文/山東理工大學(xué)圖書(shū)館 王來(lái)東

高校的教學(xué)檔案管理與高校教學(xué)管理工作密切相關(guān)，教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的一部分，既客觀反映教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量，也是加強(qiáng)教學(xué)管理、提高學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和水平的重要信息依據(jù)。

一、對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)

教學(xué)檔案，是教學(xué)單位以及教師在教學(xué)實(shí)施過(guò)程中形成的材料，這些材料對(duì)以后的教學(xué)具有一定參考價(jià)值，可以為以后的教學(xué)和管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，掌握一定的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不管是教師的備課記錄，試卷分析，教學(xué)研討記錄，甚至是課堂觀摩錄像、評(píng)估方案等。我國(guó)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》對(duì)教學(xué)檔案的歸檔有明確規(guī)定，其主要內(nèi)容幾乎覆蓋了學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程，從新生入學(xué)的招生開(kāi)始，學(xué)籍的歸檔，每一學(xué)期的教學(xué)計(jì)劃及實(shí)施，選用的教材情況，選派的教師及職稱結(jié)構(gòu)，學(xué)期末的考試考查，成績(jī)及卷面分析，不同專業(yè)配套的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，學(xué)生的實(shí)踐活動(dòng)。畢業(yè)生就業(yè)實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)中，就業(yè)率，就業(yè)方向，考研情況等。具體地說(shuō)，主要包括：學(xué)校的上級(jí)主管部門(mén)，或者本校內(nèi)的教學(xué)主管職能部門(mén)下達(dá)的相關(guān)文件和教學(xué)管理各項(xiàng)規(guī)章制度；各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃，培養(yǎng)目標(biāo)；每學(xué)年工作計(jì)劃，教學(xué)檢查和總結(jié)及各科目分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表；各科教學(xué)計(jì)劃，課程進(jìn)度進(jìn)程、課程表、代表性教案、實(shí)習(xí)資料、教學(xué)督查質(zhì)量報(bào)告和師生座談報(bào)告，甚至社會(huì)反饋情況、學(xué)生校外實(shí)習(xí)活動(dòng)記錄等。考試環(huán)節(jié)形成的一系列材料：成績(jī)分布，試卷分析，論文環(huán)節(jié)形成的論文的題目、論文等級(jí)及優(yōu)秀論文與優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告等各種文件材料都是重要的檔案資料。除此之外，教學(xué)檔案還應(yīng)包括：教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，比如教師授課的班級(jí)情況（人數(shù)、專業(yè)、學(xué)時(shí)）、名師授課情況、該門(mén)課程的教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃、教研活動(dòng)總結(jié)、試卷批閱、試卷分析、學(xué)期總結(jié)、實(shí)習(xí)報(bào)告等（實(shí)際工作中，學(xué)生檔案材料一般歸口學(xué)生科，學(xué)生的學(xué)籍檔案一般單獨(dú)整理）這些資料作為檔案材料，見(jiàn)證了一所高校的發(fā)展歷史，是學(xué)校綜合實(shí)力的有力佐證。近幾年教育部實(shí)施了本科教學(xué)評(píng)估，這些檔案為教學(xué)評(píng)估提供了重要的信息和憑證。因此，完整地收集整理所有教學(xué)過(guò)程中形成的教學(xué)檔案材料，受到各級(jí)教學(xué)單位的高度重視，成為迎接上級(jí)主管部門(mén)檢查和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要依據(jù)。

二、目前教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)淡薄，重視程度不夠。從學(xué)校到學(xué)院，乃至每位任課教師，對(duì)教學(xué)過(guò)程中形成的檔案材料意識(shí)淡薄，歸檔意識(shí)不明確，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到資料存在的價(jià)值。大部分教師認(rèn)為，只要備好課，上好課，老師的職責(zé)就完成了，發(fā)生的相關(guān)資料歸不歸檔似乎與自己無(wú)關(guān)，一門(mén)課結(jié)束，沒(méi)有留下任何有價(jià)值的文字資料，等到評(píng)估來(lái)臨，所有的材料需要重新整理，編排，也失去了材料的真實(shí)性，價(jià)值自然也就大打折扣。甚至對(duì)于相關(guān)部門(mén)科室催要相關(guān)的資料歸檔，多數(shù)教師的表現(xiàn)并不積極，對(duì)檔案的歷史價(jià)值缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)認(rèn)識(shí)。在材料的搜集整理過(guò)程中，也無(wú)法保證材料的完整性和真實(shí)性，忽視了檔案管理工作。再加上宣傳力度不夠，致使教學(xué)檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。

