文/中共沂南縣委組織部干部信息管理中心 王明印

干部檔案是個人經(jīng)歷和工作實踐的歷史記錄，記錄著個人成長歷程，是既能反映出個人的經(jīng)歷、學(xué)歷及行政級別或?qū)I(yè)技術(shù)職稱，又能反映個人的社會關(guān)系及獎懲情況的基礎(chǔ)性材料。干部信息檔案管理是一項服務(wù)性工作，更是一項政治性工作，是一項必須做好的工作。

一、干部檔案管理工作遇到的困難和問題

隨著干部檔案信息管理工作寬度和深度的延伸，干部檔案信息體制進一步擴展、機制進一步豐富，如何形成（或進一步規(guī)范）更加全面、清晰、科學(xué)、實用的規(guī)章制度、工作方法、操作規(guī)程，是干部檔案信息管理工作體制機制上的難點。

如何把干部檔案管理與數(shù)字化檔案建設(shè)緊密結(jié)合，發(fā)揮數(shù)字化檔案在干部日常管理工作中的功能，是提高干部檔案利用效率方面的難點。

從事干部檔案信息管理工作的人員既要具備過硬的專業(yè)技能，又要有較高的政治素質(zhì)，同時檔案業(yè)務(wù)人員流動比較快，如何把好人員入口關(guān)、做好持續(xù)性培養(yǎng)工作，解決換人不斷檔的問題，是干部檔案信息管理隊伍建設(shè)的難點。

二、對干部檔案管理的意見建議

（一）注重隊伍建設(shè)，保證干部檔案工作有人負責(zé)。想做好檔案管理人員的培養(yǎng)工作，必須堅持先進后出、以老帶新原則，規(guī)定專職檔案管理員從事檔案工作不得少于2年，在脫離崗位前，必須確定好新的管檔預(yù)備人選接手，負責(zé)傳幫帶時間不低于1年。預(yù)備人選主要在參與集中整檔或到檔案室以干代訓(xùn)的優(yōu)秀年輕公務(wù)員、選調(diào)生中考察甄別。堅持檔案工作聯(lián)絡(luò)員制度。各單位設(shè)立檔案工作聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)本單位檔案材料報送、檔案查借閱等工作，其他人員辦理檔案業(yè)務(wù)不予受理。檔案工作聯(lián)絡(luò)員調(diào)離工作崗位時，要報上級管檔單位，同時報送新檔案工作聯(lián)絡(luò)員基本情況，經(jīng)批準后，方可交接任務(wù)。堅持AB角、實行輪幫制，隊伍建設(shè)不斷檔。一是堅持AB角，始終保持2名以上的專兼職人員，分別為A角、B角，平時工作中以專職A角為主，起到業(yè)務(wù)骨干和傳幫帶的作用，B角邊學(xué)習(xí)邊輔助，出現(xiàn)空缺及時角色轉(zhuǎn)換、填補空缺，形成以老帶新、角色替換的良性循環(huán)。二是實行輪幫制，挑選政治素質(zhì)高、甘于吃苦耐勞的年輕公務(wù)員到檔案室?guī)椭ぷ?，時間為3個月左右，長年保持在2～3名，既能發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人員，又積蓄一批熟悉檔案業(yè)務(wù)的干部。

（二）注重材料收集，保證干部檔案的完整全面。結(jié)合檔案查核工作，做好集中收集。每年至少2次對干部檔案進行查核，逐卷摸清缺少材料底子，形成《檔案材料催收單》，采取召開會議集中安排的形式，將《催收單》下發(fā)，要求限期上交。對1次逾期未上報的，問責(zé)具體責(zé)任人，對2次逾期仍未上報的，向檔案涉及的干部本人反饋，由其督促完善，并將情況通報到單位主要負責(zé)同志。檔案材料送交與檔案利用掛鉤，落實責(zé)任制。把制度建設(shè)貫穿于檔案管理的全過程，健全登記、收集、存放、整檔、借閱、安全等各類制度，堅持“三不入、四不轉(zhuǎn)、五不查”等規(guī)定，嚴格遵循規(guī)章制度，用制度保規(guī)范，以規(guī)范促提升。一是及時報送。本單位入檔材料形成后，檔案工作聯(lián)絡(luò)員要在15個工作日之內(nèi)報送。報送不及時的，對檔案工作聯(lián)絡(luò)員進行通報，下次仍未按時報送的，暫停對其所在單位的干部檔案利用服務(wù)，待檔案工作聯(lián)絡(luò)員寫出保證書，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，可重新開始此單位干部檔案的利用服務(wù)。二是限時辦結(jié)。報送的材料現(xiàn)場完成初審驗收，5個工作日內(nèi)完成入檔；新轉(zhuǎn)檔案隨到隨整，時時更新維護干部信息數(shù)據(jù)，保障工作高效運轉(zhuǎn)，避免材料積壓。三是聯(lián)動協(xié)調(diào)，與審批職責(zé)單位業(yè)務(wù)科室定期溝通，加強協(xié)調(diào)，明晰需入檔的材料和要求，做到及時審批、及時轉(zhuǎn)交；對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位搭建業(yè)務(wù)交流平臺，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、評選先進單位、個人，定期通報，營造出良好的工作氛圍。四是倒查追責(zé)，對材料報送、登記、返回、入檔等關(guān)鍵節(jié)點，實行簽字留檔，入檔的數(shù)量、時間、經(jīng)辦人等信息有據(jù)可查，追責(zé)到人，從機制上確保了零失誤、零差錯。

