及檔案管理工作開展。另外還需要加強檔案人員管理，嚴(yán)格要求所有檔案人員按照制度和規(guī)范做好本職工作，加強監(jiān)督，為高質(zhì)量的檔案工作開展及落實奠定根基。

（六）全面深化檔案利用

全方位深化檔案利用，是雙一流背景下高校檔案管理的主要發(fā)展趨勢?！半p一流”建設(shè)進程中，高校需積極推動檔案利用需求多樣化、方式多元化、內(nèi)容豐富化發(fā)展。以加強檔案管理法制化建設(shè)為基礎(chǔ)，注重對檔案信息原始性的保障，充分利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、數(shù)據(jù)可視化等先進技術(shù)，全面深化對各類型檔案數(shù)據(jù)與價值的有效挖掘和利用，能夠為高校檔案管理水平提升奠定根基，也能為高校管理提供大量有價值的信息。

三、結(jié)束語

綜上可知，建設(shè)“雙一流”高校是目前我國高等教育發(fā)展的重要任務(wù)。而持續(xù)創(chuàng)新和優(yōu)化高校檔案管理工作，則能為高校管理提供多維度的支持與幫助，在推動各項工作順利開展的同時為高校的“雙一流”建設(shè)及發(fā)展提供重要依據(jù)，助力高校高質(zhì)量發(fā)展，并且也助力我國教育事業(yè)邁上新的臺階。