（二）教學(xué)檔案管理制度不完善，無(wú)專職檔案管理員。高等學(xué)校教學(xué)檔案應(yīng)該是完整記錄學(xué)院的整個(gè)教學(xué)過(guò)程，但有些高校恰恰忽視了這一過(guò)程管理，沒(méi)有認(rèn)真收集保管這一過(guò)程中形成的原始材料，領(lǐng)導(dǎo)不重視，也沒(méi)有專人進(jìn)行監(jiān)督，再加上沒(méi)有健全的制度約束，對(duì)資料收集不完整，保管不嚴(yán)格，也未及時(shí)分類整理，導(dǎo)致最后留存下來(lái)的檔案殘缺不全，借出的檔案也多是有借無(wú)回。學(xué)院人手緊張，大多不設(shè)專職的檔案管理員，大部分是由教務(wù)員兼職，教務(wù)員本身工作繁雜，哪有精力做好檔案工作。現(xiàn)在的情況是，教務(wù)員身兼數(shù)職：教學(xué)秘書(shū)、研究生秘書(shū)、科研秘書(shū)。僅僅應(yīng)付常規(guī)性教學(xué)工作的開(kāi)展已經(jīng)相當(dāng)困難，哪還有精力進(jìn)行檔案整理？更沒(méi)有精力系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)，不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，發(fā)生以上情況在所難免。

（三）檔案管理硬件設(shè)施欠缺，利用效率偏低，應(yīng)用價(jià)值得不到應(yīng)有體現(xiàn)?，F(xiàn)有的檔案管理，大部分停留在傳統(tǒng)模式，紙質(zhì)檔案、檔案柜保存的狀態(tài)，收集的檔案不及時(shí)不完整，整理不規(guī)范，檔案的數(shù)字化水平較低，人工查閱、手工檢索，在目錄索引的編制手段上，很少采用計(jì)算機(jī)管理的先進(jìn)手段，不利于檔案的收集管理，更不利于今后檔案的查閱利用。所以，不按照規(guī)范的檔案管理要求進(jìn)行立卷歸檔，查找起來(lái)繁瑣費(fèi)時(shí)。導(dǎo)致檔案的利用率不高，更談不上檔案的價(jià)值體現(xiàn)了。

三、高校教學(xué)檔案管理的趨勢(shì)與對(duì)策

高校教學(xué)評(píng)估制度化對(duì)教學(xué)檔案的管理提出新的要求，引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，不論在資金還是人力方面都開(kāi)始加大了對(duì)教學(xué)檔案管理的投入，作為教學(xué)檔案的具體主管教學(xué)管理科，應(yīng)抓住機(jī)遇，積極完善本單位的教學(xué)檔案管理體系，努力提高教學(xué)檔案的管理水平。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。教學(xué)檔案管理作為教學(xué)管理活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，認(rèn)真組織好、利用好教學(xué)檔案，反過(guò)來(lái)對(duì)教學(xué)方法改進(jìn)和教學(xué)手段的創(chuàng)新，從而提高教學(xué)質(zhì)量有很大幫助。首先，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案工作的認(rèn)識(shí)應(yīng)提高到一定高度，加大在教學(xué)檔案管理方面的人力財(cái)力投入，確保硬件建設(shè)到位。其次，要強(qiáng)化意識(shí)，增強(qiáng)廣大教職員工的檔案收集歸檔責(zé)任感，充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案在教學(xué)過(guò)程、教學(xué)研究、教學(xué)管理中的重要性，自覺(jué)養(yǎng)成教學(xué)檔案的存檔歸檔意識(shí)，做到人人有意識(shí)，件件有著落。抓好關(guān)鍵點(diǎn)節(jié)點(diǎn)工作：一是開(kāi)學(xué)之初，對(duì)計(jì)劃性、指令性的文件、計(jì)劃等，做到及時(shí)收集整理存檔；二是期中檢查階段，對(duì)督導(dǎo)專家的聽(tīng)課記錄、點(diǎn)評(píng)等做到及時(shí)歸檔；三是學(xué)期末，對(duì)形成的試卷、成績(jī)單、試卷分析等總結(jié)性的資料及時(shí)歸檔。確保檔案的完整性、真實(shí)性，并逐步形成教學(xué)檔案的規(guī)范化、常態(tài)化。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度，明確分級(jí)責(zé)任制。建立健全必要的機(jī)構(gòu)和教學(xué)檔案相關(guān)制度，使相關(guān)人員職責(zé)明確，按照相關(guān)檔案的內(nèi)容、應(yīng)規(guī)范保存時(shí)限，明確學(xué)院分管教學(xué)副院長(zhǎng)是教學(xué)檔案管理一級(jí)責(zé)任人，教學(xué)科長(zhǎng)是二級(jí)責(zé)任人，教學(xué)秘書(shū)具體執(zhí)行，相當(dāng)于教學(xué)檔案的管理員，各教研室主任、系主任是教學(xué)檔案的具體收集者，把教學(xué)檔案的管理和建設(shè)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中。在可能的條件下配備專職管理人員，按照《高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《中華人民共和國(guó)檔案法》，嚴(yán)格規(guī)范歸檔流程，建立搜集、檢查、歸檔、保管、移交、借閱等規(guī)章制度，使檔案管理規(guī)范化、制度化。