（三）注重規(guī)范基礎(chǔ)上創(chuàng)新，保證干部檔案工作水平提升。堅持“規(guī)范就是創(chuàng)新”的思路，根據(jù)干部檔案管理的規(guī)律，對檔案管理各環(huán)節(jié)的操作程序、注意事項、標準要求做詳細規(guī)定，注重科學(xué)操作，不斷總結(jié)經(jīng)驗，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新出高標準、高效率的工作方法。注重信息化應(yīng)用的效率性。進一步開發(fā)沿用干部人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員管理信息系統(tǒng)的功能，尤其是拓展各類表格的生成功能、干部信息的查詢功能。進一步拓展數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的利用功能，提高信息化應(yīng)用的效率，注重信息化應(yīng)用的準確性。動態(tài)維護干部人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員管理信息系統(tǒng)，從源頭上確保干部信息更新及時、準確。對日常收集的干部檔案材料，堅持邊整理入檔，邊充實進數(shù)據(jù)庫；對轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出的干部，堅持開具介紹信，同步啟動檔案整理和數(shù)據(jù)維護；對干部的考察、調(diào)整，堅持在考察、調(diào)整結(jié)束后，將個人思想工作小結(jié)、考察材料、家庭成員信息表，迅速錄入系統(tǒng)。注重信息化應(yīng)用的保密性。干部檔案的日常查借閱，按照制度規(guī)定，由檔案聯(lián)絡(luò)員提前申請，嚴格審批，防止檔案信息泄露。干部人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員管理信息系統(tǒng)由專人負責(zé)維護和輸出信息，除從事干部信息管理的工作人員擁有賬戶，可進入系統(tǒng)查看干部信息、進行操作外，其他人無法進入。

（四）嚴把干部任前檔案審核規(guī)范，對審核對象、審核標準、審核內(nèi)容、審核程序進行具體的規(guī)范。1.明確審核對象。按照干部管理權(quán)限和“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責(zé)”的原則，對以下人員干部檔案進行嚴格審核：一是擬提拔重用干部；二是擬調(diào)入本級黨委（黨組）管理范圍的交流任職干部；三是軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部等政策性安置人員；四是擬錄用、聘用、調(diào)任等新進干部（公務(wù)員）隊伍人員和其他需審核人員。2.嚴格審核標準。在嚴格執(zhí)行《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》的基礎(chǔ)上，結(jié)合中組部出臺的《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》和上級下發(fā)的各項任前檔案審核意見，堅持實事求是，公道正派，按照“不能重復(fù)得利”和“從嚴把握”的原則慎重確認。嚴格控制檔案審核的質(zhì)量，提升審核標準，對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題按照類型和嚴重程度分類匯總，形成干部檔案審核臺賬。3.嚴把審核內(nèi)容。對干部檔案要進行全面審核，重點審核以下內(nèi)容：一是檔案材料是否齊全。主要包括：參加工作、政審考察、學(xué)歷職稱、政治面貌、獎勵懲處、職務(wù)變動、工資待遇等材料是否齊全，能否完整反映干部的歷史；二是材料內(nèi)容是否真實。上述各類材料是否有效，程序是否規(guī)范，手續(xù)是否完備，有無不實、涂改、造假；三是“三齡兩歷一身份”是否準確。出生年月記載是否一致，參加工作時間和工齡計算、入黨時間是否準確，學(xué)歷學(xué)位填寫是否屬實；四是在選拔任用、公開選拔和競爭上崗、考試錄用、入黨、入伍、入學(xué)等方面是否符合資格條件和政策規(guī)定，是否存在違規(guī)之處；五是檔案記載內(nèi)容是否前后吻合、內(nèi)在關(guān)系是否符合邏輯，干部基本信息認定是否準確等。將審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題逐條逐項列出，結(jié)合整卷檔案綜合研判，對干部檔案中存在問題是否影響任用提出初步意見。嚴格審核程序。對擬提拔重用干部，按以下程序進行：一是在干部日常管理工作中，注意了解干部基本信息的準確性。在動議環(huán)節(jié)，預(yù)先審核有關(guān)人選干部檔案，填寫《干部基本信息審核表》；二是在民主推薦環(huán)節(jié)，考察組根據(jù)民主推薦情況，按照擬提拔人數(shù)2～3倍的比例審核干部檔案。重點審核干部的任職資格、條件和干部基本信息等情況，全面歷史地了解干部，填寫《干部基本信息審核表》，并提出是否影響選拔任用的意見；三是確定干部考察人選后，依據(jù)政策規(guī)定對有關(guān)人選的干部檔案及基本信息審核確認并提出意見，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，出具《干部基本信息審核確認表》，向干部所在單位和本人反饋《干部基本信息審核確認表》的信息，干部簽字后存入本人檔案，干部所在單位要按照審核確認意見使用干部信息。四是依據(jù)《干部基本信息審核確認表》的信息填寫干部的呈報、任免表和有關(guān)材料，并據(jù)此對干部的基本情況等進行任前公示。經(jīng)審核沒有問題，但入伍、入黨時的年齡、工作經(jīng)歷等有特殊情況可能引起公眾質(zhì)疑的，公示時作必要說明。在辦理檔案交接時，凡是沒有《干部基本信息審核表》的，一律不予接收。

三、結(jié)語

干部檔案管理工作是一項復(fù)雜而艱巨的工程，隨著人員管理體制和信息化時代的變革，干部檔案管理工作必須適應(yīng)新時代要求，做到科學(xué)、規(guī)范。這就要求從事干部信息檔案管理相關(guān)工作的人員更新觀念，創(chuàng)新制度，加大投入，不斷提高管理和服務(wù)水平，促進干部信息管理工作逐步走上規(guī)范化、科學(xué)化、數(shù)字化管理軌道，更好地為干部工作服務(wù)。