（三）提高教學(xué)檔案管理者的基本素質(zhì)。人的素質(zhì)決定了工作態(tài)度。教學(xué)檔案管理人員的自身素質(zhì)直接影響教學(xué)檔案管理的好壞，提高檔案人員素質(zhì)有利于更好地發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，更加有利于教學(xué)檔案信息資源的作用最大化發(fā)揮。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理人員，專業(yè)訓(xùn)練的機(jī)會(huì)很少，檔案管理人員要有一定政治素質(zhì)、職業(yè)道德和紀(jì)律觀念，責(zé)任心要強(qiáng)，要有為教學(xué)工作服務(wù)的奉獻(xiàn)精神。要加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)，比如《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，首先從思想上提高他們的檔案意識(shí)，從而提高他們對(duì)檔案工作的自覺(jué)性。要經(jīng)常性聘請(qǐng)檔案管理專家，比如學(xué)校檔案館專門(mén)管理人員來(lái)對(duì)學(xué)院檔案兼職人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能及時(shí)學(xué)到檔案管理專業(yè)知識(shí)，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能。還要學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，這樣既能提高工作效率，又能通過(guò)對(duì)圖像聲音等資料的歸檔管理，促進(jìn)檔案的內(nèi)容更加充實(shí)，這是新形勢(shì)下檔案管理工作的基本要求，也是新時(shí)期檔案管理工作者的必備技能，為日后的查檔工作提供了便捷的途徑。教學(xué)管理人員工作繁重，檔案業(yè)務(wù)多數(shù)為兼職工作，為更好提高他們的檔案工作積極性，在津貼方面有應(yīng)所體現(xiàn)，也算是對(duì)檔案人員的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

（四）加快實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的數(shù)字化、信息化步伐。在教學(xué)檔案管理的硬件建設(shè)方面，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)院檔案部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施投入，增設(shè)相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)施。不斷改進(jìn)管理方法，積極采用現(xiàn)代化的管理手段，充分利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案管理的信息系統(tǒng)，全面數(shù)字化處理教學(xué)檔案，以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤(pán)、磁盤(pán)等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器上，用數(shù)字化方式記錄所有教學(xué)檔案信息。充分利用校園網(wǎng)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中融合檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲(chǔ)的數(shù)字化、傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、管理的自動(dòng)化、服務(wù)的遠(yuǎn)程化，最大限度提高教學(xué)檔案管理利用的效率和質(zhì)量。

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，管理水平不斷完善，高校教學(xué)檔案工作越來(lái)越凸顯了其重要性，做好教學(xué)檔案工作，是新時(shí)期教育改革和創(chuàng)新的需要，以教學(xué)評(píng)估促進(jìn)教學(xué)檔案的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)評(píng)估和教學(xué)檔案管理工作的相互促進(jìn)，共同推動(dòng)教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量全面提高。